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Procore

Crear una factura de subcontratista en nombre de un contacto de la factura

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 Lanzamiento por fases: Nuevo Administrador y Vistas de los colaboradores para las facturas de los subcontratistas
El 23 de marzo de 2022, la experiencia de factura de subcontratista modernizada se activó en todos los proyectos de Procore que utilizan las herramientas de gestión de facturas de Procore. Para darle tiempo a previsualizar los cambios de diseño, Procore ofrece a los usuarios la opción de cambiar entre la experiencia modernizada y la heredada hasta septiembre de 2023. Después de septiembre de 2023, se eliminará la posibilidad de salir de la nueva experiencia y la experiencia heredada ya no estará disponible en Procore. Para obtener más información, consulte Administración financiera: nuevas vistas de administrador y colaborador para la facturación de subcontratista.
 Nota
Si tiene la versión heredada de las facturas de subcontratista, siga los pasos de Crear una factura en nombre de un contacto de la factura en lugar de los que se indican a continuación.

Objetivo

Para crear una factura de proveedor como administrador de facturas en nombre de un contacto de la factura. 

Contexto

En Procore, hay dos (2) maneras para que un administrador de facturas cree una factura de proveedor para un contrato de pedido.

  • Crear una factura en nombre de un contacto de la factura
    Cuando NO desee conceder a los contactos de la factura de sus colaboradores permisos de acceso para crear sus propias facturas en Procore, utilice los pasos siguientes. Con este método, introducirá los datos de la factura en Procore en nombre de sus colaboradores. En este contexto, un colaborador es la persona o empresa a quien contrató para realizar un trabajo en su proyecto. 
  • Enviar una «Invitación a facturar» a un contacto de factura
    Cuando quiera invitar a los contactos de factura de su colaborador a presentar su propia factura en Procore, siga los pasos de Enviar una «Invitación a facturar» a un contacto de factura en lugar de los pasos siguientes. Si usted es el destinatario de una «Invitación a facturar», puede seguir los pasos de Enviar una nueva factura como contacto de facturación.
Ejemplos

En Procore, facturas de proveedor que facturan contra los contratos de pedido de su proyecto. A continuación, se muestran algunos ejemplos de relaciones de facturas de proveedor:

  • Si su proyecto utiliza el diccionario predeterminado de Procore para los contratistas principales, debería crear una factura de proveedor en Procore en nombre del subcontratista que realizó el trabajo para su proyecto. En Procore, esto se denomina factura de subcontratista. 
  • Si su proyecto utiliza el diccionario de promotor de Procore, debería crear una factura de proveedor en Procore en nombre del contratista principal que realizó el trabajo para su proyecto. En Procore, esto se denomina factura de contratista. 
  • Si su proyecto utiliza el diccionario de contratista especializado de Procore, debería crear una factura de proveedor en Procore en nombre de un subcontratista que realizó el trabajo para su proyecto. En Procore, esto se denomina factura de subcontratista. 

Para saber más sobre los diccionarios disponibles en Procore, consulte ¿Qué diccionarios e idiomas están disponibles en la aplicación web de Procore?

Temas a considerar

  • Permisos de usuario necesarios:
    • Permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Pedidos del proyecto. 
       Notas
      • Los permisos de acceso a las herramientas Facturación y Facturación de progreso se rigen por los permisos establecidos en la herramienta Pedidos y/o Contratos de clientes, Financiación o Contratos principales. Los nombres de las herramientas de Procore varían según el idioma o el diccionario de punto de vista configurado en Procore. Consulte ¿Qué diccionarios e idiomas están disponibles en la aplicación web de Procore?
      • Si usted es un colaborador (por ejemplo, un contacto de la factura empleado por una empresa que realiza trabajos en un proyecto gestionado en Procore, su capacidad para realizar tareas relacionadas con la factura está determinada por el titular de la cuenta de la empresa Procore. Los ajustes que el titular de la cuenta puede elegir para proporcionarle incluyen:
        • Una cuenta de usuario de Procore.
        • Permisos de acceso a la herramienta Pedidos y/o Contratos de clientes, Financiación o Contratos principales del proyecto.
        • Pertenencia a la lista de «Privados» de un contrato o financiación específicos.
        • Asignarlo como «Contacto de la factura» en el contrato o la financiación.
  • Información adicional:
    • Puede crear facturas para todos los contratos de pedido.  
    • Si usted es el contacto para la facturación de la «empresa contratada» en un contrato de pedido, tiene estas opciones para presentar una factura:
    • Si hay varias facturas para un solo período de facturación, solo puede editar los importes facturados en la factura creada más recientemente.
    • Si usted es un administrador de facturas y desea editar más tarde la ficha «Desglose de partidas», la factura debe estar en el estado «Borrador» o «Revisar y reenviar». Consulte ¿Cuáles son los estados predeterminados de las facturas de Procore? 
       Nota
      flag-australia.png Esta función está diseñada para clientes de Procore en Australia y Nueva Zelanda que tienen el requisito legal de proporcionar a los reclamantes un cronograma de pago. Sin embargo, esta función está disponible para su uso por todos los clientes de Procore utilizando las herramientas Compromisos de nivel de proyecto, Facturación y Facturación de progreso.

Requisitos

Pasos

  1. Abrir la página Nueva factura
  2. Actualizar la ficha Información general
  3. Actualizar la ficha Desglose de partidas
  4. Establecer y liberar las retenciones en las partidas del Desglose de partidas
  5. Añadir adjuntos
  6. Guardar la factura
  7. Opcional: Enviar una factura con DocuSign©

Abrir la página Nueva factura

Las facturas nuevas siempre se crean en la herramienta Pedidos del proyecto. El primer paso es abrir la página "Nueva factura" de la siguiente manera:

  1. Vaya a la herramienta Pedidos del proyecto.
  2. En la tabla Contratos, busque el pedido para el que desea crear la factura.  
  3. Haga clic en el vínculo del número para abrir el compromiso.
    subcontract-number-link-status.png
     Sugerencia

    ¿Desea recopilar firmas utilizando la integración Procore + DocuSign©?  Para hacerlo, haga clic en el botón Editar contrato. A continuación, marque la casilla de verificación Firmar con DocuSign© en la tarjeta de 'Información general' del contrato de compromiso. Si añade una marca, haga clic en Guardar ahora.  De lo contrario, haga clic en Cancelar. Aspectos importantes a tener en cuenta:

  4. En el contrato, haga clic en el botón Crear. A continuación, seleccione la opción Crear factura en el menú desplegable.  
     Notas

    subcontract-create-button-create-invoice.png
  5. Continúe con el siguiente paso. 

Actualizar la ficha Información general

El siguiente paso es actualizar la ficha «Información General» de la siguiente manera:

  1. En la nueva factura, añada o verifique los datos de la tarjeta de información general:
     Sugerencia
    ¿Necesita editar una factura existente? Si está editando una factura existente, puede hacer clic en el botón Editar que aparece en la esquina superior derecha de la tarjeta de información general. Este botón solo aparece en la tarjeta después de guardar la nueva factura.
    new-sub-invoice-general-information-card.png
    • Empresa contratada
      Muestra el nombre de la empresa que ha completado el trabajo contratado asociado a esta factura. Esta empresa se asigna al contrato de compromiso durante la creación. Consulte Crear un compromiso.  
    • Estado
      Seleccione un estado para la factura en la lista desplegable. En una factura nueva, el estado predeterminado de Procore es Borrador.  
       Notas
      • Para saber más sobre los estados, consulte ¿Cuáles son los estados predeterminados de las facturas de Procore?
      • Si una factura está lista para ser revisada por un administrador de facturas, recuerde cambiar su estado a En revisión.
      • Después de que el administrador de facturas revise una factura, su estado puede cambiarse a Aprobado o Revisar y volver a enviar según sea necesario.
      • Los usuarios con permisos "Estándar" en la herramienta Pedidos solo pueden editar facturas cuyo estado sea Borrador o Revisar y reenviar.  
    • Opcional: Número de factura
      Introduzca el número de factura del colaborador proveedor en la casilla Número de factura.
       Nota
      • El número de factura NO es un campo obligatorio, puede dejar este campo en blanco.
      • Por lo general, los usuarios de Procore utilizan este campo de formulario libre para introducir un número de referencia correspondiente al número de factura del colaborador posterior. Si introduce un 'Invoice #', debe ser único de todas las demás facturas creadas para el contrato de compromiso correspondiente. Si intenta introducir un número duplicado, aparecerá un banner de advertencia ROJO en la parte superior de la página para recordarle que debe introducir un número único. 
      • Procore NO completa automáticamente el "Número de factura" introducido aquí en las facturas anteriores asociadas. Para saber qué campos se completan automáticamente, consulte ¿Cómo completa automáticamente Procore los importes en una factura ascendente?
    • Periodo de facturación
      Seleccione el rango de fechas para el periodo de facturación. Procore selecciona automáticamente el periodo de facturación actual predeterminado. 
       Notas
      • Los administradores de facturas son responsables de crear periodos de facturación. Para obtener instrucciones, consulte Crear periodos de facturación automáticos o Crear periodos de facturación manuales.
      • Los usuarios con permisos de nivel «Administrador» en la herramienta Pedidos pueden seleccionar cualquier periodo de facturación de la lista desplegable.
      • Los usuarios con permisos de nivel «Estándar» en la herramienta Pedidos sólo pueden seleccionar un periodo de facturación que NO tenga una factura asociada. 
    • Fecha de facturación
      Procore selecciona automáticamente la fecha predeterminada definida en el periodo de facturación actual. Este es un campo obligatorio. 
    • Inicio del periodo
      Procore selecciona automáticamente la fecha de inicio predeterminada definida en el periodo de facturación actual. Este es un campo obligatorio. 
    • Fin del periodo
      Procore selecciona automáticamente la fecha de inicio predeterminada definida en el periodo de facturación actual. Este es un campo obligatorio. 
       Nota
      La fecha del «Periodo de facturación» en Procore está pensada para alinearse con el trabajo que se realiza en un proyecto, de modo que los gestores de proyectos pueden hacer un seguimiento e informar del efecto de las facturas en el presupuesto del proyecto. Sin embargo, si su equipo de contabilidad define los periodos de facturación de forma diferente, se recomienda mantener la entrada «Periodo de facturación» y luego introducir manualmente sus fechas de contabilidad únicas en los campos «Fecha de facturación», «Inicio del periodo» y «Fin del periodo». 
    • Opcional: Fecha de pago
      Introduzca la fecha en la que debe realizarse el pago a la «Empresa contratista». 
    • Opcional: Fecha de presentación
      Introduzca la fecha en la que el pago debe ser presentado a la «Empresa contratista».
  2. Continúe con el siguiente paso. 
     Sugerencia
    ¿Desea guardar su factura ahora? Si desea hacer clic en el botón Guardar de la factura, puede hacerlo ahora. Procore creará la nueva factura y debe hacer clic en los botones Editar en cada tarjeta de la factura para continuar con la entrada de datos. Las instrucciones de este tutorial suponen que continuará con el proceso de creación antes de hacer clic en Guardar.  

Actualizar la ficha Desglose de partidas

El siguiente paso es actualizar la tarjeta "Horario de valores". Los campos de entrada de datos disponibles dependen de la configuración del método de contabilidad del contrato: el método Basado en unidad/cantidad o el método Basado en importe.

 Sugerencia
¿Cómo configuro el método de contabilidad en un contrato? Para obtener información sobre cómo, consulte ¿Cómo configuro el método de contabilidad de un contrato o financiación?

Para pedidos que utilizan el método de contabilidad basado en unidad/cantidad

Siga estos pasos cuando los datos de la partida utilicen el método de contabilidad "basado en unidades/cantidades". 

 Importante
  • Estas instrucciones describen cómo actualizar las partidas del desglose de partidas y suponen que está utilizando la distribución de columnas predeterminada de Procore. Dado que puede personalizar el diseño de las columnas, es importante tener en cuenta que el diseño de las columnas en su entorno puede ser diferente.
  • Para restablecer la disposición de una columna personalizada a la configuración predeterminada de Procore en cualquier momento, haga clic en la elipsis vertical de cualquier cabecera de columna y elija Formatear columnas en el menú Desplegable. 
  • Si usted es un administrador de facturas y desea editar más tarde la ficha «Desglose de partidas», la factura debe estar en el estado «Borrador» o «Revisar y reenviar». Consulte ¿Cuáles son los estados predeterminados de las facturas de Procore? 
  1. Desplácese hasta la sección «Desglose de partidas» de la nueva factura. 
  2. Haga clic en una partida de la sección «Desglose de partidas» para seleccionarla. 
  3. Revise y complete los campos de las siguientes columnas para cada partida que será pagada por la factura:
    • Progreso total %: Introduzca una cantidad porcentual que represente el progreso total del trabajo hasta la fecha. Por ejemplo, si se trata de su primera factura y se ha instalado el 50 % del trabajo, introduzca 50 % en este campo. Esto actualiza automáticamente la cantidad y los valores en dólares en las siguientes columnas: «Cantidad nueva», «Total completado y almacenado hasta la fecha» y «Saldo para finalizar».
    • Nueva cantidad: Si lo prefiere, también puede introducir una cantidad en dólares para representar el valor en dólares del progreso del trabajo hasta la fecha. Por ejemplo, si no ha introducido 50 % en la columna «% de progreso total», puede introducir 500.00 dólares en este campo para indicar que se ha instalado la mitad de la «Cantidad» total del contrato. Esto actualiza automáticamente la cantidad porcentual en el campo «% de progreso total».
      Ejemplo

      La siguiente ilustración muestra cómo Procore actualiza automáticamente los valores de las columnas de una partida cuando se introduce un importe porcentual en la columna «% de progreso total». Si prefiere introducir un importe de cantidad en la columna «Nueva cantidad», su entrada actualiza automáticamente el valor del porcentaje en la columna «% de progreso total». Sea cual sea el método que elija para introducir los datos, Procore también calcula automáticamente los valores de las columnas «Total completado y almacenado hasta la fecha» y «Saldo para finalizar». 

      sov-unit-quantity-line-item-entry.png

Para pedidos que utilizan el método de contabilidad basado en importe

Siga estos pasos cuando los datos de la partida utilicen el método de contabilidad «Basado en el importe».

 Importante
  • Estas instrucciones describen cómo actualizar las partidas del desglose de partidas y suponen que está utilizando la distribución de columnas predeterminada de Procore. Dado que puede personalizar el diseño de las columnas, es importante tener en cuenta que el diseño de las columnas en su entorno puede ser diferente.
  • Para restablecer la disposición de una columna personalizada a la configuración predeterminada de Procore en cualquier momento, haga clic en la elipsis vertical de cualquier cabecera de columna y elija Formatear columnas en el menú Desplegable.
  • Si usted es un administrador de facturas y desea editar más tarde la ficha «Desglose de partidas», la factura debe estar en el estado «Borrador» o «Revisar y reenviar». Consulte ¿Cuáles son los estados predeterminados de las facturas de Procore? 
  1. Desplácese hasta la sección «Desglose de partidas» de la nueva factura. 
  2. Haga clic en una partida de la sección «Desglose de partidas» para seleccionarla. 
  3. Revise los datos de cada partidade la lista de valores de la factura: 
    • Número de artículo. Muestra el número de partida en la lista de valores de la factura. 
    • Código de presupuesto. Muestra el código de presupuesto asignado a la partida de la factura en la lista de valores.
    • Descripción del trabajo. Muestra la descripción introducida en el contrato de compromiso de la partida de la factura. 
    • Valor planificado. Muestra el valor programado de la partida en el contrato de compromiso. Este es el valor contratado de la partida. 
    • Trabajo completado de la solicitud anterior (%). Si se han creado facturas anteriores para el contrato de compromiso, esta celda muestra un valor porcentual que representa el trabajo completado durante los períodos de facturación anteriores para el contrato de compromiso. 
  4. Si va a enviar una factura por el trabajo completado durante el período de facturación actual, tiene estas opciones: 
    • Opcional: Total completado y almacenado a la fecha (%). Introduzca el porcentaje de trabajo completado y los materiales almacenados hasta la fecha. Por ejemplo, si esta es la primera factura de un contrato de compromiso y ha completado la mitad del trabajo de la partida durante este período de facturación, puede introducir el 50% aquí. Si esta no es la primera factura para el compromiso, es posible que prefiera agregar su entrada de datos en la columna "Trabajo completado este período" (detallada a continuación). 
       Nota
      Si ha creado previamente facturas para este contrato de compromiso, es importante recordar que el valor ingresado aquí representa el total de trabajo completado y el total de materiales almacenados hasta la fecha. Una entrada en la columna "Total completado y almacenado hasta la fecha (%)" representa todos los trabajos y materiales almacenados para el período de facturación actual para esta factura y cualquier factura por períodos de facturación anteriores. 
      Si introduce un valor aquí, Procore calcula automáticamente los datos de la partida de la siguiente manera:
      • El importe de la divisa en la columna "Trabajo completado este período". Si la partida tiene un valor programado de $ 500.00, Procore ingresa $ 250.00, que es el 50% del trabajo. 
      • La columna de moneda "Total completado & almacenado hasta la fecha ($)". Procore añade $ 250.00 a esta columna. En esta columna también se muestra el valor acumulado de facturas anteriores. 
      • El importe en la columna "Saldo hasta el final". Esto resta su entrada actual de la columna "Valor programado", para mostrar el trabajo restante en el contrato de compromiso. 
      • El importe en la columna "Retención de trabajo en este período ($)". Este cálculo se basa en la cantidad introducida y la entrada en la columna "Retención de trabajo en este período (%)" en la partida. 
        O
    • Opcional: Trabajo completado este período. Introduzca un importe para representar el trabajo completado para el período de facturación actual. Por ejemplo, si completó la mitad del trabajo de la partida, puede introducir el importe de la moneda aquí (en lugar de un valor porcentual en la columna "Total completado y almacenado hasta la fecha (%)". Por ejemplo, puede introducir 250,00 $ en la columna (en lugar del 50% en la columna "Total completado y almacenado hasta la fecha (%)"). Si introduce un valor aquí, Procore calcula automáticamente los datos de la partida de la siguiente manera:
      • El importe porcentual en la columna "Total completado y almacenado hasta la fecha (%)". Si la partida tiene un valor programado de $ 500.00, Procore añadir $ 250.00, que es el 50% del trabajo al valor. Recuerde que el valor de esta columna representa el trabajo total en la factura actual y cualquier factura de períodos de facturación anteriores. 
      • La columna de moneda "Total completado & almacenado hasta la fecha ($)". Procore añade $ 250.00 a esta columna. En esta columna también se muestra el valor acumulado de facturas anteriores. 
      • El importe en la columna "Saldo hasta el final". Esto resta su entrada actual de la columna "Valor programado", para mostrar el trabajo restante en el contrato de compromiso. 
      • El importe en la columna "Retención de trabajo en este período ($)". Este cálculo se basa en la cantidad introducida y la entrada en la columna "Retención de trabajo en este período (%)" en la partida. 
  5. Si va a enviar una factura a facturar por nuevos materiales recibidos y almacenados durante este período de facturación, introduzca lo siguiente:
     Nota

    ¿Es nuevo en la facturación de los materiales almacenados en Procore? Para obtener más información sobre la facturación de los materiales almacenados en una factura posterior, consulte ¿Cómo se facturan los materiales almacenados en una factura de subcontratista?

    • Nuevos materiales almacenados. Ingrese una cantidad de moneda de cualquier material nuevo que se almacene en el sitio de trabajo (o en una instalación de almacenamiento) para el período de facturación actual. El importe que introduzca debe excluir los costes introducidos en la columna "Trabajo completado este período".
    • Materiales anteriores almacenados. Introduzca una cantidad de moneda para los materiales que se registraron como almacenados en la factura anterior. 
    • Materiales almacenados actualmente. Muestra la cantidad de moneda de los materiales que se almacenan durante el período de facturación actual. 
    • Total completado y almacenado a la fecha ($). Muestra la cantidad de moneda del trabajo completado y los materiales almacenados en el sitio de trabajo para la factura actual y en las facturas de períodosde facturación anteriores.  
  6. Saldo hasta el final: muestra el importe de moneda restante para la partida. Esto representa el trabajo que aún no se ha completado. 
  7. Opcional: Si desea establecer o liberar retenciones en las partidas de desglose de partidas, continúe con el siguiente paso. 

Establecer y liberar las retenciones en las partidas del Desglose de partidas

Si desea establecer y liberar retenciones en las partidas individuales del desglose de partidas, siga estos pasos:

  1. Elija entre estas opciones para seleccionar las partidas:
    • Para seleccionar todas las partidas del SOV, haga clic en la casilla en el encabezado "Número de posición" de la tabla de datos. 
      O
    • Para seleccionar partidas individuales, marque las casillasde verificación en la columna "Número de partida" para las partidas deseadas. 
  2. En la lista de valores, haga clic en el botón Editar.  
  3. Opcional: Si es un administrador de facturas que desea establecer la retención de la factura, haga lo siguiente: 
    • Marque una o más casillas de verificación Número de artículo.  A continuación, haga clic en el icono de lápiz sobre la tabla de datos en el Programa de valores. 
      Se abrirá el panel Editar en el lado derecho de la página. 
    • Introduzca los valores de retención que se aplicarán a las partidas seleccionadas:
      • Retención de trabajo en este período (%). Introduzca un porcentaje para indicar el porcentaje de retención de trabajo que se liberará este período de facturación. 
      • Retención liberada. Introduzca un porcentaje para indicar el porcentaje de retención liberado.
      • Retención de materiales (%). Introduzca un porcentaje para indicar el porcentaje de retención de trabajo que se liberará este período de facturación. 
    • Haga clic en Aplicar. 
  4. Elija entre estas opciones para ingresar a la retención de trabajo:
    • Retención de trabajo en este período ($). Muestra el importe de la divisa de la retención de trabajo durante este período. El valor que aparece aquí se basa en su entrada en la columna "Trabajo completado este período". Una entrada en esta celda permite a Procore calcular automáticamente el valor porcentual en la columna "Retención de trabajo en este período (%)". 
      O
    • Retención de trabajo en este período (%). Introduzca un porcentaje de la retención de trabajo que solicita que se libere en este período. Una entrada en esta celda permite a Procore calcular automáticamente el valor de la moneda en la columna "Retención de trabajo en este período ($)". 
  5. En la columna Retención total liberada, introduzca la cantidad total de retención de trabajo que se solicita para la liberación en la partida.  
  6. Elija entre estas opciones para ingresar la retención de materiales: 
    • Retención de materiales (€). Introduzca una cantidad de moneda para la retención de material que está solicitando que se libere en este período. El valor que aparece aquí se basa en sus entradas en las columnas Nuevos materiales almacenados y Materiales almacenados anteriores. Una entrada en esta celda permite a Procore calcular automáticamente el valor porcentual en la columna "Retención de materiales en este período (%)". 
      O
    • Retención de materiales (%). Introduzca un porcentaje de la retención de material que solicita que se libere en este período. El valor que aparece aquí se basa en sus entradas en las columnas Nuevos materiales almacenados y Materiales almacenados anteriores. Una entrada en esta celda permite a Procore calcular automáticamente el valor porcentual en la columna "Retención de materiales en este período (%)". 
  7. En la columna Retención total, Procore calcula la suma de la cantidad de "Retención de trabajo en este período ($)" más la cantidad de "Retención de materiales ($)" para representar la cantidad de retención total en la factura.  

Añadir adjuntos

  1. Desplácese hasta la sección «Adjuntos». 
  2. Elija entre estas opciones:

    admin-view-attachments-section.png
    • Haga clic en el botón Adjuntar archivos. Se abre el cuadro de diálogo Adjuntar archivos, en el que puede cargar archivos desde su ordenador. Haga clic en el botón Adjuntar cuando haya terminado.
      O
    • Utilice una operación de arrastrar y soltar para mover los archivos desde su ordenador o red al «área de adjuntos». 

Guardar la factura

Haga clic en el botón Guardar en la parte inferior de la página «Nueva factura». 

save-button-admin-invoice.png

Enviar una factura con DocuSign©

Opcional: Si su equipo de proyecto quiere recoger firmas en sus facturas utilizando la integración Procore + DocuSign©, haga clic en el botón Enviar con DocuSign© en la parte superior de la página. Para utilizar este botón, la integración de DocuSign© debe estar habilitada en el proyecto (consulte ¿Cómo habilito la integración de DocuSign®?) y la factura debe estar en el estado Aprobado, Aprobado con anotaciones o Pendiente de aprobación. Para obtener más información sobre la integración de DocuSign© y la preparación de sobres para la firma, consulte DocuSign®.

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