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Procore

Crear una orden de cambio de pedido (OCP)

Objetivo

Crear una orden de cambio de pedido (OCP).

Contexto

En Procore, las órdenes de compra y los contratos de subcontratista representan un acuerdo contractual entre un comprador (por ejemplo, el promotor de un proyecto o un contratista principal) y un vendedor (por ejemplo, un contratista principal o subcontratista) que es responsable de completar el trabajo del proyecto o cumplir con un pedido. Cuando necesite modificar los términos de un acuerdo, puede crear una OCP.

 Importante

Cuando la herramienta Eventos de cambio está habilitada en un proyecto

El proceso que utilizará para crear una OCP en Procore depende de algunos factores. Primero, si la herramienta Eventos de cambio está deshabilitada en el proyecto, utilizará uno de los procesos siguientes. Además, tenga en cuenta que la cantidad de pasos necesarios para crear una OCP depende de la configuración de niveles de orden de cambio establecida en la herramienta Pedidos del proyecto (consulte Configurar el número de niveles de las órdenes de cambio de pedido):

  • Configuración de 1 nivel
    1. Cree una orden de cambio de pedido (OCP) como se describe a continuación. 
  • Configuración de 2 niveles
    1. Crear una posible orden de cambio de pedido (POCP)
    2. Crear una orden de cambio de pedido (OCP)
  • Configuración de 3 niveles
    1. Crear una posible orden de cambio de pedido (POCP)
    2. Crear una solicitud de orden de cambio (SOC)
    3. Crear una orden de cambio de pedido (OCP)

Temas a considerar

Pasos

Crear una OCP

Si ha creado una orden de compra o un contrato de subcontratista y necesita modificar los términos de ese contrato de subcontratista, siga estos pasos para crear una OCP. Si ha habilitado la integración de DocuSign©, siga los pasos descritos en Crear una orden de cambio de pedido (OCP) con DocuSign©.

  1. Vaya a la herramienta Pedidos del proyecto.
  2. Versión beta En la pestaña Contratos, busque la orden de compra o el contrato de subcontratista. A continuación, haga clic en Editar.
  3. Haga clic en Crear OC de pedido.
    Notas:
  4. En la pestaña General, haga lo siguiente:
    • Número. Procore asigna números a las OCP en orden secuencial (p. ej., 001, 002, 003, etc.). Puede cambiar el esquema de numeración si lo desea (p. ej., OCP-01, OCP-02, OCP-03, etc.). Si cambia manualmente este número, Procore asigna automáticamente el siguiente número en orden secuencial, utilizando el número que ha definido. 
    • Revisión. Este campo muestra el número de revisión de la OCP. Cuando se crea una OCP por primera vez, su número de revisión es cero. Una OCP podría tener varias revisiones debido a los comentarios de un revisor/aprobador. 
    • Fecha de creación. Este campo se completa automáticamente con la fecha en que se crea la orden de cambio de pedido. La fecha no se puede cambiar.
    • Creado por. Este campo se completa automáticamente con el nombre del usuario que crea la OCP. 
    • Empresa contratista. Este campo se completa automáticamente con el nombre del subcontratista o proveedor que figura en el contrato de subcontratista.
      Nota: Este campo solo es visible si la OCP es para un contrato de subcontratista.
    • Contrato. Este campo se completa automáticamente con el nombre del contrato de subcontratista para el que se está creando la OCP.
      Nota: Este campo solo es visible si la OCP es para un contrato de subcontratista.
    • Título. Introduzca un nombre para la OCP. El límite máximo de caracteres para este campo en Procore es de 255 caracteres. 
       Importante
      Si está utilizando un sistema ERP integrado, el límite máximo de caracteres para el campo "Título" en un pedido es diferente en cada sistema. Para obtener una lista de cada sistema y sus limitaciones, consulte ¿Cuál es la longitud máxima del título de un pedido?
    • Estado. Seleccione el estado actual de la OCP:
      Nota: Los estados siguientes son para la vista "Presupuesto estándar" de Procore. Para obtener más información sobre las vistas, consulte Configurar una nueva vista de presupuesto. Los estados pueden usarse de manera diferente en su entorno.
      • Aprobado. La OCP ha sido aprobada. Los costes se reflejan como cambios "Aprobados" en el presupuesto.
      • Borrador. La OCP aún debe modificarse antes de que pueda enviarse para su revisión. Los costes NO se reflejan en el presupuesto.
      • Pendiente - En revisión. La OCP está en proceso de revisión por un aprobador. Los costes se reflejan como cambios "Pendientes" en el presupuesto.
      • Pendiente - Revisado. La OCP se ha modificado desde su presentación inicial. Los costes se reflejan como cambios "Pendientes" en el presupuesto.
      • Pendiente - Tarificación. La OCP está pendiente y actualmente está en tarificación. Los costes se reflejan como cambios "Pendientes" en el presupuesto.
      • Pendiente - No tarificación. La OCP está pendiente y no se está tarificando. Los costes se reflejan como cambios "Pendientes" en el presupuesto.
      • Pendiente - En curso. La OCP aún está pendiente y el trabajo se está completando. Los costes se reflejan como cambios "Pendientes" en el presupuesto.
      • Pendiente - No en curso. La OCP está pendiente y el trabajo no se está llevando a cabo actualmente. Los costes se reflejan como cambios "Pendientes" en el presupuesto.
      • Rechazado. La OCP se ha rechazado. Los costes NO se reflejan en el presupuesto.
      • Sin cargo. La OCP se realizará sin cargo. Los costes NO se reflejan en el presupuesto.
    • Privado. Marque esta casilla de verificación para que la OCP sea visible solo para los usuarios con permisos de nivel "Administrador" en la pestaña "Pedidos". 
    • Motivo del cambio. Seleccione uno de estos motivos para la posible OCP: Solicitud del cliente, Desarrollo de diseño, Asignación, Condición existente o Cargo compensatorio. Para saber cómo configurar motivos del cambio, consulte Establecer las configuraciones predeterminadas de gestión de cambios.
    • Método de contabilidad. Este campo hereda el método de contabilidad que se especificó en el contrato.
    • Fecha límite. Seleccione una fecha límite para la aprobación de la OCP. 
    • Fecha de facturación. Seleccione la fecha en la que se facturó la OCP.
    • Revisor designado. Seleccione un revisor designado para aprobar la OCP. Consulte Revisar y responder a órdenes de cambio de pedido (OCP).
    • Solicitud recibida de. Seleccione un usuario del directorio del proyecto en nombre de quien está enviando la OCP. 
    • Descripción. Introduzca una descripción detallada de la OCP.
      Nota: Si va a exportar la OCP a un sistema ERP integrado de terceros, puede introducir un número ilimitado de caracteres en Procore. Sin embargo, las entradas que superen los mil (1000) caracteres se truncarán cuando se exporten a Sage 300 CRE y Integration by Ryvit. 
    • Impacto en la planificación. Si lo sabe, puede proporcionar una estimación del número de días adicionales que se añadirían potencialmente a la planificación del proyecto actual si se aprobara la OCP.
    • Ubicación Utilice el menú desplegable de ubicación para seleccionar una ubicación a la que afecte el [elemento]. Puede seleccionar una de las ubicaciones predefinidas o añadir una ubicación de varios niveles. Consulte Añadir una ubicación de varios niveles a un elemento. Esta ubicación puede ser tan general como la ubicación de la obra en el primer nivel o tan específica como el lugar de la obra donde el contratista trabajará en el segundo nivel.
    • Referencia. Haga referencia a otras herramientas, materiales o documentos relacionados con la orden de cambio.
    • Ejecutado. Marque esta casilla si la OCP ya se ha ejecutado.
    • Cambio en obra. Marque esta casilla si la orden de cambio requiere un cambio en obra.
    • Pagado en su totalidad. Marque esta casilla de verificación si el coste ya está cubierto en el presupuesto.
    • Archivos adjuntos. Seleccione y añada cualquier documento relevante.
  5. Haga clic en Crear o Crear y enviar correo electrónico para enviar la OCP a los revisores que figuran en la orden de cambio.

Añadir un desglose de partidas a la OCP

Si hay costes asociados a la OCP, añada partidas al desglose de partidas de la OCP. add-commitment-schedule-of-values.png

  1. Haga clic en la pestaña Desglose de partidas.
  2. Haga clic en Editar.
  3. Haga clic en Añadir línea
    • Partida del contrato principal. Seleccione una partida en la lista desplegable. Si no hay ninguna partida que se ajuste, seleccione No presupuestado.
    • Partida de evento de cambio. Seleccione una partida de evento de cambio en la lista desplegable. 
    • Subproyectos. Si la función "Subproyectos" está habilitada en su proyecto, seleccione uno de la lista. 
    • Código de presupuesto. Seleccione un código de presupuesto en la lista desplegable. Consulte ¿Qué es un código de presupuesto?
    • Descripción Escriba una descripción para la nueva OCP. 
    • Importe del coste. Introduzca un importe en el cuadro. 
    • Códigos fiscales. Si utiliza códigos fiscales con este proyecto, seleccione un código fiscal para usar en la partida. Este campo solo aparece si la función de códigos fiscales está habilitada. Consulte ¿Cómo puedo usar los códigos fiscales en un proyecto?
  4. Haga clic en Añadir.
  5. Repita estos pasos para cada partida. 
  6. Haga clic en Guardar.
 Nota

Para empresas que han habilitado la herramienta Integraciones ERP

Una vez que la OCP tiene el estado "Aprobado" en la herramienta Pedidos, los directores de proyectos normalmente la envían a la herramienta Integraciones ERP, donde deberá ser aceptada por un aprobador de contabilidad para exportarla al sistema ERP integrado (e.g., Integration by Procore: Viewpoint® Spectrum®, Integration by Ryvit: Viewpoint® Vista™, QuickBooks®, Sage 100 Contractor®, or Sage 300 CRE®). Para obtener instrucciones, consulte Enviar una OCP a Integraciones ERP para su aceptación contable