Compartir archivos de gestión de documentos en un elemento de correspondencia

Crear o editar un elemento de correspondencia

1. Vaya a la herramienta Correspondencia del proyecto.
2. Para crear un nuevo elemento de correspondencia, haga clic en el menú Crear y seleccione un tipo de correspondencia disponible.
   O
   Para añadir archivos a un elemento de correspondencia existente, haga clic en Editar  en ese elemento.
3. Añada o edite la información sobre el elemento de correspondencia según sea necesario.
4. En la sección Archivos adjuntos, haga clic en Archivos adjuntos.
5. Haga clic en Gestión de documentos.
6. Busque los archivos que desee compartir. Se encuentran disponibles las siguientes acciones:  
   • Utilice la barra de búsqueda y los menús de filtro para filtrar por palabra clave y atributos de archivo.
   • Haga clic en el botón de alternancia junto a Mostrar revisiones para ver las revisiones anteriores.
   • Haga clic en los encabezados de columna para cambiar la forma en que se ordenan los archivos.
   • Haga clic en el icono de los tres puntos suspensivos verticales en una columna para fijar, autodimensionar u ordenar por columna.   
7. Marque la casilla junto a cada archivo que desee adjuntar o marque la casilla en la parte superior para seleccionar los archivos disponibles. 
   
8. Haga clic en Adjuntar.
9. Los documentos adjuntos se muestran en la tabla de datos de la herramienta Gestión de documentos.
   
   
   Puede revisar o editar los documentos adjuntos según sea necesario: 
   • Haga clic en un nombre de archivo para abrirlo en el visor.
   • Si necesita eliminar algún archivo:
     • Para eliminar un archivo, coloque el cursor sobre el archivo y haga clic en el   .
     • Para eliminar varios archivos, marque la casilla junto a cada archivo y haga clic  en el sobre la tabla.
10. Cuando esté listo para guardar el elemento de correspondencia:
    • Para un nuevo elemento de correspondencia, haga clic en Crear y emitir  o Guardar como borrador.  
    • Si ha editado un elemento existente, haga clic en Guardar. 
      Nota: Después de adjuntar el archivo a un elemento de correspondencia, aparece un vínculo al elemento de correspondencia en el  Panel de información del archivo en la herramienta de gestión de documentos, que ofrece a los usuarios una forma de realizar un seguimiento del uso compartido de archivos. 

Envío de correos electrónicos con archivos de gestión de documentos

La herramienta Correspondencia le permite enviar correos electrónicos de forma automática o manual que incluyen enlaces de archivos de gestión de documentos seguros para que los usuarios los vean y descarguen.