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Procore

Crear una factura en nombre de un contacto de la factura

Contexto

En Procore, hay dos formas de crear una factura de subcontratista para una orden de compra o contrato de subcontratista:

  • Crear una factura en nombre de un contacto de la factura
    Cuando NO desee conceder permisos de acceso a sus contactos de factura para crear sus propias facturas en Procore, siga los pasos a continuación. Con este método, introducirá los datos de la factura de subcontratista en Procore para sus colaboradores. Por ejemplo, si es un contratista principal, creará una factura en Procore en nombre de su subcontratista. 
  • Enviar una "Invitación a facturar" a un contacto de la factura
    Cuando desee invitar a sus contactos de factura a enviar su propia factura en Procore, siga los pasos de Enviar una "Invitación a facturar" a un contacto de la factura en lugar de los pasos indicados a continuación. Si es el destinatario de una "Invitación a facturar", puede seguir los pasos de Enviar una nueva factura como contacto de la factura. 

Temas a considerar

  • Permisos de usuario necesarios:
    • Permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Pedidos del proyecto. 
       Notas
      • Los permisos de usuario NO se gestionan en la herramienta Facturación del proyecto. La herramienta Facturación está diseñada para usuarios con permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Contratos principales o Pedidos. 
      • Si es un colaborador (por ejemplo, un contacto de factura para una empresa subcontratista que está realizando trabajo para un contratista principal que gestiona el contrato en Procore), la opción de realizar tareas relacionadas con la factura le viene determinada por el equipo de proyecto que controla esta configuración para su cuenta de usuario de Procore: 
        • Los permisos de su cuenta de usuario en la herramienta Pedidos o Contratos principales del proyecto.
        • Su inclusión en la lista "Privado" de un contrato principal, orden de compra o contrato de subcontratista específico.
        • Su designación como "Contacto de factura" en un contrato principal, orden de compra o pedido.
      • Para obtener más información sobre los permisos para tareas específicas que se pueden realizar con la herramienta Facturación, consulte Permisos: facturación.
  • Información adicional:
    • Se pueden crear facturas para órdenes de compra y contratos de subcontratista. 
    • Si usted es el contacto la de factura de la "Empresa contratista" en una orden de compra o contrato de subcontratista, tiene estas opciones para enviar una factura:
    • Si hay varias facturas para un solo período de facturación, solo puede editar los importes facturados en la factura creada más recientemente.
    • Si el contratista creará una planificación de pagos una vez que se apruebe la factura, introduzca los importes para el trabajo que está reclamando este período en la columna Solicitado por subcontratista en este período. Para que aparezca esta columna, la función de planificación de pagos debe estar habilitada en la configuración de la herramienta Facturación. Consulte Ajustes de configuración: Facturación.

Vídeo de formación

 Notas
  • Los permisos de usuario NO se gestionan en la herramienta Facturación del proyecto. La herramienta Facturación está diseñada para usuarios con permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Contratos principales o Pedidos. 
  • Si es un colaborador (por ejemplo, un contacto de factura para una empresa subcontratista que está realizando trabajo para un contratista principal que gestiona el contrato en Procore), la opción de realizar tareas relacionadas con la factura le viene determinada por el equipo de proyecto que controla esta configuración para su cuenta de usuario de Procore: 
    • Los permisos de su cuenta de usuario en la herramienta Pedidos o Contratos principales del proyecto.
    • Su inclusión en la lista "Privado" de un contrato principal, orden de compra o contrato de subcontratista específico.
    • Su designación como "Contacto de factura" en un contrato principal, orden de compra o pedido.
  • Para obtener más información sobre los permisos para tareas específicas que se pueden realizar con la herramienta Facturación, consulte Permisos: facturación.

Pasos

  1. Elija cómo acceder al contrato:
    • Desde la herramienta Pedidos:
      1. Vaya a la herramienta Pedidos del proyecto. 
      2. En la pestaña "Contratos", busque el contrato con el que desea trabajar.
      3. Haga clic en el vínculo del número para abrir el contrato. 
        O BIEN
    • Desde la herramienta Facturación del proyecto:
      1. Vaya a la herramienta Facturación del proyecto. 
      2. Haga clic en la pestaña Subcontratista.
      3. En la pestaña "Subcontratista", busque el contrato con el que desea trabajar. 
      4. Haga clic en el vínculo Contrato para abrir el contrato. 
  2. Haga clic en el botón Crear factura.
     Nota
  3. Verifique la siguiente información para el período de facturación. Procore introducirá automáticamente estas fechas, según el período de facturación actual:
    • Período de facturación. Seleccione el rango de fechas para el ciclo de facturación actual. Los usuarios con permisos de "Administrador" pueden seleccionar cualquier período de facturación de la lista desplegable. Los usuarios con permisos "Estándar" solo pueden seleccionar un período de facturación que NO tenga una factura asociada.
    • Inicio de factura. La fecha de inicio del período de facturación.
    • Fin de factura. La fecha de finalización del período de facturación.
    • Fecha de facturación. La fecha en la que se debe enviar una factura al contratista.
       Nota
      Para crear períodos de facturación, consulte Crear períodos de facturación automáticos o Crear períodos de facturación manuales.
  4. Opcional: Introduzca el número de factura.
  5. Si es un usuario administrador, seleccione el estado apropiado en la lista desplegable. 
     Notas
    • Para obtener más información sobre los estados, consulte ¿Cuáles son los estados predeterminados de las facturas de Procore?

    • Cuando un contrato de factura crea una factura (o si crea una factura en su nombre), recuerde cambiar el estado de la factura a "En revisión". 
    • Cuando la persona que realiza la revisión ha inspeccionado la factura, el estado puede cambiarse a "Aprobado" o "Revisar y reenviar", según corresponda.
    • Los usuarios con permisos "Estándar" en la herramienta Pedidos solo pueden editar facturas cuyo estado sea "Borrador" o "Revisar y reenviar". 
  6. Adjunte los archivos asociados con la factura. Por ejemplo, renuncia de gravamen o liberaciones de derecho de retención.
  7. Haga clic en Guardar.
    Procore muestra automáticamente la pestaña Detalles de la factura. 
  8. Continúe con el siguiente paso:

Para pedidos que utilizan el método de contabilidad basado en unidad/cantidad

Cuando un pedido está configurado para utilizar el método de contabilidad basado en unidad/cantidad (consulte ¿Cómo configuro el método de contabilidad para un pedido o contrato principal?), siga estos pasos:

  1. Haga clic en la pestaña Detalle.
  2. Cumplimente los campos siguientes de cada partida que se pagará con la factura:
    En caso de facturas formateadas con el método de contabilidad basado en unidad/cantidad:
    • Este período (cant.). Introduzca el importe para cada partida. El importe total se calculará automáticamente. 
    • Retenido en este período (%) (solo Administrador). Introduzca un porcentaje de retención para el período de la factura. (Nota: También puede establecer la retención en todas las partidas introduciendo un valor en la barra lateral derecha y haciendo clic en Establecer)
    • Liberado en este período. Introduzca el importe de retención que se liberará este período.
  3. Si desea añadir una orden de cambio de pedido aprobada a la factura, haga clic en Añadir a la factura junto a la orden de cambio en la sección Órdenes de cambio de pedido aprobadas.
    La entrada y edición de las órdenes de cambio siempre se producirá en el nivel de detalle de la partida. Puede seleccionar un nivel diferente de detalle sobre cómo se mostrarán las órdenes de cambio en la página de detalles de la factura cuando se visualice o se exporte desde Procore. Consulte Editar la pestaña Configuración avanzada de un pedido.
  4. Haga clic en Guardar para guardar los cambios. 

Para pedidos que utilizan el método de contabilidad basado en importe

Cuando el pedido está configurado para utilizar el método de contabilidad basado en importe (consulte¿Cómo configuro el método de contabilidad para un pedido o contrato principal?), siga estos pasos:

  1. Haga clic en la pestaña Detalle.
  2. Complete los siguientes campos para cada partida que se va a pagar en la factura: 
    • Trabajo completado (este período). Introduzca el importe del trabajo completado en el período de pago de la factura. Si prefiere introducir un valor porcentual del trabajo completado, haga clic en el icono de la calculadora, introduzca el porcentaje y haga clic en Guardar. Procore convertirá automáticamente el porcentaje de trabajo en el importe equivalente. 
    • Materiales almacenados actualmente. Introduzca el importe de los materiales almacenados actualmente en la obra o en las instalaciones de almacenamiento cercanas que no se incluyeron en los costes de las columnas "Trabajo completado" (D y E). Tenga en cuenta que los valores introducidos aquí permanecerán en esta columna en facturas futuras hasta que se mueva manualmente a Trabajo completado. Consulte ¿Cómo facturo los materiales almacenados Procore?
    • Retención de trabajo (%) Retenido en este período (solo Administrador). Introduzca un porcentaje del trabajo retenido para este período de pago. (Nota: También puede configurar la retención de todas las partidas introduciendo un valor en la barra lateral derecha y haciendo clic en Establecer).
    • Retención de materiales (%) Retenido en este período (solo Administrador). Introduzca el porcentaje de materiales retenidos durante este período. (Nota: También puede establecer la retención en todas las partidas introduciendo un valor en la barra lateral derecha y haciendo clic en Establecer)
    • Retención de trabajo (€) Liberado en este período. Indique el importe de la retención de trabajo que se liberará durante este período. 
    • Retención de materiales (€) Liberado en este período. Introduzca el importe de retención de materiales que se liberará este período.
  3. Si el contratista creará una planificación de pagos una vez que se apruebe la factura, introduzca los importes para el trabajo que está reclamando este período en la columna Solicitado por subcontratista en este período. Para que aparezca esta columna, la función de planificación de pagos debe estar habilitada en la configuración de la herramienta Facturación. Consulte Ajustes de configuración: Facturación.
  4. Si desea añadir una orden de cambio de pedido aprobada a la factura, haga clic en Añadir a la factura junto a la orden de cambio en la sección Órdenes de cambio de pedido aprobadas.
    La entrada y edición de las órdenes de cambio siempre se producirá en el nivel de detalle de la partida. Puede seleccionar un nivel diferente de detalle sobre cómo se mostrarán las órdenes de cambio en la página de detalles de la factura cuando se visualice o se exporte desde Procore. Consulte Editar pestaña Configuración avanzada de un pedido.
  5. Haga clic en Guardar para guardar los cambios.

 

 Notas
  • Los permisos de usuario NO se gestionan en la herramienta Facturación del proyecto. La herramienta Facturación está diseñada para usuarios con permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Contratos principales o Pedidos. 
  • Si es un colaborador (por ejemplo, un contacto de factura para una empresa subcontratista que está realizando trabajo para un contratista principal que gestiona el contrato en Procore), la opción de realizar tareas relacionadas con la factura le viene determinada por el equipo de proyecto que controla esta configuración para su cuenta de usuario de Procore: 
    • Los permisos de su cuenta de usuario en la herramienta Pedidos o Contratos principales del proyecto.
    • Su inclusión en la lista "Privado" de un contrato principal, orden de compra o contrato de subcontratista específico.
    • Su designación como "Contacto de factura" en un contrato principal, orden de compra o pedido.
  • Para obtener más información sobre los permisos para tareas específicas que se pueden realizar con la herramienta Facturación, consulte Permisos: facturación.
 Notas
  • Los permisos de usuario NO se gestionan en la herramienta Facturación del proyecto. La herramienta Facturación está diseñada para usuarios con permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Contratos principales o Pedidos. 
  • Si es un colaborador (por ejemplo, un contacto de factura para una empresa subcontratista que está realizando trabajo para un contratista principal que gestiona el contrato en Procore), la opción de realizar tareas relacionadas con la factura le viene determinada por el equipo de proyecto que controla esta configuración para su cuenta de usuario de Procore: 
    • Los permisos de su cuenta de usuario en la herramienta Pedidos o Contratos principales del proyecto.
    • Su inclusión en la lista "Privado" de un contrato principal, orden de compra o contrato de subcontratista específico.
    • Su designación como "Contacto de factura" en un contrato principal, orden de compra o pedido.
  • Para obtener más información sobre los permisos para tareas específicas que se pueden realizar con la herramienta Facturación, consulte Permisos: facturación.