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Procore

Iniciar un flujo de trabajo en la herramienta de gestión documental

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disponibilidad regional
La herramienta Gestión de documentos está disponible para cuentas en los siguientes países: Reino Unido, Irlanda, Australia y Nueva Zelanda. Todavía no está disponible para las cuentas de Procore en los EE. UU. Para más información, póngase en contacto con su punto de contacto de Procore.

Temas a considerar

  • Permisos de usuario necesarios:

    • Permisos de nivel "Estándar" o "Administrador" a la herramienta Gestión de documentos.
      Y

    • Para iniciar un flujo de trabajo, necesita uno de los siguientes permisos:

    • Para reiniciar un flujo de trabajo, aplicar una plantilla de flujo de trabajo diferente o enviar elementos a través de un flujo de trabajo adicional, necesita los siguientes permiso:* Permisos de nivel "Administrador" para la herramienta Control documental.

  • Si surgen ciertos tipos de errores en los documentos, el Administrador del proyecto puede resolverlos en la vista guardada "Acción requerida".

Pasos

  1. Vaya a la herramienta Gestión de documentos del proyecto.

  2. Las siguientes opciones se encuentran disponibles:

    • Iniciar un flujo de trabajo en los documentos cargados

    • Aplicar una nueva plantilla flujo de trabajo a los documentos

Iniciar un flujo de trabajo en los documentos cargados

  1. Cargue documentos si es necesario. Véase Cargar Documentos en la herramienta de Control documental.

  2. Haga clic en la pestaña Cargas.

  3. Complete los campos obligatorios de los documentos. Véase Información completa para Documentos en la herramienta de Control documental.

  4. Haga clic en el menú desplegable Flujo de trabajo asignado para seleccionar un flujo de trabajo para los documentos.
    Sugerencia Puede asignar un flujo de trabajo a varios documentos utilizando la función de edición masivo.

  5. Haga clic en Aplicar si realiza la modificación desde el panel "Editar atributos de documento".
    Esto aplica el flujo de trabajo a los documentos, pero no inicia el flujo de trabajo. 

  6. Haga clic en Enviar.
    Esto envía los documentos al primer paso del flujo de trabajo. Las personas asignadas al paso actual recibirán una notificación por correo electrónico.
    Nota: El botón Enviar no está disponible para los documentos en los que faltan campos obligatorios. Consulte el Paso 3.

Aplicar una nueva plantilla flujo de trabajo a los documentos

Reinicie, vuelva a aplicar o aplique un flujo de trabajo adicional a un documento o grupo de documentos en cualquier momento de su ciclo de vida. Los cambios en el flujo de trabajo de un documento se convierten en una parte con marca de tiempo de su historial de flujo de trabajo de trabajo.

  1. Haga clic en la pestaña Documentos.

  2. Seleccione uno o más documentos para aplicarles una nueva plantilla de flujo de trabajo.
    Nota: Si selecciona un documento con un flujo de trabajo completado, puede enviarlo a través de un proceso de aprobación de flujo de trabajo adicional.

  3. Haga clic en el flujo de trabajo Icon Workflow Pdm que aparece en la parte superior de la lista.

  4. Seleccione Aplicar nuevo flujo de trabajo.

  5. Seleccione la plantilla de flujo de trabajo necesaria de la lista.
    Nota: Al seleccionar la misma plantilla de flujo de trabajo que ya se ha aplicado a un documento, se reiniciará el flujo de trabajo de ese documento.

  6. Gestionar conflictos de flujo de trabajo: si aplica un flujo de trabajo a un documento que ya tiene una revisión anterior en un flujo de trabajo activo:

    1. Revise el modal de alerta de flujo de trabajo.

    2. Elija Resolver conflicto seleccionando la revisión actual y proporcionando un motivo de finalización para la revisión anterior.

    3. Si no desea finalizar el flujo de trabajo existente, haga clic en No resolver conflicto para excluir ese documento de la acción masivo.

  7. Haga clic en Aplicar.

  8. Vuelva a hacer clic en Aplicar después de reconocer que los flujos de trabajo en curso finalizarán para aplicar la nueva plantilla de flujo de trabajo.
    Esto envía los documentos al primer paso del flujo de trabajo recién aplicado. Las personas asignadas al paso actual recibirán una notificación por correo electrónico.

  9. Vuelva a la pestaña Documentos si desea ver los documentos con el cambio aplicado.
    Nota: El flujo de trabajo actual de un documento se muestra en la columna "Flujo de trabajo asignado". Usar la configuración de la tabla Icon Ag Grid Table Filter Menu para mostrar esta columna, según sea necesario.

Consulte también