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Procore

Crear una orden de modificación de fondos a partir de un evento de modificación

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Objetivo

Para crear una orden de cambio de financiamiento a partir de un evento de cambio.

Contexto

Si la herramienta Eventos de cambio está activada en su proyecto, la configuración del nivel de orden de cambio de su proyecto (véase ¿Cuáles son las diferentes configuraciones de nivel de orden de cambio en Project Financials?) determina el número de pasos que conducen a la creación de una orden de cambio de financiación.

 Sugerencias

¿Invita a sus colaboradores de la cadena de suministro a presentar ofertas de bienes y servicios mediante peticiones de oferta formales?

Si su equipo de proyecto ha optado por utilizar el proceso de solicitud de presupuesto (Solicidudes de oferta) de Procore (véase Crear Solicidudes de ofertas desde un evento de cambio), NO tiene que esperar hasta que el proceso de Solicidudes de oferta esté completo para crear su orden de cambio de financiación. Sin embargo, después de que los colaboradores invitados respondan a las peticiones de oferta y su estado se establezca como 'Pendiente de aprobación final', Procore actualiza automáticamente el desglose de partidas (DDP) de la orden de cambio con los importes adecuados de la petición de oferta.

Para saber más sobre cómo afecta el proceso de petición de oferta a la financiación de las órdenes de cambio, consulte ¿Cuáles son los diferentes estados de la petición de oferta y cómo afectan a los costes y a los importes de las órdenes de cambio?

¿Está usando la función de estimación de orden de magnitud de ingresos?

Si su equipo de proyecto ha optado por utilizar la función de Rom de ingresos, el SOV en su orden de cambio de fondos también se actualiza automáticamente. Si ha ocultado la función de Rom de ingresos, las actualizaciones automáticas dependen del alcance del evento de cambio:

  • Cuando los eventos de cambio son "En alcance" o "TBD", el programa de valores de la orden de cambio se actualiza automáticamente con un valor de $0.
  • Cuando los eventos de cambio están 'Fuera de Alcance', el programa de valores de la orden de cambio se actualiza automáticamente utilizando los datos de la petición de oferta. Esta actualización se produce cuando el estado de la petición de oferta es "Pendiente de aprobación final".
  • Cuando los eventos de cambio no se encuentran en uno de los estados anteriores, el programa de valores de la orden de cambio se actualiza automáticamente utilizando la "ROM de costes".

 

Temas a considerar

SOLO SUPERUSUARIO

Es importante tener en cuenta la casilla «Permitir a usuarios de nivel estándar crear órdenes de cambio de financiación» en la página «Configurar ajustes» de la herramienta Financiación. Esta casilla se habilita mediante una configuración de superuser en la página «Configuración general» de la herramienta Administrador de la empresa denominada «Habilitar configuración para permitir que las normas creen SOC, órdenes de cambio de financiación y órdenes de cambio de financiación». 

Dado que este ajuste proporciona a los usuarios con permisos de nivel «Estándar» la capacidad de aprobar sus propias órdenes de cambio (por ejemplo, cuando el flujo de trabajo está habilitado) tanto en la herramienta Financiación como en la herramienta Pedidos , es un ajuste poco común de implementar para los clientes de Procore. De forma predeterminada, esta configuración de superuser está desactivada en todas las nuevas cuentas de empresa de Procore. 

  • Permisos de usuario necesarios:
    • Permisos de nivel 'Estándar' o 'Admin' en la herramienta de Eventos de Cambio del proyecto.
      Y
    • Permisos de nivel "estándar" o "administrativo" en la herramienta de financiación del proyecto.
       Notas
      Para que los usuarios con permisos de nivel "Estándar" en la herramienta de financiación del proyecto puedan realizar esta tarea, también debe ser cierto lo siguiente:
  • Ajuste de configuración requerido:
  • Información adicional:
    • Después de crear un evento de cambio, también puede crear una petición de oferta para enviarla al colaborador o colaboradores afectados. Consulte Crear peticiones de oferta.'
  • Si su empresa ha habilitado la herramienta Integraciones ERP, tenga en cuenta estos elementos:
    • QuickBooks® para escritorio: 
      • NO se admite la exportación de órdenes de modificación de fondos.
    • Sage 100 Contractor®:
      • NO se admite la exportación de órdenes de modificación de fondos.
    • Sage 300 CRE®:
      • Título El título de la OCCP debe tener 30 caracteres o menos. 
      • Número (#) . El número de la orden de cambio debe tener cinco (5) caracteres o menos.
      • Estado . La financiación debe estar en el estado Aprobado.
      • Partida asociada. Para cada partida que añada al desglose de partidas de la orden de cambio, puede designar una (1) partida asociada para cada partida de la orden de cambio o la misma partida asociada para todas las partidas de orden de cambio. Nota: La lista Partida asociada solo es visible y está disponible cuando la herramienta Integraciones ERP se ha configurado para trabajar con Sage 300 CRE® y el especialista en implementación de integraciones ha activado la capacidad de exportar órdenes de cambio de contrato principal en Procore.
    • Integración de Procore:
      • NO se admite la exportación de órdenes de modificación de fondos.
    • vista:
      • Se admite la exportación de órdenes de modificación de fondos.

Requisitos

Pasos

  1. Vaya a la herramienta Eventos de cambio del proyecto.
  2. Seleccione una o más partidas de evento de cambio para incluirlas en la nueva orden de cambio.
     Nota
    Procore utiliza las partidas seleccionadas para rellenar la lista de valores de la orden de modificación.
  3. En el menú desplegable Bulk Actions :
    • Para las órdenes de cambio de un (1) nivel, seleccione Create Funding CO.
      O
    • Para órdenes de cambio de dos (2) o tres (3) niveles, seleccione Crear OCP de financiación.
  4. Complete lo siguiente:

    • #
      Accept the default number, enter a new number, or create a custom numbering scheme for this change order and future ones. 

    • Revision
      If you revise a change order later, you can enter the revision number here.

    • Title
      Enter a descriptive name here. 

    • Status
      Select the current status of the change order. Procore automatically places the change order in the 'Draft' status. To learn more, see What are the default statuses for change orders in Procore?

    • Private
      Mark this checkbox if you want the item to be private. This means it is only visible to users with 'Admin' level permissions on the contract (or funding). 

    • Due Date
      Select a due date to indicate the date by which the 'Designated Reviewer' must approve or reject the change order. 

    • Invoiced Date
      Select the date when the change order was invoiced. 

    • Designated Reviewer

      Select the Procore user at your organization who is responsible for approving or rejecting the change order. To appear as a selection in this list, the designated reviewer's Procore user account must be added to the Project Directory and have 'Standard' level permissions or higher to the contract or funding tool. See Add a User Account to the Project Directory. 

    • Paid Date
      Select the date that payment was received for the change order.

    • Reviewer
      This field is blank on a new change order. After the 'Designated Reviewer' approves or rejects the change order, that person's name appears here. 

    • Review Date
      This field is blank on a new change order. After the 'Designated Reviewer' approves or rejects the change order, the date the person submits their response appears here. 

    • Description
      Enter a more detailed description of the change order. 

    • Schedule Impact
      If this change order is expected to impact the construction project's schedule, enter the estimated number of additional days this would add to the schedule. 

    • Executed
      Mark this checkbox after the change order is fully executed.

    • Potential Change Orders
      If the tool is configured for two (2)-tier change orders, select any potential change orders related to this change order from this drop-down list.  See Configure the Number of Change Order Tiers on a Project Financials Tool.

    • Attachments
      Add any relevant document or image as a file attachment. You can attach multiple files using these methods:

      • Click Attach File(s) and select the files to add from your computer or another Procore tool.
        OR
      • Use a drag-and-drop operation on your computer to add the file attachments to Procore. 
  5. Haga clic en Crear. Procore crea la orden de cambio.