Gestión de documentos: Preguntas frecuentes generales

¿Por qué Procore ha decidido crear una nueva herramienta para Documentos?

Si bien la herramienta original de Documentos de Procore sigue siendo ampliamente elogiada en la industria por su capacidad para servir a múltiples partes interesadas a lo largo del ciclo de vida del proyecto, las necesidades de los clientes de Procore están evolucionando rápidamente. Algunas de estas necesidades están impulsadas por requisitos reglamentarios como ISO 19650 y 9001. Otras necesidades son impulsadas por el deseo de optimizar los flujos de trabajo para respaldar un mejor acceso y colaboración con la información.

El objetivo con esta nueva solución es no solo respaldar las necesidades de cumplimiento y flujo de trabajo para los clientes, sino hacerlo de una manera que esté completamente integrada en la plataforma y las herramientas de Procore. Esto permitirá a los clientes gestionar verdaderamente su información a lo largo del ciclo de vida del proyecto, desde la preconstrucción hasta el cierre.

¿Cuál es la diferencia entre los documentos y las herramientas de gestión de documentos de Procore?

Para una comparación de las dos herramientas, consulte ¿Cuál es la diferencia entre las herramientas 'Documentos' y 'Gestión de documentos' en Procore?

¿Cómo pueden los usuarios de campo ver los documentos de construcción aprobados en su dispositivo móvil?

Los usuarios de dispositivos móviles pueden ver los documentos aprobados en la herramienta Control documental en las aplicaciones móvil de Procore para iOS y Android. Puede restringir su acceso solo a los documentos aprobados. Cuando un usuario abre un documento para verlo, se descarga en su dispositivo en ese momento.

¿Qué metadatos se pueden rellenar automáticamente?

Consulte ¿Qué datos puede rellenar automáticamente Procore al cargar archivos en la herramienta Control documental ?

¿Quién puede añadir anotaciones a un documento?

Solo los asignados al flujo de trabajo pueden añadir anotaciones a un archivo .pdf documento. Consulte Acerca de los flujos de trabajo en la herramienta Gestión de documentos.

¿La herramienta de gestión de documentos admite carpetas?

Las carpetas no son compatibles con la herramienta de gestión de documentos porque pueden aumentar la posibilidad de que un documento pierda su única fuente de verdad.

Para organizar los archivos de una manera visual similar a las carpetas, puede crear "vistas guardadas" que permitan a los usuarios acceder rápida y fácilmente a documentos específicos. Consulte Crear una vista guardada en la herramienta Control documental. A diferencia de las carpetas tradicionales, las vistas guardadas muestran automáticamente los documentos relevantes en función de los filtros aplicados y los permisos de los documentos, al tiempo que conservan una única fuente de información veraz para cada documento.

¿Cómo puedo agrupar y organizar mis documentos para facilitar la navegación?

Puede crear "vistas guardadas" personalizado para acceder rápida y fácilmente a documentos específicos en cualquier momento. Consulte Crear una vista guardada en la herramienta Control documental. Todos los usuarios pueden crear sus propias vistas personales, y los usuarios con permisos de "Administrador" para la herramienta Control documental pueden crear vistas para que las utilicen todas las personas del proyecto.

Además de las vistas guardadas, también hay varias formas de examinar los documentos:

• Aplicar filtros y ordenar los resultados. Incluso puede filtrar por "Yo" para ver los documentos creados o actualizados por usted. Véase Buscar y filtrar Documentos en la herramienta de Control documental.

• Mostrar, ocultar o reordenar cualquier columna de datos. Consulte Configurar la vista en la herramienta de Control documental.

¿Cómo se notifica a los usuarios cuando hay nuevos documentos disponibles para ellos?

Los usuarios asignados a un paso del flujo de trabajo de aprobación recibirán una notificación por correo electrónico cuando sea su turno de aprobar un documento. Además, los administradores de la herramienta Control documental pueden seleccionar enviar notificaciones a personas o grupos de distribución sobre nuevos documentos en la pestaña Cargas o cuando alguien carga una nueva revisión de documento que cumple con un criterio de vista guardada en particular. Por ejemplo, notifique a un equipo cuando alguien cargue una nueva versión de un plano eléctrico aprobado. Los destinatarios hacen clic en un vínculo de la notificación por correo electrónico para ver eficientemente el plano actualizado.

¿Puedo ver qué cambios se produjeron en los documentos y cuándo?

Sí, los administradores y los usuarios con permisos apropiados pueden ver todos los cambios en los atributos y metadatos de un documento, junto con cuándo se produjeron esos cambios. Ver el historial de cambios de los documentos en la herramienta de gestión de documentos.

¿La herramienta Control documental se conecta a la herramienta Planos?

Sí, puede abrir archivos de Control documental en la herramienta Planos. En lugar de pasar el mismo documento por todo el proceso de carga en ambas herramientas, hágalo una vez en la herramienta Control documental. A continuación, desde el selector de archivos de la herramienta Planos, busque ese documento y acceda rápidamente a él con todos los metadatos adjuntos. Obtenga más información en ¿Qué sucede cuando importo un archivo de Control documental a la herramienta Planos?

¿La gestión de documentos se integra con aplicaciones de terceros?

Si bien aún no hay integraciones con aplicaciones de terceros, trabajaremos en estrecha colaboración con nuestros socios externos para crear nuevas integraciones con la herramienta de administración de documentos.

¿Se integra la herramienta de Gestión Documental con la herramienta Documentos de nivel de empresa?

No, no hay integración con las herramientas de Documentos de nivel de empresa o de proyecto.

¿Habrá una migración de archivos de la herramienta Documentos a la herramienta Gestión de documentos?

No, no habrá migración automatizada de datos entre la herramienta Documentos y Gestión Documental. Si desea transferir datos entre las dos herramientas, deberá descargar documentos de la herramienta Documentos y cargarlos en la herramienta Gestión de documentos.

¿Están disponibles los métodos abreviados de teclado al visualizar archivos en Control documental?

Sí. El Visor unificado de Control documental admite métodos abreviados de teclado completos para la navegación, las herramientas de medición , la creación de anotaciones y los conmutadores de panel (como RFI, Observaciones y elementos de Punch). Para ver la lista completa de accesos directos disponibles mientras visualiza un documento, pulse ? en su teclado. Consulte ¿Qué métodos abreviados de teclado están disponibles en el visor unificado?

¿Puedo exportar el historial del flujo de trabajo de los documentos?

Sí. Los usuarios con el permiso "Ver historial del flujo de trabajo" pueden exportar el historial del flujo de trabajo en formato PDF o CSV para elementos individuales o de masivo (hasta 300 documentos a la vez) directamente desde la pestaña Documentos.

¿Puedo descargar documentos con anotaciones de masivo?

Sí. Puede seleccionar varios documentos en la pestaña Documentos y hacer clic en Descargar > Documento con anotaciones. Puede optar por exportar anotaciones públicas, anotaciones privadas (solo las creadas por usted) o anotaciones de flujo de trabajo.

¿Admite la Control documental las plantillas de proyectos de Procore?

Sí. Al crear un nuevo proyecto a partir de una plantilla de proyecto Procore con la Control documental habilitada, el sistema transfiere automáticamente las colecciones guardadas, las vistas guardadas (compartidas con "Todos en el proyecto"), la configuración del grupo de permiso personalizado , los conjuntos de campos de documentos/campos personalizado , las normas de nomenclatura, los flujos de trabajo predeterminado y creadores.
Nota: Las asignaciones de usuario individuales a grupos de permiso y los ajustes de notificaciones no se copian y deben configurarse manualmente después de crear el proyecto.

¿Puedo recuperar archivos cargados o marcadores de posición eliminados de la pestaña Cargas?

Sí. Al eliminar una carga o un marcador de posición, se elimina temporalmente el elemento y se mueve a la colección Marcadores de posición y cargas dentro de la Papelera de reciclaje. Se conservan los metadatos del archivo original (Fecha de carga, Cargador, Tamaño del archivo y Ruta), lo que permite a los usuarios autorizados con permisos en la pestaña Cargas ver y descargar archivos reciclados en cualquier momento.

¿Qué es un paquete en la Control documental?

Un paquete es un contenedor exclusivo que se utiliza para agrupar documentos relacionados y marcadores de posición junto con metadatos únicos de nivel de paquete, detalles de responsabilidad y métricas de progreso en tiempo real (incluida la finalización del contenido, el cumplimiento del marcador de posición y el estado del flujo de trabajo ).

¿Añadir un documento a un paquete cambia sus permisos?

No. El acceso a los documentos dentro de un paquete se rige estrictamente por los permisos de nivel de documento existentes. Si un usuario ve un paquete que contiene archivos para los que no tiene permiso de acceso, esos archivos se ocultan y las estadísticas de progreso se recalculan automáticamente para reflejar solo los documentos que puede ver.

¿Puede un solo documento pertenecer a varios paquetes?

Sí. Se puede añadir una sola versión del documento o marcador de posición a varios paquetes simultáneamente sin duplicar archivos ni interferir con los flujos de trabajo nativos.