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Procore

Configurar una nueva vista de presupuesto

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Objetivo

Crear una nueva vista de presupuesto para añadir a los proyectos de su empresa. 

Contexto

Con la función de vista de presupuesto de Procore en la herramienta Administrador de la empresa, puede crear vistas personalizadas del presupuesto de su proyecto de construcción (es decir, una disposición visual personalizada para ver los datos de presupuesto). Esta "vista" puede incluir una amplia variedad de columnas de datos (p. ej., el importe de presupuesto original, las modificaciones de presupuesto, el presupuesto revisado, los cambios de presupuesto pendientes, etc.). También puede crear varias vistas para un solo proyecto, lo que le da la flexibilidad de incorporar una variedad de disposiciones diferentes para ver los datos de presupuesto en Procore. Para configurar una o más vistas de presupuesto nuevas para su proyecto de Procore, siga los Pasos a continuación como guía. 

 Sugerencia
Además de asignar una vista de presupuesto a la herramienta Presupuesto del proyecto, también se puede utilizar como fuente de datos para informes presupuestarios personalizados. Tenga en cuenta que si decide crear informes personalizados utilizando una vista de presupuesto como fuente, cualquier usuario que desee ejecutar el informe y ver sus datos se le deben conceder los permisos descritos en Configuración de una vista de presupuesto para informes personalizados. 

Temas a considerar

Demostración

demo-setup-budget-view.gif

Pasos

  1. Vaya a la herramienta Administrador de la empresa. 
  2. En "Configuración de herramientas", haga clic en Presupuesto. 
     Sugerencia
    ¿Sabía que también puede abrir la página "Vistas de presupuesto" directamente desde la herramienta de Presupuesto de proyecto? Un administrador de Procore puede abrir la página "Vistas de presupuesto" en la herramienta de administración de la empresa directamente desde el presupuesto de un proyecto. Para ello, maximice la barra lateral derecha en la herramienta de Presupuesto cuando vea la pestaña "Presupuesto". En la sección "Configuraciones", haga clic en el enlace Configurar vistas de presupuesto. 
  3. Haga clic en Configurar nueva vista de presupuesto.
  4. Complete los siguientes pasos en el orden recomendado:
    1. Configuración de una vista de presupuesto estándar
    2. Asigne un nombre a una vista de presupuesto
    3. Configuración de las columnas para una vista de presupuesto
    4. Vista previa de presupuesto
    5. Asigne una vista de presupuesto a proyectos

Configuración de una vista de presupuesto estándar

 Nota
Procore ofrece a los nuevos clientes varias vistas de presupuesto estándar que contienen diferentes columnas. Este ejemplo le muestra cómo configurar la vista llamada "Presupuesto estándar de Procore", que se proporciona a todos los nuevos clientes de Procore. Sin embargo, puede utilizar cualquier vista de presupuesto estándar como punto de partida para personalizar una vista de presupuesto que se adapte a sus necesidades empresariales específicas. 
  1. En la ventana "Configurar nueva vista de presupuesto", en "Vistas estándar", resalte una de estas opciones:

    set-up-a-new-budget-view.png
    • Presupuesto estándar de Procore
      Esta es la vista predeterminada para la herramienta Presupuesto en todos los proyectos de Procore. La nueva vista heredará todas esas columnas y puede añadir o eliminar columnas más tarde: División, Previsto por encima/por debajo, Categoría, Importe de presupuesto original, Modificaciones de presupuesto, Proyecto, Subproyecto, OC aprobadas, Costes directos, Código de coste, Presupuesto revisado, Presupuesto previsto, Costes con pedido, Cambios de coste pendientes, Costes previstos, Previsión hasta finalización, Coste estimado hasta finalización y Cambios de presupuesto pendientes. 
    • Vista de presupuesto en blanco
      Esta vista incluye un juego mínimo de columnas. La nueva vista heredará estas columnas y podrá añadir o eliminar columnas más adelante. La vista incluye estas columnas: División, Código de coste, Categoría, Importe de presupuesto original, Modificaciones de presupuesto, Proyecto, Subproyecto y Previsión hasta finalización. 
    • Vista de fuente no presupuestada. Esta vista muestra todas las fuentes financieras que están conectadas a un código de coste y a un tipo de coste, y permite a los usuarios ubicar fácilmente los elementos no presupuestados. 
    • (Multinivel) Presupuesto estándar de Procore
      Esta vista admite hasta cinco (5) niveles de códigos de coste (también conocidos como niveles, niveles de detalle, códigos, etc.). Esta estructura jerárquica proporciona a los clientes de Procore una cantidad significativa de flexibilidad para definir las estructuras de códigos de coste de la empresa y del proyecto. En el lado derecho de la ventana Configurar nueva vista de presupuesto, tenga en cuenta que cada nivel de código de coste de Procore tiene su Nombre de columna correspondiente. 
    • Presupuesto de coste directo de ERP de Procore
      Si la empresa ha habilitado la herramienta Integraciones ERP, puede configurar una vista que incluya estas columnas: División, Costes de proyecto hasta la fecha, Categoría, Importe de presupuesto original, Modificaciones de presupuesto, Proyecto, Subproyecto, OC aprobadas, Costes directos, Código de coste, Presupuesto revisado, Presupuesto previsto, Costes con pedido, Cambios de coste pendientes, Costes previstos, Previsión hasta finalización, Coste estimado hasta finalización, Previsto por encima/por debajo y Cambios de presupuesto pendientes. Nota: Si la empresa utiliza la integración de Procore + Sage 300 CRE® o Integración de Ryvit y desea sincronizar las transacciones de costes del proyecto entre ERP y Procore, debe añadir a la vista de presupuesto las columnas descritas en Añadir las columnas para la sincronización de transacciones de costes de proyecto a una vista de presupuesto para Integraciones ERP.
    • Presupuesto estándar de Procore (vista de informes personalizados)
      Esta vista le permite ejecutar un informe de presupuesto a nivel de empresa, permitiendo así que los datos se rellenen en los informes de presupuesto como el panel de salud Ver panel de situación en la herramienta Cartera en la herramienta de cartera a nivel de empresa. También habilitará el Presupuesto como una herramienta en la herramienta de Informes a nivel de Compañía. Consulte Configurar una vista de presupuesto para informes personalizados.
       Notas

      Después de crear una nueva vista de presupuesto, tenga en cuenta:

      • La vista de presupuesto no se puede borrar.
      • El nombre y la descripción de la vista en la herramienta de Presupuesto se corresponden con el nombre y la descripción en el área de Mis vistas de la ventana "Configurar nueva vista de presupuesto".
      • La nueva vista de presupuesto está disponible para usarla como punto de partida para crear otras vistas de presupuesto. 
      • Si crea informes personalizados utilizando una vista de presupuesto como fuente, usuarios que desee ejecutar el informe o ver sus datos se le deben conceder los permisos descritos en Configuración de una vista de presupuesto para informes personalizados.
  2. Haga clic en Crear. 
    Se abre una ventana de vista de presupuesto (Sin título N.º). 
  3. Continúe con el siguiente paso.

Asignar un nombre a una vista de presupuesto

  1. Asigne un nombre a la vista de presupuesto como se indica a continuación:
    • Ver nombre. Escriba un nombre para la nueva vista. 
    • Ver descripción. Escriba una descripción para la nueva vista. 
       Nota
      Ahora puede asignar la vista de presupuesto a uno (1) o más proyectos usando las casillas de verificación de la lista desplegable Asignar a proyectos. También puede esperar para asignarla después de haber configurado las columnas. En este tutorial, la asignaremos a un proyecto una vez completada la configuración de la columna. 
  2. Continúe con el siguiente paso. 

Configuración de las columnas para una vista de presupuesto

Hay varias opciones a la hora de configurar las columnas que aparecen en la vista de presupuesto. Son las siguientes: 

Mostrar y ocultar columnas

Hay tres tipos de columnas disponibles para usar en las vistas de presupuesto: Presupuesto estándar, Calculado y Fuente. 

  1. En la ventana de nueva vista de presupuesto, haga clic en Configurar columnas. 
    Se abrirá la ventana Configurar columnas. 
  2. En Presupuesto estándar, Calculado y Fuente, tiene estas opciones:

    show-hide-columns.png
     
    • Para mostrar una columna en la vista de presupuesto, marque una casilla para incluir la columna en la pantalla de la vista de presupuesto. 
    • Para ocultar una columna de la vista de presupuesto, elimine la marca de verificación de una casilla para evitar que la columna se muestre en la vista de presupuesto. 
  3. Elija entre estas opciones:
    • Para guardar los cambios y salir de la configuración de columnas, haga clic en cerrar (x) en la esquina superior derecha de la ventana Configurar columnas. 
      O BIEN
    • Para continuar configurando columnas, continúe con las siguientes secciones. 

Crear una columna calculada

Una columna calculada le permite usar dos (2) o más columnas y elegir un formato de valor (por ejemplo, Moneda, Número o Porcentaje). También le permite escribir expresiones simples para realizar operaciones usando dos o más valores de las columnas de datos disponibles. Las operaciones que puede realizar son sumar (+), restar (-), multiplicar (*) o dividir (/).

  1. Elija una de estas opciones:
    • Haga clic en + Crear columna calculada.
      O BIEN
    • Haga clic en Crear en la parte superior derecha y elija Calculado. 
  2. En el nuevo nombre de columna, haga lo siguiente:
    • Nombre de columna. Escriba el nombre para la nueva columna calculada.
    • Formato. Elija un formato para el resultado de la nueva columna calculada. Dispone de las siguientes opciones:
      • Moneda. El valor de la nueva columna tendrá dos posiciones decimales para los números de una columna. Por ejemplo: 2 400 999,00 $
      • Número. El valor de la nueva columna tiene formato de número entero. Por ejemplo: 2 400 000
      • Porcentaje. El valor de la nueva columna tiene formato de porcentaje. Por ejemplo: 240 000 000,00 %
  3. En la primera lista Seleccione una columna, seleccione una de las columnas disponibles. 
  4. En la lista de operaciones, elija el operador que desee aplicar: 
     Nota
    Los cálculos siempre siguen el orden matemático de las operaciones, que es multiplicar y dividir antes de sumar o restar. 
    • Sumar (+)
    • Restar (-)
    • Multiplicar (*)
    • Dividir (/)
  5. Seleccione la segunda columna en el cálculo de la siguiente lista Seleccione una columna. 
  6. Siga añadiendo operadores y columnas hasta que el cálculo esté completo. 
  7. Haga clic en Crear para guardar la nueva columna calculada.
     Nota
    • El nuevo cálculo aparece en la parte inferior de la lista Calculado de la izquierda.
    • La nueva columna está resaltada y aparece una marca en su casilla para que se muestre de manera predeterminada en su vista. Puede ACTIVARLA / DESACTIVARLA según sea necesario.
    • La nueva columna aparecerá en el extremo derecho de la vista en la herramienta Presupuesto del proyecto.

Crear una columna fuente

Una columna de origen obtiene los datos directamente de una columna de datos de una de las herramientas de proyecto de Procore. También dispone de diversas opciones de origen. La mayoría de las opciones de fuente también permiten seleccionar configuración avanzada para filtrar y refinar los datos de la vista de presupuesto.  

  1. Haga clic en Crear en la parte superior derecha y elija Fuente. 
  2. En el nuevo nombre de columna, haga lo siguiente:
    1. Nombre de columna. Introduzca un nombre para la nueva columna fuente.
    2. Fuente de columna. Elija la columna fuente que desea utilizar. Las opciones incluyen:
      • Principal. Esta opción obtiene los datos de la herramienta Contratos principales. Tiene las siguientes opciones:
        • Contrato principal. Active la casilla de verificación para incluir la cantidad del contrato principal en la vista de presupuesto. 
        • Órdenes de cambio. Marque esta casilla para incluir las órdenes de cambio de contrato principal (OCCP) en la vista de presupuesto. También puede marcar las siguientes casillas para aplicar estos filtros:
          • Estado. Para filtrar los datos de la columna e incluir sólo los PCCOs que coincidan con los estados seleccionados, marque una o varias casillas. Para conocer cada estado, consulte Crear una orden de cambio de contrato principal.
          • Alcance. Para filtrar los datos de la columna por el alcance de la orden de cambio, coloque una marca de verificación en la casilla TBD, In Scope, Out of Scope, o No Scope Associated . Para obtener más información sobre los alcances, consulte Crear una orden de cambio de contrato principal.
      • Unidades de contrato principal Esta opción obtiene sus datos de Unidades en las órdenes de cambio. Tiene las siguientes opciones:
        •  Cantidad de unidades de órdenes de cambio de contrato principal (OCCP). Marque esta casilla para incluir las unidades de las OCCP en la vista de presupuesto. También puede marcar los siguientes campos para aplicar estos filtros:
          • Estado. Para filtrar los datos de la columna e incluir sólo los PCCOs que coincidan con los estados seleccionados, marque una o varias casillas. Para conocer cada estado, consulte Crear una orden de cambio de contrato principal.
          • Alcance. Para filtrar los datos de la columna según el alcance de la OCCP, marque una o varias casillas. Tiene las siguientes opciones:
            • Por determinar. Este valor se establece en las OCCP con la herramienta Eventos de cambio. 
            • Dentro del alcance. Este valor se establece en las OCCP con la herramienta Eventos de cambio. 
            • Fuera del alcance. Este valor se establece en las OCCP con la herramienta Eventos de cambio. 
            • Ningún alcance asociado. Marque esta casilla cuando se cumpla una de las siguientes condiciones:
              • La herramienta Eventos de cambio está deshabilitada en sus proyectos.
                O BIEN
              • La herramienta Eventos de cambio está habilitada en sus proyectos, pero las partidas de orden de cambio del proyecto NO están asociadas con una partida de evento de cambio. 
        • Cantidad de unidades de posibles órdenes de cambio. Marque esta casilla para incluir las unidades de las POC de contrato principal en la vista de presupuesto. También puede marcar los siguientes campos para aplicar estos filtros:
           Nota
          En Procore, las órdenes de cambio potenciales sólo se utilizan cuando la herramienta Contratos principales está configurada para utilizar una estructura de órdenes de cambio de 2 o 3 niveles. Para obtener más información, consulte ¿Cuáles son los diferentes niveles de órdenes de cambio en Project Financials? y Configurar el número de niveles de órdenes de cambio de contratos principales.
          • Estado. Para filtrar los datos de la columna e incluir sólo los PCCOs que coincidan con los estados seleccionados, marque una o varias casillas. Para conocer cada estado, consulte Crear una orden de cambio de contrato principal.
          • Alcance. Para filtrar los datos de la columna por el alcance de la orden de cambio, coloque una marca de verificación en la casilla TBD, In Scope, Out of Scope, o No Scope Associated . Para obtener más información sobre los alcances, consulte Crear una orden de cambio de contrato principal.
      • Pedido
        • De manera predeterminada, las órdenes de cambio muestran el valor del nivel más bajo.
        • El filtro "Ningún alcance asociado" debe ser usado para cualquiera de los dos:
          • Proyectos que utilizan la herramienta Eventos de cambio con una partida de orden de cambio que no está asociada con una partida de evento de cambio.
            O BIEN
          • Proyectos en los que la herramienta Eventos de cambio está desactivada.
        • Las opciones de "Alcance" para las órdenes de cambio se obtienen de la herramienta Eventos de cambio.
        • Marque las casillas Contratos de subcontratista, Contratos de orden de compra u Órdenes de cambio para extraer los datos de la columna de la herramienta Pedidos del proyecto. A continuación, seleccione los filtros deseados.
          Notas:
      • Costes directos
        Marque la casilla Coste directo para obtener los datos de la columna de la herramienta Coste directo del proyecto.
        Notas:
      • Factura de promotor
        Marque la casilla Factura de promotor para obtener los datos de la columna de la factura de promotor más reciente de un contrato principal. Puede seleccionar una fuente "Neto", que son los valores del "Total completado y almacenado a la fecha - Retención actualmente retenida" y los valores para la fuente "Bruto", que son los valores del "Total completado y almacenado a la fecha".
      • Costes de proyecto de ERP
        Marque la casilla Costes de proyecto hasta la fecha de ERP o Pedido facturado de ERP.
        Notas:
        • Si su empresa ha habilitado la herramienta Integraciones de ERP, puede aplicar estas opciones a su vista de presupuesto.
        • Si la vista se asigna a un proyecto que no está integrado en ERP, estas columnas estarán en blanco cuando se muestre la vista de presupuesto en la herramienta Presupuesto. 
      • Facturas de subcontratista
        Marque las casillas de Facturas de subcontratista. Puede seleccionar "Neto", que son los valores de "Total completado y almacenado a la fecha - Retención actualmente retenida", y "Bruto", que son los valores de "Total completado y almacenado a la fecha".
  3. Haga clic en Crear para guardar la nueva columna fuente.

Editar una columna

  1. En la ventana Configurar columnas, haga clic en la columna Presupuesto estándar, Calculado o Fuente que desee editar. 
  2. Cuando aparezcan los detalles de la columna, haga clic en Editar. 
  3. En función del tipo de columna, puede actualizar los detalles según sea necesario:
    • Columnas Presupuesto estándar. Puede cambiar el nombre de la columna. 
    • Columnas calculadas. Puede cambiar el nombre de la columna, el formato y los cálculos.
    • Columnas de origen. Puede cambiar el nombre de la columna, el origen de columna y otras opciones avanzadas que estén disponibles para la selección. 
       Sugerencia
      También puede editar las columnas en modo de vista previa; para obtener información al respecto, consulte el siguiente paso. 
  4. Elija entre estas opciones:
    • Para actualizar la columna existente, haga clic en Actualizar.
      O BIEN
    • Para mantener la columna existente y guardar los cambios como una nueva columna, haga clic en Guardar como nueva. 

Eliminar una columna

Puede eliminar cualquier columna que desee borrar de forma permanente de una vista de presupuesto. Sin embargo, si solo desea que una columna no se muestre, se recomienda ocultarla tal como se describe en Cómo mostrar y ocultar columnas. 

  1. En la ventana Configurar columnas, resalte la columna Presupuesto estándar, Calculado o Fuente que desea eliminar. 
     Nota
    Una columna no se puede eliminar si se utiliza en el cálculo de otra columna. Aparece un mensaje de advertencia para informarle de cualquier condición que exista que le impida eliminar una columna. 
  2. Haga clic en Eliminar. 
  3. En el mensaje de confirmación que aparece, haga clic en Eliminar columna.

Finalización de la configuración de columnas

La ventana Configuración de columna guarda automáticamente el ajuste de Mostrar/Ocultar y otros ajustes que haya definido para las columnas Presupuesto estándar, Calculado o Fuente. Cuando haya terminado, haga clic en el símbolo de cerrar (x) de la esquina superior derecha para cerrar la ventana de configuración de columnas. 

Vista previa de presupuesto

Después de cerrar la ventana Configurar columnas, el sistema lo devuelve a la ventana de la nueva vista de presupuesto. En Configuración de columna, puede hacerse una idea de cómo se mostrará su vista de presupuesto en Procore, seleccionando un proyecto de la lista desplegable Vista previa con proyecto. 

Asignación de una vista de presupuesto a proyectos

Después de obtener una vista previa de la vista de su presupuesto y determinar que se adapta a sus necesidades, puede asignarle uno o más proyectos de Procore. 

    Haga clic en la lista desplegable Asignar a proyectos.

    assign-to-projects.png
     
  2. Marque la casilla junto a una o varias de las siguientes opciones:
    1. Todos los proyectos seleccionados. Esto asigna la nueva vista de presupuesto a todos sus proyectos de Procore. 
    2. Todos los proyectos con costes directos de ERP. Esto asigna la nueva vista de presupuesto a los proyectos que utilizan la vista de presupuesto de costes directos de ERP. 
    3. Todos los proyectos que utilizan costes directos de Procore. Esto asigna la nueva vista de presupuesto a los proyectos que utilizan la herramienta Costes directos de nivel de proyecto. 
    4. [Proyectos concretos]. Esto asigna la nueva vista de presupuesto solo a los proyectos que seleccione. 
  3. Haga clic en Hecho.