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Procore

Información completa para documentos en la herramienta de gestión de documentos

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disponibilidad regional
La herramienta Gestión de documentos está disponible para cuentas en los siguientes países: Reino Unido, Irlanda, Australia y Nueva Zelanda. Todavía no está disponible para las cuentas de Procore en los EE. UU. Para más información, póngase en contacto con su punto de contacto de Procore.

Contexto

Una vez que los documentos se han cargado en la herramienta Gestión de documentos, se les debe completar cualquier atributo que falte antes de que puedan enviarse y verse en la pestaña Todos los documentos. Es posible que se requieran campos adicionales según la configuración del proyecto y de la empresa.

Para obtener información sobre cada campo, consulte ¿Cuáles son los diferentes campos de la herramienta Control documental ?

Los Documentos que se han vinculado de forma nativa a través del flujo de trabajo Vincular desde SharePoint aparecerán en la pestaña Cargas de documentos. y requieren la misma revisión de metadatos, configuración de atributos y pasos de procesamiento que las cargas de archivos manuales estándar antes de que puedan publicarse. Aprenda a vincular archivos de SharePoint a la herramienta de Control documental.

Temas a considerar

  • Permisos de usuario necesarios:

Requisitos

Pasos

  1. Vaya a la herramienta Gestión de documentos del proyecto.

  2. Puede completar la información de los documentos de las siguientes maneras:

    • De la tabla

      • Información de edición masiva

    • Desde un archivo

    • Desde el visor de documentos

       Nota
      • A medida que complete los campos, la columna "Nombre" comenzará a rellenarse en función de los datos introducidos.
      • Para obtener información sobre cada campo, consulte ¿Cuáles son los diferentes campos de la herramienta Control documental ?
      • Los campos "Nombre", "Tipo", "Estado"y"Versión" son siempre obligatorios. Otros campos pueden estar ocultos u obligatorios según la configuración del proyecto y la cuenta.
      • Si desea editar la información de varios documentos a la vez, consulte la sección Edición masiva de información de documentos a continuación.

De la tabla

  1. Haga clic en la pestaña Cargas.

     Nota
    Puede colocar el cursor sobre el mensaje "Faltan atributos" en la columna "Listo para enviar" para ver qué campos aún deben completarse antes de que se pueda enviar un documento.

Sugerencia Puede utilizar métodos abreviados de teclado para moverse rápidamente por la tabla:

  • Utilice las teclas de FLECHA izquierda, derecha, arriba y abajo para desplazarse a diferentes campos.

  • Mientras se selecciona un campo, use la tecla TAB para desplazarse hacia la derecha y MAYÚS+TAB para desplazarse hacia la izquierda.

  • Pulse INTRO o VOLVER para seleccionar el campo para que pueda escribir o seleccionar información.

  • Utilice las teclas de FLECHA para seleccionar las opciones de los menús desplegables y pulse INTRO o RETURN de nuevo para confirmar.

  1. También puede hacer clic en el campo Nombre para seleccionar un nombre de documento existente en el menú desplegable. La herramienta Control documental filtra esta lista para mostrar los nombres que coinciden con la extensión del archivo. Si seleccionar un nombre activa el modal Mover revisión , verifique la información del documento antes de hacer clic en Mover revisión. 

  2. Si tiene el permiso "Enviar nuevos archivos" y está listo para enviar los documentos, haga clic en Enviar. Consulte Enviar Documentos en la herramienta Control documental.
    Nota: Si un documento tiene un flujo de trabajo de aprobación, ese flujo de trabajo se inicia y el documento aparece en la colección "En revisión".

Editar información en masa para documentos

  1. Marque las casillas junto a los archivos que desee editar de forma masiva.
    Sugerencia

    • Si desea seleccionar todos los archivos a la vez, marque la casilla en la parte superior de la tabla.

    • Si desea seleccionar un rango de filas a la vez, mantenga pulsada la tecla MAYÚS del teclado y marque las casillas necesarias.

  2. Haga clic en editar Icon Edit2 icono

Edición masiva

Esto abre el panel lateral Editar atributos de documento.

3. Haga clic en un campo para introducir información. Consulte ¿Cuáles son los diferentes campos de la herramienta Control documental ?

4. Después de completar todos los campos necesarios, haga clic en Aplicar.

5. Si tiene el permiso "Enviar nuevos archivos" y está listo para enviar los documentos, haga clic en Enviar.
Esto mueve los archivos seleccionados de la pestaña "Cargas".

Desde un archivo

Completar la información que falta en un.csv o.xlsx y luego importarlo a la herramienta Control documental.
Nota: Este método no importará el campo "Tipo".

  1. Haga clic en la pestaña Cargas.

  2. Haga clic en Importar metadatos.
    Nota: La pestaña de cargas debe tener al menos un archivo.

  3. Haga clic en el vínculo para descargar la plantilla de la tabla de metadatos.

  4. Abra la plantilla descargada y rellene todos los campos obligatorios y los campos que desee.

  5. En la ventana "Importar metadatos", cargue el archivo.csv o.xlsx terminado. archivo haciendo clic en Adjuntar archivo.

  6. Haga clic en Importar.

  7. Todos los campos de la pestaña de cargas se rellenan automáticamente a partir del archivo importado, y cualquier error se resalta para facilitar su corrección.
    Nota: Los campos completados desde el archivo importado tienen una hoja de cálculo Documentos de información completa de PDM icono en la celda. Si alguna vez se edita el valor del campo, el icono desaparece.

  8. Si tiene el permiso "Enviar nuevos archivos" y está listo para enviar los documentos, haga clic en Enviar. Consulte Enviar Documentos en la herramienta Control documental.
    Nota: Si un documento tiene un flujo de trabajo de aprobación, ese flujo de trabajo se inicia y el documento aparece en la colección "En revisión".

Desde el visor de documentos

 Sugerencia
Si acaba de cargar documentos y la ventana "Cargas" aún está abierta, puede colocar el cursor sobre la marca de verificación verde.Icon Green Checkmark de un documento y haga clic en Revisar para abrirlo en el visor.

  1. Haga clic en el documento que desee abrir en el visor.
    El documento se carga y se abre el panel lateral de información. También puede hacer clic en la información Icon Info3 para abrir el panel.

  2. Haga clic en un campo para introducir información. Consulte ¿Cuáles son los diferentes campos de la herramienta Control documental ?
    Su selección se guarda cuando hace clic fuera del campo.

  3. Continúe completando la información de los campos según sea necesario.

  4. Si tiene el permiso "Enviar nuevos archivos" y está listo para enviar los documentos, haga clic en Enviar. De lo contrario, haga clic en Siguiente.
    El visor cargará automáticamente el siguiente documento. Puede usar las flechas o el menú desplegable en la parte superior del visor para abrir un documento diferente.

  5. Si desea cerrar el visor y volver a todos los documentos, haga clic en Cerrar.

     Nota
    Si un campo no se rellena automáticamente, compruebe si aparece un icono de advertencia. Al pasar el cursor sobre el icono, se proporcionan detalles específicos del error, como "Formato de archivo no admitido"o"Valores de campo inactivos", lo que le permite corregir los datos antes de completar la carga.

Siguientes pasos