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Procore

Crear cambios en el presupuesto

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Liberación  por fases
La función  new Budget Changes está diseñada para reemplazar la función  de modificaciones de presupuesto existente.  Una vez que migre a Cambios presupuestarios, ya no tendrá acceso a la función de modificaciones presupuestarias. Si tiene alguna pregunta antes de que su empresa comience la migración, póngase en contacto con su punto de contacto de Procore. Para más información sobre la línea de tiempo para la migración, consulte:  Preguntas comunes.

Objetivo

Para crear cambios presupuestarios utilizando la herramienta Presupuesto del proyecto.  

Contexto

Un cambio en el presupuesto mueve los fondos de su presupuesto de un área de costes o ingresos específica a otra área de costes o ingresos. Los usuarios pueden crear cambios en el presupuesto para asegurarse de que su equipo tiene un método para mover y auditar los valores del presupuesto entre las actividades de trabajo y los paquetes de trabajo asociados a su proyecto de construcción. Con el formulario "Crear nuevo cambio de presupuesto", los usuarios pueden añadir ajustes basados en la cantidad y en la unidad/cantidad de una partida a otra, lo que mueve las cantidades de materiales, mano de obra y fondos que se necesitan para completar las actividades.  

Ejemplo

Según si utiliza su presupuesto para hacer un seguimiento de los costes o de los ingresos, puede crear cambios en el presupuesto para mover importes en dólares entre los códigos de presupuesto. Algunos usos comunes de un cambio en el presupuesto son:

  • Transferir fondos. Una transferencia de fondos es un cambio en el presupuesto que traslada fondos de un (1) código de presupuesto a otro (1) o más códigos de presupuesto.
  • Mover gastos. Si utiliza su presupuesto para hacer un seguimiento de los gastos, puede mover los gastos de un (1) código de presupuesto a otro (1) o más códigos de presupuesto. 
  • Mover ingresos. Si utiliza su presupuesto para hacer un seguimiento de los ingresos de su proyecto, puede mover los ingresos de un (1) código de presupuesto a uno (1) o más códigos de presupuesto. 

En Procore, un cambio de presupuesto se compone de dos (2) componentes:

  • Ajuste. Un ajuste es una partida que representa la partida del presupuesto original de donde provienen los fondos. Puede añadir nuevos ajustes haciendo clic en el botón Añadir ajuste.  
  • Línea. Una partida en un ajuste representa dónde desea asignar los fondos del presupuesto original. Puede añadir partidas a los ajustes haciendo clic en el botón Añadir línea.  
 Sugerencia
¿Qué es un código de presupuesto? Para saber más sobre el concepto de código de presupuesto en Procore, consulte ¿Qué es un código de presupuesto en la WBS?

Temas a considerar

  • Permisos de usuario necesarios:
    • Permisos de nivel administrador' en la herramienta Presupuesto del proyecto.
      O BIEN
    • Permisos de nivel "Solo lectura" o "Estándar" en la herramienta Presupuesto del proyecto con los permisos pormenorizados "Crear, editar y eliminar cambios en el presupuesto"  habilitados en su plantilla de permisos.
  • Información adicional:
    • No hay límite en el número de cambios de presupuesto que puede crear en un proyecto. 
    • No hay límite en el número de ajustes que se pueden hacer en un cambio de presupuesto.
    • Un ajuste puede contener una (1) o varias partidas. 
    • Los cambios en el presupuesto están respaldados por la herramienta Flujos de trabajo de nivel de empresa.  
  • Limitaciones:

Requisitos

Pasos

Añadir información general

  1. Vaya a la herramienta Presupuesto del proyecto. 
  2. Haga clic en la pestaña Cambios en el presupuesto. 
  3. Haga clic en Crear.   
  4. Introduzca la información siguiente sobre el cambio en el presupuesto:
    budget-change-add-general-information.png
     Nota
    Un asterisco (*) indica un campo obligatorio. 
    • Número*
      Acepte el número de cambio en el presupuesto predeterminado. Procore asigna los nuevos números de ajuste en orden secuencial. Por ejemplo: 1, 2, 3, y así sucesivamente. 
    • Título
      Introduzca un título para el cambio en el presupuesto. 
    • Estado
      Seleccione el estado actual del cambio de presupuesto. Procore asigna el estado "Borrador" a nuevos ajustes. 
    • Descripción
      Introduzca una descripción más detallada del cambio en el presupuesto. 
  5. Opcional. Si la configuración 'Permitir que los cambios de presupuesto se facturen en las facturas del propietario' está habilitada (consulte Budget Changes):

    add-to-owner-invoice-options.png
    • Añadir a la factura de propietario. Marque esta casilla para añadir el cambio en el presupuesto a las facturas del propietario cuando se apruebe. Para obtener más información, consulte About Budget Changes on Owner Invoices.  
    • Contrato principal. Seleccione el contrato principal apropiado de la lista desplegable. 
  6. Continúe añadiendo uno (1) o más ajustes. 

Añadir ajustes

En un presupuesto Procore, un ajuste se refiere a la partida del presupuesto original que desea cambiar. Después de añadir un ajuste, añada uno (1) o más elementos de línea. Cada nueva partida bajo un ajuste representa cómo desea asignar los fondos de la partida en el presupuesto original.  

  1. Desplácese hasta la sección "Ajustes".
  2. Añada un ajuste de la siguiente manera:
    • Para agregar el primer ajuste, haga clic en Seleccionar código de presupuesto en la columna Código de presupuesto.  Procore añade automáticamente el primer ajuste en blanco en la tabla.
      O bien
    • Para añadir un ajuste adicional, haga clic en el botón Añadir ajuste situado encima de la tabla. Puede añadir tantos ajustes como sea necesario. 
      first-adjustment-line-item.png
  3. Introduzca la siguiente información para el ajuste:
    • Código de presupuesto
      Seleccione un código de presupuesto de la lista desplegable o haga clic en Crear código de presupuesto para añadir uno nuevo. Consulte ¿Qué es un código de presupuesto en la WBS de Procore? 
    • Opcional:
      Escriba una descripción para el ajuste.  
    • Cantidad
      Introduzca el número de unidades para este ajuste .
    • Unidad
      Seleccione la unidad de medida en la lista desplegable Unidad. Para conocer las opciones de esta lista, consulte ¿Qué unidades de medida están incluidas en la lista maestra de Procore?
    • Coste unitario
      Introduzca el coste por unidad. 
    • Importe
      Procore calcula automáticamente esta cantidad en función de las entradas en los campos Cantidad, Unidad y Coste unitario .
    • Partida de evento de cambio opcional
      Si la herramienta Eventos de cambio está activa en el proyecto, seleccione una partida de evento de cambio para vincular la partida de ajuste del cambio de presupuesto a una partida de evento de cambio específica. La asociación de su cambio de presupuesto con un evento de cambio proporciona a los usuarios de Procore Project Financials una mayor información sobre el impacto de los ajustes en el costo y el alcance de un proyecto.  
       Importante
      Si NO vincula la partida de ajuste de un cambio de presupuesto a una partida existente en un evento de cambio, Procore crea automáticamente un nuevo evento de cambio para su cambio de presupuesto. Procore también añade el ajuste como una partida al nuevo evento de cambio. A continuación, puede actualizar el evento de cambio según sea necesario con la herramienta Eventos de cambio del proyecto. Para obtener más información, consulte  Eventos de cambio.
    • Opcional: Comentario
      Introduzca cualquier comentario útil sobre el cambio en el presupuesto en este cuadro. 

Añadir partidas a los ajustes

Después de añadir un ajuste, puede añadir líneas a ese ajuste para reasignar el presupuesto a uno (1) o más códigos de presupuesto. 

  1. Después de añadir uno (1) o más ajustes, haga clic en Añadir partida y seleccione el ajuste deseado en la lista desplegable. 
    add-adjustment-number.png
     Nota
    • Procore numera automáticamente los ajustes de un cambio en el presupuesto en orden secuencial.
    • Puede añadir una (1) nueva partida o varias partidas al ajuste. Cada partida define cómo desea asignar el importe del presupuesto para la partida seleccionada que se está ajustando. 
  2. Introduzca lo siguiente para cada partida que añada al ajuste:
    • Código de presupuesto
      Seleccione un código de presupuesto de la lista o haga clic en Crear código de presupuesto para crear uno nuevo. Consulte ¿Qué es un código de presupuesto en la WBS de Procore? 
    • Cantidad
      Introduzca el número de unidades para la partida de ajuste.
    • Unidad
      Introduzca la unidad de medida (UM) en la lista desplegable. Para obtener más información sobre la lista de UM de Procore, consulte ¿Qué unidades de medida están incluidas en la lista maestra de Procore?
    • Coste unitario
      Introduzca el coste por unidad. 
    • Cantidad
      Procore calcula automáticamente el subtotal por usted, basándose en la Cantidad, Unidad y Entradas de coste unitario. 
    • Partida de evento de cambio
      Si la herramienta Eventos de cambio está activa en el proyecto, seleccione una partida de evento de cambio para vincular la partida de ajuste del cambio en el presupuesto a una partida de evento de cambio concreta. Asociar el cambio en el presupuesto con un evento de cambio proporciona a los usuarios Finanzas del proyecto de Procore una mayor visión del impacto de los ajustes en el coste y el alcance de un proyecto.  
       Importante
      Si NO vincula la partida de ajuste de un cambio de presupuesto a una partida existente en un evento de cambio, Procore crea automáticamente un nuevo evento de cambio para su cambio de presupuesto. Procore también añade el ajuste como una partida al nuevo evento de cambio. A continuación, puede actualizar el evento de cambio según sea necesario con la herramienta Eventos de cambio del proyecto. Para obtener más información, consulte  Eventos de cambio.      
    • Opcional: Comentar
      Introduzca cualquier comentario útil sobre el cambio de presupuesto en este cuadro.
  3. Repita los pasos anteriores para añadir partidas adicionales al ajuste. 
    Ejemplo

    El siguiente ejemplo muestra la cantidad de ajuste original ($ 4,000 USD) y cómo puede asignar esa cantidad a las partidas de línea de ajuste ($ 3,000.00 USD + $ 500.00 USD + $ 500.00 USD = $ 4,000.00 USD). Al asignar fondos, es importante recordar que las partidas a las que se asignan los fondos no pueden ser mayores que la magnitud de la partida de la que se originó la cantidad. Procore calcula automáticamente la cantidad que se ha reasignado a las partidas del ajuste en la parte inferior de la columna 'Importe' que se resalta a continuación. 

    adjustments-allocation.png

  4. Haga clic en Guardar. 

Añadir ajustes de cantidad de producción

  1. Vaya a la herramienta Presupuesto del proyecto. 
  2. Haga clic en la pestaña Cambios en el presupuesto. 
  3. Haga clic en Crear.
  4. En la sección "Ajuste de la cantidad de producción", haga clic en Añadir ajuste.
  5. Introduzca los datos de la partida.
  6. Haga clic en Guardar.

Ver ¿Qué son las "cantidades de producción"?

Consulte también