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Crear una vista guardada en la herramienta de gestión de documentos

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disponibilidad regional
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Objetivo

Crear vistas guardadas en la herramienta Gestión de documentos del proyecto.

Antecedentes​

Una vista guardada es un conjunto guardado de filtros de búsqueda para acceder rápidamente a los documentos en la herramienta Gestión de documentos.  Las vistas guardadas organizan visualmente sus documentos al tiempo que satisfacen las necesidades de un contexto particular, como la vista guardada "Planos eléctricos publicados" para electricistas que solo desean ver las últimas versiones aprobadas de un tipo de documento específico.  A diferencia de las carpetas tradicionales, las vistas guardadas no requieren que los usuarios especifiquen una ubicación de carga; absorben automáticamente las revisiones pasadas, presentes y futuras del mismo documento.  

Los administradores pueden crear vistas guardadas para todos en el proyecto, y los usuarios individuales pueden crear vistas guardadas que solo sean visibles para ellos. Cada vista guardada se mantiene dentro de una colección, que es una categoría principal con su propio conjunto de filtros determinados por los administradores del proyecto.  

Dado que las vistas guardadas se crean dentro de las colecciones, los filtros de una colección afectan a los filtros que se pueden elegir para cualquier vista guardada dentro de ella. Por ejemplo, al crear una vista guardada "Electrical" dentro de la colección "In Review", la colección ya filtra todos los documentos, excepto aquellos con el estado IR-In Review , por lo que la vista guardada solo necesita agregar el filtro E-Electrical desde el menú desplegable de disciplina. Un usuario no puede añadir el  estado DR-Draft porque la colección "En revisión" los excluye.   En otras palabras, las colecciones y las vistas guardadas tienen una relación padre-hijo. Las vistas guardadas (hijos) adoptan los filtros de su colección (padre).

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Temas a considerar

  • Permisos de usuario necesarios:
    • Para crear una vista guardada personal que solo usted puede ver, permisos de nivel "Estándar" o superior para la herramienta Gestión de documentos del proyecto.
    • Para crear una vista guardada para todos los miembros del proyecto, permisos de nivel "Administrador" para la herramienta de gestión de documentos del proyecto.
  • Información adicional:
    • Todas las vistas guardadas deben estar en una colección.  
    • El botón "Crear" no se mostrará hasta que aplique al menos un nuevo filtro a la lista de documentos.
    • Una vista guardada personal (con "Yo" seleccionado como nivel de acceso) solo puede ser vista por la persona que la ha creado. 
    • Las vistas guardadas del proyecto (nivel de acceso "Todos en el proyecto") no se pueden cambiar a una vista personal más adelante. Sin embargo, si tiene permiso de "Administrador" para la herramienta, puede cambiar una vista guardada personal a una vista de proyecto más adelante. Consulte  Editar una vista guardada en la herramienta Gestión de documentos.

Pasos

  1. Vaya a la herramienta Gestión de documentos del  proyecto.
  2. Asegúrese de estar en la pestaña Documentos.
  3. En el panel Vistas guardadas, haga clic en una vista guardada que aparezca debajo de un nombre de colección en negrita. Por ejemplo, haga clic en "Todos los documentos publicados" en la colección denominada "Publicado". 
    Nota: Si los paneles Vista guardada están ocultos, haga clic en el botón Mostrar vistas guardadas icon-show-saved-views.png en la parte superior de la tabla. 
    Sugerencia:  Para decidir qué vista guardada de la colección elegir como punto de partida, tenga en cuenta los filtros que utiliza. Aprenda a ver los filtros de una colección utilizando la información icon-info3.png en este artículo de las colecciones . 
  4. Utilice el menú Filtros para realizar al menos un cambio en los filtros de la vista guardada actual. Tenga en cuenta estos consejos:  
    • Si solo desea la última revisión de cada documento, haga clic en el botón Última revisión . De lo contrario, elija Todas las revisiones.
      • "Última revisión" depende del contexto. Los permisos de usuario, los filtros de la colección y la forma en que se ordenan las revisiones afectan de manera inteligente qué revisión se muestra en la vista guardada.  
    • Si desea agregar un filtro que incluya documentos que la propia colección ya haya filtrado, debe encontrar una colección más adecuada para la vista guardada que desee.  
      • Descubra cuáles son los filtros de una colección haciendo clic en el icon-info3.png  icono de información.
  5. Opcional: Configure las columnas en su nueva vista guardada siguiendo los pasos que se describen en Configurar la vista en la herramienta Gestión de documentos. Puede guardar preferencias como qué columnas son visibles, el orden en que aparecen y si alguna está anclada a la izquierda o a la derecha. 
  6. Cuando esté listo para crear la vista guardada, haga clic en Crear.
    Nota: Si el botón Crear está inactivo, sus filtros están fuera de los parámetros de la colección o aún no ha seleccionado filtros que sean diferentes de la vista guardada en la que se encuentra.  
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  7. Rellene la siguiente información:
    Los campos con un asterisco (*) son obligatorios. 
    • Nombre*: Introduzca un nombre para la vista guardada. Este nombre se mostrará en la lista Vistas guardadas.
    • Descripción: introduzca una descripción para la vista guardada.
    • Acceso a la vista: seleccione una opción de acceso para la vista guardada.
      Nota: Solo los usuarios con permisos de "Administrador" para la herramienta de gestión de documentos pueden crear vistas para todos los miembros del proyecto.  
      • Para crear una vista guardada personal que solo usted pueda ver, seleccione  Me.
      • Para crear una vista guardada que todos los miembros del proyecto puedan ver, seleccione Todos los miembros del proyecto.
  8. Haga clic en Crear.  
    La nueva vista guardada se añade al panel Vistas guardadas. Haga clic en el nombre de la vista guardada en cualquier momento para ver la lista filtrada de documentos.