Gestión de documentos

Comience aquí: ¡Revise los requisitos previos y comience la configuración de la herramienta!

Nuevas opciones de restablecimiento de la configuración de columnas en las vistas guardadas en la web (11/11/2024) 

El mes pasado, Procore añadió la posibilidad de guardar las configuraciones de columnas en una vista guardada para que se apliquen automáticamente cada vez que visite esa vista guardada en la herramienta Gestión de documentos. Ahora, si desea restablecer qué columnas se muestran, su orden o cuáles están ancladas, tiene dos opciones de restablecimiento en la configuración de las columnas. Menú: volver a la configuración guardada en la vista guardada actual o volver a la configuración predeterminada de Procore. Esto proporciona más flexibilidad a medida que personaliza la vista a lo largo del tiempo. Consulte Configurar la vista en la herramienta Gestión de documentos para saber cómo hacerlo y qué permisos son necesarios si se trata de una vista guardada de todo el proyecto. 

Filtrar los resultados de la búsqueda por fecha de finalización del flujo de trabajo de trabajo (30/10/2024) 

En la herramienta Gestión de documentos, los usuarios de la web ahora pueden filtrar archivos por fecha de finalización del flujo de trabajo de trabajo. Este nuevo campo se completa con la fecha en que un documento finalizó su flujo de flujo de trabajo más reciente. Para añadir esta columna a la vista de lista, visite la configuración de la tabla menú. 

Guardar configuraciones de columnas en vistas guardadas en la web (28/10/2024) 

Ahora puede guardar las configuraciones de columnas en una vista guardada para que se apliquen automáticamente cada vez que visite esa vista guardada en la herramienta Gestión de documentos. Las configuraciones de columnas que puede aplicar a una vista guardada incluyen qué columnas están visibles, fijadas y su orden. Siempre que haya sido el creador de la vista guardada, puede hacer clic en "Actualizar" junto al nombre de la vista guardada para aplicar los cambios de columna a su vista guardada personal. Los administradores pueden aplicar configuraciones de columnas a una vista guardada de un proyecto para que todos en el proyecto puedan experimentarlas. Consulte Configurar la vista en la herramienta de gestión de documentos.

Las tareas de gestión de documentos se muestran en "mis elementos abiertos" en PROCORE Home (15/10/2024) 

Los archivos de gestión de documentos con un flujo de trabajo de trabajo asignado ahora se muestran en la sección "Mis elementos abiertos" del usuario asignado al paso actual del archivo. Cuando un usuario visita la herramienta Portada de su proyecto, todos los archivos de gestión de documentos que esperan su revisión se muestran junto con sus otras tareas para ese proyecto, incluidas las tareas de otras herramientas. Los usuarios también pueden visitar la herramienta Cartera de su empresa para ver una lista de sus elementos abiertos de todos los proyectos de su empresa. Aprenda a ver las tareas de nivel de proyecto y de nivel de empresa .

Desde el nivel de proyecto o de empresa, los usuarios pueden hacer clic en un elemento de gestión de documentos para enviar sus comentarios y enviar el documento al siguiente paso del proceso de aprobación.  Las cuentas que utilicen la versión beta de la herramienta Gestión de documentos no verán esta función.

LOS USUARIOS PUEDEN ESTABLECER PREFERENCIAS DE VISTA PREDETERMINADA DE COLECCIÓN EN EL PANEL DE VISTAS GUARDADAS (09/11/2024)

En el panel Vistas guardadas, cuando un usuario expande o contrae colecciones para crear una vista de organización deseada, la herramienta Gestión de documentos recuerda sus preferencias. La próxima vez que el usuario abra la herramienta, verá las mismas secciones expandidas o contraídas, siempre y cuando esté usando el mismo navegador y no haya borrado su caché. Obtenga más información sobre las colecciones en ¿Qué es una colección en la herramienta de gestión de documentos?

Las configuraciones del flujo de trabajo ahora se incluyen en las plantillas de proyecto al crear un nuevo proyecto (16/08/2024)

Procore simplificó el proceso de configuración del proyecto para el uso de flujos de trabajo dentro de la herramienta de gestión de documentos. Al crear un nuevo proyecto a partir de una plantilla, ahora puede copiar las configuraciones de plantilla flujo de trabajo de trabajo. Las asignaciones de plantillas para los pasos del flujo de trabajo de trabajo se incluyen automáticamente y los administradores pueden revisarlas o modificarlas fácilmente. Esto ahorra tiempo a los clientes y reduce las inconsistencias entre proyectos al permitir que los equipos aprovechen rápidamente los flujos de trabajo de aprobación predefinidos sin reconfiguración manual. Consulte Acerca de los Flujos de trabajo en la herramienta Gestión de documentos.  

Vistas guardadas AHORA organizadas dentro de Colecciones en web y móvil  (31/07/2024)  

¡La herramienta de gestión de documentos de Procore tiene una interfaz nueva y más inteligente! Todavía puedes crear vistas guardadas con tus filtros favoritos, pero ahora se guardan dentro de categorías llamadas colecciones  que actúan como filtros principales.  Esta estructura anidada proporciona más opciones para personalizar la recuperación exitosa de documentos para varios públicos.  Los administradores pueden crear colecciones adicionales y cualquier persona puede crear vistas guardadas dentro de una colección.  

En la aplicación web, la nueva colección "En revisión" se encuentra convenientemente dentro de la pestaña principal Documentos para ver los documentos en el proceso de aprobación. Visite la vista guardada "Todos los documentos" en la parte inferior del panel Vistas guardadas para ver una lista de todos los documentos del proyecto.  

En la aplicación móvil, la herramienta ahora se abre directamente a una lista organizada de sus colecciones y vistas guardadas. Puede buscar en todos los documentos del proyecto o tocar una vista guardada para buscar o filtrar dentro de ella. Esta actualización está disponible en iOS y Android.  

Si su herramienta de gestión de documentos no se actualiza automáticamente con esta nueva experiencia de cobros, póngase en contacto con su punto de contacto de Procore para obtener ayuda con su migración.  

Capacidades de filtrado ampliadas en aplicaciones WEB Y móvil de gestión de documentos (31/07/2024)  

Procore está haciendo que la recuperación de documentos sea más eficiente con estas capacidades de filtrado ampliadas en la herramienta Gestión de documentos:

• Filtro "Yo":  desde el   menú Filtros en la web o en el móvil, ahora puede buscar documentos que le hayan sido asignados, creados por usted, actualizados por usted, etc.  En la aplicación web, la vista guardada de Procore llamada "Asignada a mí" le da a quien haya iniciado sesión acceso rápido a todos los documentos en espera de su revisión. Puede encontrar "Asignado a mí" en el panel "Vistas guardadas" dentro de la colección "En revisión".  

• Botón Última revisión / Todas las revisiones:  este nuevo botón sobre la tabla de resultados de búsqueda facilita el cambio de ver solo la última revisión de cada documento a todas las revisiones de cada documento. Cualquier persona que cree o edite una vista guardada  puede usar este botón para aplicar la configuración deseada, la última o todas las revisiones, a los filtros de esa vista.  

• Conjunto completo de filtros para dispositivos móviles: las aplicaciones móviles iOS y Android Procore ahora tienen los mismos filtros de flujo de trabajo de trabajo que la versión web de la herramienta Gestión de documentos. Filtre los resultados de su documento por responsable de paso flujo de trabajo de trabajo actual, administrador flujo de trabajo de trabajo, nombre flujo de trabajo asignado y más.  

• Filtro ‘En flujo de trabajo activo’: los usuarios web y móviles pueden ver si un documento forma parte actualmente de un proceso de aprobación de flujo de trabajo de trabajo o no utilizando este nuevo filtro (campo).  

Si su herramienta de gestión de documentos no se actualiza automáticamente con estas nuevas experiencias de filtro, póngase en contacto con su punto de contacto de Procore para obtener ayuda con su migración.  

Adjuntar archivos de gestión de documentos a elementos de correspondencia en la aplicación móvil (31/07/2024)  

En la herramienta Correspondencia en las aplicaciones móviles iOS y Android de Procore, ahora puede adjuntar documentos desde la herramienta Gestión de documentos a los elementos de correspondencia. Esta integración mejora la comunicación de campo al mejorar la eficiencia y la auditabilidad. Los usuarios pueden consultar los documentos adjuntos mientras se benefician del contexto y la llamada a la acción que proporciona el elemento de correspondencia. Para más información sobre cómo añadir archivos de gestión de documentos a un elemento de correspondencia, consulte nuestras instrucciones para iOS  o Android .  

CAMPO DE REVISIÓN DE EDICIÓN MASIVA PARA CARGAS (30/07/2024)

Los usuarios ahora pueden editar en masa el campo Revisión en la pestaña Cargas para rellenar rápidamente el identificador de revisión de una o varias revisiones al mismo tiempo. Consulte Editar información para documentos en la herramienta de gestión de documentos.

CAMPO DE NOMBRE DE EDICIÓN MASIVA PARA LAS REVISIONES ENVIADAS (30/07/2024)

Los usuarios ahora pueden editar en masa el campo Nombre en la pestaña Documentos para editar rápidamente el nombre de una o varias revisiones sin un estándar de nomenclatura al mismo tiempo.  Consulte Editar información para documentos en la herramienta de gestión de documentos.

nuevo Asignado de flujo de trabajo y opciones de respuesta para revisiones de documentos (25/07/2024)    

Ahora puede reducir el tamaño de sus flujos de trabajo mientras mantiene la complejidad de su lógica de respuesta. Los usuarios pueden asignar varios equipos requeridos u opcionales a un solo paso de respuesta en un flujo de trabajo en lugar de solo asignar individuos. En un solo paso, los usuarios pueden asignar un gerente de equipo requerido, un miembro opcional del equipo y equipos adicionales para responder. Los administradores de la empresa también pueden enviar un flujo de trabajo a toda una organización y requerir que solo responda una persona del grupo. El tiempo necesario para completar una revisión de documentos debería disminuir, ya que varias partes pueden comenzar su proceso de revisión al mismo tiempo.  Consulte Crear una plantilla de flujo de trabajo.

NUEVOS TIPOS de RESUMEN y NOTIFICACIÓN de CORREO ELECTRÓNICO DE FLUJOS de trabajo para usuarios de gestión de documentos (25/07/2024)  

Procore ha mejorado la entrega de notificaciones de correo electrónico de flujo de trabajo para reducir la posibilidad de que los usuarios reciban varios correos electrónicos de flujo de trabajo de trabajo en un corto período de tiempo. Ahora se almacenan dos tipos de notificaciones en el transcurso de una hora y se envían en un correo electrónico de resumen: (1) Alertas a los responsables del paso de que es su turno en un flujo de trabajo y (2) notificaciones a los destinatarios y grupos de distribución de que un flujo de trabajo ha entrado en un determinado paso. Las notificaciones de elementos atrasados se almacenan hasta las 7:00 am en la zona horaria del proyecto o empresa del flujo de trabajo y se envían como un correo electrónico de resumen en ese momento.  Para obtener más información sobre el período de procesamiento por lotes, consulte ¿Qué notificaciones por correo electrónico se envían desde los flujos de trabajo?

Además, Procore añadió los siguientes nuevos tipos de notificaciones por correo electrónico del flujo de trabajo de trabajo para mantener informados a los participantes del flujo de trabajo de trabajo:  

• Vence mañana. El administrador flujo de trabajo de trabajo recibe una notificación cuando uno o más pasos vencen en un día.
• Paso atrasado para el Gestor de flujo de trabajo. El administrador flujo de trabajo de trabajo recibe una notificación cuando uno o más pasos están atrasados.
• Nuevo flujo de trabajo aplicado. Cuando se aplica un nuevo flujo de trabajo de trabajo a un elemento, se notifica al nuevo administrador de flujo de trabajo de trabajo.  
• Flujo de trabajo reiniciado. Se notifica a los gestores de flujo de trabajo de trabajo cuando se reinicia un flujo de trabajo de trabajo.

identificadores de revisión duplicados ahora permitidos para acomodar actualizaciones menores (06/24/2024)

Las empresas ahora pueden permitir que los usuarios proporcionen el mismo identificador de revisión a dos o más cargas. Por ejemplo, si un usuario realiza un cambio menor y no desea considerar la carga como una nueva revisión, puede editar manualmente el campo Revisión para que tenga el mismo número que una revisión anterior. Los nuevos proyectos y las nuevas reglas condicionales permitirán duplicar los identificadores de revisión de forma predeterminada, pero los administradores pueden cambiar la configuración para todos los tipos de documentos o para los seleccionados. Consulte Editar requisitos de carga para la herramienta de gestión de documentos.  En contraste con el campo Revisión, el campo Versión recientemente añadido no es editable y se puede utilizar como un identificador exclusivo en su lugar.    

El nuevo campo "versión" es un identificador exclusivo para las cargas de documentos (17/06/2024)

Al enviar una revisión de documento, ahora se asigna automáticamente un número de versión único a la revisión y no se puede editar. Los usuarios pueden optar por mostrar u ocultar una columna que muestre los números de versión a través de la configuración de la tabla   en la página principal de la Herramienta de gestión de documentos. Consulte Configurar su vista en la Herramienta de gestión de documentos. Los números de versión también se muestran en la lista Revisiones que se abre cuando hace clic en una versión o en un campo de revisión de la página de la lista principal, en el menú desplegable Revisión del visor de documentos y en el panel Informativo del visor de documentos.

Nuevos campos de metadatos adjuntos en las exportaciones de PDF por correspondencia (23/05/2024)

Los destinatarios de exportación de PDF por correspondencia ahora pueden ver los siguientes atributos de archivos adjuntos de gestión de documentos: nombre, descripción, tipo, revisión y estado del archivo adjunto. Estos metadatos facilitan la auditoría de las comunicaciones contractuales. Consulte Ver y descargar archivos de gestión de documentos en un elemento de correspondencia.

Ver documento Descripción y número de REVISIÓN en los resultados de búsqueda global en dispositivos móviles (13/05/2024)  

En la aplicación móvil Procore para iOS y Android, los resultados de búsqueda de proyectos globales ahora muestran la descripción y el número de revisión de cada documento. Esto hace que sea más fácil encontrar el documento que necesita fuera de la herramienta Gestión de documentos.  Consulte Buscar elementos dentro de un proyecto (iOS)  o Buscar elementos dentro de un proyecto (Android) para saber dónde se encuentra la búsqueda global en la aplicación de Procore.  

Reinicie o VUELVA A APLICAR de forma masiva las plantillas de flujo de trabajo de trabajo en cualquier momento del ciclo de vida de un documento (05/06/2024)

¡Ahora puede aplicar una nueva plantilla flujo de trabajo de trabajo a varios documentos al mismo tiempo! Los documentos sin flujo de trabajo aplicado, con flujos de trabajo en curso o con flujos de trabajo completados se pueden seleccionar de forma masiva o única para aplicar un nuevo flujo de trabajo, un flujo de trabajo adicional o reiniciar el mismo flujo de trabajo. Todas las adiciones y cambios del flujo de trabajo de trabajo se convierten en parte del historial del flujo de trabajo del documento para facilitar el mantenimiento de registros. Consulte Iniciar un flujo de trabajo en la herramienta de gestión de documentos.

Ajustes preestablecidos DEL FLUJO de trabajo conservados al EDITAR plantillas (02/05/2024)

Las configuraciones flujo de trabajo de proyectos existentes ahora se conservan al publicar una nueva versión de una plantilla en la herramienta Flujos de trabajo.*   Los usuarios pueden realizar los siguientes cambios en la plantilla de flujo de trabajo de trabajo sin necesidad de volver a configurarla en el nivel de proyecto:

• Nombre del paso  
• Días hasta finalización
• Estado del artículo
• Campos y valores condicionales
• Adiciones o cambios de respuesta
• Adiciones o eliminaciones de roles del responsable *
• Eliminaciones de pasos
• Cambios en la secuencia de pasos

*Crear un nuevo rol de plantilla personalizada para un paso nuevo o existente aún requiere la configuración nivel de proyecto una vez que se publican las actualizaciones porque al menos un miembro de rol debe asignarse al paso en el nivel de proyecto.  Consulte Configurar una plantilla de flujo de trabajo personalizada en un proyecto.  

Filtrar documentos por 'Formato' (15/03/2024)

Ahora puede filtrar rápidamente documentos por formatos de archivo (como pdf, dwg y jpg) con un nuevo filtro 'Formato'.  Este filtro está disponible en cualquiera de las tres pestañas (Todos los documentos, En revisión y Cargas) de la herramienta Gestión de documentos. Consulte Buscar y filtrar documentos en la herramienta de gestión de documentos.  El filtrado por formato de archivo pronto estará disponible en iOS de Procore (v2024.0318) y Android (v2024.0311) aplicaciones móviles también!  

mejoras para los archivos adjuntos de gestión de documentos en correos electrónicos por correspondencia (03/04/2024)

Los correos electrónicos de la herramienta Correspondencia de Procore ahora proporcionan datos adicionales para los archivos adjuntos de gestión de documentos.  Los correos electrónicos de correspondencia ahora tienen una tabla de archivos adjuntos que enumera cada nombre de documento, identificador de revisión y estado en el momento de la transmittal. Esto garantiza que el destinatario pueda identificar fácilmente qué revisiones se proporcionaron y el estado de esas revisiones sin iniciar sesión en Procore.  Consulte Ver y descargar archivos de gestión de documentos en un elemento de correspondencia.

VER REVISIONES ANTERIORES del documento en la aplicación móvil de procore (03/04/2024)

¡En la aplicación móvil Procore para iOS y Android, los usuarios de campo ahora pueden ver las revisiones anteriores! Si se carga una nueva revisión de un documento durante el curso de la construcción, un usuario de campo ahora puede compararlo con una revisión anterior para ver las diferencias y realizar los cambios necesarios en el sitio.  Consulte Ver documentos en la herramienta de gestión de documentos (iOS)  o Ver documentos en la herramienta de gestión de documentos (Android) .  

Ver archivos adjuntos de elementos de correspondencia en la vista de lista en la aplicación móvil de procore (02/07/2024)

En la herramienta Correspondencia en la aplicación móvil Procore para iOS y Android, los usuarios ahora pueden tocar "Ver todo" para ver una lista de todos los archivos adjuntos del elemento.  Esto facilita la búsqueda de un archivo específico cuando un elemento de correspondencia tiene muchos archivos adjuntos. Consulte Ver archivos de gestión de documentos en un elemento de correspondencia (iOS)  o Ver archivos de gestión de documentos en un elemento de correspondencia (Android) .

Nuevo botón de "revisión" para documentos en el modal de subidas (02/07/2024)

Ahora puede revisar y completar rápidamente la información de los documentos cargados recientemente haciendo clic en un nuevo botón "Revisar" en el Modal de Cargas. Consulte Upload Documents y Complete Information for Documents. Después de hacer clic en "Revisar", el documento se abrirá en el visor, donde puede completar los metadatos y enviar documentos. Se puede acceder a la ventana Cargas desde cualquier pestaña hasta que se cierre manualmente.

Ver número de marcas de documento visibles y número de filtros aplicados (02/05/2024)

En la aplicación móvil Procore para iOS, los usuarios ahora pueden ver el número de marcas visibles en comparación con el total de marcas en un documento. Los usuarios también pueden ver la cantidad de filtros que se aplican a la Lista de marcas de revisión. Consulte "Lista de anotaciones" en Ver documentos en la Herramienta de gestión de documentos (iOS)  y Ver documentos en la Herramienta de gestión de documentos (Android).

Respuesta masiva a múltiples documentos en un flujo de trabajo (01/02/2024)

Los responsables del flujo de trabajo ahora pueden enviar su respuesta para varios documentos a la vez.  Consulte  Revisar un documento en un flujo de trabajo en la herramienta de gestión de documentos.  

Filtrar marcas de revisión en documentos por "Autor" y "Empresa" (23/01/2024)

Al ver marcas de revisión en un documento, ahora puede aplicar los filtros "Empresa" y "Autor" para mostrar marcas de revisión de empresas e individuos específicos. Consulte  Ver anotaciones en la herramienta de gestión de documentos .

Se permite el mismo código de proyecto en todos los proyectos (18/01/2024)

Ahora puede usar la misma abreviatura de código de proyecto para varios proyectos en la misma empresa. Consulte  ¿Qué es el campo 'Código' en la página de creación del proyecto?

Ver campos faltantes requeridos para un documento (01/02/2024)

Para que sea más fácil identificar qué campos deben completarse antes de que se pueda enviar un documento, ahora puede pasar el cursor sobre el mensaje "Atributos faltantes" en la columna "Listo para enviar" para ver qué campos obligatorios aún están vacíos para un documento. Consulte Información completa para documentos en la herramienta de gestión de documentos . Esto también es útil si los campos se han movido u ocultado en la configuración de la tabla.

Ver archivos de gestión de documentos en un elemento de correspondencia en la aplicación Procore para Android (18/12/2023)

En la aplicación móvil Procore para Android, los usuarios ahora pueden ver los archivos de gestión de documentos que se han adjuntado a un elemento de correspondencia. Consulte  Ver archivos de gestión de documentos en un elemento de correspondencia (Android) .

Descargar un documento con o sin anotaciones en la web (14/12/2023)

Ahora puede optar por descargar un documento individual con o sin anotaciones en la aplicación web de Procore. Consulte Descargar documentos desde la herramienta de gestión de documentos .

Mostrar u ocultar marcas de revisión en documentos (13/12/2023)

Ahora puede optar por mostrar u ocultar todas las marcas de revisión en los documentos mientras se encuentra en el visor de la aplicación web de Procore. Consulte Ver documentos en la herramienta de gestión de documentos.  

Ver archivos de gestión de documentos en un elemento de correspondencia en la aplicación Procore para iOS (29/11/2023)

En la aplicación móvil Procore para iOS, los usuarios ahora pueden ver los archivos de gestión de documentos que se han adjuntado a un elemento de correspondencia. Consulte Ver archivos de gestión de documentos en un elemento de correspondencia (iOS) .

Sincronizar vistas guardadas en la aplicación móvil de Procore (13/11/2023)

Los usuarios de la aplicación Procore para iOS o Android ahora pueden optar por sincronizar todos los documentos en una vista guardada con su móvil a la vez. Esto permite a los usuarios acceder rápidamente a los documentos que necesitan, independientemente de la solidez o disponibilidad de la conexión Wi-Fi o celular. Consulte  Sincronizar y descargar documentos desde la herramienta de gestión de documentos (iOS)  o  Sincronizar y descargar documentos desde la herramienta de gestión de documentos (Android).

Añadir archivos adjuntos en una respuesta de flujo de trabajo (24/10/2023)

Ahora puede añadir archivos adjuntos a su respuesta en un flujo de trabajo. Consulte Responder a un flujo de trabajo personalizado  y Revisar un documento en un flujo de trabajo en la Herramienta de gestión de documentos.

Acceda rápidamente a Planos y Especificaciones con un solo toque en la aplicación móvil de Procore (24/10/2023)

Los usuarios de la aplicación Procore iOS o Android ahora pueden acceder a los dibujos y especificaciones en la herramienta de gestión de documentos con un solo toque tocando Planos o Especificaciones en la lista de herramientas. Consulte Mejores prácticas para los miembros del equipo de campo que utilizan la herramienta de gestión de documentos .

Si bien aún se puede acceder a estos documentos abriendo la herramienta Gestión de documentos, los mosaicos de las herramientas 'Planos' y 'Especificaciones' en la aplicación móvil de Procore ahora se abrirán automáticamente en la vista guardada correspondiente en la herramienta Gestión de documentos. 

Tabla de datos de gestión de documentos para Correspondencia Elementos adjuntos (17/10/2023)

Los archivos adjuntos área de los elementos de la herramienta Correspondencia ahora incluyen la herramienta Gestión de documentos datos, que permite una mejor experiencia al adjuntar y ver documentos. En lugar de solo ver los nombres de los archivos, los usuarios ahora pueden ver todos los documentos adjuntos en la tabla datos con la información relevante y la capacidad de ordenar o ajustar las columnas según sea necesario. Consulte&nbsp ; Ver y descargar archivos de gestión de documentos en un elemento de Correspondencia.

Esta versión también añade mejoras a los elementos adjuntos en el modo Crear o Editar , como la opción de eliminar documentos seleccionados de forma masiva y la capacidad de ver documentos adjuntos. Consulte  Compartir archivos de gestión de documentos en un elemento de Correspondencia .

Atributos adicionales añadidos para otorgar permiso a los documentos (13/10/2023)

'Ubicación', 'Originador' y 'Etapa' ahora están disponibles para seleccionar como atributos para otorgar permisos a los documentos. Consulte  Crear un grupo de permisos para la herramienta de gestión de documentos .  Esto le permite controlar aún más el acceso a los documentos.

Nuevo permiso 'Enviar nuevos archivos' (10/09/2023)

Ahora hay disponible un nuevo permiso permiso en la herramienta Gestión de documentos. Esto es útil cuando desea permitir que ciertos usuarios carguen archivos y completen información, pero que otra persona revise y envíe archivos. Consulte Enviar documentos en la herramienta de gestión de documentos,  Crear un grupo de permisos para la herramienta de gestión de documentos, y ¿Cómo funcionan los permisos en la herramienta de gestión de documentos?

Editar información de forma masiva en documentos enviados (09/11/2023)

Ahora puede editar en masa la información de los documentos en las pestañas Todos los documentos y En revisión. Consulte Editar información para ver los documentos. Anteriormente, solo podías editar documentos de forma masiva en la pestaña Cargas. 

Descargar todos los archivos en un elemento de correspondencia (31/08/2023)

Los usuarios ahora pueden descargar todos los archivos de gestión de documentos que se adjuntan a un elemento de correspondencia. Consulte&nbsp ; Ver y descargar archivos de gestión de documentos en un elemento de Correspondencia.

Información completa para archivos cargados en el Visor de documentos (23/08/2023)

Ahora puedes rellenar campos y enviar documentos directamente desde el visor en la herramienta Gestión de documentos. Consulte Información completa de documentos en la herramienta de gestión de documentos. Esto es útil si desea ver el contenido de los documentos cargados mientras completa la información necesaria.

Respondedores de flujo de trabajo paralelo para la herramienta de gestión de documentos (31/07/2023)

La herramienta Flujos de trabajo de trabajo en Procore ahora admite flujos de trabajo paralelos, que se pueden configurar para la herramienta Gestión de documentos. Esto significa que ahora puede tener varios revisores en el mismo paso del flujo de trabajo, lo que le permite obtener documentos aprobados más rápido. Consulte Crear una plantilla de flujo de trabajo personalizada y Revisar un documento en un flujo de trabajo en la Herramienta de gestión de documentos.

Compartir documentos utilizando la herramienta Correspondencia (31/07/2023)

Ahora puede compartir archivos desde la herramienta Gestión de documentos adjuntándolos a un elemento de correspondencia en la herramienta Correspondencia. Consulte Compartir archivos de gestión de documentos en un elemento de correspondencia.  

Se aplicarán los mismos permisos de la herramienta Gestión de documentos. Los destinatarios de los elementos de correspondencia pueden ver y descargar los archivos desde la herramienta de correo electrónico, exportación de PDF o Correspondencia. Consulte Ver y descargar archivos de gestión de documentos en un elemento de correspondencia.

Crear vistas guardadas para documentos (22/06/2023)

Ahora puede crear  vistas guardadas en la herramienta Administración de documentos para acceder rápida y fácilmente a documentos específicos, manteniendo una única fuente de verdad para cada archivo.  Consulte  Crear una vista guardada en la herramienta Gestión de documentos.  A diferencia de las carpetas tradicionales, las vistas guardadas muestran automáticamente los documentos relevantes según los filtros aplicados y los permisos de documento.

Las vistas guardadas se separan en vistas de proyecto (que son creadas por usuarios con permisos de "Administrador" y están disponibles para todos en el proyecto) y Mis vistas (vistas que crea que solo son visibles para usted). Consulte  Ver documentos en la herramienta Gestión de documentos.   Todos los usuarios con acceso a la herramienta Administración de documentos pueden crear sus propias vistas guardadas para hacer referencia fácilmente a los documentos más importantes para ellos, y los usuarios con permisos de "Administrador" de la herramienta pueden crear vistas guardadas para que todas las personas del proyecto las usen. 

'Ninguno' Nivel de permiso añadido para la herramienta de Gestión Documental (06/05/2023)

La herramienta de administración de documentos ahora tiene un nivel de permisos "Ninguno" que se puede asignar a los usuarios que no necesitan acceder a la herramienta. Los permisos se pueden administrar en la herramienta Permisos de nivel de empresa y en el directorio de nivel de proyecto. Consulte  ¿Cómo funcionan los permisos en la herramienta Gestión de documentos?

Exportar a CSV (25/04/2023)

Ahora puede exportar información de la herramienta Administración de documentos a un archivo CSV. Consulte  Exportar información de la herramienta de administración de documentos.  

Descargar documentos con el estándar de nomenclatura aplicado (30/03/2023)

Los documentos se descargan ahora con los nombres de archivo que se muestran en el campo Nombre de la herramienta Gestión de documentos. Anteriormente, los documentos descargados con sus nombres de archivo originales. Consulte  Descargar documentos desde la herramienta Gestión de documentos. Esto ayuda a mantener los archivos organizados, compatibles y en el formato correcto para que se detecten las revisiones durante la carga.

Eliminar documentos cargados de forma masiva (30/03/2023)

Ahora puede eliminar en bloque los documentos que se hayan cargado en la herramienta Gestión de documentos. Consulte Eliminar documentos cargados en la herramienta Gestión de documentos. Los documentos solo se pueden eliminar de la pestaña "Cargas".

Eliminar un documento cargado (03/07/2023)

Ahora puede eliminar un documento que se ha cargado en la herramienta Gestión de documentos. Consulte Eliminar un documento cargado en la herramienta de gestión de documentos. Actualmente, un documento solo se puede eliminar de la pestaña "Cargas".

Flujos de trabajo de aprobación (31/01/2023)

Ahora puede configurar las plantillas de flujo de trabajo en la herramienta Flujos de trabajo de nivel de empresa para la gestión de documentos. Consulte Acerca de los flujos de trabajo en la herramienta Gestión de documentos. Una vez configurado y asignado a un proyecto, puede asignar un Administrador de flujo de trabajo y asignar documentos en la pestaña Cargas a una plantilla de flujo de trabajo.

El envío de un documento con una plantilla de flujo de trabajo asignada iniciará el flujo de trabajo y enviará automáticamente un correo electrónico a cada cesionario cuando sea el momento de responder. Los asignados al flujo de trabajo pueden añadir marcado, comentarios y seleccionar de una lista de respuestas configuradas. Ver Revisar un documento en un flujo de trabajo en la herramienta de gestión de documentos. A medida que los documentos se mueven a través de los pasos del flujo de trabajo, sus estados se actualizarán automáticamente según la plantilla configurada.

Nota: Los recargos solo pueden ser añadidos por los asignados del flujo de trabajo. Puede editar los permisos que tiene un Asignado de flujo de trabajo en la configuración de la herramienta Administración de documentos. Consulte Ajustes de configuración: gestión de documentos.

Manejo de revisiones (31/01/2023)

Puede introducir el número de revisión inicial de los documentos en la pestaña Cargas. Cuando se carga una nueva revisión con un nombre coincidente, se consolidará en una sola fila con el número de revisión incrementado en uno. A continuación, puede hacer clic en el número de revisión para ver y editar revisiones anteriores. También puede alternar entre revisiones en el Visor de documentos. Ver Editar revisiones en la herramienta de gestión de documentos y Ver documentos en la herramienta de gestión de documentos.

Detección de atributos de documentos con aprendizaje automático (13/01/2023)

Ahora verá los atributos Tipo, Descripción y Número detectados y rellenados automáticamente dentro de la pestaña Cargas por nuestro servicio de aprendizaje automático. La detección de atributos de tipo solo se aplica a dibujos y especificaciones; si no reconoce el tipo como dibujo o especificación, no rellenará el atributo. ¿Qué puede rellenar automáticamente Procore al cargar archivos a la herramienta de administración de documentos?

Conjuntos de campos configurables y campos predeterminados (13/01/2023)

Ahora puede crear y gestionar conjuntos de campos configurables y campos predeterminados para la herramienta Gestión de documentos. Consulte Administrar conjuntos de campos configurables y campos predeterminados para la Herramienta de administración de documentos. Puede configurar los valores disponibles para los siguientes atributos del documento: Clasificación, Disciplina, Estado, Tipo, Volumen / Sistema. Esto incluye personalizar la descripción del valor, el código y si es un valor activo en los proyectos. También puede elegir cuál de los más de 20 atributos predeterminados desea marcar como opcionales o requeridos para su proyecto para garantizar el cumplimiento y la coherencia en toda su cartera de proyectos.

Asignar grupo de permisos de documento del directorio (13/01/2023)

Ahora puede asignar un grupo de permisos de administración de documentos a usuarios nuevos y existentes desde la herramienta Directorio al agregar nuevos usuarios. Consulte Establecer un grupo de permisos de administración de documentos para un nuevo usuario.

Historial de cambios de atributos (01/09/2023)

Ahora puede ver el historial de cambios de atributos de un documento en el Panel de información del Visor de documentos. Ver el historial de cambios de los documentos en la herramienta de gestión de documentos.

Requisitos de carga condicional (01/04/2023)

Ahora puede exigir que se requieran atributos de documento condicionales en función del tipo de documento en el momento de la carga. También puede optar por utilizar el estándar de nomenclatura configurado o ningún estándar de nomenclatura para diferentes tipos de documentos. Consulte Editar requisitos de carga para la herramienta de gestión de documentos.