Revisar un documento en un flujo de trabajo en la herramienta de gestión de documentos

Objetivo

Revisar y responder a un documento en un flujo de trabajo en la herramienta Gestión de documentos.

Contexto

Si se le ha asignado revisar un documento como parte de un flujo de trabajo, puede ver el documento, acceder a opciones como marcas de revisión e introducir su respuesta. Consulte Responder a un flujo de trabajo personalizado. Para obtener más información sobre los flujos de trabajo en la herramienta Gestión de documentos, consulte Acerca de los Flujos de trabajo en la Herramienta de gestión de documentos.

Temas a considerar

• Permisos de usuario necesarios:
  • Permisos de nivel "Estándar" o 'Administrador' para la herramienta de gestión de documentos.
    Y
    añadido como persona asignada para un paso en el flujo de trabajo. Consulte ¿Cómo funcionan los permisos en la herramienta Gestión de documentos?
• Información adicional:
  • Todos los usuarios con permiso para ver un documento pueden ver ese documento, ya sea que tenga un flujo de trabajo asociado o no. Sin embargo, solo las personas que hayan sido asignadas a un paso en el flujo de trabajo verán el panel Flujo de trabajo.

Vídeo

Pasos

1. Vaya a la herramienta Gestión de documentos del proyecto.
2. Asegúrese de estar en la pestaña Documentos .
3.   Haga clic en la vista guardada llamada Asignado a mí que se encuentra en la colección "En revisión".  
   Nota: También puede acceder a estos documentos desde otras vistas guardadas, como "Todos los documentos" en la parte inferior.  
4. Haga clic en el documento que desea revisar.
5. En el visor, haga clic en el icono de flujo de trabajo.
   Verá un panel Flujo de trabajo.
6. Opcional: Si desea añadir anotaciones, utilice las herramientas de la barra de herramientas de anotación. Consulte Agregar marcas de revisión a un PDF en la Herramienta de gestión de documentos.
7. Opcional: Si tiene el permiso granular 'Can Be Workflow Manager', puede hacer clic en el  para acceder a las siguientes acciones:
   • Gestionar responsables: si necesita que otros revisen el documento durante este paso del flujo de trabajo, puede invitar a responsables adicionales.  Complete la información para invitar a más responsables.
   • Reiniciar el flujo de trabajo de trabajo: si es necesario reiniciar el flujo de trabajo, puede volver a configurarlo al principio.  Haga clic en Reiniciar para confirmar.  
     Nota: Esto requerirá que se repitan todos los pasos completados anteriormente y eliminará los comentarios y archivos adjuntos anteriores. También se eliminarán los responsables añadidos a los pasos del flujo de trabajo de trabajo después de crear el elemento. El nuevo flujo de trabajo utilizará la última plantilla y configuración.
     • Si necesita aplicar una plantilla de flujo de trabajo diferente, consulte Iniciar un flujo de trabajo en la Herramienta de gestión de documentos.
   • Ver plantilla de flujo de trabajo: haga clic  para ver un diagrama de la plantilla de flujo de trabajo de trabajo. Los detalles se muestran en el panel lateral .
8. Una vez que haya revisado el documento y esté listo para añadir su respuesta, haga clic en Responder.
   Nota: Si desea enviar la misma respuesta para varios documentos, consulte el Sección de respuesta masiva .  
9. Introduzca su respuesta:
   • Respuesta: seleccione una respuesta del menú desplegable.  
   • Adjuntos: Si desea añadir adjuntos a su respuesta:
     1. Haga clic en Cargar archivos o Adjuntar desde el proyecto. También puede arrastrar y soltar archivos desde el ordenador al área.
     2. Seleccione uno o más archivos y haga clic en Adjuntar.  
   • Motivo de la respuesta: Si es necesario, introduzca comentarios para explicar su respuesta.
10. Cuando esté listo para enviar la respuesta, haga clic en Enviar.

Consulte también

• Responder a un flujo de trabajo personalizado
• Ver documentos en la herramienta de gestión de documentos
• Añadir anotaciones en la herramienta de gestión de documentos
• Iniciar un flujo de trabajo en la herramienta de gestión documental
• Acerca de los flujos de trabajo en la herramienta de gestión de documentos