Gestión de documentos: Guía de primeros pasos

Requisitos para esta guía

• Su empresa forma parte de la versión limitada de gestión de documentos (Beta).
• La herramienta Gestión de documentos está habilitada para un proyecto.
• Los siguientes permisos están habilitados en Procore:
  • Permisos de Administrador de la empresa:
    • Permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Directorio de nivel de empresa.
  • Permisos de la herramienta Gestión de documentos:
    • Permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Gestión de documentos.
    • Añadido a un grupo de permiso con los  permisos "Cargar nuevos archivos"y"Enviar nuevos archivos" habilitados.
      Nota: Procore proporciona un grupo de permiso predeterminado de "Controlador de documentos" al que puede añadirse usted mismo. 
  • Opcional: Permisos para las herramientas Flujos de trabajo y Correspondencia:
    • Para configurar e iniciar flujos de trabajo para documentos, permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Flujos de trabajo de nivel de empresa.
    • Para adjuntar documentos a las partidas de correspondencia en la herramienta Correspondencia de un proyecto:
      • Permisos de nivel "Estándar"o"Administrador" en el tipo de correspondencia del elemento.
        O
        Permisos de nivel "Solo lectura" en el tipo de correspondencia del elemento con el permiso pormenorizado "Crear elemento" habilitado en la plantilla de permisos.

Próxima lección: Introducción a la gestión de documentos

Acerca de la herramienta

Proceso general de herramientas

Una vez configurados los ajustes (como se explica más adelante en esta guía), el proceso general para utilizar la herramienta Gestión de documentos es el siguiente: 

• Carga, revisión y envío de documentos
  • Carga de documentos
  • Revisión y finalización de atributos de documento
  • Enviar y aprobar documentos
  • Revisión de documentos con Flujos de trabajo
• Ver, descargar y compartir documentos
  • Visualización de documentos
  • Descarga de documentos
  • Compartir documentos

Carga, revisión y envío de documentos

Ver, descargar y compartir documentos

Una vez que se envían los documentos al proyecto, las personas con los permisos adecuados pueden ver, compartir y descargar los documentos que necesiten. 
Nota: Los permisos de los documentos se configuran más adelante en esta guía.

Lección siguiente: Campos del documento - Resumen

Contexto

En la construcción, los errores y las reelaboraciones suelen deberse a archivos de proyecto desactualizados que se duplicaron en varias carpetas o herramientas. Para mitigar este riesgo, la herramienta Gestión de documentos de Procore organiza y controla automáticamente el acceso a los archivos en función de los atributos (campos del documento) de cada revisión del documento. Por eso es especialmente importante configurar estos valores de campo antes de empezar a utilizar la herramienta. 

Cómo funciona

 VER LISTA DE CAMPOS

Nota: Configurará qué campos deben ser obligatorios para cada documento, por tipo de documento, en la sección Requisitos de carga de esta guía.

Prácticas recomendadas

Antes de configurar campos de documento para la herramienta Gestión de documentos, tenga en cuenta lo siguiente:

• ¿Qué campos son importantes para sus necesidades de gestión de documentos? 
• ¿Los requisitos de obra deben variar según el proyecto o son coherentes en toda la empresa?
• Para los campos obligatorios (como "Estado"y"Tipo"), ¿qué valores deberían estar disponibles para ellos?
• ¿Qué "códigos" deben asociarse con cada valor de campo (como "DR" para Plano) para que sean reconocibles en su estándar de nomenclatura de documentos?

Lección siguiente: Campos del documento: configurarlo

Vídeo

1. Crear conjuntos de campos configurables

En la herramienta Administrador de nivel de empresa, cree un nuevo conjunto de campos configurables para la herramienta Gestión de documentos que aplicará a su proyecto. Esto le permite establecer qué campos deben ser obligatorios en los documentos en todos sus proyectos. 

Nota: En el futuro, podrá añadir nuevos campos personalizados a los conjuntos de campos, así como ocultar los campos que no tenga previsto utilizar.

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2. Editar campos predeterminados

En la herramienta Administrador de nivel de empresa, decida qué valores desea que estén disponibles para los campos del documento, como el estado, el tipo de documento y la disciplina del documento. Estas opciones de campo se aplicarán a todos los archivos de la herramienta Gestión de documentos en todos los proyectos de su empresa.

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3. Opcional: Revisar las opciones de campo de un proyecto 

Los administradores de la herramienta Gestión de documentos tienen la opción de ocultar ciertos valores de campo dentro de proyectos individuales. Para ello, vaya a Ajustes de configuración de la herramienta Gestión de documentos en un proyecto, revise las opciones de los campos y oculte los que no desee que estén disponibles para su selección.

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4. Configurar campos de Procore adicionales

Dependiendo de los requisitos de sus proyectos, puede haber algunos campos adicionales que desee configurar antes de comenzar. Si tiene previsto utilizar un estándar de nomenclatura de documentos, el Código de proyecto y el Código de autor son especialmente importantes.

• Código de proyecto
• Código de autor (campo "Nombre abreviado")
• Código de ubicación
• Código de etapa

Siguiente lección: Estándar de nomenclatura - Resumen

Contexto

Su equipo conocerá fácilmente el autor y el propósito de cada documento debido a los estándares de nomenclatura de documentos consistentes en todos sus proyectos. La herramienta de gestión de documentos de Procore utiliza los atributos de cada revisión para aplicar automáticamente los estándares de nomenclatura y rellenar automáticamente los metadatos (atributos), lo que simplifica el proceso de carga. Determina si una carga debe asociarse con revisiones anteriores o convertirse en un documento completamente nuevo. 

Cómo funciona

La herramienta Gestión de documentos puede utilizar códigos de atributos de documentos para aplicar un estándar de nomenclatura de documentos. Cuando se cargan nuevas revisiones con un nombre y formato idénticos a los que ya existen, el sistema apila esas revisiones en un solo contenedor de documentos con un nombre único. Esto reduce el riesgo de duplicación de archivos y permite que todos trabajen con la información más reciente.

En la página Ajustes de configuración de la herramienta Gestión de documentos, puede añadir o eliminar campos y reorganizarlos para crear un estándar de nomenclatura personalizado que se puede utilizar para algunos o todos los documentos del proyecto. 

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Prácticas recomendadas

Es importante establecer la estructura del estándar de nomenclatura de documentos lo antes posible en un nuevo proyecto. Esto evita incoherencias y refactorizaciones en el futuro.

Antes de configurar la norma de nomenclatura para la herramienta Gestión de documentos, tenga en cuenta lo siguiente:

• ¿Qué tipos de documentos necesitan un estándar de nomenclatura? 
• ¿Qué combinación y orden de la información del nombre ayudaría a su equipo a comprender mejor el propósito de un documento, especialmente en escenarios en los que encuentran el documento sin contexto adicional?
• ¿Qué combinación de información en el nombre garantizaría que los documentos individuales se identifiquen de forma única y no se superpongan accidentalmente?
  • Por ejemplo, puede decidir que en un proyecto menos complejo solo sus planos y presentaciones técnicas deban nombrarse como Proyecto-Tipo-Disciplina-Número (p. ej. ABC-DR-A-101 o ABC-TS-C-202), mientras que todos los demás documentos, como informes o rastreadores, pueden conservar su nombre de archivo original.

Lección siguiente: Estándar de nomenclatura - Configurarlo

Editar el estándar de nomenclatura

En la sección "Requisitos de carga" de la página Ajustes de configuración, revise el estándar de nomenclatura "Predeterminado de Procore" y realice los cambios necesarios.

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Vídeo

Nota: En la siguiente sección de esta guía, decidirá qué tipos de documentos asociar con este estándar de nomenclatura.

Siguiente lección: Requisitos de carga - Resumen

Contexto

Como se explicó en lecciones anteriores, la herramienta Gestión de documentos utiliza atributos de documento para controlar los permisos de los usuarios para revisiones individuales, generar un estándar de nomenclatura y organizar los documentos para una fácil recuperación. Por lo tanto, si los documentos cargados no tienen suficientes atributos, existe un gran riesgo de que no los encuentre fácilmente más adelante. Por eso es sumamente importante establecer qué campos son obligatorios antes de cargar cualquier archivo. Además, estos requisitos de carga se pueden personalizar según el tipo de documento y pueden especificar si es necesario aplicar un estándar de nomenclatura.

Cómo funciona

En la sección "Requisitos de carga" de la página Ajustes de configuración de la herramienta, puede establecer una regla predeterminada que deben seguir todos los documentos. También puede crear reglas condicionales que anulen las reglas predeterminadas y solo se apliquen a ciertos tipos de documentos.

Estas reglas determinan qué campos de metadatos deben completarse para los documentos cargados, así como si se aplica el estándar de nomenclatura de su proyecto. 
 

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Prácticas recomendadas

Antes de configurar los requisitos de carga para la herramienta Gestión de documentos, tenga en cuenta lo siguiente:

• ¿Qué requisitos de atributos y nombres deben existir en cada revisión cargada en el sistema, independientemente de su tipo?
• ¿Qué requisitos deben variar según el tipo de documento?
  Nota: Solo puede tener un estándar de nomenclatura para todo el proyecto, pero puede decidir si aplicarlo o no para cada tipo de documento.
• ¿Permitirá su proyecto identificadores de revisión duplicados? De forma predeterminada, el campo Revisión se establece como un campo editable, mientras que el campo Versión es siempre un identificador exclusivo no editable. Tener la opción de editar manualmente el campo Revisión para que coincida con el número de revisión de una carga anterior permite a los usuarios cargar un archivo que tiene modificaciones menores sin considerarlo una revisión completamente nueva.  Sin embargo, los administradores pueden requerir que las revisiones sean únicas para ciertos tipos de documentos, si lo prefieren.  

Lección siguiente: Requisitos de carga: configuración

Vídeo

1. Edite la regla predeterminada.

En la sección "Requisitos de carga" de la página Ajustes de configuración, revise la regla predeterminada y realice los cambios necesarios. Puede elegir si se debe aplicar el estándar de nomenclatura, seleccionar los campos que serán obligatorios para los documentos cargados y decidir si se permiten identificadores de revisión duplicados. 
Nota: Los campos Estado, Tipo, Revisión y Nombre siempre son obligatorios, así como cualquier otro campo que decida ser obligatorio dentro del conjunto de campos de su empresa para la herramienta Gestión de documentos.

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2. Crear reglas condicionales

Si ciertos tipos de documentos necesitan requisitos diferentes a la regla predeterminada, cree una o más reglas condicionales en la sección "Cargar requisitos" de la página Ajustes de configuración. Por ejemplo, elija diferentes campos obligatorios o decida no aplicar el estándar de nomenclatura. 

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Lección siguiente: Permisos de documentos - Resumen

Contexto

Un solo documento de construcción puede tener decenas de revisiones y cientos de actualizaciones de versiones menores a lo largo de su vida. Cada una de esas revisiones es adecuada para una etapa, propósito y audiencia diferentes en el trabajo. En muchos proyectos, estas revisiones están dispersas en diferentes carpetas que requieren una gestión manual de permisos. Sin embargo, con la herramienta Gestión de documentos de Procore, puede controlar automáticamente los permisos en cada revisión de documento individual dentro de un "contenedor". La herramienta puede utilizar los atributos de esa revisión, como estado, etapa, tipo o disciplina, para determinar automáticamente los permisos. 

Cómo funciona

 MÁS INFORMACIÓN SOBRE LOS PERMISOS

Prácticas recomendadas

Antes de configurar permisos para la herramienta Gestión de documentos, tenga en cuenta lo siguiente:

• ¿Cuáles son los distintos conjuntos de roles de usuario en sus proyectos que necesitan diferentes niveles de acceso a los documentos del proyecto?
• ¿A qué deberían poder acceder estos grupos y qué campos del documento son necesarios para determinar este acceso?
  • Por ejemplo, podría considerar proporcionar a sus directores de proyectos y controladores de documentos acceso de "Administrador" a cada revisión de documento en el sistema, pero dar a su equipo de obra solo acceso de "Lector" a los planos del proyecto aprobados.
• ¿Quién debería poder cambiar la configuración dentro de la propia herramienta de gestión de documentos?

Lección siguiente: Permisos de documento - Configurarlo

1. Asignar permisos generales de la herramienta

Asigne permisos de nivel "Estándar"o"Administrador" a la herramienta Gestión de documentos para las personas que necesiten acceder a la herramienta. Puede asignar este permiso a usuarios y grupos en una plantilla de permiso de proyecto en la herramienta Permisos, o editar manualmente los permiso para los usuarios en la herramienta Directorio.

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2. Crear grupos de permisos

Cree grupos de permiso para los diferentes tipos de permiso que necesite y añada personas a ellos para controlar automáticamente su acceso a los documentos del proyecto.

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3. Gestionar los niveles de permisos de los documentos

Controle aún más los permiso para los documentos especificando qué acciones deben estar disponibles en tres niveles diferentes: Lector, Propietario y Administrador. 
Nota: Actualmente, esta lista se limita a controlar qué niveles deberían poder editar los atributos del documento, pero en el futuro se introducirán personalizaciones adicionales. 

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Lección siguiente: Aprobaciones de documentos con Flujos de trabajo - Resumen

Contexto

A menudo, las empresas de construcción tienen que mover manualmente los documentos de construcción entre carpetas y sistemas en silos a medida que su estado pasa de trabajo en curso a en revisión y luego a aprobado. Esto crea muchos gastos generales y conduce a la posibilidad de errores y repasos. Con la Gestión de documentos de Procore, no es necesario mover los documentos a medida que cambia su estado, y el acceso a las revisiones cambia automáticamente una vez que ha concluido un flujo de trabajo de aprobación. Además, el motor de flujo de trabajo integrado en la herramienta Gestión de documentos es increíblemente personalizable y puede adaptarse a escenarios de aprobación simples y complejos para cualquier tipo de documento.

Cómo funciona

Puede crear plantillas de flujo de trabajo personalizadas que luego se asignan a los documentos que se cargan en la herramienta Gestión de documentos. Una vez que se ha iniciado un flujo de trabajo , se envía una notificación a los participantes del flujo de trabajo para que revisen los documentos, opcionalmente los comenten con anotaciones y proporcionen un resultado de aprobación.

A medida que se revisa una revisión de documento y se aprueba o rechaza, el estado de la revisión se actualiza automáticamente en Procore. Esto significa que no es necesario cambiar manualmente la configuración de permiso ni mover las revisiones entre carpetas o herramientas después de que se apruebe un documento. Cuando se crea un flujo de trabajo para un documento PDF, las personas asignadas al flujo de trabajo pueden añadir anotaciones directamente al PDF durante su paso en el flujo de trabajo. Una vez que se completa el flujo de trabajo , todas las decisiones del flujo de trabajo , las anotaciones y los archivos adjuntos adicionales se conservan para que se pueda consultar más adelante.

Prácticas recomendadas

Antes de configurar plantillas de flujo de trabajo para la herramienta Gestión de documentos, tenga en cuenta lo siguiente:

• ¿Qué procesos de revisión y aprobación de documentos desea aplicar y para qué tipo de documentos?
• ¿Cómo varía el flujo de aprobación según la finalidad, el tipo o el origen del documento?
• ¿Qué opciones de respuesta necesita en cada paso (p. ej., aprobado, aprobado con comentario, rechazado)?
• ¿Quién debe tener permiso para crear y configurar flujos de trabajo de documentos?
• Quién debe tener permiso para gestionar los flujos de trabajo de documentos activos (p. ej., reiniciarlos o cambiar de persona asignada a mitad del proceso)?

Lección siguiente: Aprobaciones de documentos con Flujos de trabajo - Configurarlo

1. Asignar permisos de flujo de trabajo

Si aún no lo ha hecho, configure permisos para Flujos de trabajo.

2. Crear una plantilla de flujo de trabajo de gestión de documentos

A continuación, creará plantillas de flujo de trabajo en la herramienta Flujos de trabajo de nivel de empresa.

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3. Asignar el flujo de trabajo a un proyecto

Una vez creada la plantilla de flujo de trabajo , deberá asignarla a los proyectos en los que desee utilizarla. 

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4. Configurar un flujo de trabajo para el proyecto

Antes de poder utilizar los flujos de trabajo en la herramienta Gestión de documentos, deberá configurar el flujo de trabajo para el proyecto, lo que implica asignar revisores a pasos individuales. También puede establecer si desea o no utilizar una de estas plantillas como predeterminada para los documentos recién cargados.

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5. Iniciar un flujo de trabajo en los documentos

Cuando se cargan documentos en el proyecto, se puede asignar un flujo de trabajo a los documentos en la columna "Flujo de trabajo asignado". Después de enviar un documento, el flujo de trabajo asignado comenzará en el primer paso y se notificará a los revisores.

Nota: Si envía documentos juntos de forma masiva, los revisores recibirán un solo correo electrónico con todos los documentos que requieren su atención, en lugar de correos electrónicos separados para los documentos enviados individualmente.

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Lección siguiente: Organización de documentos con vistas guardadas - Resumen

Contexto

La mayoría de las herramientas de gestión de documentos utilizan carpetas para mantener los documentos organizados y accesibles. Las carpetas pueden ser problemáticas porque cada revisión del documento tiene que existir dentro de la carpeta y no puede existir dentro de dos o más carpetas a la vez. Si bien esto puede funcionar para documentos de trabajo en curso con acceso limitado, se convierte en un problema una vez que los documentos se envían para su revisión y luego se rechazan o se publican para un público más amplio. En la construcción, es esencial mantener un historial único y rastreable de las revisiones de un documento de construcción y sus cambios de estado a lo largo del tiempo. Si tiene que copiar o mover manualmente las revisiones entre carpetas destinadas a diferentes propósitos o públicos, pierde esa trazabilidad y corre el riesgo de que los equipos operen con información desactualizada.  

Con la herramienta de gestión de documentos de Procore, las revisiones de los documentos se etiquetan con atributos que las describen, y se pueden utilizar filtros de búsqueda para encontrarlas rápidamente. Por ejemplo, puede utilizar filtros para buscar los últimos planos arquitectónicos aprobados o ver los documentos rechazados que se originaron en su empresa. Puede guardar estos filtros de búsqueda como "vistas guardadas" para que usted y su equipo puedan encontrar los documentos más fácilmente, lo que proporciona la ventaja de una estructura de carpetas de proyecto estándar sin los riesgos e inconvenientes de la duplicación de archivos. 

Cómo funciona

Lección siguiente: Organización de documentos con vistas guardadas - Configurar

Crear vistas guardadas

Para las categorías a las que un administrador desea que las personas tengan acceso rápido, puede establecer el acceso de la vista guardada a "Todos en el proyecto".  Además, cualquier usuario puede crear sus propias vistas personalizadas.

Nota: Actualmente, las vistas guardadas del proyecto deben crearse dentro de cada proyecto individualmente, pero en el futuro podrá estandarizar las vistas guardadas en varios proyectos dentro de su empresa. 

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Lección siguiente: Distribución de documentos con correspondencia - Resumen

Contexto

Con tantas formas de compartir documentos y comunicaciones digitalmente, puede ser difícil mantener un registro claro de las comunicaciones de un proyecto. Adjuntar y enviar documentos por correo electrónico manualmente fuera de Procore aumenta el riesgo de hacer referencia a revisiones desactualizadas y dificulta encontrar y consultar las comunicaciones cuando sea necesario.

La herramienta Correspondencia de Procore sirve como un lugar central para compartir documentos del proyecto y mantener un registro formal de la comunicación. Los archivos de gestión de documentos se pueden adjuntar y vincular directamente en un elemento de correspondencia desde la web o el móvil, lo que proporciona un fácil acceso a los documentos junto con un historial de comunicaciones claro. 

Cómo funciona

Cuando necesite distribuir o discutir algo relacionado con sus documentos, puede usar la herramienta Correspondencia de Procore para adjuntar y compartir documentos desde la herramienta Gestión de documentos. Por ejemplo, puede crear un tipo de correspondencia para transmittals para compartir paquetes de planos aprobados. 

Compartir documentos a través de un elemento de correspondencia ayuda a garantizar que se mantenga un sistema formal de registro a través de Procore. Los archivos adjuntos (no las copias) se vinculan directamente desde la herramienta Gestión de documentos, lo que significa que se conservan el historial completo, el contexto y los permisos de los documentos. 

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Prácticas recomendadas

Antes de configurar las plantillas de correspondencia para el proyecto, tenga en cuenta lo siguiente:

• ¿Qué tipos de comunicaciones formales sobre documentos de construcción requiere su equipo de proyecto y cuándo podrían tener que emitirlas?
• ¿Está familiarizado con la herramienta Correspondencia? En caso afirmativo, ¿cómo la utiliza actualmente y cómo podría cambiar eso una vez que empiece a utilizar la herramienta Gestión de documentos?
• ¿Quién debe enviar y gestionar las comunicaciones?
• Considere los permisos necesarios para la herramienta Correspondencia: permisos de nivel "Estándar" o superior en el tipo de correspondencia del elemento . O permisos de nivel de "Solo lectura" en el tipo de correspondencia elemento con el permiso pormenorizado "Crear elemento" habilitado en su plantilla de permisos.

Lección siguiente: Distribución de documentos con correspondencia - Configurarlo

1. Crear un tipo de correspondencia

En la página Correspondencia de la herramienta Administrador de nivel de empresa (en Configuración de la herramienta), cree un tipo de correspondencia. 

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2. Crear y aplicar un conjunto de campos de Correspondencia a un proyecto

En la pestaña "Conjuntos de campos" de la página Correspondencia en la herramienta Administrador de nivel de empresa, cree un nuevo conjunto de campos o edite uno existente. En el vínculo "Proyectos asignados" del conjunto de campos, elija los proyectos a los que desea aplicar el conjunto de campos Correspondencia. 

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3. Crear un elemento de correspondencia

En la herramienta Correspondencia del proyecto, cree uno o más elementos de correspondencia que utilizará para compartir archivos desde la herramienta Gestión de documentos. 

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Lección siguiente: Conclusión

 Ha completado la guía. 

Esperamos que esta guía le haya ayudado a comprender mejor cómo funciona la herramienta Gestión de documentos y cómo podrá utilizarla en sus proyectos.

Para obtener una lista completa de tutoriales de gestión de documentos, preguntas frecuentes, vídeos y más, visite la página de inicio de Gestión de documentos.