Acerca de las vistas guardadas en la herramienta Gestión de documentos
Contexto
Dado que las vistas guardadas se crean dentro de las colecciones, los filtros de una colección afectan a los filtros que se pueden elegir para cualquier vista guardada dentro de ella. Por ejemplo, al crear una vista guardada "Electrical" dentro de la colección "In Review", la colección ya filtra todos los documentos, excepto aquellos con el estado IR-In Review , por lo que la vista guardada solo necesita agregar el filtro E-Electrical desde el menú desplegable de disciplina. Un usuario no puede añadir el estado DR-Draft porque la colección "En revisión" los excluye. En otras palabras, las colecciones y las vistas guardadas tienen una relación padre-hijo. Las vistas guardadas (hijos) adoptan los filtros de su colección (padre).
Temas a considerar
- Todas las vistas guardadas deben estar en una colección:
- Todos los proyectos incluyen automáticamente las colecciones proporcionadas por el sistema de Procore llamadas "En revisión" y "Publicadas" que no se pueden eliminar. Sin embargo, los usuarios pueden crear vistas guardadas personalizadas dentro de las colecciones proporcionadas.
- Los administradores pueden crear colecciones para todos en el proyecto.
- Un administrador puede reordenar la lista de colecciones, pero en este momento, la lista de vistas guardadas dentro de una colección no se puede reordenar.
- Una vista guardada personal (con «Yo» seleccionado como nivel de acceso) solo puede ser vista por la persona que la ha creado.
- Una vista guardada del proyecto (con "Todos en el proyecto" como nivel de acceso) no se puede cambiar a una vista personal más adelante. Sin embargo, si tiene permiso de 'Administrador' para la herramienta, puede cambiar una vista guardada personal a una vista de proyecto más adelante. Consulte Editar una vista guardada en la herramienta de gestión de documentos.
Crear y gestionar vistas guardadas
Vea los pasos para lo siguiente:
Crear una vista guardada
- Vaya a la herramienta Gestión de documentos del proyecto.
- Asegúrese de estar en la pestaña Documentos.
- En el panel Vistas guardadas, haga clic en una vista guardada que aparezca debajo de un nombre de colección en negrita. Por ejemplo, haga clic en "Todos los documentos publicados" en la colección llamada "Publicado". '
Nota: Si los paneles Vista guardada están ocultos, haga clic en el icono
Mostrar vistas guardadas en la parte superior de la tabla.
Sugerencia: Para decidir qué vista guardada de la colección elegir, considere el primer nivel de filtrado que desee. Consulte ¿Qué es una colección en la herramienta Gestión de documentos? para más información información sobre las colecciones y cómo ver sus filtros con el
icono de información. - Utilice el menú Filtros para realizar al menos un cambio en los filtros de la vista guardada actual. Tenga en cuenta estos consejos:
- Si solo desea la última revisión de cada documento, haga clic en el botón Última revisión . De lo contrario, elija Todas las revisiones.
- "Última revisión" depende del contexto. Los permisos de usuario, los filtros de la colección y la forma en que se ordenan las revisiones afectan de manera inteligente qué revisión se muestra en la vista guardada.
- Si desea agregar un filtro que incluya documentos que la propia colección ya haya filtrado, debe encontrar una colección más adecuada para la vista guardada que desee.
- Descubra cuáles son los filtros de una colección haciendo clic en el icono de información.
- Descubra cuáles son los filtros de una colección haciendo clic en el
- Si solo desea la última revisión de cada documento, haga clic en el botón Última revisión . De lo contrario, elija Todas las revisiones.
- Cuando esté listo para crear la vista guardada, haga clic en Crear.
Nota: Si el botón Crear está inactivo, sus filtros están fuera de los parámetros de la colección o aún no ha seleccionado filtros que sean diferentes de la vista guardada en la que se encuentra.
- Rellene la siguiente información:
Los campos con un asterisco (*) son obligatorios.- Nombre*: Introduzca un nombre para la vista guardada. Este nombre se mostrará en la lista Vistas guardadas.
- Descripción: introduzca una descripción para la vista guardada.
- Acceso a la vista: seleccione una opción de acceso para la vista guardada.
Nota: Solo los usuarios con permisos de "Administrador" para la herramienta de gestión de documentos pueden crear vistas para todos los miembros del proyecto.- Para crear una vista guardada personal que solo usted pueda ver, seleccione Me.
- Para crear una vista guardada que todos los miembros del proyecto puedan ver, seleccione Todos los miembros del proyecto.
- Haga clic en Crear.
La nueva vista guardada se añade al panel Vistas guardadas. Haga clic en el nombre de la vista guardada en cualquier momento para ver la lista filtrada de documentos.
Editar una vista guardada
Actualizar filtros de vista guardados
Siga los pasos a continuación si desea realizar cambios en los documentos que se muestran en una vista guardada que creó. También puede modificar los filtros de una vista guardada que creó un Administrador, pero para guardar los nuevos filtros, debe crear una nueva vista guardada.
- Haga clic en el nombre de la vista guardada.
- En el
menú Más filtros , añada o elimine filtros para cambiar los documentos que se muestran en la vista.
- Después de realizar un cambio, aparece un botón "Actualizar" junto al nombre de la vista guardada, y el botón "Crear" se activa en caso de que desee crear una nueva vista guardada.
- Si no ve el botón "Actualizar", la vista guardada no la ha creado y no puede editarla.
- Consulte Buscar y filtrar documentos para más información sobre el filtrado, incluida la ubicación del filtro Última revisión/Todas las revisiones.
- Haga clic en Actualizar junto al nombre de la vista guardada. Los cambios se aplican automáticamente a la vista guardada.
Editar el nombre o la descripción de una vista guardada
Siga los pasos a continuación si desea realizar cambios en el nombre o la descripción de una vista guardada. También puede cambiar una vista guardada para que sea visible para todos en el proyecto si tiene permisos de 'Administrador' para la herramienta Gestión de documentos.
- En la sección "Vistas guardadas", haga clic en el icono de tres puntos verticales
junto a la vista guardada para la que desea editar los detalles.
Nota: Debes ser el creador de la vista guardada o un Administrador del proyecto para ver este icono y editar los detalles de una vista guardada. - Haga clic en Editar nombre y descripción.
Esto abre la ventana "Actualizar vista guardada". - Actualice los campos Nombre y Descripción según sea necesario.
Nota: Si tiene permisos de 'Administrador' para la herramienta Gestión de documentos, también puede elegir cambiar su vista guardada personal a una que todos en el proyecto puedan ver seleccionando "Todos en el proyecto" en el campo "Ver acceso". Sin embargo, las vistas del proyecto no se pueden volver a cambiar a vistas personales. - Haga clic en Actualizar.
Eliminar una vista guardada
- Vaya a la herramienta Gestión de documentos del proyecto.
- Asegúrese de estar en la pestaña Documentos.
- En el panel Vistas guardadas, busque la vista que desee eliminar.
Nota: Si los paneles de vista guardada están ocultos, haga clic en el icono Mostrar vistas guardadas en la parte superior de la tabla. - Haga clic en el icono de puntos verticales junto al nombre de la vista guardada y haga clic en Eliminar .
Nota: Si no ve este icono, no tiene permiso para eliminar la vista guardada. Vea Temas a considerar en este tutorial. - Para confirmar que desea eliminar de forma permanente la vista guardada, haga clic en Eliminar.
La vista se elimina de la lista de vistas guardadas.
