Acerca de los flujos de trabajo en la herramienta de gestión de documentos
Contexto
Si su organización utiliza procesos de aprobación para las revisiones de documentos, puede crear plantillas de flujo de trabajo personalizadas en la herramienta Flujos de trabajo que luego se pueden asignar a los documentos que se cargan en la herramienta Gestión de documentos. Una vez que se ha iniciado un flujo de trabajo , se envía una notificación a los participantes del flujo de trabajo para que revisen los documentos, opcionalmente los comenten con anotaciones y proporcionen un resultado de aprobación.
A medida que se revisa una revisión de documento y se aprueba o rechaza, el estado de la revisión se actualiza automáticamente en Procore. Esto significa que no es necesario cambiar manualmente la configuración de permiso o mover revisiones entre carpetas o herramientas después de que se apruebe un documento. Cuando se crea un flujo de trabajo de trabajo para un documento PDF, los responsables del flujo de trabajo de trabajo pueden añadir anotaciones directamente al PDF durante su paso en el flujo de trabajo. Una vez finalizado el flujo de trabajo de trabajo, todas las decisiones del flujo de trabajo de trabajo, las marcas de revisión y los archivos adjuntos adicionales se conservan para poder hacer referencia a ellos más adelante.
Nota
El campo Persona asignada pendiente en la herramienta Gestión de documentos es dinámico. Solo muestra los usuarios o grupos cuya respuesta se requiere actualmente para el paso de flujo de trabajo activo. Una vez que un usuario envía su respuesta (o se cumple el requisito de respuesta de un grupo), se elimina automáticamente de este campo.Temas a considerar
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Permisos de usuario necesarios:
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Las acciones relacionadas con los flujos de trabajo dentro de la herramienta de gestión de documentos pueden requerir permisos en las siguientes áreas de Procore (consulte la Matriz de permisos de gestión de documentos y ¿Cómo funcionan los permisos en la herramienta de gestión de documentos?):
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Permisos generales a la herramienta Document Management del proyecto.
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Permisos generales para la herramienta Flujo de trabajo de nivel de empresa.
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Permisos pormenorizados habilitados para " Flujos de trabajo de gestión de documentos" en una plantilla de permiso de proyecto. Consulte ¿Qué permisos pormenorizados están disponibles para los Flujos de trabajo de gestión de documentos?
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Permisos establecidos en la página Ajustes de configuración de la herramienta Gestión de documentos. Consulte Ajustes de configuración: gestión de documentos y Ver y gestionar permisos de flujo de trabajo en la herramienta Gestión de documentos.
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Información adicional:
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Su organización debe tener habilitada la herramienta Flujos de trabajo de nivel de empresa en Procore. Consulte Acerca del programa beta de Flujos de trabajo.
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Si surgen ciertos tipos de errores en los documentos, el Administrador del proyecto puede resolverlos en la vista guardada "Acción requerida".
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Pasos
Configuración inicial
Siga los pasos a continuación al configurar flujos de trabajo para la herramienta de gestión de documentos. Haga clic para saltar a una sección:
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Asignar permisos de flujo de trabajo
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Crear una plantilla de flujo de trabajo de gestión de documentos
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Asignar el flujo de trabajo a un proyecto
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Configurar un flujo de trabajo para el proyecto
Asignar permisos de flujo de trabajo
Para cualquier usuario que vaya a formar parte de un flujo de trabajo de aprobación, deberá asignar permisos pormenorizados para la herramienta Flujos de trabajo en sus plantillas de permiso.
También puede personalizar las acciones que los revisores pueden realizar en los documentos dentro de un flujo de trabajo activo, como quién debería poder marcar los documentos.
Crear una plantilla de flujo de trabajo de gestión de documentos
Nota: Consulte Flujos de trabajo para obtener más recursos sobre la herramienta Flujos de trabajo.
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Vaya a la herramienta Flujos de trabajo de nivel de empresa.
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Añadir un nuevo flujo de trabajo con la herramienta Gestión de documentos seleccionada.
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Haga clic en Crear.
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Cree su plantilla de flujo de trabajo. Consulte Crear una plantilla de flujo de trabajo personalizada para conocer los pasos detallados.
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Cuando esté listo para publicar el flujo de trabajo, haga clic en Guardar y publicar.
Asignar el flujo de trabajo a un proyecto
Después de crear la plantilla de flujo de trabajo flujo de trabajo, deberá asignarla a los proyectos en los que desee utilizarla. Haga clic en el vínculo de la columna "Proyectos asignados" para asignarlo a uno o más proyectos.
VER LOS PASOS
Sugerencia
Si asigna el flujo de trabajo a un proyecto de plantilla, cada vez que use esa plantilla para crear un nuevo proyecto, incluirá los pasos del flujo de trabajo y las asignaciones de usuarios. Sin embargo, aún puede revisar y modificar las asignaciones de flujo de trabajo y los días para completar según sea necesario para ese proyecto.Configurar un flujo de trabajo para el proyecto
Antes de poder utilizar los flujos de trabajo en la herramienta Gestión de documentos, deberá configurar el flujo de trabajo para el proyecto. Si el proyecto se creó a partir de un proyecto de plantilla con un flujo de trabajo asignado, hereda las asignaciones de usuario de ese flujo de trabajo, pero es una buena idea revisar las asignaciones. Actualmente, solo puede tener un flujo de trabajo predeterminado establecido para los documentos del proyecto.
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Vaya a la herramienta Gestión de documentos del proyecto.
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Haga clic en Ajustes de configuración
icono -
Haga clic en la pestaña Flujos de trabajo.
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En la sección " Flujos de trabajo de documentos", haga clic en Configurar en el flujo de trabajo que desee configurar para el proyecto.
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Configure o revise los siguientes elementos de flujo de trabajo necesarios:
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Asignar administrador de flujo de trabajo
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Asignar grupo de distribución
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Personas asignadas y días para completar para cada paso.
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Editar un flujo de trabajo
Si necesita modificar la plantilla de flujo de trabajo , visite una de estas ubicaciones:
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Configure los ajustes: Gestión de documentos en la herramienta Gestión de documentos para modificar las personas asignadas o el gestor de flujos de flujo de trabajo futuros o en curso.
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Editar una plantilla de flujo de trabajo personalizada en la herramienta Flujos de trabajo para realizar modificaciones en la plantilla de flujo de trabajo.
Uso de Flujos de trabajo en documentos
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Iniciar un flujo de trabajo para documentos cargados
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Revisar y responder a un documento en un flujo de trabajo
Iniciar un flujo de trabajo para documentos cargados
Los documentos que requieren flujos de trabajo de aprobación necesitarán un flujo de trabajo seleccionado en la columna "Flujo de trabajo asignado". Los flujos de trabajo comenzarán en el primer paso. Consulte Iniciar un flujo de trabajo en la herramienta Gestión de documentos.
Nota: Si envía documentos juntos de forma masiva, los revisores recibirán un solo correo electrónico con todos los documentos que requieren su atención, en lugar de correos electrónicos separados para los documentos enviados individualmente.
Revisar y responder a un documento en un flujo de trabajo
Cuando se inicia un flujo de trabajo para un documento, una persona asignada del flujo de trabajo puede revisar el documento, añadir anotaciones si es necesario y responder en el flujo de trabajo. Las personas asignadas al flujo de trabajo pueden hacer anotaciones en los documentos según sea necesario como parte de la respuesta.
DEMOSTRACIÓN
La imagen siguiente muestra cómo acceder a un documento que debe revisarse.Nota: En lugar de hacer clic en la pestaña "En revisión", busque el documento en una de las vistas guardadas dentro de la colección "En revisión" en la pestaña principal "Documentos".