¿Puedo usar el campo "Estado" en la herramienta Gestión de documentos para realizar un seguimiento de la finalidad de un documento tal como se describe en las normas ISO?
Contexto
Al cargar un documento en la herramienta Gestión de documentos, es posible que desee identificar el propósito del documento con una etiqueta como "Trabajo en curso", "Para información", "Para construcción" u otra etiqueta que se ajuste a la interpretación de su organización de los códigos de estado ISO..
La herramienta Gestión de documentos viene con un campo de "Estado" que no se puede editar cuando se aplica un flujo de trabajo a un documento porque este campo se rellena automáticamente con el estado apropiado en cada etapa del flujo de trabajo.
Respuesta
En la herramienta Gestión de documentos, el campo "Estado" no puede realizar el seguimiento de la finalidad de un documento si el documento tiene o tendrá un flujo de trabajo aplicado. Cuando se aplica un flujo de trabajo a un documento, la plantilla de flujo de trabajo controla el campo "Estado" y lo hace no editable. Por ejemplo, el documento cambia automáticamente de "En revisión"a"Aprobado" cuando un miembro del flujo de trabajo acepta una versión del documento.
En su lugar, el administrador de la empresa puede crear un campo personalizado llamado "Estado del documento" con opciones de campo que se alineen con las opciones de su organización, como "Trabajo en curso"o"Para información". Los usuarios pueden completar el campo al cargar un documento o según sea necesario a lo largo de la vida del documento. El nuevo campo personalizado "Estado del documento" permanecerá separado del campo "Estado" que realiza el seguimiento del estado del flujo de trabajo de aprobación del documento.
Para configurar un campo personalizado de "Estado del documento" para fines de documentos, realice las siguientes tareas:
- Cree un campo personalizado en la herramienta Administrador de la empresa y añada las opciones de campo deseadas.
- Añada el campo a un conjunto de campos nuevo o existente y asígnelo a los proyectos deseados.
Nota: Al igual que los campos estándar, los campos personalizados siguen la configuración de permiso y los grupos que haya elegido.