Acerca de la herramienta de gestión de documentos
Presentamos Procore Document Management
La herramienta Control documental de Procore es un sistema de gestión de documentos que organiza automáticamente los documentos según sus atributos. Encuentre rápidamente los documentos que necesita con la confianza de que está abriendo la última revisión aprobada y de que solo tienen acceso las personas que deberían verla.
Esta herramienta está diseñada para empresas que necesitan una solución unificada y configurable para gestionar la información y las aprobaciones en todas las etapas de un proyecto de construcción.
Con la herramienta Gestión Documental, las empresas pueden:
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Configure los permisos de los documentos en función de los atributos de cada revisión, como el estado, el tipo o la disciplina.
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Ayude a los miembros del equipo a acceder, revisar, aprobar y gestionar documentos de manera ágil desde un sistema centralizado.
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Tienen los mismos beneficios que los obtenidos con la herramienta Documentos original en Procore, al tiempo que añaden funciones como flujos de trabajo de aprobación de documentos con anotaciones, permisos más precisos, etiquetado de metadatos y convenciones de nomenclatura aplicables.
Resumen de funciones
La herramienta de Gestión Documental actualmente incluye las siguientes características y beneficios:
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Una experiencia coherente y fácil de usar para acceder a archivos de proyecto en la web y dispositivos móvil a través de un repositorio de archivos centralizado. Consulte Ver Documentos (web) | (iOS) | (Android).
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Captura de metadatos optimizada mediante aprendizaje automático, lo que ahorra tiempo y mejora la organización. Consulte ¿Qué datos puede rellenar automáticamente Procore al cargar archivos en la herramienta Control documental ?
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Una única experiencia de flujo de trabajo para la revisión y aprobación de documentos, lo que acelera procesos como las revisiones de diseño. Consulte Acerca de los Flujos de trabajo en la herramienta Control documental.
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Grupos de permiso de documentos pormenorizados y flexibles basados en los atributos de cada documento (por ejemplo: Estado, Tipo o Disciplina). Consulte Crear un grupo de permisos para la herramienta de Control documental y Ver y gestionar Permisos de documentos en la herramienta de Control documental.
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Gestión de la información de acuerdo con estándares internacionales como la ISO 19650. Consulte Editar requisitos de carga para la herramienta de Control documental y Editar la norma de nomenclatura para la herramienta de Control documental.
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Organización eficiente de los documentos con "vistas guardadas" que permiten a los usuarios acceder rápidamente a grupos específicos de documentos en cualquier momento. Consulte Crear una vista guardada en la herramienta Control documental. Todos los usuarios pueden crear sus propias vistas personales, y los usuarios con permisos de "Administrador" para la herramienta Control documental pueden crear vistas para que las utilicen todas las personas del proyecto.
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Entrada de documentos agilizada con la integración nativa de SharePoint. Los empleados de la empresa del proyecto que reúnan los requisitos pueden vincular archivos directamente desde un sitio de Microsoft SharePoint conectado a las cargas de Control documental , sin pasar por los pasos de descarga manual y recarga. Consulte Vincular archivos de SharePoint a la herramienta de Control documental.
PREGUNTAS FRECUENTES
A continuación, se muestra una lista de preguntas frecuentes generales sobre la versión limitada (Beta) de la herramienta Control documental. Para obtener artículos más detallados, consulte la pestaña de preguntas frecuentes.
¿Por qué Procore ha decidido crear una nueva herramienta para Documentos?
Si bien la herramienta Documentos original de Procore sigue siendo muy elogiada en el sector por su capacidad para atender a múltiples partes interesadas a lo largo del ciclo de vida del proyecto, las necesidades de los clientes de Procore están evolucionando rápidamente. Algunas de estas necesidades están impulsadas por requisitos normativos como ISO 19650 y 9001. Otras necesidades están impulsadas por los deseos de optimizar los flujos de trabajo para permitir un mejor acceso a la información y una mejor colaboración con ella.
El objetivo de esta nueva solución es no solo dar soporte a las necesidades de cumplimiento y flujo de trabajo de los clientes, sino hacerlo de una manera que esté completamente integrada en la plataforma y las herramientas de Procore. Esto permitirá a los clientes gestionar realmente su información a lo largo del ciclo de vida del proyecto, desde la anteproyecto hasta el cierre.
¿Cuál es la diferencia entre Documentos de Procore y las herramientas de Control documental ?
Para ver una comparación de las dos herramientas, consulte ¿Cuál es la diferencia entre las herramientas "Documentos"y"Control documental" en Procore?
¿Cómo pueden los usuarios de obra ver los documentos de construcción aprobados en su dispositivo móvil ?
Los usuarios de dispositivos móviles pueden ver los documentos aprobados en la herramienta Control documental en las aplicaciones móvil de Procore para iOS y Android. Puede restringir su acceso solo a los documentos aprobados. Cuando un usuario abre un documento para verlo, se descarga en su dispositivo en ese momento.
¿Qué metadatos se pueden rellenar automáticamente?
¿Quién puede añadir anotaciones a un documento?
Solo las personas asignadas al flujo de trabajo pueden añadir anotaciones a un.pdf documento Consulte Acerca de los Flujos de trabajo en la herramienta Control documental.
¿La herramienta Gestión de documentos admite carpetas?
Las carpetas no se admiten en la herramienta Control documental porque pueden aumentar la posibilidad de que un documento pierda su única fuente veraz.
Para organizar los archivos de una manera visual similar a las carpetas, puede crear "vistas guardadas" que permitan a los usuarios acceder rápida y fácilmente a documentos específicos. Consulte Crear una vista guardada en la herramienta Control documental. A diferencia de las carpetas tradicionales, las vistas guardadas muestran automáticamente los documentos relevantes en función de los filtros aplicados y los permisos de los documentos, al tiempo que conservan una única fuente de información veraz para cada documento.
¿Cómo agrupo y organizo mis documentos para navegarlos fácilmente?
Puede crear "vistas guardadas" personalizado para acceder rápida y fácilmente a documentos específicos en cualquier momento. Consulte Crear una vista guardada en la herramienta Control documental. Todos los usuarios pueden crear sus propias vistas personales, y los usuarios con permisos de "Administrador" para la herramienta Control documental pueden crear vistas para que las utilicen todas las personas del proyecto.
Además de las vistas guardadas, también hay varias formas de examinar los documentos:
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Aplicar filtros y ordenar los resultados. Incluso puede filtrar por "Yo" para ver los documentos creados o actualizados por usted. Véase Buscar y filtrar Documentos en la herramienta de Control documental.
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Mostrar, ocultar o reordenar cualquier columna de datos. Consulte Configurar la vista en la herramienta de Control documental.
¿Cómo se notifica a los usuarios cuando hay nuevos documentos disponibles para ellos?
Los usuarios asignados a un paso del flujo de trabajo de aprobación recibirán una notificación por correo electrónico cuando sea su turno de aprobar un documento. La herramienta Control documental no enviará otras notificaciones automáticas en este momento.
¿Puedo ver qué cambios se han producido en los documentos y cuándo?
Sí, los administradores y los usuarios con los permisos adecuados pueden ver todos los cambios en los atributos y metadatos de un documento, junto con cuándo se produjeron esos cambios. Véase Ver historial de modificaciones de Documentos en la herramienta Control documental.
¿La herramienta Control documental se conecta a la herramienta Planos?
Sí, puede abrir archivos de Control documental en la herramienta Planos. En lugar de pasar el mismo documento por todo el proceso de carga en ambas herramientas, hágalo una vez en la herramienta Control documental. A continuación, desde el selector de archivos de la herramienta Planos, busque ese documento y acceda rápidamente a él con todos los metadatos adjuntos. Obtenga más información en ¿Qué sucede cuando importo un archivo de Control documental a la herramienta Planos?
¿ La Control documental se integra con aplicaciones de tercero ?
La herramienta de Control documental ahora cuenta con una integración nativa con Microsoft SharePoint, lo que permite a los usuarios elegibles autenticar y vincular archivos de forma segura directamente en las cargas de Control documental. Si bien los puntos finales de API públicos para integraciones adicionales de aplicación de tercero aún no están disponibles, Procore crea continuamente una infraestructura de integración fundamental para admitir futuros flujos de trabajo y conectores de origen.
¿La herramienta Control documental se integra con la herramienta Documentos de nivel de empresa?
No, no hay integración con las herramientas Documentos de nivel de empresa o de proyecto. Sin embargo, si los documentos del proyecto están alojados externamente en Microsoft SharePoint, los empleados de la empresa del proyecto pueden utilizar la integración nativa de Vincular desde SharePoint para extraer archivos de manera eficiente directamente en la Control documental. Cargas masivo.
¿Habrá una migración de archivos de la herramienta Documentos a la herramienta Control documental ?
No, no habrá migración automatizada de datos entre Documentos y la herramienta Control documental. Si desea transferir datos entre las dos herramientas, deberá descargar documentos de la herramienta Documentos y cargarlos en la herramienta Control documental.