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Procore

Crear una orden de compra

Objetivo

Crear una orden de compra en la herramienta Pedidos del proyecto.

Contexto

En Procore, una orden de compra (PO) es un compromiso financiero documentado que detalla los tipos, cantidades y precios acordados para productos o servicios. Como parte del proceso de adquisición, las órdenes de compra son creadas por un 'comprador' (por ejemplo, un contratista general) y emitidas a un 'vendedor' (por ejemplo, un subcontratista) para cubrir el costo de un contrato. Una vez aceptada por el 'vendedor', una orden de compra representa un acuerdo entre las dos partes

Temas a considerar

  • Permisos de usuario necesarios:
    • Para crear una orden de compra y ver/introducir datos en la pestaña "Desglose de partidas":
      • Permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Pedidos del proyecto.
        O BIEN
      • Permisos de nivel "Estándar" en la herramienta Pedidos del proyecto y la opción "Permitir a estos usuarios ver partidas del desglose de partidas" deben estar habilitados y su nombre debe estar seleccionado en la lista desplegable "Seleccionar persona".
  • Información adicional:
    • Las órdenes de compra se pueden convertir en una solicitud de orden de cambio (para órdenes de cambio de 1 nivel) o en una posible orden de cambio (para órdenes de cambio de 3 niveles).
    • Solo puede crear una posible orden de cambio a partir de una orden de compra que tenga el estado "Aprobado".
    • Para saber cómo configurar el método de contabilidad, consulte¿Cómo configuro el método de contabilidad de un pedido o un contrato principal?
  • En Procore, una orden de compra (PO) es un compromiso financiero documentado que detalla los tipos, cantidades y precios acordados para productos o servicios. Como parte del proceso de adquisición, las órdenes de compra son creadas por un 'comprador' (por ejemplo, un contratista general) y emitidas a un 'vendedor' (por ejemplo, un subcontratista) para cubrir el costo de un contrato. Una vez aceptada por el 'vendedor', una orden de compra representa un acuerdo entre las dos partes

Pasos

Paso 1: Crear una orden de compra

  1. Vaya a la herramienta Pedidos del proyecto.
  2. Elija una opción para empezar a crear una orden de compra:
    • Si se trata del primer pedido del proyecto, haga clic en + Crear y seleccione Orden de compra en el menú desplegable en el centro de la página.
    • Si ya ha creado el primer pedido, haga clic en + Crear y seleccione Orden de compra en el menú desplegable en la esquina superior derecha de la página.
       Nota
      • El botón Crear está disponible cuando se están visualizando las pestañas Contratos y Papelera de reciclaje. Las nuevas órdenes de compra siempre se añaden a la pestaña Contratos. 
      • El botón Exportar solo está disponible en la pestaña Contratos. Para obtener más información, consulte Exportar pedidos a CSV o PDF.
  3. En la página "Nueva orden de compra" en Información general, haga lo siguiente:
    • Firmar con DocuSign
      Si su proyecto utiliza la integración de Procore + DocuSign® (consulte Habilitar o deshabilitar la integración de DocuSign® en un proyecto de Procore), aparece una marca de verificación en este cuadro de forma predeterminada. Si NO desea firmar la orden de compra con DocuSign®, desmarque la casilla.
    • N.º
      Introduzca o confirme el identificador único de la orden de compra. Si es la primera orden de compra que crea para su proyecto, Procore enumera automáticamente sus órdenes de compra en orden secuencial. Por ejemplo, PO-01-001, PO-01-002, etc.
       Notas
    • Título
      Proporcione un nombre descriptivo para la orden de compra.
       Notas
    • Facturar a
      Introduzca la información de contacto de la empresa del destinatario de la factura. Esta información aparecerá como dirección "Facturar a" en las facturas creadas para esta orden de compra. Por lo general, incluye el nombre de la empresa, la dirección de la empresa y otra información de contacto importante. 
    • Enviar a
      Introduzca la información de contacto de la empresa del destinatario del envío. Esta información aparecerá como dirección de "Enviar a" en las facturas creadas para esta orden de compra. Tenga en cuenta que puede que sea diferente de la dirección de facturación, por ejemplo, puede ser la dirección de la obra u otra ubicación de acopio fuera de la obra donde desea que se entreguen los materiales.  
      Empresa contratista
      Seleccione el proveedor/empresa que proporcionará los materiales comprados (por ejemplo, Ibérica de construcciones, SA). Este proveedor/empresa debe existir en el directorio del proyecto de Procore. Consulte Añadir una empresa al directorio del proyecto.
    • Factura Contactos
      Seleccione uno (1) o más empleados de la "Empresa contratista" para designarlos como contacto(s) de la factura. Después de guardar la orden de compra, cualquier usuario añadido aquí se añadirá a la lista "Privado". Debe seleccionar una "Empresa contratista" antes de poder seleccionar los contactos de la factura.
    • Estado. Asigne un estado a la orden de compra. Para conocer los estados disponibles y qué estados de pedido reflejan los importes del contrato en el presupuesto del proyecto, consulte ¿Cuáles son los estados de pedido predeterminados en Procore? 
    • Ejecutado
      Marque esta casilla de verificación para indicar si la orden de compra se ha ejecutado o no.
       Notas
      • Muchos usuarios de Procore optan por marcar la casilla "Ejecutado" cuando colocan la orden de compra en el estado "Aprobado" o "Completo".
      • El momento en el que su equipo de proyecto marca la casilla "Ejecutado" siempre debe estar alineado con el proceso comercial único de su proyecto.
    • Privado
      Elija entre estas opciones:
      • Mostrar solo a los administradores y a los siguientes usuarios
        Marque esta casilla para limitar la visibilidad de la orden de compra a los usuarios "Administrador" en la herramienta Pedidos del proyecto y a los usuarios especificados en la lista desplegable "Seleccionar persona".
      • Permitir a estos usuarios ver partidas del desglose de partidas
        Marque esta casilla para limitar la visibilidad de las partidas del desglose de partidas en la orden de compra a los usuarios con derechos de "Administrador" en la herramienta Pedidos del proyecto y a los usuarios especificados en la lista desplegable "Seleccionar persona".
         Importante

        Cuando la opción "Permitir a estos usuarios ver partidas del desglose de partidas" está activada, la pestaña "Desglose de partidas" solo está visible y disponible para los usuarios con permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Pedidos del proyecto y para las personas nombradas en la lista desplegable "Seleccionar persona".

      • Seleccionar persona
        Seleccione una o varias personas en la lista. Puede permitir que los usuarios que no sean de nivel administrador vean la orden de compra si lo desea. Además, puede permitir que los usuarios seleccionados que no sean administradores tengan acceso de solo lectura a las partidas individuales en la pestaña Desglose de partidas. Consulte Gestionar plantillas de permisos de proyecto.
    • Asignado a
      Seleccione la persona del proveedor/empresa que es responsable del cumplimiento de la orden de compra.
    • Retención predeterminada
      Especifique el porcentaje de retención que se debe aplicar en la primera factura de subcontratista. Por ejemplo, se suele introducir un 5 o un 10% en este campo.
       Notas
      La cantidad de "Retención predeterminada" establecida en el contrato de subcontratista solo afectará al importe de la primera factura de subcontratista. Si este valor se edita después de crear la primera factura de subcontratista, ello NO afectará al importe retenido en las facturas posteriores. Para establecer o liberar el importe retenido en una factura posterior, siga los pasos que se describen en Habilitar las retenciones en una orden de compra o contrato de subcontratista. A continuación, use una de estas herramientas de Procore para establecer o liberar la retención en la factura: Si desea configurar reglas de retención que ajusten automáticamente los importes retenidos en las facturas de subcontratista, consulte Habilitar reglas de retención de escala móvil en las facturas de un pedido.
    • Descripción
      Proporcione información adicional, según sea necesario.
    • Adjuntos
      . Adjunte cualquier material relacionado, como tarificaciones, recibos, órdenes de compra firmadas, etc. Puede adjuntar archivos que se hayan cargado en su proyecto o arrastrar y soltar archivos desde su ordenador local.
  4. En Fechas de contrato, haga lo siguiente:
    • Fecha de entrega. Especifique la fecha en la que los productos comprados se entregarán en la ubicación especificada en el campo "Enviar a".
  5. En Información adicional, haga lo siguiente:
    • Condiciones de pago. Especifique las condiciones de pago relevantes, si corresponde.
    • Enviar por. Introduzca el método de envío/transporte de los materiales (por ejemplo, flete, FedEx, etc.).
  6. Elija entre estas opciones:
    • Haga clic en el botón Crear. Esta acción crea su nueva orden de compra.
      O BIEN
    • Opcional. Haga clic en Crear e introducir un desglose de partidas. Esta acción crea su nueva orden de compra y le permite comenzar a introducir datos en la partida.

Paso 2: Introducir el desglose de partidas

Hay dos formas de introducir el desglose de partidas en una orden de compra:

Importar partidas de desglose de partidas desde un archivo CSV

Si desea importar varias partidas a un desglose de partidas, la herramienta Pedidos proporciona una plantilla CSV que puede descargar, completar y a continuación cargar en Procore. Para obtener instrucciones, consulte Importar partidas de desglose de partidas de pedido desde un archivo CSV.

Añadir partidas al desglose de partidas

 Notas
  • Si su empresa utiliza la integración Procore + Integration by Ryvit y su sistema Integration by Ryvit está configurado para usar el Método calculado, Integration by Ryvit NO permitirá el uso de Suma global (LS) como unidad de medida.
  • Si utiliza "Sobrescribir subtotal", SOLO debe introducir el importe del subtotal. La integración Integration by Ryvit creará un elemento "LS" en Integration by Ryvit.

En Procore, una orden de compra (PO) es un compromiso financiero documentado que detalla los tipos, cantidades y precios acordados para productos o servicios. Como parte del proceso de adquisición, las órdenes de compra son creadas por un 'comprador' (por ejemplo, un contratista general) y emitidas a un 'vendedor' (por ejemplo, un subcontratista) para cubrir el costo de un contrato. Una vez aceptada por el 'vendedor', una orden de compra representa un acuerdo entre las dos partes

Consulte también

En Procore, una orden de compra (PO) es un compromiso financiero documentado que detalla los tipos, cantidades y precios acordados para productos o servicios. Como parte del proceso de adquisición, las órdenes de compra son creadas por un 'comprador' (por ejemplo, un contratista general) y emitidas a un 'vendedor' (por ejemplo, un subcontratista) para cubrir el costo de un contrato. Una vez aceptada por el 'vendedor', una orden de compra representa un acuerdo entre las dos partes

 

 

En Procore, una orden de compra (PO) es un compromiso financiero documentado que detalla los tipos, cantidades y precios acordados para productos o servicios. Como parte del proceso de adquisición, las órdenes de compra son creadas por un 'comprador' (por ejemplo, un contratista general) y emitidas a un 'vendedor' (por ejemplo, un subcontratista) para cubrir el costo de un contrato. Una vez aceptada por el 'vendedor', una orden de compra representa un acuerdo entre las dos partes

En Procore, una orden de compra (PO) es un compromiso financiero documentado que detalla los tipos, cantidades y precios acordados para productos o servicios. Como parte del proceso de adquisición, las órdenes de compra son creadas por un 'comprador' (por ejemplo, un contratista general) y emitidas a un 'vendedor' (por ejemplo, un subcontratista) para cubrir el costo de un contrato. Una vez aceptada por el 'vendedor', una orden de compra representa un acuerdo entre las dos partes