Contratista especializado
Tabla de contenido
Guía de usuario de gestión financiera
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Para contratistas especializadosEsta guía de usuario proporciona a los contratistas especializados información sobre cómo utilizar las herramientas Finanzas del proyecto de Procore para agilizar sus procesos financieros a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Algunos de los conceptos incluidos en esta guía son: |
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Configuración de código de presupuesto
El primer paso al configurar las herramientas Finanzas del proyecto de Procore en Procore es verificar que su empresa y proyecto estén configurados con una estructura de código de presupuesto que funcione para su negocio específico. En la estructura de desglose de trabajo de Procore, los códigos de presupuesto son el componente básico de las partidas financieras de su presupuesto. Con el uso de códigos de presupuesto puede crear un presupuesto pormenorizado o básico según necesite.
Si es un contratista especializado, Procore recomienda lo siguiente:
- Crear la estructura de desglose de trabajo de la empresa. Trabaje con las partes interesadas de su empresa para decidir si desea utilizar la estructura de desglose de trabajo predeterminada de Procore o si desea personalizar la estructura de desglose de trabajo para la cuenta de su empresa. Para obtener más información, consulte la sección Crear la estructura de desglose de trabajo de la empresa.
- Crear la estructura de desglose de trabajo del proyecto. Decida si desea utilizar la Estructura de desglose de trabajo de su empresa en sus proyectos o si desea personalizar la Estructura de desglose de trabajo a nivel de proyecto. Puede incluir el segmento opcional "Subtrabajo" en el nivel de proyecto. Para obtener más información, consulte Crear la estructura de desglose de trabajo del proyecto.
Configuración de presupuesto
La herramienta Presupuesto de Procore ayuda al equipo del proyecto a gestionar eficientemente el presupuesto del proyecto. Está diseñado para ayudar a su equipo a tomar decisiones financieras informadas, realizar un seguimiento de los gastos con respecto a su presupuesto en tiempo real, analizar instantáneas históricas, introducir previsiones detalladas y ofrecer una visibilidad más profunda del estado financiero de su proyecto. Con el uso de códigos de presupuesto, puede crear un presupuesto tan detallado o básico como necesite.
- Añadir los datos de presupuesto del proyecto. Al comenzar un proyecto, el primer paso es configurar un presupuesto en un nuevo proyecto de Procore. Puede elegir entre dos métodos: (1) Añadir una partida presupuestaria directamente a la herramienta Presupuesto o (2) Descargar y completar una plantilla de presupuesto y completar los pasos para importar un presupuesto.
- Configurar las vistas de presupuesto del proyecto. Después de añadir los datos presupuestarios de su proyecto, es posible que su administrador de Procore desee explorar nuestras vistas de presupuesto dinámicas y personalizables. Para obtener más información, consulte Configurar una nueva vista de presupuesto. Puede configurar una o varias vistas de presupuesto, junto con una amplia variedad de columnas de datos, como la cantidad de presupuesto original, los cambios de presupuesto, el presupuesto revisado, los cambios de presupuesto pendientesy más. También puede administrar y monitorear activamente el presupuesto de su proyecto utilizando la función "Previsión hasta finalización". Para obtener más detalles, consulte Usar el pronóstico para completar la función.
- Utilice los datos recopilados en el campo para realizar un seguimiento de los costes de mano de obra y las cantidades de producción. Para los clientes que han comprado las herramientas de gestión de la fuerza productividad en obra en obra de Procore, su presupuesto se puede configurar automáticamente. Consulte Productividad en obra y finanzas del proyecto: Guía de configuración.
- Reasignar fondos de una partida a otra utilizando los cambios presupuestarios. Utilice la función de cambios de presupuesto para transferir dinero entre códigos de presupuesto. Por ejemplo, si tiene ahorros de costos relacionados con un código de presupuesto porque entró por debajo del presupuesto, pero espera que otro código de presupuesto entre por encima del presupuesto, puede reasignar fondos del primer código de presupuesto y agregarlo al último código de presupuesto como contingencia. Los cambios en el presupuesto solo aparecen en la herramienta Presupuesto, por lo que sus proveedores no verán sus ajustes internos. Para obtener más información, consulte Crear cambios presupuestarios
Para saber qué más puede hacer con la herramienta Presupuesto, consulte Presupuesto.
Herramienta Contratos de clientes
Después de configurar la herramienta Presupuesto, puede comenzar a crear uno o varios contratos de cliente para su proyecto. Con la herramienta Contratos del cliente, su equipo puede reemplazar pilas de papel y costosos costos de impresión con una ubicación central para la gestión digital de contratos.
- Configurar su contrato de cliente. Si bien la mayoría de los clientes de Procore crean un único contrato de cliente para un único proyecto de construcción, los equipos de proyecto tienen la opción de crear varios contratos de cliente en la herramienta Contratos de cliente. Para obtener más información, consulte Crear contactos de cliente. Similar al presupuesto, también puede elegir entre dos métodos para configurar su contrato de cliente: (1) puede actualizar manualmente el desglose de partidas (DDP) en un contrato de cliente o (2) puede importar un DDP de contrato de cliente desde un archivo CSV. Cuando haya terminado con la configuración inicial, simplemente apruébela. Consulte Aprobar un contrato de cliente.
Sugerencia
¿Su proyecto de construcción tiene múltiples fuentes de financiación o requisitos de facturación de progreso? Descubra por qué algunos contratistas especializados deciden crear múltiples contratos de clientes en su proyecto de Procore. Esto es útil cuando tiene la necesidad de dividir el alcance del trabajo en un proyecto en múltiples fases o etapas, sin embargo, hacerlo presenta algunas consideraciones. Para obtener más información, consulte ¿Existen limitaciones del sistema cuando los proyectos tienen múltiples contratos con clientes?
Una forma alternativa de gestionar este tipo de requisitos es utilizar la función Subproyecto. Para obtener más información, consulte ¿Cuál es la diferencia entre un proyecto, un proyecto principal y un subproyecto?
- Crear y gestionar facturas de propietario. Después de que se establezca su contrato de cliente y haya configurado la herramienta Compromisos como se describe a continuación, también puede crear y administrar sus facturas de propietario. Una factura de propietario es un registro desglosado de una transacción financiera entre su cliente y usted. Por lo general, el desglose detallado es dictado por el contratista general y luego les envía los datos de la factura, para que puedan enviar su factura al propietario del proyecto cuando el pago venza. Consulte Crear una factura depromotor.
- Crear un registro de pagos recibidos. Después de recibir el pago, también puede crear un registro para realizar el seguimiento de los pagos que ha recibido. Para obtener más información, consulte Crear un pago recibido.
Para saber qué más puede hacer con la herramienta Contratos del cliente, consulte Contratos del cliente.
Herramienta Pedidos
Después de que se aprueben y completen sus contratos en la herramienta Contratos del cliente, puede comenzar a configurar los compromisos de su proyecto. Por lo general, creará compromisos cuando su empresa subcontrate su trabajo.
En Procore, puede crear dos tipos de pedidos: contratos de subcontratista y órdenes de compra.
- Configurar la configuración del contrato, las fechas, las listas de distribución y los ajustes. El administrador de Procore de su empresa puede trabajar con usted para definir la configuración de contrato predeterminada de su proyecto. Este es un paso importante antes de comenzar a crear compromisos en un proyecto. Puede elegir el número de niveles de orden de cambio para sus compromisos. También puede habilitar una variedad de fechas para usar en sus contratos de forma predeterminada. La configuración también incluye la configuración de la lista de distribución predeterminada, los métodos de contabilidad predeterminados, el establecimiento de un porcentaje de retención (si corresponde) y la decisión de habilitar el marcado financiero o los pagos de forma predeterminada. Para obtener más información, consulte Ajustes de configuración: Pedidos.
- Crear las órdenes de compra del proyecto. En Procore, una Orden de Compra (PO) es un compromiso financiero documentado que detalla los tipos, cantidades y precios acordados para productos o servicios. Como parte del proceso de adquisición, las órdenes de compra son creadas por un "comprador" (por ejemplo, un contratista especializado) y emitidas a un "vendedor" (por ejemplo, un proveedor) para cubrir el costo de un contrato. Una vez aceptada por el "vendedor", una orden de compra representa un acuerdo entre las dos partes. Consulte Crear una orden de compra.
Sugerencia
En Procore, las órdenes de compra y los contratos de subcontratista se utilizan exclusivamente para facturar los costes predeterminados registrados en el presupuesto de su proyecto. Es importante tener presente que las órdenes de compra no están diseñadas para usarse como una cuenta abierta. Por ejemplo, si la práctica de su empresa es crear una factura para pagar sus órdenes de compra a medida que se entregan los elementos, puede crear un coste directo en lugar de una orden de compra. Consulte Herramienta Costes directos.
- Crear los subcontratos del proyecto. Un subcontrato es un acuerdo contractual entre la empresa contratante y los subcontratistas que realizan el alcance del trabajo. En Procore, hay dos formas de crear un contrato de subcontratista: (1) puede adjudicar una oferta ganadora y convertirla en un contrato de subcontratista, o (2) puede crear un contrato de subcontratista directamente en la herramienta Compromisos.
- Crear facturas de subcontratista y gestionar los contactos de la factura. Utilizando la herramienta Pedidos o Facturación en curso, también puede Crear una factura en nombre de un contacto de la factura o puede proporcionar a los contactos de la factura de su subcontratista los permisos adecuados para acceder a sus órdenes de compra y subcontratos. Consulte Añadir contactos de factura a una orden de compra o Subcontratar Los usuarios con permiso de 'Administrador' en la herramienta Pedidos también pueden usar esos permisos para administrar facturas con el Herramienta de facturación de progreso.
- Crear un registro de pagos emitidos. Después de comenzar a emitir pagos en su proyecto, puede crear un registro para realizar un seguimiento de los pagos que ha realizado. Su presupuesto e informes presupuestarios se actualizan automáticamente para reflejar sus entradas. Consulte Añadir pagos emitidos.
Para saber qué más puede hacer con la herramienta Pedidos, consulte PedidosPedidos.
Herramienta Gestión de cambios
A continuación, comience a familiarizarse con las herramientas de gestión de cambios de Procore. Puede crear dos tipos de órdenes de cambio en Procore. Hay dos opciones para configurar estas herramientas: (1) Órdenes de cambio con eventos de cambio o (2) Órdenes de cambio sin eventos de cambio.
Órdenes de cambio con eventos de cambio
La creación de un evento de cambio le permite prepararse para el impacto del cambio antes de que se convierta en un coste real, que es una parte importante de la estrategia de gestión de contratos de un contratista especializado al contratar subcontratistas externos.
Después de crear un evento de cambio, puede crear una solicitud de oferta (RFQ) que se envía a los subcontratistas correspondientes para la tarificación. Cuando los subcontratistas asignados responden a las RFQ, se pueden crear las órdenes de cambio en función de la oferta enviada.
- Configurar los ajustes de niveles de orden de cambio. Puede elegir entre una configuración de orden de cambio de uno (1), dos (2) y tres (3) niveles. Cada nivel añade una capa al flujo de trabajo de gestión de cambios general de su equipo. Un número menor de niveles ofrece el flujo de trabajo más sencillo. Un mayor número de niveles proporciona a su equipo un flujo de trabajo más complejo, pero le da más control sobre los cambios. La configuración más común entre los usuarios de Procore es utilizar la configuración de uno (1) o dos (2) niveles.
Una vez que haya decidido qué configuración de niveles desea utilizar, puede continuar y Configurar el número de niveles de orden de cambio de contrato de cliente y Configurar el número de niveles de orden de cambio de pedido.
Ejemplo
Un ejemplo común de un caso de uso de nivel de contrato de cliente (2) es cuando desea imitar la agrupación de órdenes de cambio de su contratista general en su cuenta de Procore. Si tiende a emitir órdenes de cambio de inmediato y facturarlas una por una (independientemente del paquete de aprobación), una (1) configuración de orden de cambio de nivel podría ser la mejor opción. Para obtener más información, consulte ¿Cuáles son los diferentes niveles de orden de cambio? - Crear eventos de cambio. En un proyecto de construcción, un evento de cambio es cualquier cambio que afecte (o afecte potencialmente) al alcance original de un proyecto de construcción. Existen numerosas formas de crear eventos de cambio en Procore. Además de utilizar la herramienta Eventos de cambio (consulte Crear un evento de cambio), también puede utilizar cualquiera de las opciones disponibles en las herramientas de Procore compatibles o utilizar la plataforma móvil de Procore. Para obtener más información sobre estas opciones, consulte ¿Qué herramientas de Procore puedo usar para crear un evento de cambio?
- Crear RFQ a partir de eventos de cambio y revisar las respuestas de RFQ. Si necesita crear una RFQ para que sus subcontratistas presenten precios, consulte Crear RFQ a partir de un evento de cambio. A continuación, puede revisar las ofertas de su subcontratista para determinar si desea seguir adelante con la creación de una orden de cambio. Consulte Revisar respuestas a RFQ.
- Crear órdenes de cambio. Puede crear dos tipos de órdenes de cambio en Procore:
- Se puede crear una orden de cambio de pedido (OCP) antes o después de enviar una respuesta a la RFQ. Consulte Crear una OCC a partir de un evento de cambio.
- Se puede crear una posible orden de cambio (POC) antes o después de enviar una respuesta a la RFQ. Consulte Crear una OPC a partir de un evento de cambio.
Para saber qué más puede hacer con la herramienta Eventos de cambio, consulte Eventos de cambio.
Órdenes de cambio sin eventos de cambio
Cuando la herramienta Eventos de cambio está deshabilitada, su equipo creará cambios utilizando las herramientas Compromisos y Contratos de cliente. La mayoría de las órdenes de cambio comienzan con una posible orden de cambio que se generaría en la herramienta Contratos del cliente. A continuación se muestra una descripción del proceso cuando los tres (3) niveles están habilitados para las órdenes de cambio de contrato del cliente.
- Crear una posible orden de cambio. Cree una posible orden de cambio para describir cualquier posible cambio en los costos que afectaría el contrato. Cuando complete un desglose de partidas para una posible orden de cambio, tendrá la opción de seleccionar un código de presupuesto e introducir el importe en dólares. Idealmente, será un código de presupuesto ya en el presupuesto, por lo que puede ver el aumento de presupuesto en la pestaña Presupuesto. Consulte Crear una posible orden de cambio para un contrato de cliente.
- Crear una orden de cambio de pedido. Después de crear una posible orden de cambio, puede crear una orden de cambio de compromiso que actúe como una solicitud de precios del subcontratista que será responsable del alcance del trabajo descrito en la posible orden de cambio. Puede comparar la orden de cambio de compromiso con la orden de cambio potencial correspondiente y ver su varianza entre las dos. Consulte Crear una orden de cambio de pedido a partir de una posible orden de cambio.
- Crear una solicitud de orden de cambio. Una vez que hayas creado posibles órdenes de cambio, puedes incluirlas en las solicitudes de órdenes de cambio. Las solicitudes de orden de cambio suelen ser los documentos que se envían para su aprobación y se pueden utilizar para enviar posibles órdenes de cambio individuales o para agrupar posibles órdenes de cambio con el fin de agilizar el proceso de revisión y aprobación. Consulte Crear una solicitud de orden de cambio para un contrato de cliente.
- Crear una orden de cambio de contrato del cliente. Las órdenes de cambio con el estado "Pendiente" aparecerán en la columna "Cambios de presupuesto pendientes" de la herramienta Presupuesto del proyecto. Los CCCO aprobados se pueden añadir a las facturas de los propietarios. Una vez que haya marcado la orden de cambio del contrato del cliente como aprobada, el cambio total en el importe en dólares se reflejará en la columna 'OC aprobadas' en la herramienta Presupuesto. Consulte Crear una orden de cambio de contrato del cliente.
- Crear una orden de cambio de pedido. Una orden de cambio de compromiso describe las variaciones en los costos que afectan el contrato entre la empresa contratante y un proveedor o subcontratista. Una vez que haya marcado la orden de cambio de compromiso como aprobada, el cambio en dólares se reflejará en la columna "Costes comprometidos" en la herramienta Presupuesto. Los compromisos y las posibles órdenes de cambio de compromiso con estado "Pendiente" aparecerán en la columna "Cambios de coste pendientes" en la herramienta Presupuesto. Consulte Crear una orden de cambio de pedido.
Para saber qué más puede hacer con la herramienta Órdenes de cambio, consulte Órdenes de cambio.
Herramienta de facturación de progreso
La herramienta Facturaciones de progreso de Procore utiliza los permisos de usuario otorgados en la herramienta Pedidos y Contratos de cliente. A medida que el proyecto avanza y se crean y aprueban los contratos, los subcontratistas pueden facturarle el trabajo completado a través de facturas de subcontratista. También puede crear facturas de propietario, que luego se pueden enviar por correo electrónico al propietario o la parte responsable de la aprobación del pago.
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Gestionar períodos de facturación. Si subcontrata un trabajo, el período de facturación define el ciclo de facturación que se utiliza para la facturación del progreso aplicada a los subcontratistas del proyecto. Además de definir la frecuencia del período de facturación (por ejemplo, mensual o semanal), también define la fecha de inicio del período de facturación, la fecha límite de la factura y la fecha de finalización del período de facturación. Para saber cómo crear un período de facturación con la herramienta Progreso de la facturación, consulte Crear períodos de facturación manual y Crear períodos de facturación automática.
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Crear y gestionar el progreso de la facturación. Con la herramienta Facturaciones de progreso, puede mantener los permisos de usuario restringidos al equipo del proyecto y Crear una factura en nombre de un contacto de la factura o puede proporcionar a los contactos de la factura de su subcontratista los permisos adecuados para acceder a sus órdenes de compra y subcontratos. Consulte Añadir contactos de factura a una orden de compra o contrato de subcontratista. Luego, cuando esté listo para que sus subcontratistas le facturen por su trabajo, puede enviar una "Invitación a facturar" a un contacto de factura y sus subcontratistas pueden enviar una nueva factura como contacto de factura. A continuación, puede revisar y aprobar estas facturas.
Para saber qué más puede hacer con la herramienta Facturación, consulte Facturación en progreso.