Gestionar campos y conjuntos de campos personalizados y predeterminados para la herramienta Gestión de documentos
Objetivo
Gestionar campos personalizados, campos predeterminados y opciones de campo para documentos en la herramienta Gestión de documentos.
Temas a considerar
- Permisos de usuario necesarios:
- permiso de nivel "Administrador" para la herramienta Administrador de nivel de empresa.
Nota: Los usuarios con permisos de nivel "Administrador" para la herramienta Gestión de documentos pueden mostrar u ocultar las opciones de campo predeterminadas para un proyecto específico en la página Ajustes de configuración. Véase Ajustes de configuración: gestión de documentos.
- permiso de nivel "Administrador" para la herramienta Administrador de nivel de empresa.
- Información adicional:
- Los campos predeterminados requeridos por Procore no se pueden desactivar ni eliminar. Consulte ¿Por qué no puedo desactivar ciertos "tipos" de documentos en la herramienta Gestión de documentos?
Pasos
Los campos de la herramienta Gestión de documentos se pueden gestionar a nivel de empresa y de proyecto. Consulte las siguientes opciones:
- Configurar campos personalizados, conjuntos de campos y campos predeterminados para proyectos
- Mostrar u ocultar opción para un campo
Configurar campos personalizados, conjuntos de campos y campos predeterminados para proyectos
Crear campos personalizados
- Vaya a la herramienta Administrador de nivel de empresa.
- En la barra lateral, desplácese hacia abajo hasta "Configuración de herramientas" y haga clic en Gestión de documentos.
- Haga clic en la pestaña Campos personalizados.
- Haga clic en Crear campo personalizado.
- Introduzca un nombre y seleccione un tipo de campo para su campo personalizado.
- Haga clic en Crear.
- Su nuevo campo personalizado está ahora disponible para su uso en los siguientes escenarios:
- Conjuntos de campos
- Estándar de nomenclatura : considere la posibilidad de añadir un campo personalizado al estándar de nomenclatura si se trata de uno de los siguientes tipos de campo: empresa, ubicación, número, texto sin formato (breve) o selección única (desplegable)
- Requisitos de carga de documentos
- Grupos de permisos : considere la posibilidad de añadir un campo personalizado a los estándares de permiso si se trata de uno de los siguientes tipos de campo: empresa, ubicación o selección única (desplegable).
- Columna en los resultados de búsqueda de la herramienta Gestión de documentos
- Filtre los resultados de búsqueda de la herramienta Gestión de documentos, incluso al exportar datos de columnas.
Crear nuevo conjunto de campos configurables
- Vaya a la herramienta Administrador de nivel de empresa.
- En la barra lateral, desplácese hacia abajo hasta "Configuración de herramientas" y haga clic en Gestión de documentos.
- La pestaña Conjuntos de campos se abre automáticamente.
- Haga clic en Crear nuevo.
- Introduzca un nombre para el conjunto de campos y haga clic en Crear.
- En la página "Editar conjunto de campos", marque la casilla Obligatorio junto a cualquier campo adicional que desee que sea obligatorio.
Nota: Los campos proporcionados por Procore no se pueden desactivar y los campos obligatorios (Nombre, Versión, Estado y Tipo) no se pueden marcar como opcionales. Para obtener más información sobre los campos, consulte ¿Cuáles son los diferentes campos de la herramienta Gestión de documentos? - Opcional: Haga clic en Añadir campo personalizado para crear un nuevo campo personalizado o para seleccionar uno de los campos personalizados existentes.
Un banner en la parte superior le indica cuántos campos personalizados existentes ya ha añadido al conjunto de campos actual. Para obtener información sobre dónde aparecen los campos personalizados, consulte Crear campos personalizados. - Haga clic en Guardar.
- En la ventana "¿Aplicar cambios a los proyectos?" ventana, haga clic en Asignar proyectos para añadir el conjunto de campos a los proyectos.
- En la ventana "Asignar proyectos", marque la casilla de verificación junto a cada proyecto al que desee aplicar el conjunto de campos y haga clic en Actualizar.
- En la ventana "¿Aplicar cambios a los proyectos?" ventana, haga clic en Confirmar.
- Opcional: Para establecer un conjunto de campos como predeterminado para nuevos proyectos, haga clic en Establecer como predeterminado.
Editar campos predeterminados
- Vaya a la herramienta Administrador de nivel de empresa.
- En la barra lateral, desplácese hacia abajo hasta "Configuración de herramientas" y haga clic en Gestión de documentos.
- Haga clic en la pestaña Campos predeterminados.
Puede gestionar las opciones de los siguientes campos:- Clasificación: subtipo específico de un tipo de documento.
- Disciplina: la disciplina asociada con este documento.
- Estado: el estado de un documento a medida que pasa por un proceso.
- Tipo: las diferentes categorías de documentos, como planos, especificaciones o modelos.
- Volumen/Sistema: conjunto completo de maquinaria que funciona en conjunto para una función o propósito.
- Haga clic en la flecha
junto a un nombre de campo para mostrar las opciones de ese campo. - Haga clic en Editar.
- Modifique las opciones del campo según sea necesario:
- Para renombrar el código de una opción o actualizar su descripción, haga clic en el campo e introduzca el texto actualizado.
- Para ocultar una opción, desmarque la casilla.
- Para mostrar una opción, marque la casilla.
- Para añadir una opción, haga clic en Añadir opción.
- Para eliminar una opción, haga clic en el icono Eliminar.
- Cuando esté listo para guardar los cambios, haga clic en Guardar.
Nota
Procore también permite a los administradores de proyectos editar las descripciones de las opciones de campo para un solo proyecto desde los ajustes de configuración de la herramienta de gestión de documentos.
página Véase Ajustes de configuración: gestión de documentos. Mostrar u ocultar opciones para un campo
Dentro de la herramienta Gestión de documentos de un proyecto, puede personalizar qué opciones se muestran para los campos que tienen múltiples opciones. Por ejemplo, puede seleccionar qué opciones se muestran para el campo "Disciplina", ya que es un menú desplegable de selección única.
- Vaya a la herramienta Gestión de documentos del proyecto.
- Haga clic en el icono Ajustes de configuración .
- Haga clic en la pestaña Documentos.
- Haga clic en la flecha junto a "Campos del documento" para expandir la sección.
Cada campo aparece con su nombre, tipo de campo y descripción. - Haga clic en el campo que desee gestionar.
Nota: Actualmente, solo puede gestionar las opciones de campo para los campos desplegables de selección única (como Estado, Tipo y Disciplina). Si hace clic en otro tipo de campo, verá información sobre el campo, sin el botón "Editar" disponible. - Haga clic en Editar campo.
- Seleccione qué opciones de campo desea que las personas puedan seleccionar en la herramienta:
- Para ocultar una opción, desmarque la casilla.
- Para mostrar una opción, marque la casilla.
- Haga clic en Guardar.