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Procore

Crear un grupo de permisos para la herramienta de gestión de documentos

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regional availability
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Objetivo

Cómo crear un grupo de permisos para la herramienta Gestión de documentos.

Contexto

Instead of needing to manually set permissions for a folder or document, the Document Management tool uses a combination of different permissions and settings to streamline access to documents and determine who can take certain actions in the tool. Users can have either 'Standard' or 'Admin' permissions for the Document Management tool itself, but will need to be added to permission groups in order to view specific types of documents and upload or submit files. 

 Important
Company level Administrators will not automatically have access to items in the Document Management tool. Admins need to belong to the correct permission group to access, upload, and submit files in the Document Management tool. 

Temas a considerar

  • Permisos de usuario necesarios:
    • Permisos de nivel "Administrador" a la herramienta de gestión de documentos del proyecto.
  • Información adicional:
    • Si un usuario se añade a más de un grupo de permiso, se respetan los permisos de nivel más alto. Por ejemplo, si un usuario existe en un grupo de permiso que tiene la capacidad de "Cargar nuevos archivos", pero se agrega a un grupo diferente sin permiso para cargar, aún puede cargar archivos en la herramienta.

Vídeo

 

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Pasos

  1. Vaya a la herramienta Gestión de documentos del proyecto.
  2. Haga clic en Ajustes de configuración icons-settings-gear.png icono  
  3. En la pestaña Permisos, haga clic en Crear grupo.
  4. Introduzca un nombre en el campo Nombre del grupo.pdm-create-perm-group.png
  5. Siga los pasos restantes a continuación para configurar el grupo de permisos:

Agregar personas y empresas

  1. Haga clic en la pestaña Personas .
  2. Haga clic en Añadir personas y empresas.
  3. Marque la casilla junto a cada usuario y empresa que desee añadir al grupo. Si desea añadir todos los usuarios del proyecto, marque la casilla en la parte superior de la lista.
  4. Haga clic en Añadir para confirmar.
  5. Opcional: Si necesita editar los usuarios o las empresas, haga clic en Editar personas.

Subida de subvenciones y documentos Permisos

  1. Haga clic en la pestaña Permisos.
  2. En la sección "Permisos de carga", marque o desmarque la casilla para determinar si este grupo debe tener permiso para cargar y enviar archivos a la herramienta:
    upload-submit-permissions.png
    • Cargar archivos nuevos: permite a los usuarios cargar archivos en la herramienta y completar la información. Consulte  Upload Document s  y&nbsp ; Complete Information for Documents
      . Nota: Si el permiso "Cargar nuevos archivos" está deshabilitado, el permiso "Enviar nuevos archivos" se deshabilita automáticamente.  
    • Enviar nuevos archivos: permite a los usuarios enviar documentos completados al proyecto. Consulte  Enviar documentos .  
  3. En la sección "Permisos de documentos", haga clic en Otorgar permisos.

    2025-08-01-doc-management-tool-grant-permissions.png
  4. En "Seleccionar tipo de permiso", elija uno de los siguientes tipos de permisos:
    Nota: Las acciones disponibles para estos tipos de permisos se pueden personalizar en la sección "Ajustes de documento" de la página Ajustes de configuración. Consulte Ajustes de configuración: gestión de documentos.
    • Administrador
    • Promotor
    • Visor
  5. En "Seleccionar documentos", elija si este grupo debe tener acceso a todos los documentos o solo a ciertos documentos
    : Nota: El nivel de acceso dependerá del nivel de permiso seleccionado anteriormente ("Administrador", "Propietario" o "Visor").
    • Haga clic en Todos los documentos para permitir a los usuarios de este grupo acceder a todos los documentos del proyecto.
      O bien
    • Haga clic en Solo documentos con los atributos seleccionados para permitirles el acceso solo a documentos con valores de atributo (campo) específicos.
      1. Haga clic en el botón Añadir juego de atributos. 
      2. Haga clic en Seleccionar atributos para elegir un atributo (campo) que sea relevante para controlar el acceso de este grupo.  
        Nota: Puede seleccionar un campo personalizado (atributo) si es uno de los siguientes tipos de campo: empresa, ubicación o selección única (menú desplegable). 
      3. Haga clic en el menú "incluye cualquiera de" para seleccionar uno o más valores para el atributo seleccionado anteriormente.
        Nota: Si alguno de los valores seleccionados se aplica a un documento, el documento se mostrará en la herramienta Gestión de documentos de cada miembro del grupo. Un documento no necesita todos los valores seleccionados para estar disponible para un miembro del grupo. 
      4. Si desea añadir conjuntos de atributos adicionales, repita estos pasos.
  6. Para guardar los permisos seleccionados, haga clic en Enviar.
  7. Cuando esté listo para guardar el nuevo grupo de permisos, haga clic en Crear.