¿Cómo decide Procore qué versión del documento es la última en la herramienta de gestión de documentos?
Contexto
Los usuarios pueden cambiar qué documento se muestra como el más reciente reordenando las versiones del documento, pero Procore utiliza factores adicionales para decidir qué documento es el "más reciente" dentro de un contexto determinado. A menudo se accede a los documentos almacenados en la herramienta Gestión de documentos a través de vínculos de correo electrónico desde la integración de la herramienta Flujos de trabajo o vínculos en elementos de correspondencia y correos electrónicos. Estos contextos afectan qué versión del documento se considera la más reciente.
Además, la herramienta Gestión de documentos utiliza colecciones para organizar los documentos del proyecto. Los filtros de una colección proporcionan el contexto necesario para una audiencia en particular. Por ejemplo, dentro de una recopilación Publicada, un usuario de obra solo ve las versiones aprobadas del documento, lo que significa que no está viendo necesariamente la última versión de cada documento. Por el contrario, un revisor de documentos utiliza la colección En revisión para acceder a las versiones de documentos en curso que necesitan trabajo o aprobaciones antes de su publicación. De esta manera, Procore muestra al usuario de obra la versión 3 de un documento porque es la "más reciente" en la colección Publicado (como se muestra a continuación), mientras que el revisor ve la versión 4 del mismo documento (a través de la colección En revisión, que no se muestra aquí). , pero ambos están viendo la versión correcta para el trabajo que están intentando hacer.
Respuesta
La herramienta Gestión de documentos está diseñada para presentar la última versión del documento según el contexto en el que un usuario encontró el documento y los filtros que se aplican. En esta tabla se muestra cómo los diferentes contextos afectan a la versión del documento que se presenta y qué banner de advertencia aparece cuando un usuario navega a una versión diferente de la que Procore considera predeterminada para ese contexto.
| Contexto | Versión del documento que Procore considera la más reciente | Ejemplo en la imagen de arriba | Texto del banner que aparece si el usuario sale de la última versión en este contexto |
|---|---|---|---|
| Correo electrónico del elemento de correspondencia: hacer clic en un enlace de un correo electrónico o elemento de correspondencia de Procore. | Última versión en el contenedor de documentos. | V5 | "No es la última versión para la que tiene permiso. La versión no es la más reciente para la que tiene permiso." |
| Correo electrónico Flujos de trabajo de trabajo: hacer clic en un enlace en el correo electrónico de Procore sobre las tareas necesarias para un flujo de trabajo aprobación. | La última versión de la colección "En revisión" (que es la última versión con un flujo de trabajo en curso). | V4 | "No es la última versión dentro de En revisión. La versión no es la más reciente según la colección desde la que la abrió." |
| Vista guardada "Todos los documentos": se accede a un documento desde la vista guardada "Todos los documentos" en la parte inferior del panel Vistas guardadas, con el botón "Última versión" seleccionado. | Última versión en el contenedor de documentos. | V5 | "No es la última versión para la que tiene permiso. La versión no es la más reciente para la que tiene permiso." |
| Colección «publicada»: acceso a un documento de la colección «publicada» proporcionada por el sistema. | La última versión de la recopilación "Publicada" (que es la última versión "aprobada"). | V3 | "No es la última versión dentro de Published. La versión no es la más reciente según la colección desde la que la abrió." |
| Colección 'En revisión': acceso a un documento de la colección 'En revisión' proporcionada por el sistema. | La última versión de la colección "En revisión" (que es la última versión con un flujo de trabajo en curso). | V4 | "No es la última versión dentro de En revisión. La versión no es la más reciente según la colección desde la que la abrió." |
| Colección personalizada: acceso a un documento de una colección personalizada que creó un Administrador proyecto, como "Proyecto básico". | Última versión en el contexto de la recopilación. | Depende de la recopilación/ filtros de vista guardados |
"No es la última versión de [nombre de la colección]. La versión no es la más reciente según la colección desde la que la abrió." |
| dispositivo móvil: acceso a un documento desde un dispositivo móvil mediante la aplicación Procore para iOS o Android. | Consulte los contextos relevantes en las filas anteriores con estas excepciones: La aplicación móvil no tiene la colección "En revisión" o la vista guardada "Todos los documentos". | Depende | Consulte los contextos anteriores. |
Ejemplos de los dos tipos de banner de advertencia de versión:
Nota: Procore está en proceso de cambiar "Revisión"por"Versión" en los banners.
El usuario salió de la última versión en un contenedor de documentos:
El usuario salió de la última versión en el contexto de una colección:
