¿Cuál es la diferencia entre los archivos adjuntos de Gestión de documentos y los archivos adjuntos de otras herramientas?

Los archivos adjuntos de gestión de documentos son enlaces de referencia

Los archivos adjuntos de Gestión de documentos son referencias al documento de origen en la herramienta Gestión de documentos y no son copias puntuales del documento de origen. Esto garantiza que los espectadores del "archivo adjunto" vean la información más actualizada y completa relacionada con ese documento, incluidos los atributos, los marcadores, los flujos de trabajo, el historial de cambios, el historial de acceso y las referencias a otros elementos de Procore a los que también se adjunta el documento. Las referencias también garantizan que los usuarios descarguen el documento de origen desde la herramienta Gestión de documentos.

Adjuntar vínculos de referencia

Al elegir qué documento adjuntar desde la herramienta Gestión de documentos, verá una tabla de archivos y sus atributos, similar a la tabla de la herramienta Gestión de documentos. Tiene las siguientes características y restricciones al buscar y seleccionar estos archivos: 

• Filtra por palabra clave o atributos, ordena y reordena la tabla de documentos para encontrar lo que buscas. 
• Alterne entre ver solo las últimas revisiones o todas las revisiones de los documentos si desea adjuntar una revisión anterior. Obtenga más información sobre el conmutador de alternancia de revisiones.
• Seleccionar documentos en varias páginas de la tabla.
  • El número total de archivos seleccionados se muestra en la parte inferior de la ventana y, al igual que otras herramientas, puede seleccionar archivos de varias herramientas al mismo tiempo.  
• Adjunte solo versiones específicas de los documentos a los que tiene acceso en la herramienta Gestión de documentos.
• Después de hacer clic en "Adjuntar" o "Cancelar", sus selecciones no persisten si vuelve a abrir la ventana "Adjuntar archivos".

Permisos de archivos adjuntos

Los archivos adjuntos de gestión de documentos respetan los permisos configurados en la herramienta Gestión de documentos. Un usuario sin permiso para un archivo adjunto ve un icono de candado y no puede ver ni descargar el documento. Los administradores de gestión de documentos pueden añadir un usuario a un grupo de permisos dentro de la herramienta de gestión de documentos para que el usuario pueda ver y descargar el documento. Consulte Ver y gestionar permisos de documentos para obtener más información.

El acceso a los archivos adjuntos requiere autenticación y autorización

Cuando se incluyen vínculos de referencia a archivos de gestión de documentos en los correos electrónicos y las exportaciones en PDF, los destinatarios de esos correos electrónicos y las exportaciones en PDF deben iniciar sesión en Procore y tener permiso sobre el documento en la herramienta Gestión de documentos para poder verlo o descargarlo.

Descarga masiva de archivos adjuntos

Al hacer clic en el botón "Descargar todo" para los archivos adjuntos de Gestión de documentos, los archivos zip se descargan en el dispositivo. Dependiendo de la herramienta de la que procedan los adjuntos, se produce uno de los siguientes escenarios:

• 1 archivo zip si solo se adjuntan archivos de gestión documental.
• 1 archivo zip si no se adjuntan archivos de gestión de documentos.
• 2 archivos zip si se adjuntan archivos de gestión de documentos y archivos de otras herramientas. Estos archivos zip tienen (1 de 2) y (2 de 2) adjuntos al nombre del archivo zip.

Ver también

• ¿A qué herramientas se pueden adjuntar archivos de gestión documental?
• Acerca de la herramienta Gestión de documentos
• Editar una RFI