Acerca de los flujos de trabajo en la herramienta de gestión de documentos
Contexto
Si su organización utiliza procesos de aprobación para las revisiones de documentos, puede crear plantillas de flujo de trabajo personalizadas en la herramienta Flujos de trabajo de trabajo que luego se pueden asignar a los documentos que se cargan en la herramienta Gestión de documentos. Una vez que se ha iniciado un flujo de trabajo de flujo de trabajo, se notifica a los participantes del flujo de trabajo para que revisen los documentos, opcionalmente los comenten con marcado y proporcionen un resultado de aprobación.
A medida que se revisa una revisión de documento y se aprueba o rechaza, el estado de la revisión se actualiza automáticamente en Procore. Esto significa que no es necesario cambiar manualmente la configuración de permiso o mover revisiones entre carpetas o herramientas después de que se apruebe un documento. Cuando se crea un flujo de trabajo de trabajo para un documento PDF, los responsables del flujo de trabajo de trabajo pueden añadir anotaciones directamente al PDF durante su paso en el flujo de trabajo. Una vez finalizado el flujo de trabajo de trabajo, todas las decisiones del flujo de trabajo de trabajo, las marcas de revisión y los archivos adjuntos adicionales se conservan para poder hacer referencia a ellos más adelante.
Temas a considerar
- Permisos de usuario necesarios:
- Las acciones relacionadas con los flujos de trabajo dentro de la herramienta Gestión de documentos pueden requerir permisos en las siguientes áreas de Procore (consulte la Matriz de permisos de gestión de documentos y ¿Cómo funcionan los permisos en la herramienta Gestión de documentos?):
- Permisos generales a la herramienta Document Management del proyecto.
- Permisos generales para la herramienta Flujo de trabajo de nivel de empresa.
- Permisos granulares habilitados para 'Flujos de trabajo de gestión de documentos' en una plantilla de permisos del proyecto. Consulte ¿Qué permisos granulares están disponibles para los flujos de trabajo de gestión de documentos?
- Permisos establecidos en la página Ajustes de configuración de la herramienta Gestión de documentos. Consulte Ajustes de configuración: Administración de documentos y Ver y administrar permisos de flujo de trabajo en la Herramienta de administración de documentos.
- Las acciones relacionadas con los flujos de trabajo dentro de la herramienta Gestión de documentos pueden requerir permisos en las siguientes áreas de Procore (consulte la Matriz de permisos de gestión de documentos y ¿Cómo funcionan los permisos en la herramienta Gestión de documentos?):
- Información adicional:
- Su organización debe tener la herramienta Flujos de trabajo empresa habilitada en Procore. Consulte Acerca del programa Beta Flujos de trabajode trabajo.
Pasos
Configuración inicial
Siga los pasos a continuación al configurar flujos de trabajo para la herramienta de gestión de documentos. Haga clic para saltar a una sección:
- Asignar permisos de flujo de trabajo
- Crear una plantilla de flujo de trabajo de gestión de documentos
- Asignar el flujo de trabajo a un proyecto
- Configurar un flujo de trabajo para el proyecto
Asignar permisos de flujo de trabajo
Para cualquier usuario que forme parte de un flujo de trabajo de trabajo de aprobación, deberá asignar <a class="F1" title=" " href.path="//faq/what-granular-permissions-are-available-for-document-management-workflows" href.anchor="Answer" href.nombre de archivo filename =""> para la herramienta Flujos de trabajo de trabajo en sus plantillas de permiso.
VER LOS PASOSTambién puede personalizar las acciones que los revisores pueden realizar en los documentos dentro de un flujo de trabajo activo, como quién debería poder marcar los documentos.
Crear una plantilla de flujo de trabajo de gestión de documentos
Nota: Consulte Flujos de trabajo para obtener más recursos en la herramienta Flujos de trabajo.
- Vaya a la herramienta Flujos de trabajo de nivel de empresa.
- Añada un nuevo flujo de trabajo con la herramienta de gestión de documentos seleccionada.
- Haga clic en Crear.
- Cree su plantilla flujo de trabajo. Consulte Crear una plantilla de flujo de trabajo personalizada para conocer los pasos detallados.
- Cuando esté listo para publicar el flujo de trabajo, haga clic en Guardar y publicar.
Asignar el flujo de trabajo a un proyecto
Después de crear la plantilla de flujo de trabajo flujo de trabajo, deberá asignarla a los proyectos en los que desee utilizarla. Haga clic en el vínculo de la columna "Proyectos asignados" para asignarlo a uno o más proyectos.
Sugerencia
Si asigna el flujo de trabajo a un proyecto de plantilla, cada vez que use esa plantilla para crear un nuevo proyecto, incluirá los pasos del flujo de trabajo y las asignaciones de usuarios. Sin embargo, aún puede revisar y modificar las asignaciones de flujo de trabajo y los días para completar según sea necesario para ese proyecto.
Configurar un flujo de trabajo para el proyecto
Antes de poder usar flujos de trabajo en la herramienta Gestión de documentos, deberá configurar el flujo de trabajo para el proyecto. Si el proyecto se creó a partir de una plantilla de proyecto con un flujo de trabajo asignado, hereda las asignaciones de usuarios de ese flujo de trabajo de trabajo, pero es una buena idea revisar las asignaciones. Actualmente, solo puede tener un conjunto de flujo de trabajo predeterminado para los documentos del proyecto.
- Vaya a la herramienta Gestión de documentos del proyecto.
- Haga clic en el
icono Ajustes de configuración. - Haga clic en la pestaña Flujos de trabajo.
- En la sección "Flujos de trabajo del documento", haga clic en Configurar en el flujo de trabajo que desea configurar para el proyecto.
- Configure o revise los siguientes elementos de flujo de trabajo necesarios:
- Asignar administrador de flujo de trabajo
- Asignar grupo de distribución
- Personas asignadas y días a completar para cada paso.
Nota: Si necesita modificar la plantilla de flujo de trabajo en la herramienta Flujos de trabajo, consulte Editar una plantilla de flujo de trabajo personalizada para obtener más información.
Uso de Flujos de trabajo en documentos
- Iniciar un flujo de trabajo para documentos cargados
- Revisar y responder a un documento en un flujo de trabajo
Iniciar un flujo de trabajo para documentos cargados
Los documentos que requieren flujos de trabajo de aprobación necesitarán un flujo de trabajo seleccionado en la columna "Flujo de trabajo asignado". Los flujos de trabajo comenzarán en el primer paso. Consulte Iniciar un flujo de trabajo en la herramienta de gestión de documentos.
Nota: Si envía documentos de forma masiva, los revisores recibirán un solo correo electrónico con todos los documentos que requieran su atención, en lugar de correos electrónicos separados para los documentos enviados individualmente.
Revisar y responder a un documento en un flujo de trabajo
Cuando se inicia un flujo de trabajo para un documento, un responsable del flujo de trabajo puede revisar el documento, agregar marcas de revisión si es necesario y responder en el flujo de trabajo. Los responsables del flujo de trabajo pueden marcar documentos según sea necesario como parte de la respuesta.
DEMOSTRACIÓN
La siguiente imagen muestra cómo acceder a un documento que debe ser revisado.
Nota: En lugar de hacer clic en la pestaña "En revisión", busque el documento en una de las vistas guardadas dentro de la colección "En revisión" en la pestaña principal "Documentos".
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Consulte también
- Gestión de documentos
- Guía del usuario de flujos de trabajo de autoservicio
- Crear una plantilla de flujo de trabajo personalizada
- Asignar una plantilla de flujo de trabajo personalizado a un proyecto
- Editar una plantilla de flujo de trabajo personalizado
- Configurar una plantilla de flujo de trabajo personalizada en un proyecto