¿Cuáles son los diferentes campos de la herramienta de gestión de documentos?
Contexto
La herramienta de gestión de documentos de Procore utiliza metadatos y campos de documentos para otorgar acceso y organizar automáticamente las revisiones de documentos, lo que facilita su búsqueda. Los campos de documento de un proyecto se configuran en la herramienta Administrador de nivel de empresa a través de conjuntos de campos configurables. Las opciones de campo se pueden mostrar u ocultar en la página Ajustes de configuración de la herramienta de gestión de documentos.
Nota: Campos obligatorios para cada documento: Nombre, Tipo, Estado y Revisión.
Respuesta
La siguiente tabla enumera los nombres de los campos de la herramienta Gestión de documentos y sus descripciones, junto con notas sobre dónde se rellena la información de estos campos.
Nota:
- Los campos obligatorios están marcados con un asterisco (*) en la columna Nombre del campo.
- Los campos con códigos incluidos en las opciones de campo se anotan en la columna Tipo de entrada de datos.
- Ciertos campos (como Tipo, Proyecto y Originador) tienen un código al principio del campo, que se puede rellenar automáticamente en función del estándar de nomenclatura. Consulte Edit the Naming Standard for the Document Management Tool. Por ejemplo, un documento de tipo de dibujo se rellenaría con 'DR' en el campo Tipo.
| Nombre del campo | Definición de campo | Tipo de entrada de datos | Fuente de campo y notas |
|---|---|---|---|
| Flujo de trabajo asignado | La plantilla de flujo de trabajo que se ha asignado al documento. | Desplegable de selección única |
Selección manual en la herramienta Gestión Documental.
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| Escrito por | La persona que ha creado el documento. | Desplegable de selección única |
Se genera automáticamente en función de quién cargue el documento, pero puede editar el campo si es necesario.
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| Clasificación | Un subtipo específico de un documento. Por ejemplo, un dibujo puede tener una clasificación de vista en planta, alzado o sección. | Desplegable de selección única (incluye código) |
Configurado en la sección Gestión de documentos de la herramienta Nivel de empresa Administrador. Consulte Manage Configurable Fieldsets and Default Fields para la herramienta de gestión de documentos.
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| Personas asignadas a los pasos actuales |
Todos los responsables en el paso actual de la plantilla de flujo de trabajo. |
Referencia no editable |
Se rellena en función de la plantilla de flujo de trabajo en la herramienta de nivel de empresa Flujos de trabajo. Consulte Acerca de los Flujos de trabajo en la herramienta de gestión de documentos . |
| Paso actual del flujo de trabajo |
El nombre del paso del flujo de trabajo en el que se encuentra actualmente el documento. |
Texto no editable | Se rellena en función de la plantilla de flujo de trabajo en la herramienta Flujos de trabajo de nivel de empresa y el paso actual del flujo de trabajo. Consulte Acerca de los Flujos de trabajo en la herramienta de gestión de documentos . |
| Fecha de creación | La fecha en que se creó el documento. | Selector de fecha | Selección manual en la herramienta Gestión Documental. |
| Fecha de actualización | Fecha y hora de la última actualización del documento en Procore. | Fecha no editable | Se actualiza automáticamente y no se puede editar. |
| Fecha de carga | Fecha y hora en que se cargó el documento en Procore. | Fecha no editable | Se genera automáticamente en función de la carga y no se puede editar. |
| Descripción | Un breve título para el documento. | Campo de texto |
Entrada manual en la herramienta Gestión Documental.
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| Disciplina | El oficio asociado con este documento, como Arquitectónico, Eléctrico o Mecánico. | Desplegable de selección única (incluye código) |
Configurado en la sección Gestión de documentos de la herramienta Nivel de empresa Administrador. Consulte Manage Configurable Fieldsets and Default Fields para la herramienta de gestión de documentos.
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| Archivo | El nombre de archivo original del documento en el momento de la carga. | Nombre de archivo y extensión no editables | Se genera automáticamente en función del archivo cargado y no se puede editar. |
| Formato | El tipo de archivo, como EXCEL, PDF, etc. | Texto no editable | Se genera automáticamente en función del archivo cargado y no se puede editar. |
| En flujo de trabajo activo | Si el archivo está activamente en un flujo de trabajo ("Sí") o no ("No"). | Texto no editable | Se genera automáticamente en función de si se ha iniciado un flujo de trabajo de trabajo. Consulte Iniciar un flujo de trabajo en la herramienta de gestión de documentos. |
| Ubicación | La ubicación asociada con el documento. | Desplegable de selección única (incluye código) |
Se puede detectar y copiar del nombre de archivo original siempre que el código esté en el lugar correcto de acuerdo con el estándar de nomenclatura. Consulte ¿Qué datos puede rellenar automáticamente Procore al cargar archivos en la herramienta de gestión de documentos? y Editar el estándar de nomenclatura para la herramienta de gestión de documentos .
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| Nombre* |
Identificador único de un documento que también se puede configurar con los requisitos de un proyecto. |
Texto no editable O Campo de texto |
Genera automáticamente en función del estándar de nomenclatura y la entrada de obra en la herramienta Gestión de documentos. Consulte Edit the Naming Standard for the Document Management Tool y Edit the Upload Requirements for the Document Management Tool.
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| Número | Los dígitos numéricos que suelen aparecer al final del nombre de un documento. | Campo de texto |
Se puede detectar y copiar del nombre de archivo original si el código está en el lugar correcto de acuerdo con el estándar de nomenclatura. Consulte ¿Qué datos puede rellenar automáticamente Procore al cargar archivos en la herramienta de gestión de documentos? y Editar el estándar de nomenclatura para la herramienta de gestión de documentos .
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| Originador |
El nombre de la empresa de la que la persona que creó o cargó el documento es un empleado. |
Desplegable de selección única (incluye código) |
Se genera automáticamente en función del campo "Nombre abreviado" obra correspondiente en la herramienta Directorio. Consulte Editar una empresa en el Directorio de empresa . |
| Proyecto | Abreviatura del nombre del proyecto. | Desplegable de selección única (incluye código) |
Copiado del campo Code obra. Consulte ¿Qué es el obra 'Código' en la página de creación del proyecto? |
| Revisión* | Una letra, número o combinación de letras y números que identifica una versión específica del documento. | Campo de texto |
Cuando se carga un documento con el mismo nombre de archivo, el campo se completa automáticamente con el siguiente número, letra o valor de revisión disponible. |
| Tamaño | La cantidad de espacio o almacenamiento que utiliza el documento. | Texto no editable | Se genera automáticamente a partir del archivo y no se puede editar. |
| Etapa | La fase de construcción para la que se creó un documento. | Desplegable de selección única |
Las opciones de campo se copian de la sección "Etapas" de la herramienta Nivel de empresa Administrador. Consulte Añadir etapa de proyecto personalizada . |
| Estado* |
El estado de un documento a medida que pasa por un flujo de trabajo (revisión, aprobación, rechazo, etc.). |
Desplegable de selección única (incluye código) |
Selección manual de documentos sin flujos de trabajo asignados. Las opciones de campo se pueden configurar en la sección Gestión de documentos de la herramienta Nivel de empresa Administrador. Consulte Manage Configurable Fieldsets and Default Fields para la herramienta de gestión de documentos.
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| Tipo* |
La categoría del documento, como un dibujo, una especificación o un modelo. Si se establece un código de abreviatura (como DR para Drawing), se mostrará al principio del nombre del tipo. |
Desplegable de selección única (incluye código) |
Si el código de tipo (como 'DR' para Dibujo) existe en el nombre del archivo de acuerdo con el estándar de nomenclatura del proyecto, se completará en el campo Tipo para el documento. Consulte Editar el estándar de nomenclatura para la herramienta de gestión de documentos.
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| Actualizado por | La persona que actualizó el documento por última vez en Procore. | Nombre no editable | Se actualiza automáticamente en función de las acciones realizadas en la herramienta y no se puede editar. |
| Cargado por | La persona que cargó el documento en Procore. | Nombre no editable | Se genera automáticamente en función de la carga y no se puede editar. |
| Versión | Números secuenciales generados automáticamente por Procore para diferenciar cada iteración de documento enviada. Este campo no se puede editar. | Cadena | Se actualiza automáticamente en función de cuándo se envía una revisión o cambia el nombre. No se puede editar. |
| Volumen / sistema |
Este campo se utiliza para agrupar documentos relacionados según sea necesario. Un volumen suele ser un paquete o agrupación de documentos. Un sistema suele ser un conjunto completo de equipos que trabajan juntos para una función o propósito, como un sistema solar-eléctrico. |
Desplegable de selección única (incluye código) |
Configurado en la sección Gestión de documentos de la herramienta Nivel de empresa Administrador. Consulte Manage Configurable Fieldsets and Default Fields para la herramienta de gestión de documentos.
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| Personas asignadas al flujo de trabajo |
Todos los responsables de todos los pasos de la plantilla de flujo de trabajo. |
Nombres no editables | Se rellena en función de las selecciones en la plantilla de flujo de trabajo en la herramienta de nivel de empresa Flujos de trabajo. Consulte Acerca de los Flujos de trabajo en la herramienta de gestión de documentos . |
| Administrador de flujo de trabajo |
La persona seleccionada como gerente de la plantilla de flujo de trabajo que está asignada al documento. |
Nombre no editable | Se rellena en función de las selecciones en la plantilla de flujo de trabajo en la herramienta de nivel de empresa Flujos de trabajo. Consulte Acerca de los Flujos de trabajo en la herramienta de gestión de documentos . |
| Vencimiento del paso del flujo de trabajo |
La fecha en la que todos los responsables del paso actual deben enviar sus respuestas. |
Fecha no editable | Se rellena en función de las selecciones en la plantilla de flujo de trabajo en la herramienta de nivel de empresa Flujos de trabajo. Consulte Acerca de los Flujos de trabajo en la herramienta de gestión de documentos . |
Consulte también
- ¿Qué datos puede rellenar automáticamente Procore al cargar archivos en la herramienta de gestión documental?
- Información completa para documentos en la herramienta de gestión de documentos
- Editar el estándar de nomenclatura de la herramienta de gestión de documentos
- Editar los requisitos de carga de la herramienta de gestión de documentos
- Gestionar conjuntos de campos configurables y campos predeterminados para la herramienta de gestión de documentos