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Procore

Contratista especializado

Guía de usuario de gestión financiera

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Para contratistas especializados

Esta guía de usuario proporciona a los contratistas especializados información sobre cómo utilizar las herramientas Finanzas del proyecto de Procore para agilizar sus procesos financieros a lo largo del ciclo de vida del proyecto.

Algunos de los conceptos incluidos en esta guía son:

  • Cómo configurar los códigos de coste del proyecto. Aprenda los conceptos básicos para configurar códigos de coste de nivel de empresa y proyecto. Consulte Configuración de códigos de coste.
  • Cómo añadir o importar un presupuesto de proyecto preciso. Aprenda a añadir partidas presupuestarias a su proyecto, configurar y asignar vistas presupuestarias y configurar una vista de previsión para identificar y realizar un seguimiento de los costes críticos del proyecto. Utilice los datos recopilados en la obra para realizar un seguimiento de los costes de mano de obra del proyecto y registrar las cantidades de producción en el presupuesto. Obtenga información sobre cómo crear modificaciones presupuestarias para reasignar fondos de una partida presupuestaria a otra. Consulte Configuración de presupuesto.
  • Cómo crear uno (o varios) contratos principales para su proyecto. Configure la herramienta Contratos principales y conozca las consideraciones que debe tener en cuenta si su proyecto tiene múltiples fuentes de financiación o métodos de entrega. Gestione el proceso de facturas de promotor y cree un registro de pagos recibidos. Consulte Herramienta Contratos principales.
  • Cómo gestionar las órdenes de compra y los contratos de subcontratista del proyecto. Conozca los ajustes de configuración de la herramienta Pedidos y cómo crear órdenes de compra y contratos de subcontratista. Designe contactos de la factura en sus contratos y cree un registro de pagos emitidos. Consulte Herramienta Pedidos.
  • Cómo mejorar la supervisión y la gestión cambios en los proyectos. Elija entre gestionar órdenes de cambio con o sin la herramienta Eventos de cambio. Configure los ajustes de niveles de orden de cambio para sus contratos. Lleve la gestión de cambios a la obra, lo que facilita aprobaciones más rápidas, una comunicación más precisa y elimina la necesidad de proceder en riesgo. Consulte Herramientas de gestión de cambios.
  • Cómo gestionar el proceso de facturación para los subcontratistas de su proyecto. Defina los períodos de facturación y elija el método deseado del proyecto para crear y enviar facturas de subcontratista. Consulte Herramienta Facturación.
  • Cómo gestionar los costes directos del proyecto. Aprenda a gestionar los costes no asociados con las órdenes de compra y pedidos. Consulte Herramienta Costes directos.
 Nota

Para las empresas que utilizan Procore con la herramienta Integraciones ERP en el nivel de empresa, consulte una de estas guías:

Configuración de códigos de coste

El primer paso al configurar las herramientas Finanzas del proyecto de Procore en Procore es verificar que se hayan configurado los códigos de coste. Los códigos de coste son el componente básico de su presupuesto. Con el uso de códigos de coste puede crear un presupuesto pormenorizado o básico según necesite. 

Si es un contratista especializado, Procore recomienda lo siguiente:

  1. Crear una lista maestra de códigos de coste en la herramienta Administrador de nivel de empresa. Se recomienda crear códigos específicos para su especialidad. Para obtener información sobre cómo añadir códigos de coste de nivel de empresa, consulte Añadir, editar y eliminar códigos de coste de empresa.
  2. Añadir códigos de coste a sus proyectos según sea necesario. Puede copiar los códigos de coste de nivel de empresa a su proyecto o añadir nuevos códigos. Para obtener instrucciones, consulte Añadir y editar códigos de coste de proyecto.

Configuración de presupuesto

La herramienta Presupuesto de Procore ayuda a su equipo de proyecto a gestionar de manera eficiente el presupuesto del proyecto. Está diseñada para ayudar a tomar decisiones financieras informadas, realizar un seguimiento de los gastos con respecto al presupuesto en tiempo real, analizar instantáneas históricas, introducir previsiones detalladas y ofrecer una visibilidad más profunda del estado financiero de su proyecto. Con el uso de códigos de coste, puede crear un presupuesto pormenorizado o básico según necesite.

  • Añada datos del presupuesto del proyecto. Al empezar un proyecto, el primer paso es establecer un presupuesto en un nuevo proyecto de Procore. Puede elegir entre dos métodos: (1) añadir una partida presupuestaria directamente a la herramienta de presupuesto o (2) descargar y cumplimentar una plantilla de presupuesto y completar los pasos para importar un presupuesto
  • Configurar las vistas presupuestarias de su proyecto. Después de añadir los datos presupuestarios del proyecto, su Administrador de Procore puede explorar nuestras vistas de presupuesto dinámicas y personalizables. Para obtener más información, consulte Configurar una nueva vista de presupuesto. Puede configurar una o varias vistas de presupuesto, junto con una amplia variedad de columnas de datos, como Importe de presupuesto originalModificaciones de presupuestoPresupuesto revisadoCambios de presupuesto pendientes y más. También puede gestionar y supervisar activamente el presupuesto del proyecto utilizando la función "Previsión hasta finalización". Para obtener más información, consulte Utilizar la función Previsión hasta finalización
  • Utilizar los datos recopilados en la obra para realizar el seguimiento de los costes de mano de obra y las cantidades de producción. Para los clientes que han comprado las herramientas de productividad en obra y gestión de recursos de Procore, el presupuesto puede configurarse para Añadir una vista de presupuesto para cálculo de costes de mano de obra en tiempo real y Configurar la vista de presupuesto de coste de productividad de mano de obra de Procore.
  • Reasignar fondos de una partida a otra mediante modificaciones presupuestarias. Una vez que haya bloqueado el presupuesto original y haya configurado las otras herramientas enumeradas en esta guía, puede usar la función de modificaciones de presupuesto para transferir dinero entre códigos de coste. Por ejemplo, si tiene ahorros de costes relacionados con un código de coste porque entró por debajo del presupuesto, pero espera que otro código de coste supere el presupuesto, puede reasignar fondos del primer código de coste y añadirlo al segundo como una contingencia. Las modificaciones presupuestarias solo aparecen en la herramienta Presupuesto, por lo que sus proveedores no verán sus ajustes internos. Para obtener más información, consulte Crear una modificación de presupuesto.

Para saber qué más puede hacer con la herramienta Presupuesto, consulte Presupuesto.

Herramienta Contratos principales

Después de configurar la herramienta Presupuesto, puede comenzar a crear uno o varios contratos principales para su proyecto. Con la herramienta Contratos principales, su equipo puede reemplazar las pilas de papel y los elevados costes de impresión por una ubicación central para la gestión digital de contratos. 

  • Configurar el contrato principal. Si bien la mayoría de los clientes de Procore crean un único contrato principal para un solo proyecto de construcción, los equipos del proyecto tienen la opción de crear varios contratos principales en la herramienta Contratos principales. Para obtener más información, consulte Crear contratos principales. De manera similar al presupuesto, también puede elegir entre dos métodos para configurar el contrato principal: (1) Puede Actualizar el desglose de partidas en un contrato principal de forma manual, o (2) puede Importar un desglose de partidas de contrato principal de un archivo CSV. Cuando termine con la configuración inicial, simplemente apruebe. Consulte Aprobar contrato principal.
     Sugerencia

    ¿Su proyecto de construcción tiene múltiples fuentes de financiación o requisitos de facturación? Descubra por qué algunos contratistas especializados deciden crear varios contratos principales en su proyecto de Procore. Esto es útil cuando necesita dividir el alcance del trabajo de un proyecto en múltiples fases o etapas; sin embargo, hay que tener en cuenta algunas consideraciones antes de hacerlo. Para obtener más información, consulte ¿Existen limitaciones del sistema cuando los proyectos tienen múltiples contratos principales? 

    Una forma alternativa de gestionar este tipo de requisitos es utilizar la función Subproyecto. Para obtener más información, consulte ¿Cuál es la diferencia entre un proyecto, un proyecto principal y un subproyecto? 

  • Crear y gestionar facturas de promotor. Una vez que haya establecido el contrato principal y haya configurado la herramienta Pedidos como se describe a continuación, también puede crear y gestionar las facturas de promotor. Una factura de promotor es un registro detallado de una transacción financiera entre su cliente y usted. Por lo general, el contratista principal determina el desglose detallado y luego usted les envía sus datos de factura, para que puedan enviar su factura al promotor del proyecto cuando vence el pago. Consulte Crear una factura de promotor.
  • Crear un registro de pagos recibidos. Después de recibir su pago, también puede crear un registro para realizar el seguimiento de los pagos que ha recibido. Para obtener más información, consulte Crear un pago recibido.

Para saber qué más puede hacer con la herramienta Contratos principales, consulte Contratos principales.

Herramienta Pedidos

Una vez que sus contratos se aprueban y completan en la herramienta Contratos principales, puede comenzar a configurar los pedidos del proyecto. Normalmente, creará pedidos cuando su empresa subcontrate el trabajo. 

En Procore, puede crear dos tipos de pedidos: contratos de subcontratista y órdenes de compra.

  • Establecer la configuración, las fechas, las listas de distribución y los ajustes del contrato. El administrador de Procore de su empresa puede trabajar con usted para definir la configuración de contrato predeterminada de su proyecto. Este es un paso importante antes de empezar a crear pedidos en un proyecto. Puede elegir el número de niveles de las órdenes de cambio para los pedidos. También puede habilitar diversas fechas para usar en los contratos de forma predeterminada. También se debe establecer la configuración predeterminada de la lista de distribución, los métodos de contabilidad predeterminados, la configuración de un porcentaje de retención (si corresponde) y la decisión de habilitar el margen o los pagos de forma predeterminada. Para obtener más información, consulte Ajustes de configuración: Pedidos
  • Crear las órdenes de compra del proyecto. En Procore, una orden de compra (OC) es un pedido financiero documentado que detalla los tipos, cantidades y precios acordados para productos o servicios. Las órdenes de compra, que forman parte del proceso de aprovisionamiento, las crea un "comprador" (por ejemplo, un contratista especializado) y se emiten a la atención de un "vendedor" (por ejemplo, un proveedor) para cubrir el coste de un contrato. Una vez aceptada por el "vendedor", una orden de compra representa un acuerdo entre las dos partes. Consulte Crear una orden de compra
     Sugerencia

    En Procore, las órdenes de compra y los contratos de subcontratista se utilizan exclusivamente para facturar los costes predeterminados registrados en el presupuesto de su proyecto. Es importante tener presente que las órdenes de compra no están diseñadas para usarse como una cuenta abierta. Por ejemplo, si la práctica de su empresa es crear una factura para pagar sus órdenes de compra a medida que se entregan los elementos, puede crear un coste directo en lugar de una orden de compra. Consulte Herramienta Costes directos

  • Crear los contratos de subcontratista del proyecto. Un contrato de subcontratista es un acuerdo contractual entre la empresa contratante y los subcontratistas que realizan el alcance del trabajo. En Procore, hay dos formas de crear un contrato de subcontratista: (1) Puede Adjudicar una oferta ganadora y convertirla en un contrato de subcontratista, o puede (2) Crear un contrato de subcontratista directamente en la herramienta Pedidos. 
  • Crear facturas de subcontratista y gestionar contactos de factura. Con la herramienta Pedidos o Facturación, también puede Crear una factura en nombre de un contacto de la factura o proporcionar a los contactos de la factura de subcontratista los permisos adecuados para acceder a sus órdenes de compra y contratos de subcontratista. Consulte Añadir contactos de factura a una orden de compra o contrato de subcontratista. Los usuarios con permisos "Administrador" en la herramienta Pedidos también pueden usar esos permisos para gestionar facturas con la herramienta Facturación
  • Crear un registro de pagos emitidos. Después de comenzar a emitir pagos en su proyecto, puede crear un registro para realizar un seguimiento de los pagos que ha realizado. Su presupuesto e informes presupuestarios se actualizan automáticamente para reflejar los datos introducidos. Consulte Añadir pagos emitidos

Para saber qué más puede hacer con la herramienta Pedidos, consulte Pedidos.

 Sugerencia
Para las empresas que utilizan el conector de Procore + Quickbooks®, se sincronizan los pagos de facturas de subcontratista de Procore con Quickbooks®. También puede sincronizar los pagos con el registro de pagos emitidos de Procore. Para obtener más información, consulte Sincronizar los pagos de facturas de QuickBooks® con los pagos emitidos en Pedidos.

Herramienta Gestión de cambios

A continuación, comience a familiarizarse con las herramientas de gestión de cambios de Procore. Puede crear dos tipos de órdenes de cambio en Procore. Hay dos opciones para configurar estas herramientas: (1) Órdenes de cambio con eventos de cambio o (2) Órdenes de cambio sin eventos de cambio.

Órdenes de cambio con eventos de cambio

La creación de un evento de cambio le permite prepararse para el impacto del cambio antes de que se convierta en un coste real, que es una parte importante de la estrategia de gestión de contratos de un contratista especializado al contratar subcontratistas externos.

Después de crear un evento de cambio, puede crear una solicitud de oferta (RFQ) que se envía a los subcontratistas correspondientes para la tarificación. Cuando los subcontratistas asignados responden a las RFQ, se pueden crear las órdenes de cambio en función de la oferta enviada.

  • Configurar los ajustes de niveles de orden de cambio. Puede elegir entre una configuración de orden de cambio de uno (1), dos (2) y tres (3) niveles. Cada nivel añade una capa al flujo de trabajo de gestión de cambios general de su equipo. Un número menor de niveles ofrece el flujo de trabajo más sencillo. Un mayor número de niveles proporciona a su equipo un flujo de trabajo más complejo, pero le da más control sobre los cambios. La configuración más común entre los usuarios de Procore es utilizar la configuración de uno (1) o dos (2) niveles.
    Ejemplo
    Un ejemplo común de un caso de uso de contrato principal de dos (2) niveles es cuando desea imitar la agrupación de órdenes de cambio de su contratista principal en su cuenta de Procore. Si suele emitir órdenes de cambio de inmediato y facturarlas una a una (independientemente del paquete de aprobación), una configuración de orden de cambio de un (1) nivel podría ser la mejor opción. Para obtener más información, consulte ¿Cuáles son los diferentes niveles de una orden de cambio?
    Una vez que haya decidido qué configuración de niveles desea utilizar, puede continuar y Configurar el número de niveles de orden de cambio de contrato principal y Configurar el número de niveles de orden de cambio de pedido.
  • Crear eventos de cambio. En un proyecto de construcción, un evento de cambio es cualquier cambio que afecta (o potencialmente afecta) al alcance original de un proyecto de construcción. Existen varias formas de crear eventos de cambio en Procore. Además de utilizar la herramienta Eventos de cambio (consulte Crear un evento de cambio), también puede utilizar cualquiera de las opciones disponibles en las herramientas admitidas de Procore o utilizar la plataforma móvil de Procore. Para obtener detalles sobre esas opciones, consulte ¿Qué herramientas de Procore puedo utilizar para crear un evento de cambio? 
  • Crear RFQ a partir de eventos de cambio y revisar las respuestas a RFQ. Si necesita crear una RFQ para que los subcontratistas realicen la tarificación, consulte Crear RFQ a partir de un evento de cambio. A continuación, puede revisar las ofertas de su subcontratista para determinar si desea seguir adelante con la creación de una orden de cambio. Consulte Revisar respuestas a RFQ
  • Crear órdenes de cambio. Puede crear dos tipos de órdenes de cambio en Procore: 

Para saber qué más puede hacer con la herramienta Eventos de cambio, consulte Eventos de cambio.

Órdenes de cambio sin eventos de cambio

Cuando la herramienta Eventos de cambio está deshabilitada, su equipo creará cambios utilizando las herramientas Pedidos y Contratos principales. La mayoría de las órdenes de cambio comienzan con una posible orden de cambio (POC) que se generaría en la herramienta Contratos principales. A continuación se muestra una descripción del proceso cuando los tres (3) niveles están habilitados para las órdenes de cambio de contrato principal.

  • Crear posible orden de cambio (POC). Cree una POC para describir cualquier cambio potencial en los costes que afectaría al contrato principal. Cuando complete un desglose de partidas para una POC, tendrá la opción de seleccionar un código de coste e introducir el importe. Idealmente, será un código de coste que ya está en el presupuesto, por lo que puede ver el incremento del presupuesto en la pestaña Presupuesto. Consulte Crear una posible orden de cambio (POC).
  • Crear una orden de cambio de pedido (OCP). Después de crear una POC, puede crear una OCP que actúa como una solicitud de tarificación del subcontratista que será responsable del alcance del trabajo descrito en la POC. Puede comparar la OCP con la POC y ver la desviación entre las dos. Consulte Crear una OCP a partir de una POC
  • Crear una solicitud de orden de cambio (SOC). Una vez que haya creado las POC, puede incluirlas en solicitudes de orden de cambio (SOC). Las solicitudes de orden de cambio suelen ser los documentos que se envían para su aprobación y se pueden utilizar para enviar posibles órdenes de cambio (POC) individuales o para agruparlas con el fin de agilizar el proceso de revisión y aprobación. Consulte Crear una solicitud de orden de cambio (SOC)
  • Crear una orden de cambio de contrato principal (OCCP). Las órdenes de cambio con el estado "Pendiente" aparecerán en la columna "Cambios de presupuesto pendientes" de la herramienta Presupuesto del proyecto. Las OCCP aprobadas se pueden añadir a las facturas de promotor. Una vez que haya marcado la OCCP como aprobada, el cambio en el importe total se reflejará en la columna "OC aprobadas" en la herramienta Presupuesto. Consulte Crear una orden de cambio de contrato principal (OCCP).
  • Crear una orden de cambio de pedido (OCP). Una OCP describe las desviaciones en los costes que afectan al contrato entre la empresa contratista y un proveedor o subcontratista. Una vez que haya marcado la OCP como Aprobada, el cambio en euros se reflejará en la columna "Costes con pedido" en la herramienta Presupuesto. Los pedidos y las posibles OCP con el estado "Pendiente" aparecerán en la columna "Cambios de coste pendientes" en la herramienta Presupuesto. Consulte Crear una orden de cambio de pedido (OCP).

Para saber qué más puede hacer con la herramienta Órdenes de cambio, consulte Órdenes de cambio.

Herramienta Facturación

La herramienta Facturación de Procore utiliza los permisos de usuario otorgados en la herramienta Pedidos y Contratos principales. A medida que avanza el proyecto y se han creado y aprobado los contratos, los subcontratistas pueden facturarle el trabajo completado a través de facturas de subcontratista. También puede crear facturas de promotor, que luego se pueden enviar por correo electrónico al promotor o la parte responsable de la aprobación del pago.

Para saber qué más puede hacer con la herramienta Facturación, consulte Facturación.

Herramienta Costes directos

En Procore, el término coste directo se usa para referirse a un coste en un proyecto de construcción que NO está asociado con un pedido. Con la herramienta Costes directos, puede crear estos elementos:

  • Facturas. Cree un coste directo para una factura en papel de un proveedor no contratado para elementos como tinta de impresora, papel o portes. 
  • Gastos. Cree un coste directo para los gastos, que pueden incluir equipos informáticos, teléfonos o alquiler de equipos internos.
  • Nómina. Cree un coste directo para los costes de nómina mensuales clasificados por código de coste, de modo que los importes de nómina se reflejen cada mes en el presupuesto.

Para saber cómo crear un coste directo, consulte Crear un coste directo.

Para saber qué más puede hacer con la herramienta Costes directos, consulte Costes directos