Revisar un documento en un flujo de trabajo en la herramienta de gestión de documentos

Si se le ha asignado la revisión de un documento como parte de un flujo de trabajo, puede ver el documento, acceder a opciones como las anotaciones e introducir su respuesta. Consulte Responder a un flujo de trabajo personalizado. Para obtener más información sobre los flujos de trabajo en la herramienta Gestión de documentos, consulte Acerca de los Flujos de trabajo en la herramienta Gestión de documentos.

• Permisos de usuario necesarios:

  • Necesita ambos:

    • Permisos de nivel "Estándar"o"Administrador" para la herramienta Gestión de documentos.

    • Añadida como persona asignada para un paso del flujo de trabajo. Consulte ¿Cómo funcionan los permisos en la herramienta Gestión de documentos?

• Información adicional:

  • Todos los usuarios con permiso para ver un documento pueden ver ese documento, ya sea que tenga un flujo de trabajo asociado o no. Sin embargo, solo las personas que hayan sido asignadas a un paso en el flujo de trabajo verán el panel Flujo de trabajo.

1. Vaya a la herramienta Gestión de documentos del proyecto.

2. Asegúrese de estar en la pestaña Documentos.

3. Haga clic en la vista guardada llamada Asignado a mí que se encuentra en la colección "En revisión".
   Nota: También puede acceder a estos documentos desde otras vistas guardadas, como "Todos los documentos" en la parte inferior.

4. Haga clic en el documento que desea revisar.

5. En el visor, haga clic en el flujo de trabajo icono
   Esto abre un panel de flujo de trabajo.

6. Opcional: Si desea añadir anotaciones, use las herramientas de la barra de herramientas de anotaciones. Consulte Añadir anotaciones en la herramienta Gestión de documentos.

7. Opcional: Si tiene el permiso pormenorizado "Puede ser gestor de flujos de trabajo", puede hacer clic en los tres puntos verticales para acceder a las siguientes acciones:

   • Gestionar personas asignadas: si necesita que otras personas revisen el documento durante este paso del flujo de trabajo, puede invitar a otras personas asignadas. Complete la información para invitar a más personas asignadas.

   • Reiniciar flujo de trabajo: si es necesario reiniciar el flujo de trabajo , puede restablecerlo desde el principio. Haga clic en Reiniciar para confirmar.
     Nota: Esto requerirá que se repitan todos los pasos completados anteriormente y eliminará los comentarios y archivos adjuntos anteriores. También se eliminarán las personas asignadas añadidas a los pasos del flujo de trabajo después de la creación del elemento. El nuevo flujo de trabajo utilizará la plantilla y la configuración más recientes.

   • Si necesita aplicar una plantilla de flujo de trabajo diferente, consulte Iniciar un flujo de trabajo en la herramienta Gestión de documentos.

   • Ver plantilla de flujo de trabajo: haga clic para ver un diagrama de la plantilla de flujo de trabajo. Los detalles se muestran en el panel lateral.

8. Una vez que haya revisado el documento y esté listo para añadir su respuesta, haga clic en Responder.
   Nota: Si desea enviar la misma respuesta para varios documentos, consulte la sección Respuesta masiva.

9. Introduzca su respuesta:

   • Respuesta: seleccione una respuesta en el menú desplegable.

   • Adjuntos: si desea añadir adjuntos a su respuesta:

     • Haga clic en Cargar archivos o Adjuntar desde el proyecto. También puede arrastrar y soltar archivos desde el ordenador al área.

     • Seleccione uno o más archivos y haga clic en Adjuntar.

   • Motivo de la respuesta: si es necesario, introduzca comentarios para explicar su respuesta.

10. Cuando esté listo para enviar su respuesta, haga clic en Enviar.

     Sugerencia

    Después de enviar su respuesta, su nombre ya no aparecerá en la columna "Persona asignada pendiente" en la vista de lista de Gestión de documentos. Esto confirma que su acción para el paso actual del flujo de trabajo se ha completado.