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Procore

Crear una orden de compra (heredada)

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Este tutorial detalla la experiencia heredada de Procore para crear una orden de compra. La información de esta página se reemplazará por contenido actualizado cuando la experiencia beta de compromisos rediseñada esté generalmente disponible. Para obtener más información sobre esta versión y su cronograma, consulte  Finanzas del proyecto: experiencia modernizada para compromisos.

¡Importante! Si está utilizando la experiencia beta de pedidos, consulte el tutorial Crear ordenes de compra en lugar de la información que aparece a continuación. 

Objetivo

Crear una orden de compra en la herramienta Pedidos del proyecto.

Contexto

In Procore, a Purchase Order (PO) is a documented financial commitment that details the types, quantities, and agreed-upon prices for products or services. As part of the procurement process, purchase orders are created by a 'buyer' (for example, a general contractor) and issued to a 'seller' (for example, a subcontractor) to cover the cost of a contract. Once accepted by the 'seller,' a purchase order represents an agreement between the two parties

Temas a considerar

  • Permisos de usuario necesarios:
    • Para crear una orden de compra y ver/introducir datos en el "Desglose de partidas":
      • Permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Pedidos del proyecto.
        O BIEN
      • Permisos de nivel "Estándar" en la herramienta Pedidos del proyecto y la opción "Permitir a estos usuarios ver partidas del desglose de partidas" deben estar habilitados y su nombre debe estar seleccionado en la lista desplegable "Seleccionar persona".
    • Para crear una orden de compra solamente, permisos de nivel "Solo lectura" o "Estándar" en la herramienta Pedidos del proyecto con los permisos pormenorizados "Crear contrato de orden de compra" habilitados en la plantilla de permisos.
  • Información adicional:
    • Las órdenes de compra se pueden convertir en una solicitud de orden de cambio (para órdenes de cambio de 1 nivel) o en una posible orden de cambio (para órdenes de cambio de 3 niveles).
    • Solo puede crear una posible orden de cambio a partir de una orden de compra que tenga el estado "Aprobado".
    • Para saber cómo establecer el método contable, consulte ¿Cómo se establece el método contable para un contrato o una financiación?

  • For companies using the icon-erp-synced2.png ERP Integrations tool: Prerequisites, requirements, limitations, and considerations might apply depending on the ERP system your Procore account is integrated with. Visit Things to Know about your ERP Integration for details.

Pasos

Paso 1: Crear una orden de compra

  1. Vaya a la herramienta Pedidos del proyecto.
  2. Elija una opción para empezar a crear una orden de compra:
    • Si se trata del primer pedido del proyecto, haga clic en + Crear y seleccione Orden de compra en el menú desplegable en el centro de la página.
    • Si ya ha creado el primer pedido, haga clic en + Crear y seleccione Orden de compra en el menú desplegable en la esquina superior derecha de la página.
       Nota
      • El botón Crear está disponible cuando se están visualizando las pestañas Contratos y Papelera de reciclaje. Las nuevas órdenes de compra siempre se añaden a la pestaña Contratos. 
      • El botón Exportar solo está disponible en la pestaña Contratos. Para obtener más información, consulte Exportar una lista de compromisos.
  3. En la página "Nueva orden de compra" en Información general, haga lo siguiente:
    • Firmar con DocuSign
      Si su proyecto utiliza la integración de Procore + DocuSign® (consulte Habilitar o deshabilitar la integración de DocuSign® en un proyecto de Procore), aparece una marca de verificación en este cuadro de forma predeterminada. Si NO desea firmar la orden de compra con DocuSign®, desmarque la casilla. 
       Tip
      How do you collect signatures with DocuSign? After the data entry for the item is complete, Procore recommends changing the item's status to 'Out for Signature' before clicking the Complete with DocuSign button to launch the DocuSign® application. If you have not previously signed in, you will be prompted to Log In to DocuSign®. Once you are signed in, you can prepare the DocuSign® envelope for signatures. After the signature process is complete, Procore automatically changes the status of the item to 'Approved' and marks the item as 'Executed'. To learn more, see DocuSign®.
    • N.º de
      identificación: introduzca o confirme el identificador único de la orden de compra. Si está creando la primera orden de compra para su proyecto, Procore numera automáticamente sus órdenes de compra en orden secuencial. Por ejemplo, PO-01-001, PO-01-002, etc.
       Notas
    • Título
      Proporcione un nombre descriptivo para la orden de compra.
       Notas
    • Facturar a
      Introduzca la información de contacto de la empresa del destinatario de la factura. Esta información aparecerá como dirección "Facturar a" en las facturas creadas para esta orden de compra. Por lo general, incluye el nombre de la empresa, la dirección de la empresa y otra información de contacto importante. 
    • Enviar a
      Introduzca la información de contacto de la empresa del destinatario del envío. Esta información aparecerá como dirección de "Enviar a" en las facturas creadas para esta orden de compra. Tenga en cuenta que puede que sea diferente de la dirección de facturación, por ejemplo, puede ser la dirección de la obra u otra ubicación de acopio fuera de la obra donde desea que se entreguen los materiales.  
      Empresa contratista
      Seleccione el proveedor/empresa que proporcionará los materiales comprados (por ejemplo, Ibérica de construcciones, SA). Este proveedor/empresa debe existir en el directorio del proyecto de Procore. Consulte Añadir una empresa al directorio del proyecto.
    • Factura Contactos
      Seleccione uno (1) o más empleados de la "Empresa contratista" para designarlos como contacto(s) de la factura. Después de guardar la orden de compra, cualquier usuario añadido aquí se añadirá a la lista "Privado". Debe seleccionar una "Empresa contratista" antes de poder seleccionar los contactos de la factura.
       Note
      It is important to always add at least one  'Invoice Contact' on a purchase order or subcontract. This ensures that important email invitations and automatic email notifications are sent to the appropriate contact. To learn more about the importance of including invoice contacts on your commitments, see What is an invoice contact? 
    • Estado. Asigne un estado a la orden de compra. Para conocer los estados disponibles y qué estados de pedido reflejan los importes del contrato en el presupuesto del proyecto, consulte ¿Cuáles son los estados de pedido predeterminados en Procore? 
    • Ejecutado
      Marque esta casilla de verificación para indicar si la orden de compra se ha ejecutado o no.
       Notas
      • Muchos usuarios de Procore optan por marcar la casilla "Ejecutado" cuando colocan la orden de compra en el estado "Aprobado" o "Completo".
      • El momento en el que su equipo de proyecto marca la casilla "Ejecutado" siempre debe estar alineado con el proceso comercial único de su proyecto.
    • Privado
      Marque las casillas de verificación y elija a los usuarios o colaboradores del proyecto en la lista "Seleccionar una persona". Para obtener más información sobre las opciones de privacidad, consulte Cambiar la configuración de privacidad de un compromiso.
      • Hacerlo visible sólo para los administradores y los siguientes usuarios
        Marque esta casilla de verificación para limitar la visibilidad del pedido a los usuarios con "Admin" en la herramienta de Compromisos del proyecto y a los usuarios especificados en la lista desplegable "Seleccionar una persona".
      • Permitir que estos usuarios vean los artículos DDP
        Marque esta casilla en este cuadro para limitar la visibilidad de los artículos del desglose de partidas (DDP) en la orden de compra a los usuarios con "Admin" en la herramienta de Compromisos del proyecto y a los usuarios especificados en la lista desplegable "Seleccionar una persona".
    • Asignado a
      Seleccione la persona del proveedor/empresa que es responsable del cumplimiento de la orden de compra.
    • Retención predeterminada
      Especifique el porcentaje de retención que se debe aplicar en la primera factura de subcontratista. Por ejemplo, se suele introducir un 5 o un 10% en este campo.
       Notas
      La cantidad de "Retención predeterminada" establecida en el contrato de subcontratista solo afectará al importe de la primera factura de subcontratista. Si este valor se edita después de crear la primera factura de subcontratista, ello NO afectará al importe retenido en las facturas posteriores. Para establecer o liberar el importe retenido en una factura posterior, siga los pasos que se describen en Habilitar las retenciones en una orden de compra o contrato de subcontratista. A continuación, use una de estas herramientas de Procore para establecer o liberar la retención en la factura: Si desea configurar reglas de retención que ajusten automáticamente los importes retenidos en las facturas de sus subcontratistas, consulte Habilitar reglas de retención de escala móvil en las facturas de un compromiso.
    • Descripción
      Proporcione información adicional, según sea necesario.
    • Adjuntos
      . Adjunte cualquier material relacionado, como tarificaciones, recibos, órdenes de compra firmadas, etc. Puede adjuntar archivos que se hayan cargado en su proyecto o arrastrar y soltar archivos desde su ordenador local.
  4. En Fechas de contrato, haga lo siguiente:
    • Fecha de entrega. Especifique la fecha en la que los productos comprados se entregarán en la ubicación especificada en el campo "Enviar a".
  5. En Información adicional, haga lo siguiente:
    • Condiciones de pago. Especifique las condiciones de pago relevantes, si corresponde.
    • Enviar por. Introduzca el método de envío/transporte de los materiales (por ejemplo, flete, FedEx, etc.).
  6. Elija entre estas opciones:
    • Haga clic en el botón Crear. Esta acción crea su nueva orden de compra.
      O BIEN
    • Opcional. Haga clic en Crear e introducir un desglose de partidas. Esta acción crea su nueva orden de compra y le permite comenzar a introducir datos en la partida.

Paso 2: Introducir el desglose de partidas

Hay dos formas de introducir el desglose de partidas en una orden de compra:

Importar partidas de desglose de partidas desde un archivo CSV

Si desea importar varias partidas a un desglose de partidas, la herramienta Pedidos proporciona una plantilla CSV que puede descargar, completar y a continuación cargar en Procore. Para obtener instrucciones, consulte Importar partidas de desglose de partidas de pedido desde un archivo CSV.

Añadir partidas al desglose de partidas

 Notas
  • Si su empresa utiliza la integración Procore + Integration by Procore y su sistema Integration by Procore está configurado para usar el método calculado, Integration by Procore NO permitirá el uso de la suma global como unidad de medida.
  • Si está utilizando "Sobrescribir subtotal", SOLO debe introducir el importe del subtotal. La integración Integration by Procore creará un elemento "LS" en Integration by Procore.
  1. Navigate to the project's Commitments tool.
  2. Under the Contracts tab, locate the commitment to update. Then click Edit.
  3. Click Schedule of Values.
  4. Click Add Line.
     Note
     If the 'Enable Always Editable Schedule of Values' setting is turned ON in the Commitments tool, users with the required user permission to Edit a Commitment can modify the Schedule of Values while a commitment is in any status. To learn more, see What is the 'Enable Always Editable Schedule of Values' setting?
  5. Follow the appropriate steps depending on whether your accounting method is Amount Based or Unit/Quantity Based:
     Note
    To edit your accounting method before adding SOV line items, see Edit the Advanced Settings Tab on a Commitment. To learn more, see How do I set the accounting method for a contract or funding?
    1. For contracts using the Amount Based accounting method:
      1. #
        Automatically enters a line item number in sequential order. 
      2. Change Event Line Item
        If you have change events enabled, you can select a change event line item if the commitment needs to be linked to a change event. 
      3. Budget Code
        Select a budget code from the list or click Create Budget Code to create a new one. See What is a budget code in Procore's WBS? 
      4. Description
        Enter a description for the line item. For example, type: Monthly Service Fee
      5. Amount
        Enter the amount of the cost.
      6. Billed to Date
        The system automatically calculates the amount billed on the commitment up to the current date.  
      7. Amount Remaining
        Enter the amount that has NOT been billed to the current date. 
      8. Tax Code
        Enter a tax code to use for this line item. This field only appears if you have enabled the tax codes feature. See How can I use tax codes on a project?
    2. For contracts using the Unit/Quantity Based accounting method:
      1. #
        Automatically enters a line item number in sequential order. 
      2. Change Event Line Item
        If you have change events enabled, you can select a change event line item if the commitment needs to be linked to a change event. 
      3. Budget Code
        Select a budget code from the list or click Create Budget Code to create a new one. See What is a budget code in Procore's WBS? 
      4. Description
        Enter a description for the line item. For example, type: Monthly Service Fee
      5. Qty
        Enter the number of units.
      6. UOM
        Enter the Unit of Measure (UOM).
         Notes
      7. Unit Cost
        Enter the Unit Cost in the box provided.
      8. Amount
        The system automatically calculates the subtotal for you, based on the Qty, UOM, and Unit Cost entries. 
      9. Billed to Date
        The system automatically calculates the amount billed on the commitment up to the current date. 
      10. Amount Remaining
        Enter the amount that has NOT been billed to the current date. 
      11. Tax Code
        Enter a tax code to use for this line item. This field only appears if you have enabled the tax codes feature. See How can I use tax codes on a project?
  6. Choose one of these options:
    • Save. Click this button to save the changes to the SOV. 
    • Save & Email. Click this button to save the change to the SOV and email the updates to the invoice contact.

Consulte también

If you would like to learn more about Procore's commitments software and how it can help your business, please visit our construction financials tool product page icon-external-link.png.