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Guía de usuario de gestión financiera

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Para promotores

Esta guía del usuario proporciona a los responsables del proyecto información sobre cómo utilizar las herramientas Finanzas del proyecto en Procore para agilizar los procesos financieros a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Aprenderá a configurar cada herramienta y a realizar tareas comunes utilizando las mejores prácticas recomendadas de . 

Algunos de los temas incluidos en esta guía son:
  • Cómo configurar la estructura de desglose de trabajo (WBS). Procore proporciona un WBS predeterminado que incluye los segmentos de código de coste, tipo de coste y sub proyecto opcional. Con WBS puede crear una empresa y/o una estructura de códigos de presupuesto a nivel de proyecto para su uso con las herramientas Finanzas del proyecto en Procore. Para más información, consulte Configuración de la estructura de desglose del trabajo.
  • Cómo añadir o importar un presupuesto de proyecto preciso. Aprenda a añadir partidas presupuestarias a su proyecto, configurar y asignar vistas de presupuesto a su proyecto y configurar una vista de pronóstico para identificar y realizar un seguimiento de los costes críticos del proyecto. Utilice los datos de recopilados del campo para realizar un seguimiento de los costes de mano de obra de su proyecto y registrar las cantidades de producción de en su presupuesto. Aprenda a crear cambios presupuestarios para reasignar fondos de una partida presupuestaria a otra.  Consulte  Configuración del presupuesto.
  • Cómo crear uno o más fondos para su proyecto. Configure su herramienta de financiación y conozca las consideraciones a tener en cuenta si su proyecto tiene múltiples fuentes de financiación o métodos de entrega. Gestionar el proceso de facturación ascendente y crear un registro de pagos recibidos. Consulte Financiación.
  • Cómo gestionar los compromisos de su proyecto. Conozca los ajustes de configuración de la herramienta Pedidos y cómo crear compromisos para sus colaboradores intermedios. Designe contactos de facturas para enviar facturas contra esos compromisos y cree un pago en el registro de pagos emitidos. Consulte  Pedidos.
  • Cómo mejorar la supervisión y la gestión de los cambios del proyecto. Elija entre gestionar órdenes de cambio con o sin la herramienta Eventos de cambio. Configure los ajustes de niveles de orden de cambio para sus contratos. Lleve la gestión de cambios a la obra, lo que facilita aprobaciones más rápidas, una comunicación más precisa y elimina la necesidad de proceder en riesgo. Consulte Gestión de cambios con eventos de cambio y Gestión de cambios sin eventos de cambio.
  • Cómo gestionar el proceso de facturación para los colaboradores de su proyecto. Defina los períodos de facturación y elija el método deseado del proyecto para crear y enviar facturas para los colaboradores ascendentes y descendentes. Consulte Facturación.  
  • Cómo crear y registrar pagos.  Una vez que se aprueban y completan sus facturas de filename =""upstream  y filename = <a class="F1" title=" " href.path="//references/construction-management/glossary-of-terms" href.anchor="Downstream_Invoice" href.nombre de archivo Para los pagos anteriores, consulte Crear un registro para un pago recibido . Para los pagos posteriores,consulte  Add a New Payment to the Payments Issued Tab of a Commitment.

Configuración de la estructura de desglose de trabajo

En un proyecto de Procore, el primer paso al configurar las herramientas Finanzas del proyecto proyecto de Procore es crear el nombre de archivo de su empresa Estructura de desglose del trabajo. También tiene la opción de crear una WBS única a nivel de proyecto .

Contexto

Con la WBS de Procore, puede definir la estructura de código de presupuesto de su empresa. También tiene la opción de personalizar la estructura del código de presupuesto para un proyecto.  La estructura del código de presupuesto puede incluir los siguientes segmentos: 

  • Predeterminado:  Segmento de código de coste. El segmento predeterminado de "Código de coste" de Procore es un segmento por niveles que se alinea con la estructura de código de coste de 17 Division del  icon-external-link.pngCSI MasterFormat®.  ¿Cuáles son los códigos de coste predeterminados de Procore?     Puede utilizar los códigos de coste predeterminados o puede personalizar el segmento de código de coste añadiendo códigos de coste manualmente como elementos de segmento. También puede importar sus códigos de coste con la aplicación Procore Imports. El proceso de importación le permite añadir o editar elementos de segmento, pero no se puede utilizar para eliminar ningún elemento de segmento existente.
  • Predeterminado:  segmento de tipo de coste. En Procore, los tipos de coste proporcionan una manera de identificar y clasificar los costes del proyecto. También se pueden utilizar para generar informes. Los ejemplos incluyen L=Mano de obra, E=Equipo, M=Materiales, C=Compromiso, OC= Coste del propietario, SVC= Servicios profesionales y O=Otros. Para obtener más información, consulte  ¿Cuáles son los tipos de coste predeterminados de Procore?
  • Opcional:  Subsegmento de trabajo.  En Procore, un  subproyecto  le permite compartimentar los costes de trabajo dentro de un proyecto. Una vez que se agregan a Procore (o se importan a través de un  sistema ERP integrado), puede monitorear los presupuestos y costos de su proyecto para ayudarlo a determinar mejor si está ganando dinero en su proyecto.
  • Opcional:  Segmentos personalizados. Su empresa puede nombrar segmentos personalizados como desee. También puede definir el número de caracteres alfanuméricos que desea representar el esquema de codificación de cada segmento. Los segmentos personalizados también se pueden combinar con los segmentos predeterminados de Procore al configurar la estructura de código de presupuesto de la empresa. 
 Sugerencia

¿Necesitamos crear una estructura de código de presupuesto única? Al pensar en todos los tipos de trabajo realizados en un proyecto de construcción, necesitará códigos de presupuesto para administrar y realizar un seguimiento de su trabajo. Con los códigos de presupuesto, su equipo puede rastrear, administrar y crear informes sobre cantidades, montos, presupuestos y otra información financiera (como ganancias). 

Algunas preguntas para hacer al crear una estructura de código de presupuesto única:

  • ¿Va a configurar un presupuesto para realizar un seguimiento del trabajo de un contratista general? 
  • ¿Necesita códigos más específicos para abordar el trabajo especializado? Por ejemplo, mampostería y pintura. 
  • ¿Queremos crear códigos que sean específicos de un proyecto? ¿O deberían ser reutilizables en múltiples proyectos? 
  • ¿Desea que sus códigos se configuren en un orden determinado? Por ejemplo, ¿por fases o cronológica? 
  • ¿Quién en su equipo usará sus códigos? ¿Qué costes y/o beneficios quieren realizar un seguimiento?

Mientras se prepara para el proceso de implementación de implementación e implementación en Procore). Pueden ayudarte a decidir qué estructura de códigos de presupuesto funcionará mejor para tu negocio.

Muchas empresas diseñan su estructura de código de presupuesto para alinearse con el CSI MasterFormat. Otras empresas deciden implementar una estructura de código de presupuesto que sea única para su industria, organización o entorno de proyecto. Independientemente de la estructura, puede  enviar una solicitud  para que se le asigne un segmento de importación representativo de Procore o puede acelerar el proceso de importación y realizar sus propias importaciones con la aplicación Procore Imports.

Para obtener más información sobre la EDT, consulte la página de destino  Estructura de desglose del trabajo . Recomendamos leer  Acerca de la estructura de desglose de trabajo  y revisar los pasos en  Crear la estructura de desglose de trabajo predeterminada de la empresa y Crear la estructura   de desglose de trabajo del proyecto  con el equipo.    

Configuración de presupuesto

La herramienta Presupuesto muestra detalles sobre todos los costes estimados relacionados con un proyecto. El primer paso es crear su presupuesto directamente en Procore (o puede importar un presupuesto existente). Los propietarios suelen utilizar el presupuesto como una herramienta interna para la gestión de los contratos de proyectos y los costes asociados con diversos contratistas. También se utiliza para realizar un seguimiento del coste estimado de finalización, para mostrar dónde se encuentra por debajo/por encima de su presupuesto en todos los proyectos. Sin embargo, por razones de privacidad, la información del presupuesto generalmente se oculta a los colaboradores externos.

La herramienta Administrador de nivel de empresa le permite configurar una vista de presupuesto (consulte ¿Cuáles son las vistas de presupuesto estándar de Procore?), que es una forma personalizada de configurar y ver su presupuesto. La vista de presupuesto personalizada puede incluir una amplia variedad de columnas de datos, como la cantidad de presupuesto original, los cambios de presupuesto, el presupuesto revisado, los cambios de presupuesto pendientesy más.

Para obtener más información sobre la herramienta Presupuesto, consulte la página de inicio de Presupuesto.

Previsión hasta finalización

Las herramientas Finanzas del proyecto de Procore envían datos a la herramienta Presupuesto a través de los códigos presupuestarios relacionados asignados a las partidas de la herramienta. Como resultado, podrá utilizar la función Previsión hasta finalización de Procore para prever con precisión el coste adicional estimado de cada partida.

Para obtener más información sobre la herramienta Presupuesto, consulte la página de inicio de Presupuesto.

Cambios de presupuesto

La columna Cambios presupuestarios le permite reasignar fondos de su presupuesto para transferir dinero entre partidas presupuestarias. Por ejemplo, si tiene ahorros de costos relacionados con un código de presupuesto porque está por debajo del presupuesto, pero espera que otro código de presupuesto esté por encima del presupuesto, puede retirar fondos del código de presupuesto anterior y agregarlo a este último como contingencia. Dado que los cambios presupuestarios solo aparecen en la herramienta Presupuesto, los miembros del equipo externo o los proveedores no verán los ajustes presupuestarios internos. Sin embargo, le dará un mejor método para equilibrar estratégicamente las partidas presupuestarias a lo largo del curso de la construcción para asegurarse de que se mantenga por debajo del presupuesto.

Para obtener más información sobre la herramienta Presupuesto, consulte la página de inicio de Presupuesto.

Previsión avanzada

Con la vista Previsión avanzada de Procore, su empresa puede propagar los valores presupuestarios en los meses futuros para ayudar a los equipos de proyecto a evaluar las condiciones de costes potenciales creando vistas de previsión avanzada personalizadas y asignando esas vistas a los presupuestos del proyecto. Aspectos importantes a tener en cuenta:

  • El Administrador de Procore de su empresa puede crear plantillas de previsión personalizadas utilizando la vista predeterminada del sistema "Previsión estándar de Procore" (consulte Acerca de la vista de previsión estándar de Procore) en la herramienta Administrador de nivel de empresa.
  • Los pasos para configurar las columnas y asignar la vista a los proyectos son similares a los pasos que se usan para crear vistas de presupuesto, pero están diseñados específicamente para usar con la nueva pestaña Previsión que está disponible en la herramienta Presupuesto. Para obtener instrucciones, consulte Configurar nueva vista de previsión.

Costes directos

Costes directos son los costes en los que incurre su empresa que no están asociados con los compromisos (por ejemplo, gastos reembolsables y gastos generales). Los diferentes tipos de costes directos que los usuarios pueden crear en Procore son facturas, gastos y nóminas. Las facturas se reciben de un proveedor y son costes que no están vinculados a un pedido con ese proveedor. Los gastos se utilizan para realizar un seguimiento de los costes que se asignan desde la empresa al proyecto, para cosas como ordenadores, teléfonos, viajes, etc. También puede realizar un seguimiento de los costes de nómina nóminas para que los importes de nómina se reflejen cada mes en el presupuesto.

Para obtener más información sobre la herramienta Costes directos, consulte la página de inicio de Costes directos.

Herramienta Financiación

Los propietarios con un requisito de aprobación de presupuesto anterior (o un contratista general interno) a menudo encuentran valor utilizando la herramienta de financiamiento para configurar contratos y facturas anteriores. Después de que su presupuesto esté configurado y sea visible en la herramienta Presupuesto del proyecto, puede crear la financiación de su proyecto. Aquí es donde se crearán y administrarán todas sus facturas por cobrar (también llamadas facturación ascendente) y las órdenes de cambio de financiamiento.

Si el presupuesto y la financiación de un proyecto son idénticos, o si la financiación es un resumen del presupuesto a nivel de división, entonces el presupuesto se puede utilizar para crear la financiación. A menudo, el presupuesto interno y la financiación externa tienen diferentes niveles de detalle, por lo que la financiación no es solo un resumen del presupuesto a nivel de división.

Puede configurar el desglose de partidas de financiación (SOV) directamente en Procore, o puede importar uno. Una vez completada la configuración, su financiación debe aprobarse antes de que los usuarios del proyecto puedan crear órdenes de cambio o facturas de promotor. Si no desea gestionar la financiación en Procore, puede eliminar la herramienta de financiación. Consulte  Añadir y eliminar herramientas de proyecto.

Para obtener más información sobre la herramienta Financiación, consulte el Herramienta de financiación .

Si la herramienta Financiación está deshabilitada, consulte los vínculos a continuación:

Herramienta Pedidos

Una vez que se aprueba el financiamiento (o si elige eliminar la herramienta de financiamiento de su proyecto porque no tiene un requisito de aprobación de presupuesto inicial), puede configurar los contratos. En Procore, hay dos tipos de contratos: órdenes de compra y contratos de subcontratista.

 Sugerencia
¿Su organización se refiere a sus órdenes de compra y contratos de subcontratista como 'contratos'? Para las audiencias de habla inglesa, Procore se puede configurar para usar un diccionario de inglés que cambie el punto de vista (POV) de Procore de un "Contratista general" a un "Propietario". Cuando esté implementando Procore, le recomendamos que hable con su Punto de contacto de Procore para ver si la configuración de este diccionario sería adecuada para su equipo. El diccionario del promotor de Procore solo se habilita cuando lo solicita el nombre de archivo de su empresa Administrador de Procore. Para más información, consulte ¿Qué nombres y términos de herramientas son diferentes en Procore para contratistas generales, propietarios y contratistas especializados?

Órdenes de compra

En Procore, una orden de compra (OC) es un pedido financiero documentado que detalla los tipos, cantidades y precios acordados para productos o servicios. Como parte del proceso de adquisiciones, las órdenes de compra son creadas por un "comprador" (por ejemplo, el promotor de un proyecto) y emitidas a un "vendedor" (por ejemplo, un contratista principal, subcontratista o contratista especializado) para cubrir el coste de un contrato. Una vez aceptada por el "vendedor", una orden de compra representa un acuerdo entre las dos partes.

Para obtener más información, consulte  Crear una orden de compra.

Para obtener más información sobre la herramienta Pedidos, consulte la página deinicio de Pedidos.

Los contratos representan el acuerdo contractual entre la empresa propietaria y los colaboradores posteriores (es decir, contratistas, vendedores, proveedores) que realizan un alcance de trabajo. Los contratos se crean a partir de una oferta ganadora o en la herramienta de compromisos de nivel de proyecto. Cuando vincula una partida de contrato con una partida de financiación, la conexión se refleja en los informes de financiación (es decir, el informe de compra y el informe de comparación del coste del trabajo con el presupuesto). 

 Nota
El informe de comparación de coste de trabajo a presupuesto solo está disponible cuando la herramienta Eventos de cambio está deshabilitada en un proyecto de Procore. 

Cuando selecciona el código de presupuesto relacionado para el contrato con el que está asociado, la conexión se refleja automáticamente en todos los informes de presupuesto (es decir, Informe de detalle de presupuesto, Informe de resumen de presupuesto, etc.).) Las partidas de compromiso aparecerán en el presupuesto al igual que las órdenes de cambio de compromiso.

Gestión de cambios con eventos de cambio

La herramienta Eventos de cambio de Procore fue diseñada para cualquier proyecto de trabajo que pueda resultar en un costo adicional. Con esta herramienta, crea un evento de cambio que ayude a su equipo a comprender mejor el coste potencial de un cambio antes de que se convierta en un coste real. Después de crear un evento de cambio, puede usar la herramienta para crear una solicitud de oferta (RFQ) que se envía a los colaboradores posteriores correspondientes para la tarificación.

Después de que se crean las RFQ y sus contratistas responden con una cotización, su equipo también puede crear órdenes de cambio que se basan en la cotización presentada. Puede configurar su flujo de trabajo de orden de cambio estableciendo el número de niveles de orden de cambio: uno, dos o tres niveles. Más niveles de orden de cambio hacen que el flujo de trabajo sea más complejo, pero proporcionan una mayor cantidad de control. Consulte  ¿Cuáles son los diferentes ajustes de nivel de una orden de cambio en Project Financials?

Ejemplo

La imagen de ejemplo a continuación muestra cómo una empresa puede administrar su proceso de gestión de cambios utilizando la herramienta Eventos de cambio. Tenga en cuenta que esta imagen solo le muestra las opciones que tiene al habilitar las herramientas Cambiar eventos.  Si prefiere simplemente crear órdenes de cambio, no tiene que habilitar la herramienta Eventos de cambio. 

Obtener más información

Para obtener más información sobre la herramienta Eventos de cambio, lea:

Para obtener más información sobre la herramienta Eventos de cambio, consulte la página de inicio de Eventos de cambio.

Gestión de cambios sin eventos de cambio

Después de crear los contratos de pedido, puede crear órdenes de cambio para contabilizar los costes adicionales. Si bien la mayoría de los promotores prefieren comenzar utilizando órdenes de cambio de 2 niveles, existe la opción de usar una configuración de 1 nivel, 2 niveles o 3 niveles. Cuantos más niveles tienen las órdenes de cambio, más complejo es el flujo de trabajo, pero brindan un mayor control.

Herramienta de financiación habilitada

  • ¿Cuáles son las diferentes configuraciones del nivel de órdenes de cambio en Project Financials?
  • Crear una posible orden de cambio para describir cualquier posible cambio en los costos que afectaría la financiación. Solo puede introducir una cantidad en el nivel de orden de cambio potencial. Cuando complete una lista de valores para una orden de cambio potencial, tendrá la opción de seleccionar un código de presupuesto. Idealmente, será un código de presupuesto ya en el presupuesto, por lo que puede ver el aumento de presupuesto en la pestaña Presupuesto. Consulte  Crear una posible orden de cambio para una financiación.
  • Después de crear una posible orden de cambio, puede crear una orden de cambio de compromiso que actúe como una solicitud de precios del contratista que será responsable del alcance del trabajo descrito en la POC. Puede comparar la orden de cambio de compromiso con la orden de cambio potencial correspondiente y ver su varianza entre las dos. Consulte  Crear una orden de cambio de pedido a partir de una orden de cambio de pedido.
  • Una vez que haya creado posibles órdenes de cambio de fondos, puede incluirlas en una solicitud de orden de cambio. Las solicitudes de orden de cambio suelen ser los documentos que se envían para su aprobación y se pueden utilizar para enviar posibles órdenes de cambio individuales o para agrupar posibles órdenes de cambio con el fin de agilizar la revisión y el proceso de aprobación de .
  • Una vez que haya marcado las órdenes de cambio de compromiso como aprobadas, el cambio en dólares se reflejará en la columna " Costes comprometidos" en la herramienta Presupuesto. Los compromisos y las posibles órdenes de cambio de compromiso con un estadode " Pendiente" aparecerán en la columna "Pendiente de cambios de coste" en la herramienta Presupuesto.

Herramienta de financiación desactivada

  •  Solo puede introducir una cantidad en el nivel de orden de cambio potencial. Cuando complete una lista de valores para una orden de cambio potencial, tendrá la opción de seleccionar un código de coste.
    • Crear una solicitud de orden de cambio para unpedido.
    • Las órdenes de cambio con un estado establecido en" Pendiente" aparecerán en la columna" Cambios de presupuesto pendientes" en la herramienta Presupuesto. Las órdenes de cambio aprobadas se pueden añadir a las facturas de los propietarios. Una vez que haya marcado la orden de cambio como aprobada, el cambio en el importe total en dólares se reflejará en la columna " Aprobado COs" en la herramienta Presupuesto.
  • Después de crear una posible orden de cambio, puede crear una orden de cambio de compromiso que actúe como una solicitud de precios del contratista que será responsable del alcance del trabajo descrito en la posible orden de cambio. Puede comparar la orden de cambio de compromiso con la orden de cambio potencial correspondiente y ver su varianza entre las dos.
  • Una vez que haya marcado la orden de cambio de pedido como aprobada, el cambio en euros se reflejará en la columna " Costes comprometidos" en la herramienta Presupuesto. Pedidos y los posibles CCO con un estado de" Pendiente" aparecerán en la columna "Cambios de coste pendientes" en la herramienta Presupuesto.

Para obtener más información sobre la herramienta Órdenes de cambio, consulte la página de inicio Órdenes de cambio.

Facturas de financiación & Facturas de subcontratistas/contratistas

A medida que el proyecto avanza y se han creado y aprobado sus contratos, puede comenzar a invitar a colaboradores a facturarle. Hay dos (2) tipos de facturas en Procore: 

  • Facturas de financiación.  Si es propietario de un proyecto que recibe fondos de un banco y necesita crear solicitudes de sorteo, puede usar las funciones de llenado previo en Procore para crear una factura de propietario. Con la función de prellenado disponible en las facturas de los propietarios, Procore le permite crear una factura de propietario que extrae automáticamente todos los importes facturados de las facturas de los subcontratistas aprobados de su proyecto, los costes directos relevantes y las órdenes de cambio de compromiso aprobadas. Procore también puede compilar esos datos en un PDF cuando necesite crear su solicitud de sorteo o solicitud de pago.
  • Facturas de subcontratista/contratista. Si tiene contratos contratos de Procore (por ejemplo, sus contratistas, subcontratistas y otros contratistas especializados), también puede crear facturas posteriores. Estas facturas son utilizadas por sus colaboradores intermedios para facturarle el trabajo que completan a medida que avanza el proyecto. 

Para obtener más información sobre la facturación en Procore:

Para obtener más información, consulte la página de inicio de Pedidos y la página de inicio de Financiación.

Pagos

Una vez que se aprueban y completan las facturas de promotor y las facturas de subcontratista, puede crear pagos en Procore para mantener un registro de los pagos recibidos.

Para obtener más información, consulte la página de inicio de Pedidos y la página de inicio de Contratos principales.