Crear una factura de subcontratista en nombre de un contacto de la factura
Para los clientes de Procore en los Estados Unidos
Cuando su empresa aplique el diccionario de puntos de vista "Owners English" o "Specialty Contractors English", verá diferentes nombres de herramientas y cambios de términos en la interfaz de usuario. Aprenda a aplicar las opciones del diccionario.
- Para conocer las diferencias: Mostrar/Ocultar
Objetivo
Para crear una factura de proveedor como administrador de facturas en nombre de un contacto de la factura.
Contexto
Si la empresa o el proyecto no desea conceder a los colaboradores externos permiso de acceso al proyecto de Procore para que puedan enviar sus propias facturas, el equipo puede recopilar las facturas digitales o en papel de los contactos de facturación fuera de Procore. Una vez cobradas, los administradores de facturas pueden crearlas en Procore en nombre de cada contacto de la factura.
Temas a considerar
- Permisos de usuario necesarios
- Información adicional:
- Un administrador de facturas puede:
- Crear facturas para todos los compromisos de un proyecto.
- Editar importes en una Lista de Valores cuando la factura esté en estado Borrador o Revisar y reenviar . Cuando existen varias facturas para un pedido durante un período de facturación, solo puede realizar importes en la última factura.
- Para los usuarios legalmente obligados a proporcionar a los reclamantes un calendario de pagos,consulte Exportar un planificación de pagos.
- Revise la "Fecha límite de pago" en la factura de los programas de pago anticipado.
- Un administrador de facturas puede:
Requisitos
Para realizar los pasos de este tutorial, el compromiso de la factura debe tener:
- Una empresa subcontratista asignada como "Empresa contratista". Consulte Crear un compromiso.
- Un empleado de la "Empresa contratista" asignado como "Contacto de factura". Consulte Añadir contactos de factura a una orden de compra o contrato de subcontratista.
- Un estado de Aprobado o Completado. Consulta ¿Cuáles son los estados de pedido predeterminados en Procore?
- Todas las partidas de la Lista de Valores de Subcontratista deben tener el estado Aprobado. Consulte Revisión de una factura de subcontratista como administrador de facturas. Para saber cómo habilitar la pestaña opcional Subcontratista SOV, consulte Añadir un Subcontratista SOV a un Compromiso.
Además, un administrador de facturas debe crear un período de facturación para la factura. Consulte Gestionar períodos de facturación.
Pasos
- Abrir la página Nueva factura
- Actualizar la ficha Información general
- Actualizar la ficha Desglose de partidas
- Actualizar la tarjeta de datos de pago
- Añadir adjuntos
- Guardar la factura
- Opcional: Enviar una factura con DocuSign©
Abrir la página Nueva factura
Los usuarios siempre crean facturas en la herramienta Pedidos Pedidos proyecto.
- Vaya a la herramienta Pedidos del proyecto.
- Encuentre el compromiso para crear una factura en la pestaña "Contratos".
- Haga clic en el vínculo con el número para abrirlo.
- En la parte superior del compromiso, haga clic en Crear y elija Crear factura en el menú.
Sugerencia
¿Está inactiva la opción "Crear factura"? Para saber por qué, coloque el cursor sobre la información de herramienta. Esta opción solo se activa cuando se cumplen los requisitos previos.
Esto abre la página "Nueva factura para [Número de contrato]" para que pueda actualizar la tarjeta de información general.
Actualizar la ficha Información general
En la página Nueva factura, actualice la tarjeta de información general . Una vez actualizado, continúe actualizando el Cronograma de Valores.
Nota
El elemento marcado con un círculo en ORANGE solo está disponible con Procore Pay.
- Aprenda cómo actualizar la tarjeta de información general como administrador de facturas: Mostrar/Ocultar
-
Ficha de información general
Esta tabla detalla los elementos de la tarjeta "Información general". Un administrador de facturas puede actualizar esta información al crear o editar una factura en nombre de un contacto de la factura.
Elemento Tipo de campo Descripción Obtener más información Empresa contratista Solo lectura Muestra el nombre de la empresa subcontratista designada como «empresa contratista» en el compromiso. Cambiar el nombre de la empresa que aparece: - Asignar una empresa diferente al compromiso. Consulte Crear un compromiso.
OR - Cambie el nombre de la empresa editando el registro de la empresa en el directorio del proyecto o en el directorio de la empresa.
Estado* Lista desplegable Acepte el estado predeterminado (Borrador) o seleccione un estado diferente en la lista desplegable. - Cuando una factura esté listo para revisión, recuerde cambiar su estado a En revisión.
- Una vez revisado, recuerde cambiar su estado a Aprobado o Revisar y volver a enviar.
¿Cuáles son los estados predeterminados de las facturas de Procore? Factura n.º Texto alfanumérico Procore asigna automáticamente números de factura en secuencia utilizando su sistema de numeración predeterminado o el sistema de numeración personalizado definido para las facturas de su proyecto. Leer ¿Puedo personalizar el sistema de numeración de objetos financieros en Procore? antes de cambiar este número. Período de facturación * Lista desplegable Acepte el período de facturación que aparece de forma predeterminada o seleccione cualquier período de facturación en la lista desplegable.
Nota: Los contactos y usuarios de facturas con permisos de nivel "Estándar" en la herramienta Pedidos solo pueden seleccionar un período de facturación cuando una factura aún NO esté asociada.Solo los administradores de facturas pueden crear períodos de facturación . Fecha de facturación * Control de calendario Muestra la fecha de facturación correspondiente al período de facturación seleccionado. Puede cambiar la fecha de esta factura con el control de calendario. Solo los administradores de facturas pueden crear períodos de facturación . Inicio del período * Control de calendario Muestra la fecha de inicio del período de facturación seleccionado. Puede cambiar la fecha de esta factura con el control de calendario. Solo los administradores de facturas pueden crear períodos de facturación . Fin del período * Control de calendario Muestra la fecha de finalización del período de facturación seleccionado. Puede cambiar la fecha de esta factura con el control de calendario.
Nota: Para ayudar a los gerentes de proyectos a realizar un seguimiento de cómo las facturas afectan el presupuesto de un proyecto, la fecha del "Período de facturación" en una factura se alinea con el trabajo realizado en un proyecto.Solo los administradores de facturas pueden crear períodos de facturación . Tipo de facturación: facturación en curso
Botón de opción Requiere Procore Pay
Si el subcontratista está enviando facturas de progreso para un proyecto en curso, elija esta opción.Cuando su empresa tiene Procore Pay, esta configuración funciona con la Configuración de Facturación para las exenciones de gravamen Condicional de Progreso e Incondicional de Progreso. Consulte Habilitar exenciones de gravámenes y establecer plantillas predeterminadas en proyectos. Tipo de facturación: facturación final
Botón de opción Requiere Procore Pay
Si el subcontratista está enviando una factura única o si esta es la factura final de un proyecto en curso, elija esta opción.Cuando su empresa tiene Procore Pay, esta configuración funciona con la Configuración de facturación para exenciones de gravámenes condicionales finales e incondicionales finales. Consulte Habilitar exenciones de gravámenes y establecer plantillas predeterminadas en proyectos. Fecha de envío Control de calendario Seleccione la fecha en que el subcontratista envió la factura a su empresa. Por lo general, esto se imprime en la factura que recibió de la empresa subcontratista. - Asignar una empresa diferente al compromiso. Consulte Crear un compromiso.
-
Actualizar la tarjeta de datos de pago
La tarjeta "Detalles de pago" aparece junto a la "Tarjeta de información general para administradores de facturas con Procore Pay.
Tarjeta de datos de pago
Para cambiar la fecha de vencimiento del pago de esta factura, seleccione una nueva fecha en el calendario Fecha de vencimiento del pago.
Actualizar la Tarjeta de Desglose de Valores
Los campos de introducción de datos en la Lista de valores de una factura dependen del método de contabilidad del compromiso correspondiente (Basado en importe o Basado en unidad/cantidad). Para más información, consulte ¿Cómo configuro el método de contabilidad de un contrato?
Sugerencias
- ¿No ve una columna? Si personaliza el diseño de la columna, las columnas que vea pueden ser diferentes de las columnas predeterminadas del sistema. Para restablecer el diseño de la columna al valor predeterminado del sistema, haga clic
en el icono Desbordamiento en cualquier encabezado de columna y elija Restablecer columnas . Consulte Gestionar filas y columnas en la tabla de valores de una factura de subcontratista. - ¿Se facturan los materiales almacenados en Procore? Para saber cómo, consulte Acerca de los materiales almacenados en las facturas.
- ¿Necesita establecer o liberar retenciones? Para obtener más información, consulte Establecer o liberar retenciones en una factura de subcontratista.
Haga clic aquí para ver los pasos de la introducción de datos basada en cantidades.
Introducción de datos basada en importe
Para los contratos de compromiso basados en el importe, siga estos pasos para actualizar la lista de valores de una factura.
Sugerencia
La factura debe ser la más reciente y debe tener el estado Borrador o Revisar y volver a enviar .- En la tarjeta Planificación de valores, haga clic en una de estas opciones:
- Para editar una o varias partidas, marque la (s) casilla Número (s) de partida para que las partidas se modifiquen.
- Para editar todas las partidas, marque la casilla en el encabezado de la columna Número de artículo.
Notas
Alternativamente, puede actualizar el Programa de Valores línea por línea. Para ello, haga clic en una o más celdas editables e introduzca sus datos directamente.
- Los campos que aceptan la introducción de datos son: Trabajo completado este período, Nuevos materiales almacenados, Materiales almacenados anteriores, Total completado y almacenado hasta la fecha (%), Retención de trabajo este período ($), Retención de trabajo este período (%) y Retención total liberada.
- Si la configuración Habilitar retención de materiales almacenados está activada en la pestaña Configuración avanzada del compromiso, también puede introducir datos en la columna Retención de materiales ($). Esta configuración está DESACTIVADA DE forma predeterminada, lo que oculta la columna.
- Haga clic en Editar valores.
Esto abre el panel Editar valores . - En el panel Editar valores , introduzca los valores para este período de facturación la factura:
- Opcional. Trabajo completado en este período (%). Introduzca un valor para definir el porcentaje de trabajo completado.
Ejemplo
Introduzca 25% en la columna Trabajo completado este periodo (%) . Al hacer clic en Aplicar, Procore calcula automáticamente los valores de las celdas Total completado y almacenado hasta la fecha ($), Total completado y almacenado hasta la fecha (%), Saldo hasta el final y Retención de trabajo este período ($) . También aplica actualizaciones de los totales de la factura. - Opcional. Total completado y almacenado a la fecha (%). Introduzca un valor para el porcentaje de materiales instalados y almacenados en la obra o en una instalación de almacenamiento. Esta entrada representa todo el trabajo y los materiales almacenados para este período de facturación de facturas más cualquier factura enviada por este compromiso en el pasado.
Ejemplo
Introduzca el 40% en la columna Total completado y almacenado hasta la fecha (%) . Al hacer clic en Aplicar , Procore calcula automáticamente los valores de las celdas Trabajo completado este período(%) , Total completado y almacenado hasta la fecha ($), Saldo hasta elfinal y Retención de trabajo este período ($) . También aplica actualizaciones de los totales de la factura. - Opcional. Retención de trabajo en este período (%). Introduzca un valor para el porcentaje de retención a retener.
- Opcional. Retención total liberada (%). Introduzca un valor para el porcentaje de retención a liberar.
- Opcional. Trabajo completado en este período (%). Introduzca un valor para definir el porcentaje de trabajo completado.
- Haga clic en Aplicar para actualizar la (s) partida(s) seleccionada (s) en el Programa de Valores.
El sistema aplica las actualizaciones a las partidas seleccionadas y vuelve a calcular los totales de las facturas.
- Repita los pasos para actualizar todos los elementos de línea deseados según sea necesario.
- Haga clic en Guardar para guardar las actualizaciones.
Haga clic aquí para ver los pasos de la entrada de datos basada en unidades/cantidades.
Entrada de datos basada en unidad/cantidad
Para los contratos de compromiso basados en unidad/cantidad, siga estos pasos para actualizar la lista de valores de una factura.
Sugerencia
La factura debe ser la más reciente y debe tener el estado Borrador o Revisar y volver a enviar .- En la tarjeta Planificación de valores, elija una de estas opciones:
- Para editar una o varias partidas, marque la (s) casilla Número (s) de partida para que las partidas se modifiquen.
- Para editar todas las partidas, marque la casilla en el encabezado de la columna Número de artículo.
Nota
Alternativamente, puede actualizar el Programa de Valores línea por línea. Para ello, haga clic en una o más celdas editables e introduzca sus datos directamente.
- Los campos que aceptan la introducción de datos son: Total completado y almacenado a la fecha ($) y Nueva cantidad.
- Si la configuración Habilitar retención de trabajo completado está activada en la pestaña Configuración avanzada del compromiso, también puede introducir datos en las columnas Retención de trabajo este período ($), Retención de trabajo este período ($) y Retención total liberada . Cuando esta configuración está DESACTIVADA, estas columnas están ocultas.
- Haga clic en Editar valores.
Esto abre el panel Editar valores . - En el panel Editar valores , introduzca los valores para este período de facturación la factura:
- Opcional. Total completado y almacenado a la fecha (%). Introduzca un valor para definir el porcentaje de materiales instalados y almacenados en la obra o en una instalación de almacenamiento. Esta entrada representa todo el trabajo y los materiales almacenados para este período de facturación de facturas más cualquier factura enviada por este compromiso en el pasado. Ver
- Opcional. Trabajo completado en este período (%). Introduzca un valor para definir el porcentaje de trabajo completado.
- Opcional. Retención de trabajo en este período (%). Introduzca un valor para el porcentaje de retención a retener.
- Opcional. Retención total liberada (%). Introduzca un valor para el porcentaje de retención a liberar.
- Haga clic en Aplicar para actualizar la (s) partida(s) seleccionada (s) en el Programa de Valores.
El sistema aplica las actualizaciones a las partidas seleccionadas y vuelve a calcular los totales de las facturas.
- Repita los pasos para actualizar todos los elementos de línea deseados según sea necesario.
- Haga clic en Guardar para guardar las actualizaciones.
Añadir adjuntos
- Desplácese hasta la sección «Adjuntos».
- Elija entre estas opciones:
- Haga clic en el botón Adjuntar archivos. Se abre el cuadro de diálogo Adjuntar archivos, en el que puede cargar archivos desde su ordenador. Haga clic en el botón Adjuntar cuando haya terminado.
O - Utilice una operación de arrastrar y soltar para mover los archivos desde su ordenador o red al «área de adjuntos».
- Haga clic en el botón Adjuntar archivos. Se abre el cuadro de diálogo Adjuntar archivos, en el que puede cargar archivos desde su ordenador. Haga clic en el botón Adjuntar cuando haya terminado.
Guardar la factura
Haga clic en el botón Guardar en la parte inferior de la página "Nueva factura".
Nota: Si los flujos de trabajo están activados para las facturas de los subcontratistas, también puede elegir "Guardar como borrador" para guardar su trabajo y permanecer en el mismo paso del flujo de trabajo.
Enviar una factura con DocuSign©
Opcional: Si su equipo de proyecto quiere recoger firmas en sus facturas utilizando la integración Procore + DocuSign©, haga clic en el botón Enviar con DocuSign© en la parte superior de la página. Para utilizar este botón, la integración de DocuSign© debe estar habilitada en el proyecto (consulte ¿Cómo habilito la integración de DocuSign®?) y la factura debe estar en el estado Aprobado, Aprobado con anotaciones o Pendiente de aprobación. Para obtener más información sobre la integración de DocuSign© y la preparación de sobres para la firma, consulte DocuSign®.
