Utilizar la función "Previsión hasta finalización"

Contexto

Para garantizar que las actividades y los costes futuros del proyecto sigan siendo precisos y coherentes, es importante gestionar y supervisar activamente el presupuesto del proyecto. Si esa actividad es su responsabilidad (por ejemplo, si es gerente de proyectos o contador de proyectos), es posible que deba generar informes semanales o mensuales para contabilizar claramente todos los costos facturables de su proyecto (en otras palabras, lo que se ha completado en el proyecto) y los costos proyectados (en otras palabras, lo que queda por completar en el proyecto).

Para ayudar a su equipo de proyecto a comprender mejor lo que queda por completar en un proyecto, se incluye una columna "Previsión hasta finalización", de forma predeterminada, en varias de las "Vistas estándar" de la herramienta Presupuesto (por ejemplo, Presupuesto estándar de Procore, Vista de presupuesto en blanco, (Multinivel) Presupuesto estándar de Procore, Presupuesto de costes directos de ERP de Procore, Previsión estándar de Procore y Previsión de costes directos de ERP de Procore). Esta columna también se puede añadir a cualquier vista de presupuesto o previsión personalizada que elija crear. Consulte Configurar una nueva vista de presupuesto y Configurar una nueva vista de previsión.

Con la columna "Previsión hasta finalización", puede:

• Estimar el coste "Previsto por encima/por debajo" de cada partida presupuestaria
  Esto garantiza que el total de la columna "Coste estimado hasta finalización" sea preciso y coherente con su proyección semanal o mensual anterior.

• Elija el método de cálculo para aplicar por partida

  • La configuración de Cálculo automático calcula los costes restantes del proyecto restando el "Presupuesto previsto" de los "Costes previstos" para mantener un valor neto cero ($ 0) "Previsto por encima/por debajo" para cada partida presupuestaria.

  • El ajuste de Introducción manual detallada le permite añadir elementos e importes para crear una previsión más realista basada en conocimientos clave del proyecto.

  • La ajuste de entrada manual de suma global le permite introducir una única cantidad fija para pronosticar el coste restante al finalizar para un código presupuestario específico.
    Nota: Si bien este ajuste está visible en las tablas Presupuesto y Previsión, solo se puede configurar dentro de la pestaña Previsión de la herramienta Presupuesto.

  • La ajuste de Recursos supervisados le permite añadir elementos basados en tiempo/duración, que se reducen automáticamente a medida que avanza el tiempo a lo largo del proyecto.

• Añadir notas de previsión
  Registre una nota útil que documente el razonamiento del valor previsto para cada partida presupuestaria. No hay límite en el número de caracteres que puede introducir en una nota.

Temas a considerar

• Permisos de usuario necesarios:

  • Permisos de nivel "Estándar" o superior en la herramienta Presupuesto del proyecto.

• Información adicional:

  • Puede configurar el ajuste "Previsión hasta finalización" en Cálculo automático, Introducción manual detallada, Introducción manual de suma global o Recursos supervisados por partida.

  • Puede añadir notas a cada partida.

  • La entrada "Notas" se conserva si decide cambiar entre Cálculo automático, Introducción manual detallada, Introducción manual de suma global y Recursos supervisados.

  • ¡Importante! Cuando cambie de introducción manual detallada a Cálculo automático, se eliminarán todos los elementos de introducción manual detallada añadidos anteriormente.

• Cálculos de cero neto:

  • Un usuario con permisos de "Administrador" en la herramienta Presupuesto puede configurar la columna "Previsión hasta finalización" para tener un cálculo automático de cero neto en los ajustes de configuración de la herramienta Presupuesto.
    Nota: Esta configuración se aplica solo a las nuevas partidas que se añaden al presupuesto.

  • Un  icono de rayo en la columna "Previsión hasta finalización" indica que se ha aplicado el cálculo automático de cero neto.

  • Un signo de interrogación ? indica que la columna "Previsión hasta finalización" no se puede cambiar. Consulte Añadir una partida presupuestaria parcial.

• Para empresas que utilizan la herramienta Integraciones ERP:

  • Puede exportar una previsión de costes de Procore a algunos sistemas ERP integrados. Consulte ¿Cómo exporto datos de previsión de costes de un presupuesto de Procore a ERP?

Requisitos

• Configurar una nueva vista de presupuesto 

•  Configurar nueva vista de previsión

Pasos

1. Vaya a la herramienta Presupuesto del proyecto.

2. Haga clic en la pestaña Presupuesto o Previsión .

3. Busque la partida presupuestaria que desee examinar.

4. Seleccione el método de cálculo deseado:

   • Cálculo automático

   • Introducción manual detallada

   • Introducción manual de suma global (pestaña Previsión)

   • Recursos supervisados

Cálculo automático

Siga los pasos a continuación para habilitar la opción de cálculo automático en una partida presupuestaria. El cálculo automático es la configuración predeterminada en la herramienta Presupuesto del proyecto. Esta opción calcula la diferencia entre los valores de las columnas "Presupuesto previsto"y"Costes previstos". Esa diferencia se muestra como el valor en la columna "Por encima/por debajo del proyecto".

Para actualizar el cálculo de previsión hasta finalización:

1. En la columna Pronóstico para completar, seleccione Cálculo automático usando una de estas opciones:

   • Haga clic en el menú desplegable junto a la cantidad y seleccione Cálculo automático.

   • Haga clic en la cantidad hipervinculada para abrir el panel de configuración y, a continuación, seleccione Cálculo automático en el menú desplegable Método de cálculo.

     1. (Opcional) Introduzca cualquier información relevante sobre la previsión en el cuadro de texto Notas.
        Nota: El cuadro de texto Notas solo está disponible en el panel de configuración. No se puede acceder a él a través del menú desplegable de la columna Pronóstico hasta completar.

     2. (Opcional)   Haga   clic en el icono de vista del panel inferior o en el icono de vista del panel lateral en el panel de configuración para anclarlo a la parte inferior o lateral de la tabla.

     3. Haga clic en el  icono de cierre.

Introducción manual detallada

Para actualizar el cálculo de previsión hasta finalización:

1. En la columna Previsión para completar, seleccione Introducción manual detallada usando una de estas opciones:

   • Haga clic en el menú desplegable junto a la cantidad y seleccione Introducción manual detallada para abrir el panel de configuración.

   • Haga clic en la cantidad hipervinculada para abrir el panel de configuración y, a continuación, seleccione Introducción manual detallada en el menú desplegable Método de cálculo.

2. (Opcional)   Haga   clic en el icono de vista del panel inferior o en el icono de vista del panel lateral en el panel de configuración para anclarlo a la parte inferior o lateral de la tabla.

3. Para añadir partidas, haga clic en Añadir partida.

   1. Para cada partida, introduzca lo siguiente:

      1. Descripción
         Introduzca una descripción para la nueva partida.

      2. Cantidad
         Introduzca una cantidad. De forma predeterminada, la entrada se establece en 1.

      3. Unidades
         Seleccione una unidad de medida (consulte ¿Qué unidades de medida están incluidas en la lista maestra de Procore?). La selección predeterminada es "ls" (suma global).

      4. Coste unitario
         Introduzca el coste por unidad. Por ejemplo, escriba: 100,00. La entrada predeterminada es cero (0,00).

      5. Importe
         Introduzca el coste total asociado con la partida. Es el número de unidades multiplicado por el coste unitario.

   2. Añada las partidas que sean necesarias.

4. (Opcional) Introduzca cualquier información relevante sobre la previsión en el cuadro de texto Notas.
   Nota: El cuadro de texto Notas solo está disponible en el panel de configuración. No se puede acceder a él a través del menú desplegable de la columna Pronóstico hasta completar.

5. Haga clic en el  icono de cierre.

Introducción manual de suma global (pestaña Previsión)

Este método de ingreso manual de suma global se debe utilizar cuando se desea ingresar una sola cifra para pronosticar el coste restante al finalizar para un código de presupuesto específico en el presupuesto de un proyecto. En la pestaña Presupuesto, Procore rellena la cantidad de "introducción manual de suma global" con la cantidad de "Previsión hasta completar". Si desea introducir una cantidad diferente, debe editar la cantidad en la pestaña "Previsión". Para saber cómo configurar una vista de previsión, consulte Crear una vista de previsión.

Para actualizar el cálculo de previsión hasta finalización:

1. Haga clic en la pestaña Previsión.

2. En la columna Pronóstico para completar, seleccione introducción manual de suma global usando una de estas opciones:

   • Haga clic en el menú desplegable junto a la cantidad y seleccione introducción manual de suma global.

     1. Introduzca una suma global en el cuadro de texto de la celda.

   • Haga clic en la cantidad hipervinculada para abrir el panel de configuración y, a continuación, seleccione Introducción manual de suma global en el menú desplegable Método de cálculo.

     1. Introduzca una suma global en el cuadro de texto Importe .

         Importante

        Dado que la entrada de la suma global sobrescribe el importe de "Previsión hasta finalización" en el presupuesto, es importante comprender la implicación que puede tener el uso de este cálculo en la previsión presupuestaria general.

     2. (Opcional) Introduzca cualquier información relevante sobre la previsión en el cuadro de texto Notas.
        Nota: El cuadro de texto Notas solo está disponible en el panel de configuración. No se puede acceder a él a través del menú desplegable de la columna Pronóstico hasta completar.

     3. (Opcional)   Haga   clic en el icono de vista del panel inferior o en el icono de vista del panel lateral en el panel de configuración para anclarlo a la parte inferior o lateral de la tabla.

     4. Haga clic en el  icono de cierre.

Recursos supervisados

La columna "Recursos supervisados" prevé sus costes previstos en función de las tasas de recursos y el tiempo, y luego introduce los recursos, aplica una hora y una fecha, y añade un coste unitario y una tasa de utilización para los recursos dentro de un código de presupuesto. Procore reduce automáticamente el importe de "Previsión hasta finalización" a lo largo del tiempo.

Para actualizar el cálculo de previsión hasta finalización:

1. En la columna Pronóstico para completar, seleccione Recursos monitoreados usando una de estas opciones:

   • Haga clic en el menú desplegable junto a la cantidad y seleccione Recursos supervisados para abrir el panel de configuración.

   • Haga clic en la cantidad hipervinculada para abrir el panel de configuración y, a continuación, seleccione Recursos supervisados en el menú desplegable Método de cálculo.

2. (Opcional)   Haga   clic en el icono de vista del panel inferior o en el icono de vista del panel lateral en el panel de configuración para anclarlo a la parte inferior o lateral de la tabla.

3. Para añadir partidas, haga clic en Añadir partida.

   1. Para cada partida, introduzca lo siguiente:

      1. Descripción
         Introduzca una descripción para la nueva partida de recursos.

         Ejemplo

         Algunos ejemplos son:

         • Director de proyectos de nivel 1, nivel 2
         • Alquiler de remolques para oficina
         • Instalaciones sanitarias temporales
         • Alquiler de contenedores de almacenamiento temporal

      2. Fecha de inicio
         Seleccione una fecha de inicio para la partida del recurso.

      3. Fecha de finalización
         Seleccione una fecha de finalización para la partida del recurso.

      4. Las unidades restantes
         eligen semanas o meses. Semanas es la selección predeterminada. Procore utiliza la fecha de hoy para calcular el valor de "Unidades restantes" automáticamente y continúa extrayendo el importe restante al final de cada semana o mes.

      5. Coste unitario
         Añada el coste por unidad. El valor predeterminado es cero (0,00). Por ejemplo, introduzca 100.00.

      6. Utilización
         Introduzca el porcentaje del recurso que se utiliza dentro de la duración dada de la partida.

          Nota

         Su entrada en la columna anterior determina cómo se completa el valor en cada columna.

         Nota: Procore NO permite prorratear los costes. Por ejemplo, 8 días equivalen a 2 semanas, no a 1,14 semanas.

         Nombre de columna	Cálculo
         Coste unitario calculado	Tasa de utilización * Coste unitario
         Previsión hasta finalización	Coste unitario calculado * Unidades restantes
         Planned (Previsto)	Coste unitario calculado * Unidades totales Este valor se aplica a las fechas de inicio y finalización que especificó.

   2. Añada las partidas que sean necesarias.

4. (Opcional) Introduzca cualquier información relevante sobre la previsión en el cuadro de texto Notas.
   Nota: El cuadro de texto Notas solo está disponible en el panel de configuración. No se puede acceder a él a través del menú desplegable de la columna Pronóstico hasta completar.

5. Haga clic en el  icono de cierre.