Cargar documentos a la herramienta de gestión de documentos

Cuando carga documentos en la herramienta Control documental , Procore puede reconocer y rellenar los atributos del documento con el uso del aprendizaje automático, los estándares de nomenclatura y la configuración del proyecto. Consulte ¿Cuáles son los diferentes campos de la herramienta Control documental ? y ¿Qué datos puede rellenar automáticamente Procore al cargar archivos en la herramienta Control documental ?

Una vez que los documentos se hayan cargado y procesado, deberá completar rápidamente los campos obligatorios restantes en la pestaña "Cargas" antes de que los documentos puedan enviarse al proyecto y ser visibles desde la pestaña "Documentos". Consulte Enviar Documentos en la herramienta Control documental.

Además de cargar archivos desde el ordenador local, puede vincular e importar archivos de forma nativa directamente desde un sitio de Microsoft SharePoint conectado mediante la acción Vincular desde SharePoint . Consulte cómo vincular archivos de SharePoint a la herramienta de Control documental.

• Permisos de usuario necesarios:

  • Debe formar parte de un grupo de permiso de la herramienta Control documental que tenga habilitado el permiso "Cargar nuevos archivos". Consulte ¿Cómo funcionan los permisos en la herramienta Control documental ?
    Nota: Si tiene permisos de nivel "Administrador" para la herramienta Control documental , puede ver todos los archivos que se han añadido a la pestaña "Cargas". De lo contrario, solo podrá ver los archivos que haya cargado.

• Información adicional:

  • Las carpetas no se pueden cargar en la herramienta Gestión de documentos.

  • Procore escaneará y detectará la información en función de los nombres de archivo y el contenido de los documentos. Consulte ¿Qué datos puede rellenar automáticamente Procore al cargar archivos en la herramienta Control documental ?

  • Los documentos cargados permanecen en la pestaña "Cargas" hasta que se haya completado toda la información requerida y se hayan enviado los documentos. Véase Información completa del documento en la herramienta de Control documental.

  • Los requisitos de carga se pueden establecer y administrar en la página Ajustes de configuración de la herramienta. Consulte Editar los requisitos de carga de la herramienta de gestión de documentos.

  • Si está cargando un archivo PDF restringido o bloqueado, tenga en cuenta que puede haber limitaciones para el archivo en Procore. Consulte ¿Cómo se gestionan los archivos PDF bloqueados o restringidos en la herramienta Gestión de documentos?

  • Si se aplica un flujo de trabajo a un documento, el campo de estado no se puede editar porque el flujo de trabajo controla el estado del documento.

  • Puede cargar los siguientes tipos de archivos en la herramienta Control documental , aunque Procore no admite actualmente su visualización dentro de la aplicación Procore:

    • .dxf (formato de intercambio de planos de AutoCad)

    • .paso,.stp (PASO)

    • .obj (frente de onda)

    • .glb,.gltf (Formato de transmisión GL)

    • .rvm (AVEVA)

    • .pts (nube de puntos)

    • .las,.laz (LIDAR)

    • .e57 (proveedor neutral para datos de escaneo láser/LIDAR)

    • .kof (normalmente Trimble/Topcon)

1. Vaya a la herramienta Control documental del proyecto y haga clic en la pestaña Cargas o Documentos.

2. Según el origen de su archivo, elija una de las siguientes opciones para añadir archivos:

   • Para cargar archivos desde el ordenador:

     1. Haga clic en Añadir y seleccione Cargar archivo.

     2. Seleccione los archivos que desee cargar.
        Sugerencia Si desea cargar archivos de masivo, las siguientes acciones están disponibles:

        • Para seleccionar varios archivos individualmente: Mantenga pulsada la tecla de CONTROL del teclado y haga clic en cada archivo que desee seleccionar.

        • Para seleccionar un grupo de archivos a la vez: Haga clic en el primer archivo que desee seleccionar. Mantenga pulsada la tecla MAYÚS del teclado y haga clic en el último archivo que desee seleccionar. Esto selecciona todos los archivos entre el primero y el último archivo.

     3. En la ventana del explorador de archivos del ordenador, haga clic en Abrir para confirmar la carga.

   • Para vincular archivos de forma nativa desde Microsoft SharePoint:

     1. Haga clic en Añadir y seleccione Vínculo desde SharePoint.

     2. En el modal, introduzca el prefijo de subdominio de SharePoint de su empresa, por ejemplo, https://[su-subdominio].sharepoint.com y haga clic en Iniciar sesión en SharePoint.

     3. Inicie sesión con sus credenciales de Microsoft 365.

     4. Explore los directorios accesibles y seleccione los archivos que desea importar (hasta 500 archivos, 1 GB como máximo por archivo).

     5. Haga clic en Vincular elementos.
        Nota: Los archivos vinculados se procesan de forma asíncrona y aparecerán automáticamente en su registro una vez que se complete la transferencia.

3. El estado de la carga se muestra en una ventana Cargas en la parte inferior de la pantalla.
   Coloque el cursor sobre la marca de verificación verde en la ventana Cargas y haga clic en Revisar para abrir el documento en el visor.
   Nota: Si ha cargado un archivo en un marcador de posición, puede hacer clic en el visor y ver de qué trata el documento para verificar el contenido del documento. Si ha cargado un archivo incorrecto, elimínelo antes de continuar y vuelva a cargar un archivo nuevo.

4. Una vez cargados los documentos, puede verlos en la pestaña Cargas.
   Los Documentos se muestran como "Procesando" en la columna "Listo para enviar" mientras el sistema detecta y completa la información. Puede comenzar a revisar y completar la información según sea necesario desde la tabla o el visor. El sistema no anulará la información que introduzca manualmente.

5. Una vez que se completa el procesamiento, verifique los campos de metadatos para obtener información que se completa automáticamente a partir de la última revisión de un documento coincidente. Busque los metadatos heredados junto a un campo y coloque el cursor sobre él para verificar el documento de origen.

6. Si necesita reasignar un documento, haga clic en el campo Nombre para seleccionar un nombre de documento diferente o actualice un campo asociado con la norma de nomenclatura del proyecto. Si aparece el modal Mover revisión , revise la información del documento "Actual"y"Destino" y haga clic en Mover revisión.
   Nota: También puede ver y cumplir con los marcadores de posición asignados directamente a su empresa si su perfil de usuario pertenece a la empresa originadora designada y posee permisos de carga de documentos.

    Nota

   Si se aplica un flujo de trabajo a un documento, el campo de estado no se puede editar porque el flujo de trabajo controla el estado del documento.

   Durante el proceso de carga, Procore detecta automáticamente los metadatos de los archivos. Busque los siguientes iconos junto a los campos:

   • verde Icono : indica que el campo se ha detectado automáticamente en el archivo.

   • Icono de advertencia (amarillo) /Rojo  iconos): indica un error de detección (por ejemplo, un formato de archivo no admitido, atributos que faltan o valores de campo inactivos). Pase el ratón por encima del icono para ver el motivo específico del error y la solución recomendada.

1. Completar la información del documento en la herramienta de gestión de documentos

2. Enviar documentos en la herramienta de gestión de documentos