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Procore

Crear un contrato de subcontratista (heredado)

Contenido del legado

Este tutorial detalla la experiencia heredada de Procore para crear un contrato de subcontratista. La información de esta página se reemplazará por contenido actualizado cuando la experiencia beta de compromisos rediseñada esté generalmente disponible. Para obtener más información sobre esta versión y su cronograma, consulte  Finanzas del proyecto: experiencia modernizada para compromisos.

¡Importante! Si está utilizando la experiencia beta de los compromisos, por favor, consulte el tutorial Create Subcontracts en lugar de la información que aparece a continuación.

Objetivo

Crear un contrato de subcontratista en Procore utilizando la herramienta Pedidos del proyecto.

Contexto

Los contratos se pueden adjudicar durante las fases de ante proyecto y construcción de un proyecto y, por lo general, la dirección del proyecto los crea y realiza su seguimiento en Procore. Después de la adjudicación de un contrato principal, el director de proyectos crea órdenes de compra y contratos de subcontratista para especialidades específicas a fin de garantizar la disponibilidad de materiales y servicios de subcontratista de un proyecto. 

Temas a considerar

Requisitos

Pasos

Paso 1: Crear un contrato de subcontratista

  1. Vaya a la herramienta Pedidos del proyecto.
  2. Haga clic en +Crear y seleccione Subcontratación en el menú desplegable.
    create-commitment.png
  3. En la pestaña "General", en "Información general", haga lo siguiente:
    subcontract-general-tab.png
    • Firmar con DocuSign®
      Si ha habilitado la integración de Procore + DocuSign® (consulte Activar o desactivar la integración de DocuSign® en un proyecto de Procore), aparece una marca de verificación en esta casilla de forma predeterminada. Si NO desea recopilar firmas con DocuSign®, elimine la marca.
    • Número #
      Acepte el número predeterminado, introduzca un nuevo número o cree un esquema de numeración personalizado.

      Para las empresas que utilizan el icon-erp-synced2.png  Herramienta Integraciones ERP:   

      • Para enviar el pedido a la herramienta Integraciones de ERP para que un aprobador de contabilidad acepte su exportación:
        • Su sistema ERP integrado puede imponer un límite máximo de caracteres.
        • Es posible que se apliquen requisitos previos, limitaciones y consideraciones según el sistema ERP con el que esté integrada su cuenta Procore. Visite Qué debe saber sobre su integración ERP  para obtener más detalles.
       Sugerencia
      ¿Cómo se asignan los números?   Para saber cómo Procore asigna números y comprender sus opciones de numeración personalizadas, consulte ¿Puedo personalizar el sistema de numeración de objetos financieros en Procore?
    • Título
      Introduzca un título descriptivo para el contrato de subcontratista.
       Notas
    • Empresa contratista
      Seleccione la empresa responsable de completar el trabajo en el contrato de subcontratista (por ejemplo, American Construction Co.).
      Notas:
    • Factura Contactos
      Seleccione uno (1) o más empleados de la "Empresa contratista" para designarlos como contacto(s) de la factura. Después de guardar el contrato de subcontratista, cualquier usuario añadido aquí se añadirá a la lista "Privado". Debe seleccionar una "Empresa contratista" antes de poder seleccionar los contactos de la factura.
       Nota
      Es importante añadir siempre al menos un contacto de la factura en una orden de compra o contrato de . Así se asegura de que las invitaciones importantes por correo electrónico y las notificaciones automáticas por correo electrónico se envíen al contacto apropiado. Para más información sobre la importancia de incluir contactos de factura en los pedidos, consulte ¿Qué es un contacto de la factura?   
    • Estado
      Asigne un estado al contrato de subcontratista. Para conocer los estados disponibles y qué estados de pedido reflejan los importes del contrato en el presupuesto del proyecto, consulte ¿Cuáles son los estados de pedido predeterminados en Procore? 
    • Ejecutado. Marque esta casilla de verificación para indicar que el contrato de subcontratista se firmó y ejecutó en su totalidad.
       Notas
      • Muchos usuarios de Procore optan por marcar la casilla "Ejecutado" al asignar el estado "Aprobado" o "Completado" al pedido.
      • El momento en el que su equipo de proyecto marca la casilla "Ejecutado" siempre debe estar alineado con el proceso comercial único de su proyecto.
    • Privado
      Marque las casillas de verificación y elija a los usuarios o colaboradores del proyecto en la lista "Seleccionar una persona". Para obtener más información sobre las opciones de privacidad, consulte Cambiar la configuración de privacidad de un compromiso.
      • Hacerlo visible sólo para los administradores y los siguientes usuarios
        Marque esta casilla de verificación para limitar la visibilidad del pedido a los usuarios con "Admin" en la herramienta de Compromisos del proyecto y a los usuarios especificados en la lista desplegable "Seleccionar una persona".
      • Permitir que estos usuarios vean los artículos SOV
        Marque esta casilla en este cuadro para limitar la visibilidad de los artículos de la Lista de Valores (SOV) en la orden de compra a los usuarios con "Admin" en la herramienta de Compromisos del proyecto y a los usuarios especificados en la lista desplegable "Seleccionar una persona".
    • Retención predeterminada
      Especifique el porcentaje de retención que se debe aplicar en la primera factura de subcontratista. Por ejemplo, se suele introducir un 5 o un 10% en este campo.
       Notas
    • Descripción
      Proporcione información adicional, según sea necesario.
    • Adjuntos. Adjunte cualquier material relacionado, como tarificaciones, recibos, órdenes de compra firmadas, etc. Puede adjuntar archivos que se hayan cargado en su proyecto o arrastrar y soltar archivos desde el ordenador local.
  4. Desplácese a la sección Fechas del contrato e introduzca lo siguiente:
    subcontract-contract-dates.png
    • Fecha de inicio. Seleccione la fecha en que comenzará el alcance del trabajo en la obra.
    • Fecha estimada de finalización. Seleccione la fecha estimada de cuando finalizará el alcance del trabajo.
       En versión beta
      Nota para los usuarios que participan en el programa beta de lanzamiento limitado de las Órdenes de cambio iniciadas en campo.  La siguiente información detalla una configuración que está disponible para los usuarios de Procore que participan en el Programa de Participantes Beta para Órdenes de Cambio Iniciadas en Campo. Para obtener más información sobre esta versión, consulte Pedidos: Permitir que los colaboradores envíen órdenes de cambio iniciadas en el campo.  
    • Fecha de recepción de contrato firmado. Seleccione la fecha en la que se firmó oficialmente el contrato de subcontratista.
    • Fecha de finalización real. Seleccione la fecha en la que el alcance del trabajo se consideró completo.
  5. Desplácese hasta la sección Información adicional e introduzca lo siguiente:
    subcontract-inclusions-exclusions.png
    • Inclusiones. Revele cualquier inclusión que no se indique claramente en los documentos del contrato relacionados.
    • Exclusiones. Revele cualquier exclusión que no se indique claramente en los documentos del contrato relacionados.
  6. Haga clic en uno (1) de estos botones:
    • Crear. Haga clic en este botón para guardar el nuevo contrato de subcontratista y volver a la pestaña "General" en el modo de vista.
    • Crear e introducir desglose de partidas. Haga clic en este botón para guardar el nuevo contrato de subcontratista y saltar a la pestaña "Desglose de partidas" en el modo de edición. Continúe introduciendo el desglose de partidas.
    • Completar con DocuSign®. Haga clic en este botón para cumplimentar el contrato de subcontratista con la integración de DocuSign®. Consulte Cumplimentar un contrato de pedido con DocuSign®.

Paso 2: Introducir el desglose de partidas

Hay dos formas de introducir el desglose de partidas en un contrato de subcontratista:

Importar partidas de desglose de partidas desde un archivo CSV

Si desea importar varias partidas a un desglose de partidas, la herramienta Pedidos proporciona una plantilla CSV que puede descargar, completar y a continuación cargar en Procore. Para obtener instrucciones, consulte Importar partidas de desglose de partidas de pedido desde un archivo CSV.

Añadir partidas al desglose de partidas

 Notas
  • Si su empresa utiliza la integración Procore + Integración de Ryvit y su sistema Integración de Ryvit está configurado para usar el Método calculado, Integración de Ryvit NO permitirá el uso de Suma global (LS) como unidad de medida.
  • Si utiliza "Sobrescribir subtotal", SOLO debe introducir el importe del subtotal. La integración Integración de Ryvit creará un elemento "LS" en Integración de Ryvit.
  1. Vaya a la herramienta Pedidos del proyecto.
  2. En la pestaña Contratos, busque el compromiso de actualización. A continuación, haga clic en Editar.
  3. Haga clic en Desglose de partidas.
  4. Haga clic en Añadir línea.
     Nota
     Si la configuración "Habilitar programación siempre editable de valores" está activada en la herramienta Compromisos, los usuarios con el permiso de usuario requerido para editar un compromiso pueden modificar la programación de valores mientras un compromiso está en cualquier estado. Para obtener más información, consulte ¿Qué es la configuración "Habilitar programación de valores siempre editable"?
  5. Siga los pasos apropiados dependiendo de si el método de contabilidad es Basado en importe o Basado en unidad/cantidad:
     Nota
    Para editar el método de contabilidad antes de añadir partidas de desglose de partidas, consulte Editar la pestaña "Configuración avanzada" de un pedido. Para obtener más información, consulte ¿Cómo configuro el método de contabilidad para un contrato o financiación?
    1. Para contratos que utilizan el método de contabilidad Basado en importe:
      1. N.º
        Introduce automáticamente un número de partida en orden secuencial. 
      2. Partida de evento de cambio
        Si tiene eventos de cambio habilitados, puede seleccionar una partida de evento de cambio si el pedido debe estar vinculado a un evento de cambio. 
      3. Presupuesto Código
        Seleccione un código de presupuesto de la lista o haga clic en Crear código de presupuesto para crear uno nuevo. Véase ¿Qué es un código de presupuesto en la EDT de Procore?
      4. Descripción
        Introduzca una descripción para la partida. Por ejemplo, escriba: Tarifa de servicio mensual
      5. Importe
        : introduzca el importe del coste.
      6. Facturado a la fecha
        El sistema calcula automáticamente el importe facturado en el pedido hasta la fecha actual.  
      7. Importe restante
        Introduzca el importe que NO se ha facturado hasta la fecha actual. 
      8. Código fiscal
        Introduzca un código fiscal para usar en esta partida. Este campo solo aparece si ha habilitado la función de códigos fiscales. Consulte ¿Cómo puedo usar los códigos fiscales en un proyecto?
    2. Para contratos que utilizan el método de contabilidad Basado en unidad/cantidad:
      1. N.º
        Introduce automáticamente un número de partida en orden secuencial. 
      2. Partida de evento de cambio
        Si tiene eventos de cambio habilitados, puede seleccionar una partida de evento de cambio si el pedido debe estar vinculado a un evento de cambio. 
      3. Código presupuestario
        Seleccione un código presupuestario de la lista o haga clic en Crear código presupuestario para crear uno nuevo. Véase ¿Qué es un código de presupuesto en la EDT de Procore?
      4. Descripción
        Introduzca una descripción para la partida. Por ejemplo, escriba: Tarifa de servicio mensual
      5. Cant.
        Introduzca el número de unidades.
      6. Unidad de medida
        Introduzca la unidad de medida (UM).
         Notas
      7. Coste unitario
        Introduzca el coste unitario en el cuadro proporcionado.
      8. Importe
        El sistema calcula automáticamente el subtotal, según las entradas de Cant., UM y Coste unitario
      9. Facturado a la fecha
        El sistema calcula automáticamente el importe facturado en el pedido hasta la fecha actual. 
      10. Importe restante
        Introduzca el importe que NO se ha facturado hasta la fecha actual. 
      11. Código fiscal
        Introduzca un código fiscal para usar en esta partida. Este campo solo aparece si ha habilitado la función de códigos fiscales. Consulte ¿Cómo puedo usar los códigos fiscales en un proyecto?
  6. Elija una de estas opciones:
    • Guardar. Haga clic en este botón para guardar los cambios en el desglose de partidas. 
    • Guardar y enviar por correo electrónico. Haga clic en este botón para guardar los cambios en el desglose de partidas y enviar las actualizaciones por correo electrónico al contacto de la factura.