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Procore

Crear una orden de compra (heredada)

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Este tutorial detalla la experiencia heredada de Procore para crear una orden de compra. La información de esta página se reemplazará por contenido actualizado cuando la experiencia beta de compromisos rediseñada esté generalmente disponible. Para obtener más información sobre esta versión y su cronograma, consulte  Finanzas del proyecto: experiencia modernizada para compromisos.

¡Importante! Si está utilizando la experiencia beta de pedidos, consulte el tutorial Crear ordenes de compra en lugar de la información que aparece a continuación. 

Objetivo

Crear una orden de compra en la herramienta Pedidos del proyecto.

Contexto

En Procore, una orden de compra (PO) es un pedido financiero documentado que detalla los tipos, cantidades y los precios acordados por productos o servicios. Las órdenes de compra, que forman parte del proceso de aprovisionamiento, las crea un "comprador" (por ejemplo, un contratista principal) y se emiten a la atención de un "vendedor" (por ejemplo, un subcontratista) para cubrir el coste de un contrato. Una vez aceptada por el "vendedor", una orden de compra representa un acuerdo entre las dos partes

Temas a considerar

  • Permisos de usuario necesarios:
    • Para crear una orden de compra y ver/introducir datos en el "Desglose de partidas":
      • Permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Pedidos del proyecto.
        O BIEN
      • Permisos de nivel "Estándar" en la herramienta Pedidos del proyecto y la opción "Permitir a estos usuarios ver partidas del desglose de partidas" deben estar habilitados y su nombre debe estar seleccionado en la lista desplegable "Seleccionar persona".
    • Para crear una orden de compra solamente, permisos de nivel "Solo lectura" o "Estándar" en la herramienta Pedidos del proyecto con los permisos pormenorizados "Crear contrato de orden de compra" habilitados en la plantilla de permisos.
  • Información adicional:
    • Las órdenes de compra se pueden convertir en una solicitud de orden de cambio (para órdenes de cambio de 1 nivel) o en una posible orden de cambio (para órdenes de cambio de 3 niveles).
    • Solo puede crear una posible orden de cambio a partir de una orden de compra que tenga el estado "Aprobado".
    • Para saber cómo establecer el método contable, consulte ¿Cómo se establece el método contable para un contrato o una financiación?

  • Para las empresas que utilizan la icon-erp-synced2.png <img data-sl-alt="icon-erp-synced2.png" class="internal default" style="width: 39px; height: 15px;" width="39px" height="15px" src.path="//Media_Library/Generic_Media/Procore_Inline_Icons" src.nombre de archivo filename ="icon-erp-synced2.png" />:  Es posible que se apliquen requisitos previos, requisitos, limitaciones y consideraciones según el sistema ERP con el que esté integrada su cuenta de Procore. Visite Qué debe saber sobre su integración ERP  para obtener más detalles.

Pasos

Paso 1: Crear una orden de compra

  1. Vaya a la herramienta Pedidos del proyecto.
  2. Elija una opción para empezar a crear una orden de compra:
    • Si se trata del primer pedido del proyecto, haga clic en + Crear y seleccione Orden de compra en el menú desplegable en el centro de la página.
    • Si ya ha creado el primer pedido, haga clic en + Crear y seleccione Orden de compra en el menú desplegable en la esquina superior derecha de la página.
       Nota
      • El botón Crear está disponible cuando se están visualizando las pestañas Contratos y Papelera de reciclaje. Las nuevas órdenes de compra siempre se añaden a la pestaña Contratos. 
      • El botón Exportar solo está disponible en la pestaña Contratos. Para obtener más información, consulte Exportar una lista de compromisos.
  3. En la página "Nueva orden de compra" en Información general, haga lo siguiente:
    • Firmar con DocuSign
      Si su proyecto utiliza la integración de Procore + DocuSign® (consulte Habilitar o deshabilitar la integración de DocuSign® en un proyecto de Procore), aparece una marca de verificación en este cuadro de forma predeterminada. Si NO desea firmar la orden de compra con DocuSign®, desmarque la casilla. 
    • N.º de
      identificación: introduzca o confirme el identificador único de la orden de compra. Si está creando la primera orden de compra para su proyecto, Procore numera automáticamente sus órdenes de compra en orden secuencial. Por ejemplo, PO-01-001, PO-01-002, etc.
       Notas
    • Título
      Proporcione un nombre descriptivo para la orden de compra.
       Notas
    • Facturar a
      Introduzca la información de contacto de la empresa del destinatario de la factura. Esta información aparecerá como dirección "Facturar a" en las facturas creadas para esta orden de compra. Por lo general, incluye el nombre de la empresa, la dirección de la empresa y otra información de contacto importante. 
    • Enviar a
      Introduzca la información de contacto de la empresa del destinatario del envío. Esta información aparecerá como dirección de "Enviar a" en las facturas creadas para esta orden de compra. Tenga en cuenta que puede que sea diferente de la dirección de facturación, por ejemplo, puede ser la dirección de la obra u otra ubicación de acopio fuera de la obra donde desea que se entreguen los materiales.  
      Empresa contratista
      Seleccione el proveedor/empresa que proporcionará los materiales comprados (por ejemplo, Ibérica de construcciones, SA). Este proveedor/empresa debe existir en el directorio del proyecto de Procore. Consulte Añadir una empresa al directorio del proyecto.
    • Factura Contactos
      Seleccione uno (1) o más empleados de la "Empresa contratista" para designarlos como contacto(s) de la factura. Después de guardar la orden de compra, cualquier usuario añadido aquí se añadirá a la lista "Privado". Debe seleccionar una "Empresa contratista" antes de poder seleccionar los contactos de la factura.
       Nota
      Es importante añadir siempre al menos un contacto de la factura en una orden de compra o contrato de . Así se asegura de que las invitaciones importantes por correo electrónico y las notificaciones automáticas por correo electrónico se envíen al contacto apropiado. Para más información sobre la importancia de incluir contactos de factura en los pedidos, consulte ¿Qué es un contacto de la factura?   
    • Estado. Asigne un estado a la orden de compra. Para conocer los estados disponibles y qué estados de pedido reflejan los importes del contrato en el presupuesto del proyecto, consulte ¿Cuáles son los estados de pedido predeterminados en Procore? 
    • Ejecutado
      Marque esta casilla de verificación para indicar si la orden de compra se ha ejecutado o no.
       Notas
      • Muchos usuarios de Procore optan por marcar la casilla "Ejecutado" cuando colocan la orden de compra en el estado "Aprobado" o "Completo".
      • El momento en el que su equipo de proyecto marca la casilla "Ejecutado" siempre debe estar alineado con el proceso comercial único de su proyecto.
    • Privado
      Marque las casillas de verificación y elija a los usuarios o colaboradores del proyecto en la lista "Seleccionar una persona". Para obtener más información sobre las opciones de privacidad, consulte Cambiar la configuración de privacidad de un compromiso.
      • Hacerlo visible sólo para los administradores y los siguientes usuarios
        Marque esta casilla de verificación para limitar la visibilidad del pedido a los usuarios con "Admin" en la herramienta de Compromisos del proyecto y a los usuarios especificados en la lista desplegable "Seleccionar una persona".
      • Permitir que estos usuarios vean los artículos DDP
        Marque esta casilla en este cuadro para limitar la visibilidad de los artículos del desglose de partidas (DDP) en la orden de compra a los usuarios con "Admin" en la herramienta de Compromisos del proyecto y a los usuarios especificados en la lista desplegable "Seleccionar una persona".
    • Asignado a
      Seleccione la persona del proveedor/empresa que es responsable del cumplimiento de la orden de compra.
    • Retención predeterminada
      Especifique el porcentaje de retención que se debe aplicar en la primera factura de subcontratista. Por ejemplo, se suele introducir un 5 o un 10% en este campo.
       Notas
      La cantidad de "Retención predeterminada" establecida en el contrato de subcontratista solo afectará al importe de la primera factura de subcontratista. Si este valor se edita después de crear la primera factura de subcontratista, ello NO afectará al importe retenido en las facturas posteriores. Para establecer o liberar el importe retenido en una factura posterior, siga los pasos que se describen en Habilitar las retenciones en una orden de compra o contrato de subcontratista. A continuación, use una de estas herramientas de Procore para establecer o liberar la retención en la factura: Si desea configurar reglas de retención que ajusten automáticamente los importes retenidos en las facturas de sus subcontratistas, consulte Habilitar reglas de retención de escala móvil en las facturas de un compromiso.
    • Descripción
      Proporcione información adicional, según sea necesario.
    • Adjuntos
      . Adjunte cualquier material relacionado, como tarificaciones, recibos, órdenes de compra firmadas, etc. Puede adjuntar archivos que se hayan cargado en su proyecto o arrastrar y soltar archivos desde su ordenador local.
  4. En Fechas de contrato, haga lo siguiente:
    • Fecha de entrega. Especifique la fecha en la que los productos comprados se entregarán en la ubicación especificada en el campo "Enviar a".
  5. En Información adicional, haga lo siguiente:
    • Condiciones de pago. Especifique las condiciones de pago relevantes, si corresponde.
    • Enviar por. Introduzca el método de envío/transporte de los materiales (por ejemplo, flete, FedEx, etc.).
  6. Elija entre estas opciones:
    • Haga clic en el botón Crear. Esta acción crea su nueva orden de compra.
      O BIEN
    • Opcional. Haga clic en Crear e introducir un desglose de partidas. Esta acción crea su nueva orden de compra y le permite comenzar a introducir datos en la partida.

Paso 2: Introducir el desglose de partidas

Hay dos formas de introducir el desglose de partidas en una orden de compra:

Importar partidas de desglose de partidas desde un archivo CSV

Si desea importar varias partidas a un desglose de partidas, la herramienta Pedidos proporciona una plantilla CSV que puede descargar, completar y a continuación cargar en Procore. Para obtener instrucciones, consulte Importar partidas de desglose de partidas de pedido desde un archivo CSV.

Añadir partidas al desglose de partidas

 Notas
  • Si su empresa utiliza la integración Procore + Integración de Ryvit y su sistema Integración de Ryvit está configurado para usar el Método calculado, Integración de Ryvit NO permitirá el uso de Suma global (LS) como unidad de medida.
  • Si utiliza "Sobrescribir subtotal", SOLO debe introducir el importe del subtotal. La integración Integración de Ryvit creará un elemento "LS" en Integración de Ryvit.
  1. Vaya a la herramienta Pedidos del proyecto.
  2. En la pestaña Contratos, busque el compromiso de actualización. A continuación, haga clic en Editar.
  3. Haga clic en Desglose de partidas.
  4. Haga clic en Añadir línea.
     Nota
     Si la configuración "Habilitar programación siempre editable de valores" está activada en la herramienta Compromisos, los usuarios con el permiso de usuario requerido para editar un compromiso pueden modificar la programación de valores mientras un compromiso está en cualquier estado. Para obtener más información, consulte ¿Qué es la configuración "Habilitar programación de valores siempre editable"?
  5. Siga los pasos apropiados dependiendo de si el método de contabilidad es Basado en importe o Basado en unidad/cantidad:
     Nota
    Para editar el método de contabilidad antes de añadir partidas de desglose de partidas, consulte Editar la pestaña "Configuración avanzada" de un pedido. Para obtener más información, consulte ¿Cómo configuro el método de contabilidad para un contrato o financiación?
    1. Para contratos que utilizan el método de contabilidad Basado en importe:
      1. N.º
        Introduce automáticamente un número de partida en orden secuencial. 
      2. Partida de evento de cambio
        Si tiene eventos de cambio habilitados, puede seleccionar una partida de evento de cambio si el pedido debe estar vinculado a un evento de cambio. 
      3. Presupuesto Código
        Seleccione un código de presupuesto de la lista o haga clic en Crear código de presupuesto para crear uno nuevo. Véase ¿Qué es un código de presupuesto en la EDT de Procore?
      4. Descripción
        Introduzca una descripción para la partida. Por ejemplo, escriba: Tarifa de servicio mensual
      5. Importe
        : introduzca el importe del coste.
      6. Facturado a la fecha
        El sistema calcula automáticamente el importe facturado en el pedido hasta la fecha actual.  
      7. Importe restante
        Introduzca el importe que NO se ha facturado hasta la fecha actual. 
      8. Código fiscal
        Introduzca un código fiscal para usar en esta partida. Este campo solo aparece si ha habilitado la función de códigos fiscales. Consulte ¿Cómo puedo usar los códigos fiscales en un proyecto?
    2. Para contratos que utilizan el método de contabilidad Basado en unidad/cantidad:
      1. N.º
        Introduce automáticamente un número de partida en orden secuencial. 
      2. Partida de evento de cambio
        Si tiene eventos de cambio habilitados, puede seleccionar una partida de evento de cambio si el pedido debe estar vinculado a un evento de cambio. 
      3. Código presupuestario
        Seleccione un código presupuestario de la lista o haga clic en Crear código presupuestario para crear uno nuevo. Véase ¿Qué es un código de presupuesto en la EDT de Procore?
      4. Descripción
        Introduzca una descripción para la partida. Por ejemplo, escriba: Tarifa de servicio mensual
      5. Cant.
        Introduzca el número de unidades.
      6. Unidad de medida
        Introduzca la unidad de medida (UM).
         Notas
      7. Coste unitario
        Introduzca el coste unitario en el cuadro proporcionado.
      8. Importe
        El sistema calcula automáticamente el subtotal, según las entradas de Cant., UM y Coste unitario. 
      9. Facturado a la fecha
        El sistema calcula automáticamente el importe facturado en el pedido hasta la fecha actual. 
      10. Importe restante
        Introduzca el importe que NO se ha facturado hasta la fecha actual. 
      11. Código fiscal
        Introduzca un código fiscal para usar en esta partida. Este campo solo aparece si ha habilitado la función de códigos fiscales. Consulte ¿Cómo puedo usar los códigos fiscales en un proyecto?
  6. Elija una de estas opciones:
    • Guardar. Haga clic en este botón para guardar los cambios en el desglose de partidas. 
    • Guardar y enviar por correo electrónico. Haga clic en este botón para guardar los cambios en el desglose de partidas y enviar las actualizaciones por correo electrónico al contacto de la factura.