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Procore

Promotor

Guía de usuario de gestión financiera

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Para promotores

Esta guía del usuario proporciona a los promotores de proyectos información sobre cómo utilizar las herramientas de finanzas del proyecto de Procore para agilizar sus procesos financieros a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Aprenderá a configurar correctamente cada herramienta financiera, así como a realizar tareas financieras comunes de acuerdo con las prácticas recomendadas por Procore.

Algunos de los conceptos incluidos en esta guía son:

  • Cómo configurar los códigos de coste del proyecto. Revise la estructura de códigos de coste predeterminada de Procore y aprenda los conceptos básicos para configurar los códigos de coste del proyecto. Consulte Configuración de códigos de coste.
  • Cómo añadir o importar un presupuesto de proyecto preciso. Aprenda a añadir partidas presupuestarias a su proyecto, configurar y asignar vistas presupuestarias y configurar una vista de previsión para identificar y realizar un seguimiento de los costes críticos del proyecto. Utilice los datos recopilados en la obra para realizar un seguimiento de los costes de mano de obra del proyecto y registrar las cantidades de producción en el presupuesto. Obtenga información sobre cómo crear modificaciones presupuestarias para reasignar fondos de una partida presupuestaria a otra. Consulte Configuración de presupuesto.
  • Cómo crear uno (o varios) contratos principales para el proyecto. Configure su herramienta de contratos principales y conozca las consideraciones que debe tener en cuenta si el proyecto tiene múltiples fuentes de financiación o métodos de entrega. Gestione el proceso de facturas de promotor y cree un registro de pagos recibidos. Consulte Contratos principales.
  • Cómo gestionar las órdenes de compra y los contratos de subcontratista del proyecto. Conozca los ajustes de configuración de la herramienta Pedidos y cómo crear órdenes de compra y contratos de subcontratista. Designe contactos de la factura en sus contratos. Consulte Herramienta Pedidos.
  • Cómo mejorar la supervisión y la gestión de los cambios del proyecto. Elija entre gestionar órdenes de cambio con o sin la herramienta Eventos de cambio. Configure los ajustes de niveles de orden de cambio para sus contratos. Lleve la gestión de cambios a la obra, lo que facilita aprobaciones más rápidas, una comunicación más precisa y elimina la necesidad de proceder en riesgo. Consulte Gestión de cambios con eventos de cambio y Gestión de cambios sin eventos de cambio.
  • Cómo gestionar el proceso de facturación para los subcontratistas de su proyecto. Defina los períodos de facturación y elija el método deseado del proyecto para crear y enviar facturas de subcontratista. Consulte Facturas de promotor y facturas de subcontratista.
  • Cómo crear y registrar pagos. Una vez que se aprueban y completan las facturas de promotor y las facturas de subcontratista, puede crear pagos en Procore para mantener un registro de los pagos recibidos. Consulte Pagos.

Configuración de códigos de coste

En un proyecto de Procore, el primer paso al configurar las herramientas Finanzas del proyecto de Procore es verificar que los códigos de coste han sido configurados por la persona que ha creado el nuevo proyecto.

Contexto

Los códigos de coste predeterminados de Procore incluyen una estructura de códigos de coste de 16 divisiones que se alinea con CSI MasterFormat® . Consulte ¿Qué son los códigos de coste predeterminados de Procore? Sin embargo, algunos promotores de proyectos pueden tener requisitos que los lleven a crear una estructura de códigos de coste única. Cuando ese es el caso, puede importar códigos de coste personalizados en la herramienta Administrador de nivel de empresa. Consulte Importar códigos de coste a Procore.

Configuración de presupuesto

La herramienta Presupuesto muestra detalles sobre todos los costes estimados relacionados con un proyecto. El primer paso es crear su presupuesto directamente en Procore (o, alternativamente, puede importar un presupuesto existente). Los promotores suelen utilizar el presupuesto como una herramienta interna para gestionar los contratos del proyecto y los costes asociados con varios contratistas. También se utiliza para realizar un seguimiento del coste estimado de finalización, para mostrar dónde se encuentra por debajo o por encima del presupuesto en todos los proyectos. Sin embargo, por motivos de privacidad, la información presupuestaria generalmente se oculta a los colaboradores externos.

La herramienta Administrador de nivel de empresa le permite configurar una vista de presupuesto (consulte ¿Qué son las vistas de presupuesto estándar de Procore?), que es una forma personalizada de configurar y ver su presupuesto. La vista de presupuesto personalizada puede incluir una amplia variedad de columnas de datos, como Importe de presupuesto original, Modificaciones de presupuesto, Presupuesto revisado, Cambios de presupuesto pendientes y más.

Para obtener más información sobre la herramienta Presupuesto, consulte la página de inicio de Presupuesto.

Previsión hasta finalización

Las herramientas Finanzas del proyecto de Procore envían datos a la herramienta Presupuesto a través de los códigos presupuestarios relacionados asignados a las partidas de la herramienta. Como resultado, podrá utilizar la función Previsión hasta finalización de Procore para prever con precisión el coste adicional estimado de cada partida.

Para obtener más información sobre la herramienta Presupuesto, consulte la página de inicio de Presupuesto.

Modificaciones de presupuesto

La columna Modificación de presupuesto permite reasignar fondos en el presupuesto para transferir dinero entre partidas presupuestarias. Por ejemplo, si tiene ahorros de costes relacionados con un código de presupuesto porque entró por debajo del presupuesto, pero espera que otro código de presupuesto supere el presupuesto, puede extraer fondos del código de presupuesto anterior y añadirlos a este último como una contingencia. Dado que las modificaciones presupuestarias solo aparecen en la herramienta Presupuesto, los miembros externos del equipo o los proveedores no verán los ajustes presupuestarios internos. Sin embargo, dispondrá de un método mejor para equilibrar estratégicamente las partidas presupuestarias en el transcurso de la construcción para asegurarse de que se mantenga por debajo del presupuesto.

Para obtener más información sobre la herramienta Presupuesto, consulte la página de inicio de Presupuesto.

Previsión avanzada

Con la vista Previsión avanzada de Procore, su empresa puede propagar los valores presupuestarios en los meses futuros para ayudar a los equipos de proyecto a evaluar las condiciones de costes potenciales creando vistas de previsión avanzada personalizadas y asignando esas vistas a los presupuestos del proyecto. Aspectos importantes a tener en cuenta:

  • El Administrador de Procore de su empresa puede crear plantillas de previsión personalizadas utilizando la vista predeterminada del sistema "Previsión estándar de Procore" (consulte Acerca de la vista de previsión estándar de Procore) en la herramienta Administrador de nivel de empresa.
  • Los pasos para configurar columnas y asignar la vista a los proyectos son similares a los pasos que se usan para crear vistas de presupuesto, pero están diseñados específicamente para usar con la nueva pestaña Previsión que está disponible en la herramienta Presupuesto. Para obtener instrucciones, consulte Configurar nueva vista de previsión.

Costes directos

Los costes directos son los costes en los que incurre su empresa que no están asociados con los pedidos (por ejemplo, gastos reembolsables y gastos generales). Los diferentes tipos de costes directos que los usuarios pueden crear en Procore son facturas, gastos y nómina. Las facturas se reciben de un proveedor y son costes que no están vinculados a un pedido con ese proveedor. Los gastos se utilizan para hacer el seguimiento de los costes que se asignan desde la empresa al proyecto para ordenadores, teléfonos, viajes, etc. También puede realizar un seguimiento de los costes de nómina mensuales y clasificarlos por código de coste para que los importes de la nómina se reflejen cada mes en el presupuesto.

Para obtener más información sobre la herramienta Costes directos, consulte la página de inicio de Costes directos.

Herramienta Contratos principales

Los promotores con un requisito de aprobación de presupuesto ascendente (o un contratista principal interno) a menudo encuentran útil utilizar la herramienta Contratos principales para configurar contratos y facturas ascendentes. Una vez que el presupuesto está configurado y es visible en la herramienta Presupuesto del proyecto, puede crear el contrato principal del proyecto. Aquí es donde se crearán y gestionarán todas sus facturas por cobrar (también conocido como facturación ascendente) y órdenes de cambio de contrato principal. Si el presupuesto y el contrato principal de un proyecto son idénticos, o si el contrato principal es un resumen del presupuesto de nivel de división, el presupuesto se puede utilizar para crear el contrato principal. A menudo, el presupuesto interno y el contrato principal externo tienen diferentes niveles de detalle, por lo que el contrato principal no es solo un resumen del presupuesto en el nivel de división.

Puede configurar el desglose de partidas del contrato principal directamente en Procore, o puede importar uno. Una vez completada la configuración, el contrato principal debe aprobarse antes de que los usuarios del proyecto puedan crear órdenes de cambio o facturas de promotor. Si no se desean contratos principales, se puede eliminar la herramienta Contratos principales. Consulte Añadir y eliminar herramientas de proyecto.

Para obtener más información sobre la herramienta Contratos principales, consulte la página de inicio de Contratos principales.

Si la herramienta Contratos principales está deshabilitada, consulte los vínculos a continuación:

Herramienta Pedidos

Una vez que se aprueba el contrato principal (o si elige eliminar la herramienta de su proyecto), puede configurar las órdenes de compra y contratos de subcontratista.

Órdenes de compra

En Procore, una orden de compra (OC) es un pedido financiero documentado que detalla los tipos, cantidades y precios acordados para productos o servicios. Como parte del proceso de adquisiciones, las órdenes de compra son creadas por un "comprador" (por ejemplo, el promotor de un proyecto) y emitidas a un "vendedor" (por ejemplo, un contratista principal, subcontratista o contratista especializado) para cubrir el coste de un contrato. Una vez aceptada por el "vendedor", una orden de compra representa un acuerdo entre las dos partes.

Para obtener más información, consulte Crear una orden de compra.

Para obtener más información sobre la herramienta Pedidos, consulte la página de inicio de Pedidos.

Los contratos representan el acuerdo contractual entre la empresa promotora y los contratistas/proveedores que realizarán un alcance de trabajo. Los contratos se crean a partir de una oferta ganadora o manualmente desde la herramienta Pedidos. Cuando vincula una partida de contrato a una partida de contrato principal, la conexión se reflejará en los informes de contrato principal, como el informe de adquisiciones y el informe de comparación de costes de proyecto con el presupuesto (esta opción solo está disponible cuando no se utilizan eventos de cambio). Cuando selecciona el código de presupuesto relacionado para el contrato o la orden de compra con el que está asociado, la conexión se refleja automáticamente en todos los informes presupuestarios (Informe detallado de presupuesto, Informe de resumen de presupuesto, etc.). Las partidas de pedido aparecerán en el presupuesto como órdenes de cambio de pedido.

Gestión de cambios con eventos de cambio

La herramienta Eventos de cambio está diseñada para todo aquello que pueda generar un coste adicional en un proyecto. La creación de un evento de cambio le permite prepararse para el coste de un cambio antes de que se convierta en un coste real. Después de crear un evento de cambio, puede crear una solicitud de oferta (RFQ), que se envía a los subcontratistas correspondientes para la tarificación. Cuando los subcontratistas asignados responden a las RFQ, se pueden crear órdenes de cambio en función de la oferta enviada. Puede configurar el flujo de trabajo de orden de cambio estableciendo el número de niveles de orden de cambio: uno, dos o tres niveles. Más niveles de órdenes de cambio hacen que el flujo de trabajo sea más complejo, pero brindan un mayor control.

Para obtener más información sobre la herramienta Eventos de cambio, consulte la página de inicio de Eventos de cambio.

Gestión de cambios sin eventos de cambio

Después de crear los contratos de pedido, puede crear órdenes de cambio para contabilizar los costes adicionales. Si bien la mayoría de los promotores prefieren comenzar utilizando órdenes de cambio de 2 niveles, existe la opción de usar una configuración de 1 nivel, 2 niveles o 3 niveles. Cuantos más niveles tienen las órdenes de cambio, más complejo es el flujo de trabajo, pero brindan un mayor control.

Contratos principales habilitados

  • ¿Cuáles son los diferentes niveles de una orden de cambio?
  • Cree una POC para describir cualquier cambio potencial en los costes que afectaría al contrato principal. Solo puede introducir un importe en el nivel de POC. Cuando complete un desglose de partidas para una POC, tendrá la opción de seleccionar un código de coste. Idealmente, será un código de coste ya incluido en el presupuesto. Con la herramienta POC de contrato principal puede ver el aumento de presupuesto en la pestaña Presupuesto.
  • Después de crear una POC, puede crear una OCP que actúa como una solicitud de tarificación del contratista, quien será responsable del alcance del trabajo descrito en la POC. Puede comparar la OCP con la POC correspondiente y ver la desviación entre las dos.
  • Una vez que haya creado las POC de contrato principal, puede incorporarlas a las solicitudes de orden de cambio (SOC). Estas solicitudes suelen ser los documentos que se envían para su aprobación y se pueden utilizar para enviar posibles órdenes de cambio (POC) individuales o para agruparlas con el fin de agilizar el proceso de revisión y aprobación.
  • Una vez que haya marcado la OCP como aprobada, el cambio en euros se reflejará en la columna "Costes con pedido" en la herramienta Presupuesto. Los pedidos y las posibles OCP con el estado "Pendiente" aparecerán en la columna "Cambios de coste pendientes" en la herramienta Presupuesto.

Contratos principales no habilitados

  • Solo puede introducir un importe en el nivel de POC. Cuando complete un desglose de partidas para una POC, tendrá la opción de seleccionar un código de coste.
    • Crear una solicitud de orden de cambio (SOC)
    • Las órdenes de cambio con el estado "Pendiente" aparecerán en la columna "Cambios de presupuesto pendientes" en la herramienta Presupuesto. Las OCCP aprobadas se pueden añadir a las facturas de promotor. Una vez que haya marcado la OCCP como aprobada, el cambio en el importe total se reflejará en la columna "OC aprobadas" en la herramienta Presupuesto.
  • Después de crear una POC, puede crear una OCP que actúa como una solicitud de tarificación del contratista, quien será responsable del alcance del trabajo descrito en la POC. Puede comparar la OCP con la POC correspondiente y ver la desviación entre las dos.
  • Una vez que haya marcado la OCP como aprobada, el cambio en euros se reflejará en la columna "Costes con pedido" en la herramienta Presupuesto. Los pedidos y las posibles OCP con el estado "Pendiente" aparecerán en la columna "Cambios de coste pendientes" en la herramienta Presupuesto.

Para obtener más información sobre la herramienta Órdenes de cambio, consulte la página de inicio Órdenes de cambio.

Facturas de promotor y facturas de subcontratista

A medida que el proyecto avanza y se crean y aprueban los contratos, los subcontratistas pueden facturarle el trabajo completado mediante la presentación de facturas de subcontratista. También puede crear facturas de promotor, que luego se pueden enviar por correo electrónico al promotor o la parte a la que se solicita el pago.

Para obtener más información, consulte la página de inicio de Pedidos y la página de inicio de Contratos principales.

Pagos

Una vez que se aprueban y completan las facturas de promotor y las facturas de subcontratista, puede crear pagos en Procore para mantener un registro de los pagos recibidos.

  • Seguimiento de las facturas de promotor realizadas en el lado del contrato principal:
  • Seguimiento de las solicitudes de pago realizadas en Pedidos. Cuando actualiza la pestaña "Pago emitido", la columna "Pagado a la fecha" de los informes presupuestarios se actualizará automáticamente para reflejar esos cambios.

Para obtener más información, consulte la página de inicio de Pedidos y la página de inicio de Contratos principales.