Gestión de documentos: Preguntas frecuentes generales
Contexto
La herramienta de gestión de documentos de Procore permite a los usuarios organizar, acceder, colaborar, aprobar y gestionar permisos para documentos a lo largo del ciclo de vida de la construcción. Consulte Gestión de documentos, Gestión de documentos (iOS) y Gestión de documentos (Android).
Respuesta
A continuación se muestra una lista de preguntas frecuentes generales para la versión de versión limitada (Beta) de la herramienta de gestión de documentos. Para obtener artículos más detallados, consulte la pestaña Preguntas frecuentes.
¿Por qué Procore ha decidido crear una nueva herramienta para Documentos?
Si bien la herramienta original de Documentos de Procore sigue siendo ampliamente elogiada en la industria por su capacidad para servir a múltiples partes interesadas a lo largo del ciclo de vida del proyecto, las necesidades de los clientes de Procore están evolucionando rápidamente. Algunas de estas necesidades están impulsadas por requisitos reglamentarios como ISO 19650 y 9001. Otras necesidades son impulsadas por el deseo de optimizar los flujos de trabajo para respaldar un mejor acceso y colaboración con la información.
El objetivo con esta nueva solución es no solo respaldar las necesidades de cumplimiento y flujo de trabajo para los clientes, sino hacerlo de una manera que esté completamente integrada en la plataforma y las herramientas de Procore. Esto permitirá a los clientes gestionar verdaderamente su información a lo largo del ciclo de vida del proyecto, desde la preconstrucción hasta el cierre.
¿Cuál es la diferencia entre los documentos y las herramientas de gestión de documentos de Procore?
Para una comparación de las dos herramientas, consulte ¿Cuál es la diferencia entre las herramientas 'Documentos' y 'Gestión de documentos' en Procore?
¿Cómo pueden los usuarios de campo ver los documentos de construcción aprobados en su dispositivo móvil?
Los usuarios móviles pueden ver documentos aprobados en la herramienta Administración de documentos en las aplicaciones móviles Procore para iOS y Android. Puede restringir su acceso solo a los documentos aprobados. Cuando un usuario abre un documento para verlo, se descarga en su dispositivo en ese momento.
¿Qué metadatos se pueden rellenar automáticamente?
¿Quién puede añadir anotaciones a un documento?
Solo los asignados al flujo de trabajo pueden añadir anotaciones a un archivo .pdf documento. Consulte Acerca de los flujos de trabajo en la herramienta Gestión de documentos.
¿La herramienta de gestión de documentos admite carpetas?
Las carpetas no son compatibles con la herramienta de gestión de documentos porque pueden aumentar la posibilidad de que un documento pierda su única fuente de verdad.
Para organizar los archivos de una manera visual similar a las carpetas, puede crear "vistas guardadas" que permiten a los usuarios acceder rápida y fácilmente a documentos específicos. Consulte Crear una vista guardada en la herramienta Gestión de documentos. A diferencia de las carpetas tradicionales, las vistas guardadas muestran automáticamente los documentos relevantes en función de los filtros aplicados y los permisos de documentos, al tiempo que conservan una única fuente de verdad para cada documento.
¿Cómo puedo agrupar y organizar mis documentos para facilitar la navegación?
Puede crear " vistas guardadas" personalizadas para acceder rápida y fácilmente a documentos específicos en cualquier momento. Consulte Crear una vista guardada en la herramienta Gestión de documentos. Todos los usuarios pueden crear sus propias vistas personales, y los usuarios con permisos de "Administrador" para la herramienta de administración de documentos pueden crear vistas para que todas las personas del proyecto las usen.
Aparte de las vistas guardadas, también hay varias formas de navegar por sus documentos:
- Aplique filtros y ordene los resultados. Incluso puede filtrar por "Yo" para ver los documentos creados o actualizados por usted. Consulte Buscar y filtrar documentos en la herramienta de gestión de documentos.
- Mostrar, ocultar o reordenar cualquier columna de datos. Consulte Configurar su vista en la Herramienta de gestión de documentos.
¿Cómo se notifica a los usuarios cuando hay nuevos documentos disponibles para ellos?
Los usuarios que estén asignados a un paso de flujo de trabajo de aprobación recibirán una notificación por correo electrónico cuando sea su turno de aprobar un documento. No se enviarán otras notificaciones automatizadas por la herramienta de Gestión Documental en este momento.
¿Puedo ver qué cambios se produjeron en los documentos y cuándo?
Sí, los administradores y los usuarios con permisos apropiados pueden ver todos los cambios en los atributos y metadatos de un documento, junto con cuándo se produjeron esos cambios. Ver el historial de cambios de los documentos en la herramienta de gestión de documentos.
¿La herramienta de Gestión Documental se integra con la herramienta Planos?
No, actualmente no hay integración con la herramienta Planos. Si desea cargar planos desde la herramienta Gestión de documentos a la herramienta Planos, deberá descargarlos primero desde la herramienta Gestión de documentos. Consulte Descargar documentos desde la herramienta Gestión de documentos y Cargar planos.
¿La gestión de documentos se integra con aplicaciones de terceros?
Si bien aún no hay integraciones con aplicaciones de terceros, trabajaremos en estrecha colaboración con nuestros socios externos para crear nuevas integraciones con la herramienta de administración de documentos.
¿Se integra la herramienta de Gestión Documental con la herramienta Documentos de nivel de empresa?
No, no hay integración con las herramientas de Documentos de nivel de empresa o de proyecto.
¿Habrá una migración de archivos de la herramienta Documentos a la herramienta Gestión de documentos?
No, no habrá migración automatizada de datos entre la herramienta Documentos y Gestión Documental. Si desea transferir datos entre las dos herramientas, deberá descargar documentos de la herramienta Documentos y cargarlos en la herramienta Gestión de documentos.