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Procore

Utilizar la función "Previsión hasta finalización"

Objetivo

Utilizar la función "Previsión hasta finalización" en la herramienta Presupuesto del proyecto. 

Contexto

Para garantizar que las actividades y los costes futuros de su proyecto sigan siendo precisos y uniformes, es importante gestionar y supervisar activamente el presupuesto de su proyecto. Si esa actividad es su responsabilidad (por ejemplo, si es director de proyectos o contable del proyecto), es posible que tenga la necesidad de generar informes semanales o mensuales para dar cuenta claramente de todos los costes facturables de su proyecto (en otras palabras, lo que se ha completado sobre el proyecto) y los costes previstos (en otras palabras, lo que queda por completar en el proyecto). 

Para ayudar a su equipo de proyecto a comprender mejor lo que queda por completar en un proyecto, se incluye una columna "Previsión hasta finalización", de manera predeterminada, en varias de las vistas estándar de la herramienta Presupuesto (por ejemplo, Presupuesto estándar de Procore, Vista de presupuesto en blanco, (Multinivel) Presupuesto estándar de Procore y Presupuesto de coste directo de ERP de Procore). Esta columna también se puede añadir a cualquier vista de presupuesto personalizada que elija crear. Consulte Configurar una nueva vista de presupuesto

Con la columna "Previsión hasta finalización", puede:

  • Estimar el coste "Previsto por encima/por debajo" de cada partida presupuestaria.
    Esto asegura que el total en la columna "Coste estimado hasta finalización" sea preciso y coherente con su proyección semanal o mensual anterior.
  • Elija el método de cálculo para aplicar por partida.
    • La configuración de Cálculo automático calcula los costes restantes del proyecto en función de la diferencia entre el "Presupuesto previsto" y los "Costes previstos" para mantener un valor neto cero (0 €) "Previsto por encima/por debajo" para cada partida presupuestaria.
    • La configuración de Introducción manual le permite añadir elementos e importes para definir un número de previsión más realista basado en datos clave del proyecto.
    • La configuración de Recursos supervisados le permite añadir elementos basados en tiempo/duración, que se reducen automáticamente a medida que avanza el tiempo a lo largo del proyecto.
  • Añadir notas de previsión
    Registre una nota útil que documente el razonamiento del valor previsto para cada partida presupuestaria. No hay límite en el número de caracteres que puede introducir en una nota. 

Temas a considerar

  • Permisos de usuario necesarios:
    • Permisos de nivel "Estándar" o superior en la herramienta Presupuesto del proyecto.
  • Información adicional:
    • Puede configurar el ajuste "Previsión hasta finalización" en Cálculo automático, Introducción manual o Recursos supervisados por partida. 
    • Puede añadir notas a cada partida.
    • La entrada "Notas" se conserva si decide cambiar entre Cálculo automático, Introducción manual y Recursos supervisados.
    • ¡Importante! Cuando cambie de Introducción manual a Cálculo automático, se eliminarán todos los elementos de Introducción manual añadidos anteriormente.
  • Cálculos de cero neto:
    • Un usuario con permisos de "Administrador" en la herramienta Presupuesto puede configurar la columna "Previsión hasta finalización" para tener un cálculo automático de cero neto en los ajustes de configuración de la herramienta Presupuesto.
      Nota: Esta configuración se aplica solo a las nuevas partidas que añada al presupuesto. 
    • Un icono de rayo icon-lightning-bolt.png en la columna "Previsión hasta finalización" indica que se está aplicando el cálculo automático de cero neto.
    • Un signo de interrogación ? indica que la columna "Previsión hasta finalización" no se puede editar. Consulte Añadir una partida presupuestaria parcial.
  • Para empresas que utilizan la herramienta Integraciones ERP:

Pasos

  1. Vaya a la herramienta Presupuesto del proyecto. 
  2. Haga clic en la pestaña Presupuesto.
  3. Busque la partida presupuestaria que desee examinar. 
  4. Haga clic en el vínculo de la columna Previsión hasta finalización.
    Nota: Como se ilustra a continuación, el vínculo para hacer clic se encuentra a la derecha del icono de rayo icon-lightning-bolt.png.
    forecast_budget_4_7_2020.png
  5. Seleccione una de las siguientes opciones para el método de cálculo "Previsión hasta finalización":

Cálculo automático

Siga los pasos a continuación para habilitar la opción Cálculo automático de una partida presupuestaria, que es la configuración predeterminada para la herramienta Presupuesto del proyecto. Esta opción calcula la diferencia entre los valores de las columnas "Presupuesto previsto" y "Costes previstos". Esa diferencia se muestra como el valor de la columna "Previsto por encima/por debajo". En la ventana Previsión hasta finalización, haga lo siguiente:

  1. Debajo de Método de cálculo, elija la opción Cálculo automático.
  2. (Opcional) Introduzca cualquier información relevante sobre el pronóstico en el cuadro Notas.
  3. Guarde sus cambios y vuelva a la herramienta Presupuesto haciendo clic en Hecho.

Introducción manual

Siga los pasos a continuación para crear manualmente partidas para la columna "Previsión hasta finalización". En la ventana , haga lo siguiente:

  1. En Método de cálculo, elija la opción Introducción manual.
  2. (Opcional) Introduzca cualquier información relevante sobre el pronóstico en el cuadro Notas.
  3. Para añadir entradas adicionales, haga clic en Añadir nueva partida.
  4. Introduzca la siguiente información:
    forecast_manualentry_4-7-2020.png
    • Descripción. Introduzca un resumen descriptivo de su nueva partida.
    • Cantidad. Introduzca un número. De forma predeterminada, el número que aparece es 1.
    • Unidades. Seleccione una unidad de medida. Esta es una lista desplegable que se completa con la lista maestra de unidades de medida de nivel de empresa de la herramienta Administrador de la empresa, por lo que es posible que desee añadir una nota al respecto aquí o un vínculo a ese artículo de soporte. El valor predeterminado es "ls" (suma global).
    • Coste unitario. Añada el coste por unidad (por ejemplo, introduzca 100). La configuración predeterminada es cero (0,00).
    • Importe. El coste total de la partida. (Unidades * Coste unitario).
  5. Añada partidas adicionales según sea necesario.
  6. Guarde sus cambios y vuelva a la herramienta Presupuesto haciendo clic en Hecho.

Recursos supervisados

Siga los pasos a continuación para prever una partida con sus valores supervisados. 

"Recursos supervisados" le permite prever los costes previstos en función de las tasas de recursos y el tiempo mediante la introducción de recursos, la aplicación de una fecha y una hora, y la adición de un coste unitario y una tasa de utilización de los recursos dentro de un código de coste. Procore reducirá automáticamente el importe de "Previsión hasta finalización" a medida que vaya pasando el tiempo. En la ventana Previsión hasta finalización, haga lo siguiente:

  1. En Método de cálculo, elija la opción Recursos supervisados.
  2. (Opcional) Introduzca cualquier información relevante sobre el pronóstico en el cuadro Notas.
  3. Para añadir entradas adicionales, haga clic en Añadir nueva partida.
  4. Introduzca la siguiente información:
    forecast_monitoredresources_4-7-2020.png
    • Descripción. Introduzca una descripción para la nueva partida de recursos. Algunos ejemplos son los siguientes:
      • Director de proyectos de nivel 1, nivel 2
      • Alquiler de remolques para oficina
      • Instalaciones sanitarias temporales
      • Alquiler de contenedores de almacenamiento temporal
    • Fecha de inicio. Seleccione una fecha de inicio para la partida de recursos.
    • Fecha de finalización. Seleccione una fecha de finalización para la partida de recursos.
    • Unidades restantes. Seleccione Semanas (selección predeterminada) o Meses. Procore usará la fecha de hoy para calcular automáticamente las unidades restantes y continuará extrayendo el importe restante al final de cada unidad (semana o mes). 
    • Coste unitario. Añada el coste por unidad (por ejemplo, introduzca 100). La configuración predeterminada es cero (0,00).
      • Utilización. Introduzca el porcentaje del recurso que se utiliza dentro de la duración dada de la partida.
        Las columnas Coste unitario calculado, Previsión hasta finalización y Planificado se completarán según lo que haya introducido en las columnas anteriores.
        • Coste unitario calculado = tasa de utilización * coste unitario
        • Previsión hasta finalización = coste unitario calculado * unidades restantes
        • Planificado = coste unitario calculado * total de unidades (según la duración total calculada desde la fecha de inicio hasta la fecha de finalización).
          Nota: No podrá prorratear los costes (por ejemplo, 8 días = 2 semanas, no 1,14 semanas).
  5. Añada más partidas según sea necesario.
  6. Guarde sus cambios y vuelva a la herramienta Presupuesto haciendo clic en Hecho.

 

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