Ajustes de configuración: Gestión de documentos

Editar personas asignadas de flujo de trabajo de forma masiva

Para editar las personas asignadas o el gestor de flujo de trabajo de una plantilla de flujo de trabajo de trabajo, siga estos pasos:

1. Busque la plantilla que desee modificar y haga clic en el icono de personas en la columna "Roles".

2. Seleccione si desea que los cambios se apliquen a la plantilla de flujo de trabajo y a los flujos de trabajo en curso o solo a la plantilla de flujo de trabajo para los documentos que utilicen la plantilla en el futuro.
   Nota: Si elige incluir flujos de trabajo en curso, una vez que haga clic en "Guardar", esos flujos de trabajo reflejarán sus cambios y las personas asignadas eliminadas no podrán responder a los pasos actuales o futuros del flujo de trabajo. Sin embargo, se conservan las respuestas ya realizadas en los pasos anteriores.

3. Modifique las personas asignadas según sea necesario. Haga clic en el campo para añadir un nuevo nombre o haga clic en la x junto a un nombre para eliminarlo.

4. Haga clic en Guardar.

El Administrador del proyecto puede cambiar la funcionalidad adicional del flujo de trabajo :

• Si surgen ciertos tipos de errores en el documento, resuélvalos en la vista guardada "Acción requerida".

• Restrinja el acceso a la plantilla de flujo de trabajo para diferentes equipos. Esto reduce la posibilidad de que un equipo elija accidentalmente una plantilla que no se ajuste a sus necesidades.

• Para obtener más opciones de configuración de plantillas de flujo de trabajo , consulte Acerca de los Flujos de trabajo en la herramienta Control documental o Configurar una plantilla de flujo de trabajo personalizada en un proyecto.

Envío de documentos

Notificar a los usuarios o grupos de distribución seleccionados cuando se envíe a la herramienta Control documental un nuevo documento que coincida con los criterios de filtro de una vista guardada. La notificación es un correo electrónico con vínculos a todos los documentos relevantes y un archivo.csv. archivo que los enumere.

1. Haga clic en el botón + Añadir destinatarios en la columna "Destinatarios" de la vista guardada con la que desea alinear las notificaciones.
   Nota: Si está añadiendo o modificando una lista de destinatarios existente, esto es un vínculo en lugar de un botón.

2. Haga clic en el campo Empresas, Grupos de distribución o Usuarios para seleccionar o buscar el grupo o usuario al que desea recibir una notificación cuando se envíe un nuevo documento en esta vista guardada.

3. Haga clic en Actualizar.

Notificaciones de marcador de posición

Notificar a los usuarios, empresas o grupos de distribución seleccionados sobre eventos importantes que tienen lugar con marcadores de posición en un proyecto. La notificación se agrega diariamente en un único resumen por correo electrónico que se envía a las 16:00 h, zona horaria local del proyecto, con vínculos a todas las vistas guardadas relevantes y una opción para descargar un .csv resumen del archivo.

Puede configurar notificaciones para cinco tipos de eventos de marcador de posición distintos:

1. Marcadores asignados. Se envía cuando se asignan uno o más marcadores de posición a los usuarios. Al igual que otras notificaciones, se envía a los usuarios configurados en lugar de a las personas asignadas reales.

2. Vence mañana: se envía cuando la fecha límite de envío de un marcador de posición vence al día siguiente. 

3. Atrasado: se envía a diario para los marcadores de posición con fechas límite vencidas en los últimos 90 días.

4. Archivo cargado: se envía cuando se carga un archivo en un marcador de posición.

5. Enviado: se envía cuando se envía un marcador de posición como revisión.

Para configurar los destinatarios del marcador de posición, siga estos pasos:

1. Haga clic en el botón (o vínculo) + Añadir destinatarios en la columna Destinatarios junto al tipo de evento que desea configurar.

2. Haga clic en el campo Empresas, Grupos de distribución o Usuarios para seleccionar o buscar los grupos o usuarios individuales a los que desea enviar notificaciones.

3. Haga clic en Actualizar.

4. Asegúrese de que el conmutador Activo esté activado o desactivado según sus preferencias.
   Nota: El número que aparece en la columna Destinatarios puede ser menor de lo esperado porque Control documental solo cuenta a cada usuario una vez.

Consulte ¿Qué son los marcadores de posición en la herramienta Control documental ? y cómo crear y gestionar marcadores de posición en la herramienta Control documental.