Ajustes de configuración: Gestión de documentos
Objetivo
Establecer los ajustes de configuración avanzados de la herramienta Gestión de documentos de nivel de proyecto.
Contexto
Ajustes importantes para la herramienta Administración de documentos se administran en la página Ajustes de configuración, como por ejemplo: creación y administración de grupos de permisos, personalización de los ajustes de permisos para documentos y estandarización de campos para metadatos de documentos.
Temas a considerar
- Permisos de usuario necesarios:
- Permisos de nivel "Administrador" a la herramienta de gestión de documentos del proyecto.
Vídeo
Pasos
Nota
La configuración de la herramienta Gestión de documentos también se puede administrar en la herramienta Administrador del proyecto. Consulte Configurar configuración de administración de documentos en la herramienta Administrador.
- Vaya a la herramienta Gestión de documentos del proyecto.
- Haga clic en el icono Ajustes de configuración
. - Consulte las secciones siguientes para conocer las acciones disponibles:
Pestaña Vistas
Haga clic en la pestaña Vistas para crear colecciones para el proyecto. Las colecciones ayudan a filtrar y organizar los documentos para que los usuarios puedan encontrar rápidamente las revisiones que necesitan. Consulte los siguientes artículos relacionados con Colecciones:
- Editar la configuración de la vista
- ¿Qué es una colección en la herramienta de gestión de documentos?
Pestaña Permisos
Haga clic en la pestaña Permisos para acceder a los siguientes ajustes:
Grupos de permisos
En la sección Grupos de permisos, puede crear y gestionar grupos de permisos para controlar el acceso a los documentos del proyecto.
Consulte los siguientes tutoriales relacionados con los grupos de permisos:
Permisos de documentos
La sección Permisos de documentos es donde puede personalizar las acciones que las personas y los grupos pueden realizar en los documentos. Ver Ver y gestionar configuraciones para permisos de documentos.
Permisos de flujo de trabajo
Los permisos seleccionados en esta sección son específicos de los documentos en un flujo de trabajo. Cualquier permiso establecido aquí anulará los permisos normales establecidos en los permisos de documento anteriores. Ver Ver y gestionar permisos de flujo de trabajo en la herramienta de gestión de documentos.
Pestaña Documentos
Haga clic en la pestaña Documentos para acceder a los siguientes ajustes:
Requisitos de carga
La sección Requisitos de carga es donde puede seleccionar los estándares de nomenclatura y los campos obligatorios para las cargas de documentos. Consulte Editar los requisitos de carga de documentos.
Normas de nomenclatura
La sección Normas de nomenclatura es donde puede crear normas de nomenclatura que se aplicarán automáticamente a los documentos cargados. Consulte Editar el estándar de nombres para documentos.
Campos del documento
La sección Campos del documento es donde puede ver los campos de metadatos del documento y marcar ciertos campos como inactivos o activos. Consulte Manage Configurable Fieldsets and Default Fields for the Document Management Tool.
Pestaña Flujos de trabajo
Haga clic en la pestaña Flujos de trabajo para acceder a la siguiente configuración
: Nota: Solo verá la pestaña Flujos de trabajo si su organización está utilizando la herramienta Flujos de trabajo en Procore.
Flujos de trabajo de documentos
Si se han asignado uno o más flujos de trabajo al proyecto, puede ver y configurar flujos de trabajo en esta sección. Consulte Acerca de los Flujos de trabajo en la Herramienta de gestión de documentos o Configurar una plantilla de flujo de trabajo personalizada en un proyecto.