¿Cómo funcionan los permisos en la herramienta Gestión de documentos?
Contexto
En lugar de tener que establecer manualmente permisos para una carpeta o documento, la herramienta Gestión de documentos utiliza una combinación de diferentes permisos y configuraciones para agilizar el acceso a los documentos y determinar quién puede realizar ciertas acciones en la herramienta. Los usuarios pueden tener permisos "Estándar" o "Administrador" para la propia herramienta de administración de documentos, pero deberán ser agregados a grupos de permisos para poder ver tipos específicos de documentos y cargar o enviar archivos.
Importante
Los administradores de nivel de empresa no tendrán acceso automático a los elementos de la herramienta Gestión de documentos. Los administradores deben pertenecer al grupo de permiso correcto para acceder, cargar y enviar archivos en la herramienta Gestión de documentos.Respuesta
La herramienta Gestión de documentos utiliza dos niveles de permiso: permisos generales de la herramienta Procore para otorgar acceso a la herramienta en sí y grupos de permiso flexibles para otorgar acceso a revisiones de documentos individuales en función de sus atributos.
Se pueden crear grupos de permisos para diferentes roles de usuario o empresas en el proyecto, y puede establecer reglas específicas para controlar automáticamente a qué revisiones de documentos tienen acceso estos grupos y a qué nivel deberían tener acceso (por ejemplo, Visor, Propietario o Administrador). Los permisos se pueden personalizar aún más en la pestaña Permisos de la página Ajustes de configuración y dentro de las plantillas de permiso para la herramienta Flujos de trabajo.
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Detalles
Nota
- Los permisos basados en acciones ('Subir nuevos archivos' y 'Enviar nuevos archivos') se asignan dentro de un grupo de permiso.
- Se selecciona un tipo de permiso ('Administrador', 'Owner', Viewer') para cada grupo de permiso para determinar el tipo de acceso que se otorgará al grupo. Las acciones disponibles para estos tipos se especifican en la sección "Permisos de documentos". Consulte Ver y gestionar permisos de documentos.
- Los atributos de documento se seleccionan cuando un grupo de permiso solo debe tener acceso a documentos específicos.
Los diferentes tipos de permisos utilizados se explican a continuación:
- Permisos generales de la herramienta
- Grupos de permisos
- Permisos de documentos
- Permisos de flujo de trabajo
Permisos generales de la herramienta
Dado que el acceso a los documentos se gestiona principalmente con grupos de permisos a los que se les asigna acceso automáticamente en función de atributos específicos del documento, los permisos de "Solo lectura" no existen para la herramienta. Se pueden asignar permisos "Ninguno" a los usuarios que no necesitan acceso a ningún documento dentro de la herramienta de gestión de documentos.
En general, solo a los usuarios que necesitan administrar la configuración de documentos y permiso, ver todos los archivos cargados en la pestaña "Cargas" y crear vistas guardadas de proyectos se les debe asignar el permiso de 'Administrador' a la herramienta de gestión de documentos. Los permisos adicionales, como la capacidad de cargar y enviar archivos, se otorgan a través de grupos de permiso (consulte la sección Grupos de permisos a continuación). Para obtener una lista de acciones que los usuarios pueden realizar con los permisos adecuados, consulte la Matriz de permisos de gestión de documentos.
Grupos de permisos
Los grupos de permisos , que son creados y administrados por usuarios de nivel de 'Administrador' en la página Configurar ajustes de la herramienta, se utilizan para controlar los permisos adicionales para los miembros equipo de proyecto. Consulte Create a Permission Group for the Document Management Tool.
Después de añadir personas o grupos a un grupo de permiso, podrá personalizar los permisos como se explica a continuación:
Cargar y enviar Permisos
Los grupos de permisos tienen dos permisos basados en acciones para controlar quién puede cargar y enviar documentos al proyecto:
- Cargar nuevos archivos
- Enviar nuevos archivos
Si desea permitir que ciertos usuarios carguen archivos y completen información, pero alguien más envía archivos, puede habilitar el permiso "Cargar nuevos archivos" y deshabilitar "Enviar nuevos archivos".
Importante
- Para cargar archivos a la herramienta, se debe añadir un usuario a un grupo de permisos de gestión de documentos que tenga habilitado el permiso "Cargar nuevos archivos" (que se muestra en la imagen a continuación). Los permisos de nivel "Administrador" para la herramienta de gestión de documentos NO permiten cargar archivos.
- Los grupos de permisos no se aplican a los archivos de la pestaña «Subidas» . Los usuarios con permisos de 'Administrador' para la herramienta de gestión de documentos pueden ver todos los archivos que se han subido a la pestaña Subidas , mientras que los usuarios con permisos de nivel "Estándar" solo pueden ver los archivos que han subido.
Tipos de permisos y acceso a documentos
Al crear o editar un grupo de permiso, puede hacer clic en Conceder permisos para personalizar los permisos de documento para el grupo.
Deberá seleccionar uno de los tres tipos de permiso ('Administrador', 'Owner' o 'Viewer') para el grupo y, a continuación, elegir si estos permisos deben aplicarse a todos los documentos de la herramienta o solo a los documentos con ciertos atributos (como Tipo o Estado).
Nota:
- Las acciones disponibles para los tres tipos de permisos de documento se enumeran y gestionan en la sección "Permisos de documento" de la pestaña Permisos. Consulte Ver y gestionar permisos de documentos en la herramienta de gestión de documentos .
- Si un usuario se añade a más de un grupo de permiso, se respetan los permisos de nivel más alto. Por ejemplo, si un usuario existe en un grupo de permiso que tiene la capacidad de "Cargar nuevos archivos", pero se agrega a un grupo diferente sin permiso para cargar, aún puede cargar archivos en la herramienta.
- Los permisos se pueden controlar más en las secciones "Permisos del documento" y "Permisos del flujo de trabajo" de la pestaña Permisos, como se explica a continuación.
Para obtener más información sobre cómo crear y asignar grupos de permiso, consulte Create a Permission Group for the Document Management Tool and additional permiso group tutorials on the Tutorials page.
Permisos de documentos
La sección "Permisos de documento" de la página Ajustes de configuración de la herramienta de gestión de documentos es donde puede personalizar las acciones que las personas y los grupos pueden realizar en los documentos a los que tienen acceso (que no están en un flujo de trabajo). Consulte Ver y gestionar Permisos de documentos en la herramienta de gestión de documentos.
Los documentos que estos niveles de permiso pueden ver o administrar se especifican al crear o editar un grupo de permiso.
Permisos de flujo de trabajo
Importante
Los permisos de flujo de trabajo solo son relevantes si su organización está utilizando la herramienta Flujos de trabajo en Procore.Además de añadirse a un grupo de permisos, las acciones relacionadas con los flujos de trabajo dentro de la herramienta Gestión de documentos pueden requerir permisos en las siguientes áreas de Procore:
- Permisos generales para la herramienta de gestión de documentos del proyecto y la herramienta de flujos de trabajo a nivel de empresa.
- Permisos granulares habilitados para 'Gestión de documentos Flujos de trabajo' en una plantilla de permiso de proyecto. Consulte Otorgar Permisos pormenorizados en una plantilla de Permisos de proyecto.
- Permisos establecidos en la página Ajustes de configuración de la herramienta Gestión de documentos. Consulte Ajustes de configuración: Administración de documentos y Ver y administrar permisos de flujo de trabajo en la Herramienta de administración de documentos.
Permisos pormenorizados del flujo de trabajo (plantilla de permisos del proyecto)
La siguiente tabla enumera los permisos granulares que están disponibles para otorgar a los usuarios en una plantilla de permisos del proyecto.
Permisos de flujo de trabajo (página de configuración de la herramienta de administración de documentos)
Importante
La pestaña 'Flujos de trabajo' de la página Ajustes de configuración solo es visible si su organización está utilizando la herramienta Flujos de trabajo en Procore.