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Procore

Crear una factura de subcontratista en nombre de un contacto de la factura

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  Para los clientes de Procore en los Estados Unidos

flag-us.png    Cuando su empresa aplique el diccionario de puntos de vista "Owners English" o "Specialty Contractors English", verá diferentes nombres de herramientas y cambios de términos en la interfaz de usuario.  Aprenda a aplicar las opciones del diccionario.  

  • Para conocer las diferencias:  Mostrar/Ocultar              

    • Esta tabla muestra las diferencias en los nombres de las herramientas (ennegrita) y los términos en los diccionarios de punto de vista para Finanzas del proyecto. Estos diccionarios están disponibles solo en inglés estadounidense. El diccionario predeterminado está diseñado para contratistas generales, lo que significa que deberá trabajar con su administrador de Procore en su empresa y su Punto de contacto de Procore para acceder a las otras opciones del diccionario. 

      Contratistas principales

      Inglés (Estados Unidos) - Predeterminado

      Promotores

      Inglés (terminología del propietario V2)

      Contratistas especializados

      Inglés (terminología de contratistas especializados)
      Facturación Facturación Facturación de avance
      Promotor Financiación Promotor
      Promotor/Cliente Promotor/Cliente CP/Cliente
      Orden de cambio de contrato principal Orden de cambio de financiación Orden de cambio de contrato del cliente
      Contratos principales Financiación Contratos de cliente
      Ingresos Financiación Ingresos
      Contrato de subcontratista Contrato Contrato de subcontratista
      Subcontratista Contratista Subcontratista
      Desglose de partidas de subcontratista Lista de valores del contratista (desglose de partidas de contratista) Desglose de partidas de subcontratista

Objetivo

Para crear una factura de proveedor como administrador de facturas en nombre de un contacto de la factura. 

Contexto

Un administrador de facturas también puede recopilar facturas digitales o en papel de los colaboradores externos de un proyecto, fuera de Procore. Una vez que tenga las facturas a mano, puede crear facturas de subcontratista en Procore en su nombre. Al utilizar esta opción, no es necesario que proporcione a los colaboradores externos permisos de contacto de la factura para los compromisos de su proyecto. 

Temas a considerar

  • Permisos de usuario necesarios
  • Información adicional:
    • Un administrador de facturas puede:
      • Crear facturas para todos los compromisos de un proyecto.
      • Editar importes en una Lista de Valores cuando la factura esté en estado Borrador o Revisar y reenviar .  Cuando existen varias facturas para un pedido durante un período de facturación, solo puede realizar importes en la última factura.
      • Para los usuarios legalmente obligados a proporcionar a los reclamantes un calendario de pagos,consulte   Exportar un planificación de pagos.

Requisitos

Pasos

  1. Abrir la página Nueva factura
  2. Actualizar la ficha Información general
  3. Actualizar la ficha Desglose de partidas
  4. Establecer y liberar las retenciones en las partidas del Desglose de partidas
  5. Añadir adjuntos
  6. Guardar la factura
  7. Opcional: Enviar una factura con DocuSign©

Abrir la página Nueva factura

Las facturas nuevas siempre se crean en la herramienta Pedidos del proyecto. El primer paso es abrir la página "Nueva factura" de la siguiente manera:

  1. Vaya a la herramienta Pedidos del proyecto.
  2. En la tabla Contratos, busque el pedido para el que desea crear la factura.  
  3. Haga clic en el vínculo del número para abrir el compromiso.
    subcontract-number-link-status.png
     Sugerencia

    ¿Desea recopilar firmas utilizando la integración Procore + DocuSign©?   Para hacerlo, haga clic en Editar contrato. A continuación, marque la casilla de verificación Firmar con DocuSign© en la tarjeta "Información general" del pedido. Haga clic en Guardar si añade una marca.  De lo contrario, haga clic en Cancelar. Aspectos importantes a tener en cuenta:

  4. En el contrato, haga clic en Crear. A continuación, seleccione Crear factura  en el menú desplegable.  
     Notas

    subcontract-create-button-create-invoice.png
  5. Continúe con el siguiente paso. 

Actualizar la ficha Información general

El siguiente paso es actualizar la ficha «Información General» de la siguiente manera:

  1. En la nueva factura, añada o verifique los datos de la tarjeta de información general:
     Sugerencia
    ¿Necesita editar una factura existente? Si está editando una factura existente, puede hacer clic en el botón Editar que aparece en la esquina superior derecha de la tarjeta de información general. Este botón solo aparece en la tarjeta después de guardar la nueva factura.
    new-sub-invoice-general-information-card.png
    • Empresa contratada
      Muestra el nombre de la empresa que ha completado el trabajo contratado asociado a esta factura. Esta empresa se asigna al contrato de compromiso durante la creación. Consulte Crear un compromiso.  
    • Estado
      Seleccione un estado para la factura en la lista desplegable. En una factura nueva, el estado predeterminado de Procore es Borrador.  
       Notas
      • Para saber más sobre los estados, consulte ¿Cuáles son los estados predeterminados de las facturas de Procore?
      • Si una factura está lista para ser revisada por un administrador de facturas, recuerde cambiar su estado a En revisión.
      • Después de que el administrador de facturas revise una factura, su estado puede cambiarse a Aprobado o Revisar y volver a enviar según sea necesario.
      • Los usuarios con permisos "Estándar" en la herramienta Pedidos solo pueden editar facturas cuyo estado sea Borrador o Revisar y reenviar.  
    • Opcional: Número de factura
      Introduzca el número de factura del colaborador proveedor en la casilla Número de factura.
       Nota

      Aspectos importantes a tener en cuenta sobre el obra Factura #:

      • NO se requiere un número de factura para guardar una factura. Puede dejar este campo en blanco.
      • Un número de factura es un obra de entrada de formato libre que permite a los contactos de facturas introducir un número de referencia que se corresponde con su propio sistema de numeración de facturas.
      • NO se permite un número de factura duplicado en un pedido. En un pedido, cada factura debe tener un número de factura único. 
      • Un número de factura  NO se rellena automáticamente en las facturas de promotor. Consulte  ¿Cómo completa de manera automática Procore los importes en una factura de cliente?
    • Periodo de facturación
      Seleccione el rango de fechas para el periodo de facturación. Procore selecciona automáticamente el periodo de facturación actual predeterminado. 
       Notas
      • Los administradores de facturas son responsables de crear períodos de facturación. Para obtener instrucciones,consulte Gestionar períodos de facturación.
      • Los usuarios con permisos de nivel «Administrador» en la herramienta Pedidos pueden seleccionar cualquier periodo de facturación de la lista desplegable.
      • Los usuarios con permisos de nivel «Estándar» en la herramienta Pedidos sólo pueden seleccionar un periodo de facturación que NO tenga una factura asociada. 
    • Fecha de facturación
      Procore selecciona automáticamente la fecha predeterminada definida en el periodo de facturación actual. Este es un campo obligatorio. 
    • Inicio del periodo
      Procore selecciona automáticamente la fecha de inicio predeterminada definida en el periodo de facturación actual. Este es un campo obligatorio. 
    • Fin del periodo
      Procore selecciona automáticamente la fecha de inicio predeterminada definida en el periodo de facturación actual. Este es un campo obligatorio. 
       Nota
      La fecha del "Período de facturación" en Procore está destinada a alinearse con el trabajo que se realiza en un proyecto para que los gerentes de proyectos puedan realizar un seguimiento e informar el efecto de las facturas en el presupuesto del proyecto. Sin embargo, si su equipo de contabilidad define los períodos de facturación de manera diferente, se recomienda que mantenga la entrada "Período de facturación" y luego ingrese manualmente las fechas de contabilidad únicas en los campos "Fecha de facturación", "Inicio del período" y "Fin del período". 
    • Opcional: Fecha de pago
      Introduzca la fecha en la que debe realizarse el pago a la «Empresa contratista». 
    • Opcional: Fecha de presentación
      Introduzca la fecha en la que el pago debe ser presentado a la «Empresa contratista».
  2. Continúe con el siguiente paso. 
     Sugerencia
    ¿Desea guardar su factura ahora? Si es así, haga clic en Guardar para  crear la factura ahora. Para continuar con la introducción de datos, debe hacer clic en Editar  en cada tarjeta de la factura.  

Actualizar la ficha Desglose de partidas

El siguiente paso es actualizar la tarjeta "Horario de valores". Los campos de entrada de datos disponibles dependen de la configuración del método de contabilidad del contrato: el método Basado en unidad/cantidad o el método Basado en importe.

 Sugerencia
¿Cómo configuro el método de contabilidad en un contrato? Para obtener información sobre cómo, consulte ¿Cómo configuro el método de contabilidad de un contrato o financiación?

Para pedidos que utilizan el método de contabilidad basado en unidad/cantidad

Siga estos pasos cuando los datos de la partida utilicen el método de contabilidad "basado en unidades/cantidades". 

 Importante
  • Estas instrucciones describen cómo actualizar las partidas del desglose de partidas y suponen que está utilizando la distribución de columnas predeterminada de Procore. Dado que puede personalizar el diseño de las columnas, es importante tener en cuenta que el diseño de las columnas en su entorno puede ser diferente.
  • Para restablecer la disposición de una columna personalizada a la configuración predeterminada de Procore en cualquier momento, haga clic en la elipsis vertical de cualquier cabecera de columna y elija Formatear columnas en el menú Desplegable. 
  • Si usted es un administrador de facturas y desea editar más tarde la ficha «Desglose de partidas», la factura debe estar en el estado «Borrador» o «Revisar y reenviar». Consulte ¿Cuáles son los estados predeterminados de las facturas de Procore? 
  1. Desplácese hasta la sección «Desglose de partidas» de la nueva factura. 
  2. Haga clic en una partida de la sección «Desglose de partidas» para seleccionarla. 
  3. Revise y complete los campos de las siguientes columnas para cada partida que será pagada por la factura:
    • Progreso total %: Introduzca una cantidad porcentual que represente el progreso total del trabajo hasta la fecha. Por ejemplo, si se trata de su primera factura y se ha instalado el 50 % del trabajo, introduzca 50 % en este campo. Esto actualiza automáticamente la cantidad y los valores en dólares en las siguientes columnas: «Cantidad nueva», «Total completado y almacenado hasta la fecha» y «Saldo para finalizar».
    • Nueva cantidad: Si lo prefiere, también puede introducir una cantidad en dólares para representar el valor en dólares del progreso del trabajo hasta la fecha. Por ejemplo, si no ha introducido 50 % en la columna «% de progreso total», puede introducir 500.00 dólares en este campo para indicar que se ha instalado la mitad de la «Cantidad» total del contrato. Esto actualiza automáticamente la cantidad porcentual en el campo «% de progreso total».
      Ejemplo

      La siguiente ilustración muestra cómo Procore actualiza automáticamente los valores de las columnas de una partida cuando se introduce un importe porcentual en la columna «% de progreso total». Si prefiere introducir un importe de cantidad en la columna «Nueva cantidad», su entrada actualiza automáticamente el valor del porcentaje en la columna «% de progreso total». Sea cual sea el método que elija para introducir los datos, Procore también calcula automáticamente los valores de las columnas «Total completado y almacenado hasta la fecha» y «Saldo para finalizar». 

      sov-unit-quantity-line-item-entry.png

Para pedidos que utilizan el método de contabilidad basado en importe

Siga estos pasos cuando los datos de la partida utilicen el método de contabilidad «Basado en el importe».

 Importante
  • Estas instrucciones describen cómo actualizar las partidas del desglose de partidas y suponen que está utilizando la distribución de columnas predeterminada de Procore. Dado que puede personalizar el diseño de las columnas, es importante tener en cuenta que el diseño de las columnas en su entorno puede ser diferente.
  • Para restablecer la disposición de una columna personalizada a la configuración predeterminada de Procore en cualquier momento, haga clic en la elipsis vertical de cualquier cabecera de columna y elija Formatear columnas en el menú Desplegable.
  • Si usted es un administrador de facturas y desea editar más tarde la ficha «Desglose de partidas», la factura debe estar en el estado «Borrador» o «Revisar y reenviar». Consulte ¿Cuáles son los estados predeterminados de las facturas de Procore? 
  1. Desplácese hasta la sección «Desglose de partidas» de la nueva factura. 
  2. Haga clic en una partida de la sección «Desglose de partidas» para seleccionarla. 
  3. Revise los datos de cada partidade la lista de valores de la factura: 
    • Número de artículo. Muestra el número de partida en la lista de valores de la factura. 
    • Código de presupuesto. Muestra el código de presupuesto asignado a la partida de la factura en la lista de valores.
    • Descripción del trabajo. Muestra la descripción introducida en el contrato de compromiso de la partida de la factura. 
    • Valor planificado. Muestra el valor programado de la partida en el contrato de compromiso. Este es el valor contratado de la partida. 
    • Trabajo completado de la solicitud anterior (%). Si se han creado facturas anteriores para el contrato de compromiso, esta celda muestra un valor porcentual que representa el trabajo completado durante los períodos de facturación anteriores para el contrato de compromiso. 
  4. Si va a enviar una factura por el trabajo completado durante el período de facturación actual, tiene estas opciones: 
    • Opcional: Total completado y almacenado a la fecha (%). Introduzca el porcentaje de trabajo completado y los materiales almacenados hasta la fecha. Por ejemplo, si esta es la primera factura de un contrato de compromiso y ha completado la mitad del trabajo de la partida durante este período de facturación, puede introducir el 50% aquí. Si esta no es la primera factura para el compromiso, es posible que prefiera agregar su entrada de datos en la columna "Trabajo completado este período" (detallada a continuación). 
       Nota
      Si ha creado previamente facturas para este contrato de compromiso, es importante recordar que el valor ingresado aquí representa el total de trabajo completado y el total de materiales almacenados hasta la fecha. Una entrada en la columna "Total completado y almacenado hasta la fecha (%)" representa todos los trabajos y materiales almacenados para el período de facturación actual para esta factura y cualquier factura por períodos de facturación anteriores. 
      Si introduce un valor aquí, Procore calcula automáticamente los datos de la partida de la siguiente manera:
      • El importe de la divisa en la columna "Trabajo completado este período". Si la partida tiene un valor programado de $ 500.00, Procore ingresa $ 250.00, que es el 50% del trabajo. 
      • La columna de moneda "Total completado & almacenado hasta la fecha ($)". Procore añade $ 250.00 a esta columna. En esta columna también se muestra el valor acumulado de facturas anteriores. 
      • El importe en la columna "Saldo hasta el final". Esto resta su entrada actual de la columna "Valor programado", para mostrar el trabajo restante en el contrato de compromiso. 
      • El importe en la columna "Retención de trabajo en este período ($)". Este cálculo se basa en la cantidad introducida y la entrada en la columna "Retención de trabajo en este período (%)" en la partida. 
        O
    • Opcional: Trabajo completado este período. Introduzca un importe para representar el trabajo completado para el período de facturación actual. Por ejemplo, si completó la mitad del trabajo de la partida, puede introducir el importe de la moneda aquí (en lugar de un valor porcentual en la columna "Total completado y almacenado hasta la fecha (%)". Por ejemplo, puede introducir 250,00 $ en la columna (en lugar del 50% en la columna "Total completado y almacenado hasta la fecha (%)"). Si introduce un valor aquí, Procore calcula automáticamente los datos de la partida de la siguiente manera:
      • El importe porcentual en la columna "Total completado y almacenado hasta la fecha (%)". Si la partida tiene un valor programado de $ 500.00, Procore añadir $ 250.00, que es el 50% del trabajo al valor. Recuerde que el valor de esta columna representa el trabajo total en la factura actual y cualquier factura de períodos de facturación anteriores. 
      • La columna de moneda "Total completado & almacenado hasta la fecha ($)". Procore añade $ 250.00 a esta columna. En esta columna también se muestra el valor acumulado de facturas anteriores. 
      • El importe en la columna "Saldo hasta el final". Esto resta su entrada actual de la columna "Valor programado", para mostrar el trabajo restante en el contrato de compromiso. 
      • El importe en la columna "Retención de trabajo en este período ($)". Este cálculo se basa en la cantidad introducida y la entrada en la columna "Retención de trabajo en este período (%)" en la partida. 
  5. Si va a enviar una factura a facturar por nuevos materiales recibidos y almacenados durante este período de facturación, introduzca lo siguiente:
     Nota

    ¿Eres nuevo en la facturación de materiales almacenados en Procore?  Para más información sobre la facturación de materiales almacenados en una factura de proveedor, consulte ¿Cómo se facturan los materiales almacenados en una factura?

    • Nuevos materiales almacenados. Ingrese una cantidad de moneda de cualquier material nuevo que se almacene en el sitio de trabajo (o en una instalación de almacenamiento) para el período de facturación actual. El importe que introduzca debe excluir los costes introducidos en la columna "Trabajo completado este período".
    • Materiales anteriores almacenados. Introduzca una cantidad de moneda para los materiales que se registraron como almacenados en la factura anterior. 
    • Materiales almacenados actualmente. Muestra la cantidad de moneda de los materiales que se almacenan durante el período de facturación actual. 
    • Total completado y almacenado a la fecha ($). Muestra la cantidad de moneda del trabajo completado y los materiales almacenados en el sitio de trabajo para la factura actual y en las facturas de períodosde facturación anteriores.  
  6. Saldo hasta el final: muestra el importe de moneda restante para la partida. Esto representa el trabajo que aún no se ha completado. 
  7. Opcional: Si desea establecer o liberar retenciones en las partidas de desglose de partidas, continúe con el siguiente paso. 

Establecer y liberar las retenciones en las partidas del Desglose de partidas

Si desea establecer y liberar retenciones en las partidas individuales del desglose de partidas, siga estos pasos:

  1. Elija entre estas opciones para seleccionar las partidas:
    • Para seleccionar todas las partidas del SOV, haga clic en la casilla en el encabezado "Número de posición" de la tabla de datos. 
      O
    • Para seleccionar partidas individuales, marque las casillasde verificación en la columna "Número de partida" para las partidas deseadas. 
  2. En la lista de valores, haga clic en el botón Editar.  
  3. Opcional: Si es un administrador de facturas que desea establecer la retención de la factura, haga lo siguiente: 
    • Marque una o más casillas de verificación Número de artículo.  A continuación, haga clic en el icono de lápiz sobre la tabla de datos en el Programa de valores. 
      Se abrirá el panel Editar en el lado derecho de la página. 
    • Introduzca los valores de retención que se aplicarán a las partidas seleccionadas:
      • Retención de trabajo en este período (%). Introduzca un porcentaje para indicar el porcentaje de retención de trabajo que se liberará este período de facturación. 
      • Retención liberada. Introduzca un porcentaje para indicar el porcentaje de retención liberado.
      • Retención de materiales (%). Introduzca un porcentaje para indicar el porcentaje de retención de trabajo que se liberará este período de facturación. 
    • Haga clic en Aplicar. 
  4. Elija entre estas opciones para ingresar a la retención de trabajo:
    • Retención de trabajo en este período ($). Muestra el importe de la divisa de la retención de trabajo durante este período. El valor que aparece aquí se basa en su entrada en la columna "Trabajo completado este período". Una entrada en esta celda permite a Procore calcular automáticamente el valor porcentual en la columna "Retención de trabajo en este período (%)". 
      O
    • Retención de trabajo en este período (%). Introduzca un porcentaje de la retención de trabajo que solicita que se libere en este período. Una entrada en esta celda permite a Procore calcular automáticamente el valor de la moneda en la columna "Retención de trabajo en este período ($)". 
  5. En la columna Retención total liberada, introduzca la cantidad total de retención de trabajo que se solicita para la liberación en la partida.  
  6. Elija entre estas opciones para ingresar la retención de materiales: 
    • Retención de materiales (€). Introduzca una cantidad de moneda para la retención de material que está solicitando que se libere en este período. El valor que aparece aquí se basa en sus entradas en las columnas Nuevos materiales almacenados y Materiales almacenados anteriores. Una entrada en esta celda permite a Procore calcular automáticamente el valor porcentual en la columna "Retención de materiales en este período (%)". 
      O
    • Retención de materiales (%). Introduzca un porcentaje de la retención de material que solicita que se libere en este período. El valor que aparece aquí se basa en sus entradas en las columnas Nuevos materiales almacenados y Materiales almacenados anteriores. Una entrada en esta celda permite a Procore calcular automáticamente el valor porcentual en la columna "Retención de materiales en este período (%)". 
  7. En la columna Retención total, Procore calcula la suma de la cantidad de "Retención de trabajo en este período ($)" más la cantidad de "Retención de materiales ($)" para representar la cantidad de retención total en la factura.  

Añadir adjuntos

  1. Desplácese hasta la sección «Adjuntos». 
  2. Elija entre estas opciones:

    admin-view-attachments-section.png
    • Haga clic en el botón Adjuntar archivos. Se abre el cuadro de diálogo Adjuntar archivos, en el que puede cargar archivos desde su ordenador. Haga clic en el botón Adjuntar cuando haya terminado.
      O
    • Utilice una operación de arrastrar y soltar para mover los archivos desde su ordenador o red al «área de adjuntos». 

Guardar la factura

Haga clic en el botón Guardar en la parte inferior de la página "Nueva factura".  
Nota: Si los flujos de trabajo están activados para las facturas de los subcontratistas, también puede elegir "Guardar como borrador" para guardar su trabajo y permanecer en el mismo paso del flujo de trabajo.

Enviar una factura con DocuSign©

Opcional: Si su equipo de proyecto quiere recoger firmas en sus facturas utilizando la integración Procore + DocuSign©, haga clic en el botón Enviar con DocuSign© en la parte superior de la página. Para utilizar este botón, la integración de DocuSign© debe estar habilitada en el proyecto (consulte ¿Cómo habilito la integración de DocuSign®?) y la factura debe estar en el estado Aprobado, Aprobado con anotaciones o Pendiente de aprobación. Para obtener más información sobre la integración de DocuSign© y la preparación de sobres para la firma, consulte DocuSign®.

send-to-docusign.png