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Procore

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Guía de usuario de gestión financiera

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Para contratistas principales

Esta guía de usuario proporciona a los contratistas principales información sobre cómo utilizar las herramientas Finanzas del proyecto de Procore para agilizar sus procesos empresariales financieros a lo largo del ciclo de vida del proyecto.

Algunos de los conceptos incluidos en esta guía son:

  • Cómo configurar los códigos de coste del proyecto. Revise la estructura de códigos de coste predeterminada de Procore y aprenda los conceptos básicos para configurar los códigos de coste del proyecto. Consulte Configuración de códigos de coste.
  • Cómo añadir o importar un presupuesto de proyecto preciso. Aprenda a añadir partidas presupuestarias a su proyecto, configurar y asignar vistas presupuestarias y configurar una vista de previsión para identificar y realizar un seguimiento de los costes críticos del proyecto. Utilice los datos recopilados en la obra para realizar un seguimiento de los costes de mano de obra del proyecto y registrar las cantidades de producción en el presupuesto. Obtenga información sobre cómo crear modificaciones presupuestarias para reasignar fondos de una partida presupuestaria a otra. Consulte Configuración de presupuesto.
  • Cómo crear uno (o varios) contratos principales para su proyecto. Configure la herramienta Contratos principales y conozca las consideraciones que debe tener en cuenta si su proyecto tiene múltiples fuentes de financiación o métodos de entrega. Gestione el proceso de facturas de promotor y cree un registro de pagos recibidos. Consulte Herramienta Contratos principales.
  • Cómo gestionar las órdenes de compra y los contratos de subcontratista del proyecto. Conozca los ajustes de configuración de la herramienta Pedidos y cómo crear órdenes de compra y contratos de subcontratista. Designe contactos de la factura en sus contratos y cree un registro de pagos emitidos. Consulte Herramienta Pedidos.
  • Cómo mejorar la supervisión y la gestión cambios en los proyectos. Elija entre gestionar órdenes de cambio con o sin la herramienta Eventos de cambio. Configure los ajustes de niveles de orden de cambio para sus contratos. Lleve la gestión de cambios a la obra, lo que facilita aprobaciones más rápidas, una comunicación más precisa y elimina la necesidad de proceder en riesgo. Consulte Herramientas de gestión de cambios.
  • Cómo gestionar el proceso de facturación para los subcontratistas de su proyecto. Defina los períodos de facturación y elija el método deseado del proyecto para crear y enviar facturas de subcontratista. Consulte Herramienta Facturación.
  • Cómo gestionar los costes directos del proyecto. Aprenda a gestionar los costes no asociados con las órdenes de compra y pedidos. Consulte Herramienta Costes directos.
 Nota

Para las empresas que utilizan la herramienta Integraciones ERP, consulte una de estas guías:

 

Configuración de códigos de coste

En un proyecto de Procore, el primer paso al configurar las herramientas Finanzas del proyecto de Procore es verificar que los códigos de coste han sido configurados por la persona que ha creado el nuevo proyecto.

Contexto

Los códigos de coste predeterminados de Procore incluyen una estructura de códigos de coste 16 Division que se alinea con CSI MasterFormat®. Consulte ¿Qué son los códigos de coste predeterminados de Procore? Sin embargo, algunas empresas y proyectos pueden tener requisitos que lo lleven a crear una estructura de códigos de coste única. Cuando ese es el caso, puede importar códigos de coste personalizados en la herramienta Administrador de nivel de proyecto o empresa.

Muchas empresas diseñan su estructura de códigos de coste para alinearse con el CSI MasterFormat. Otras deciden implementar una estructura de códigos de coste que es única en su industria, organización o entorno de proyecto. Independientemente de la estructura, puede enviar una solicitud para que un representante de Procore importe sus códigos de coste personalizados, o puede agilizar el proceso de importación y realizar su propia importación de códigos de coste a través de la aplicación Procore Imports.

Estructura de códigos de coste

Los clientes de Procore crean diversas estructuras de códigos de coste para usar en la contabilidad de costes y presupuestos. La estructura de códigos de coste específica que su empresa elija utilizar en Procore dependerá de los métodos, las prácticas y los requisitos de contabilidad específicos de su empresa. Para simplificar, la mayoría de los clientes eligen la estructura de códigos de coste de Procore de dos (2) niveles o tres (3) niveles. Sin embargo, Procore admite una estructura de hasta cinco (5) niveles.

La siguiente tabla muestra una terminología de uso común que corresponde a los niveles de código de coste admitidos por Procore.

Procore (plantilla de 2 niveles) Procore (plantilla de 3 a 5 niveles) CSI MasterFormat Contabilidad del proyecto
División Código de coste de nivel 1 División Proyecto
Código de coste Código de coste de nivel 2 Subdivisión Filial
No utilizado Código de coste de nivel 3 Sección Estructura de desglose de trabajo
No utilizado Código de coste de nivel 4 Subsección Actividades de trabajo reales
No utilizado Código de coste de nivel 5 Subsección Mano de obra, maquinaria, material

Tutoriales sobre la importación de códigos de coste

Existen varios métodos para importar códigos de coste a Procore. El método que elija dependerá de lo siguiente:

  • El número de niveles en la estructura de códigos de coste que su empresa elija crear. La mayoría de los clientes de Procore eligen importar una estructura de códigos de coste de dos (2) niveles. Algunos optan por estructuras de códigos de coste de tres (3) niveles. Sin embargo, Procore admite una estructura de códigos de coste de hasta cinco (5) niveles. Para obtener más información sobre el proceso de importación de códigos de coste y la estructura de los códigos de coste en Procore, revise los siguientes artículos.
  • Si desea importar códigos de coste a la herramienta Administrador de nivel de empresa o de nivel de proyecto. La importación de los códigos de coste a la herramienta Administrador de nivel de empresa le permite añadir los códigos a cualquier proyecto que cree en Procore. La importación de sus códigos de coste a la herramienta Administrador de nivel de proyecto le permite añadir esos códigos al proyecto seleccionado y utilizarlos solo en ese proyecto. 
  • Si desea importar códigos de coste usted mismo a través de la aplicación Procore Imports. Importar usted mismo los códigos de coste a través de la aplicación Procore Imports le permite acelerar el proceso de importación. La aplicación solo está disponible para los sistemas con Microsoft Windows 7 o superior. Consulte Instalación de Procore Imports.  

Utilice los vínculos de la siguiente tabla para acceder al tutorial apropiado:

Número de niveles de código de coste Herramienta Administrador de nivel de empresa Herramienta Administrador de nivel de proyecto
Dos (2) niveles

(Importación solicitada mediante la aplicación web de Procore)
Importar códigos de coste de dos niveles a la herramienta Administrador de la empresa Importar códigos de coste de dos niveles a la herramienta Administrador del proyecto
Tres (3) - Cinco (5) niveles

(Importación solicitada mediante la aplicación web de Procore)
Importar códigos de coste multinivel a la herramienta Administrador de la empresa Importar códigos de coste multinivel a la herramienta Administrador del proyecto
Uno (1) - Cinco (5) niveles

(Autoimportación usando la aplicación Procore Imports)
Importar códigos de coste a la herramienta Administrador de la empresa (Procore Imports) Importar códigos de coste a la herramienta Administrador del proyecto (Procore Imports)

Información importante para las integraciones de ERP

Si su empresa ha habilitado la herramienta Integración de ERP de nivel de empresa, se recomienda seguir los siguientes pasos. Además, tenga en cuenta que la aplicación Procore Imports NO admite la importación de códigos de coste a un sistema ERP integrado.

Dado que cada sistema ERP integrado utiliza términos únicos para los códigos de coste, en la tabla que figura a continuación se indica la correspondencia entre los términos de los códigos de coste de terceros y los niveles de código de coste de Procore:

Procore (plantilla de 3 a 5 niveles) Sage 300 CRE® 1 Viewpoint® Spectrum® 2 QuickBooks® 3 Integration by Ryvit 4
Código de coste de nivel 1 Sección 1 Grupo de fase (grupo principal) Elemento Fase
Código de coste de nivel 2 Sección 2 Grupo de fase (grupo menor) Subelemento Subfase
Código de coste de nivel 3 Sección 3 Código de fase Subelemento Subsubfase
Código de coste de nivel 4 Sección 4 1 No utilizado Subelemento 3 No utilizado 4
Código de coste de nivel 5 No utilizado No utilizado Subelemento 3 No utilizado

1 La integración de Procore + Sage 300 CRE® puede admitir hasta cuatro (4) niveles. Sin embargo, lo más habitual son tres (3). Además, las secciones suelen denominarse División, Subdivisión y Código de coste

2 La integración de Procore + Viewpoint® Spectrum® puede admitir más de tres (3) niveles. No obstante, Procore consolidará cada carácter después de tres (3) niveles en el tercer nivel. La estructura de códigos de coste recomendada es de tres (3) niveles. 

3 La integración de Procore + QuickBooks® puede admitir hasta cinco (5) niveles. Sin embargo, se recomiendan dos (2) y tres (3) niveles; esto es lo más habitual entre los clientes de Procore. 

4 La estructura de códigos de coste para la integración de Procore + Integration by Ryvit NO permite que el usuario importe códigos de coste a Procore y luego los exporte a Integration by Ryvit. En su lugar, los códigos de coste son una estructura de códigos de coste de codificación fija de dos (2) niveles y sus códigos de coste deben crearse siempre en Integration by Ryvit. La estructura de códigos de coste de Integration by Ryvit admite hasta cuatro (4) niveles. Sin embargo, lo más habitual son tres (3). Consulte Configuración de preferencias de códigos de coste para Viewpoint Vista

 

Configuración de presupuesto

La herramienta Presupuesto de Procore ayuda a su equipo de proyecto a gestionar de manera eficiente el presupuesto del proyecto. Está diseñada para ayudar a tomar decisiones financieras informadas, realizar un seguimiento de los gastos con respecto al presupuesto en tiempo real, analizar instantáneas históricas, introducir previsiones detalladas y ofrecer una visibilidad más profunda del estado financiero del proyecto.

  • Añada datos del presupuesto del proyecto. Al empezar un proyecto, el primer paso es establecer un presupuesto en un nuevo proyecto de Procore. Puede elegir entre dos métodos: (1) añadir una partida presupuestaria directamente a la herramienta de presupuesto o (2) descargar y cumplimentar una plantilla de presupuesto y seguir los pasos para importar un presupuesto
  • Configurar las vistas presupuestarias de su proyecto. Después de añadir los datos presupuestarios del proyecto, su Administrador de Procore puede explorar nuestras vistas de presupuesto dinámicas y personalizables. Para obtener más información, consulte Configurar una nueva vista de presupuesto. Puede configurar una o varias vistas de presupuesto, junto con una amplia variedad de columnas de datos, como Importe de presupuesto originalModificaciones de presupuestoPresupuesto revisadoCambios de presupuesto pendientes y más. También puede gestionar y supervisar activamente el presupuesto del proyecto utilizando la función "Previsión hasta finalización". Para obtener más información, consulte Utilizar la función Previsión hasta finalización.
  • Identifique y realice un seguimiento de las tendencias con la vista de previsión de Procore. Diseñada para promotores (y contratistas) que desean evitar sobrecostes, su administrador de Procore también puede solicitar habilitar la vista de previsión en Procore. Esto le permite ver los flujos de efectivo de su proyecto de construcción a lo largo del tiempo al distribuir el valor de la columna "Coste previsto hasta finalización" (o cualquier columna que defina) a lo largo de un período de tiempo. A continuación, puede realizar un análisis línea por línea para realizar ajustes informados en su asignación presupuestaria. Para obtener más información, consulte Configurar nueva vista de previsión.
  • Utilizar los datos recopilados en la obra para realizar el seguimiento de los costes de mano de obra y las cantidades de producción. Para los clientes que han comprado las herramientas de productividad en obra y gestión de recursos de Procore, el presupuesto puede configurarse para Añadir una vista de presupuesto para cálculo de costes de mano de obra en tiempo real y Configurar la vista de presupuesto de coste de productividad de mano de obra de Procore.
  • Reasignar fondos de una partida a otra mediante modificaciones presupuestarias. Una vez que haya bloqueado el presupuesto original y haya configurado las otras herramientas enumeradas en esta guía, puede usar la función de modificaciones de presupuesto para transferir dinero entre códigos de coste. Por ejemplo, si tiene ahorros de costes relacionados con un código de coste porque entró por debajo del presupuesto, pero espera que otro código de coste supere el presupuesto, puede reasignar fondos del primer código de coste y añadirlo al segundo como una contingencia. Las modificaciones presupuestarias solo aparecen en la herramienta Presupuesto, por lo que sus proveedores no verán sus ajustes internos. Para obtener más información, consulte Crear una modificación de presupuesto.

Para saber qué más puede hacer con la herramienta Presupuesto, consulte Presupuesto.

Herramienta Contratos principales

Después de configurar la herramienta Presupuesto, puede comenzar a crear uno o varios contratos principales para su proyecto. Con la herramienta Contratos principales, su equipo puede reemplazar las pilas de papel y los elevados costes de impresión por una ubicación central para la gestión de contratos digitales.

  • Configure el contrato principal. Si bien la mayoría de los clientes de Procore crean un único contrato principal para un solo proyecto de construcción, los equipos del proyecto tienen la opción de crear varios contratos principales en la herramienta Contratos principales. Para obtener más información, consulte Crear contratos principales. De manera similar al presupuesto, también puede elegir entre dos métodos para configurar el contrato principal: (1) Puede Actualizar el desglose de partidas en un contrato principal de forma manual, o (2) puede Importar un desglose de partidas de contrato principal de un archivo CSV. Cuando termine con la configuración inicial, simplemente apruebe. Consulte Aprobar un contrato principal.
     Sugerencia
    ¿Su proyecto de construcción tiene múltiples fuentes de financiación o métodos de entrega? Descubra por qué algunos clientes de Procore deciden crear varios contratos principales en su proyecto de Procore. Esto es útil cuando necesita dividir el alcance del trabajo de un proyecto en múltiples fases o etapas; sin embargo, hay que tener en cuenta algunas consideraciones antes de hacerlo. Para obtener más información, consulte ¿Existen limitaciones del sistema cuando los proyectos tienen múltiples contratos principales?
  • Crear y gestionar facturas de promotor. Una vez que haya establecido el contrato principal y haya configurado la herramienta Pedidos como se describe a continuación, también puede crear y gestionar las facturas de promotor. Una factura de promotor es un registro detallado de una transacción financiera entre el promotor de un proyecto y una empresa responsable de completar el trabajo. Por lo general, la emite un contratista principal y se envía al promotor del proyecto para indicar que se debe realizar un pago por el trabajo completado. Consulte Crear una factura de promotor.
  • Crear un registro de pagos recibidos. Después de recibir el pago, también puede crear un registro para realizar el seguimiento de los pagos que ha recibido. Los informes presupuestarios y el presupuesto se actualizan automáticamente para reflejar sus entradas. Para obtener más información, consulte Crear un pago recibido.

Para saber qué más puede hacer con la herramienta Contratos principales, consulte Contratos principales.

Herramienta Pedidos

Una vez aprobados y completados los contratos en la herramienta Contratos principales, puede comenzar a configurar los pedidos financieros del proyecto. En Procore, puede crear dos tipos de "pedidos": contratos de subcontratista y órdenes de compra.

  • Establecer la configuración, las fechas, las listas de distribución y los ajustes del contrato. El administrador de Procore de su empresa puede trabajar con usted para definir la configuración de contrato predeterminada de su proyecto. Este es un paso importante antes de empezar a crear pedidos en un proyecto. Puede elegir el número de niveles de las órdenes de cambio para los pedidos. También puede habilitar diversas fechas para usar en los contratos de forma predeterminada. También se debe establecer la configuración predeterminada de la lista de distribución, los métodos de contabilidad predeterminados, la configuración de un porcentaje de retención (si corresponde) y la decisión de habilitar el margen o los pagos de forma predeterminada. Para obtener más información, consulte Ajustes de configuración: Pedidos.
  • Crear las órdenes de compra del proyecto. En Procore, una orden de compra (OC) es un pedido financiero documentado que detalla los tipos, cantidades y precios acordados para productos o servicios. Las órdenes de compra, que forman parte del proceso de adquisiciones, las crea un "comprador" (por ejemplo, un contratista principal) y se emiten a la atención de un "vendedor" (por ejemplo, un subcontratista) para cubrir el coste de un contrato. Una vez aceptada por el "vendedor", una orden de compra representa un acuerdo entre las dos partes. Consulte Crear una orden de compra.
  • Crear los contratos de subcontratista del proyecto. Un contrato de subcontratista es un acuerdo contractual entre una empresa contratista principal y los subcontratistas que realizan el alcance del trabajo. En Procore, hay dos formas de crear un contrato de subcontratista. Puede: (1)Adjudicar una oferta ganadora y convertirla en un contrato de subcontratista, o (2) Crear un contrato de subcontratista directamente en la herramienta Pedidos.
  • Crear facturas de subcontratista y gestionar contactos de factura. Con la herramienta Pedidos o Facturación, también puede crear una factura en nombre de un contacto de la factura o proporcionar a los contactos de la factura de subcontratista los permisos adecuados para acceder a sus órdenes de compra y contratos de subcontratista. Consulte Añadir contactos de factura a una orden de compra o contrato de subcontratista. Los usuarios con permisos de "Administrador" en la herramienta Pedidos también pueden usar esos permisos para gestionar facturas con la Herramienta Facturación.
  • Crear un registro de pagos emitidos. Después de comenzar a emitir pagos en su proyecto, puede crear un registro para realizar un seguimiento de los pagos que ha realizado. Su presupuesto e informes presupuestarios se actualizan automáticamente para reflejar los datos introducidos. Consulte Añadir pagos emitidos.

Para saber qué más puede hacer con la herramienta Pedidos, consulte Pedidos.

Herramienta Gestión de cambios

A continuación, comience a familiarizarse con las herramientas de gestión de cambios de Procore. Hay dos opciones para configurar estas herramientas: (1) Habilitar las herramientas Órdenes de cambio y Eventos de cambio, o (2) Habilitar solo la herramienta Órdenes de cambio.

Órdenes de cambio con eventos de cambio

Los eventos de cambio están diseñados para todo aquello que pueda generar un coste adicional en un proyecto. La creación de un evento de cambio le permite prepararse para el coste de un cambio antes de que se convierta en un coste real. Después de crear un evento de cambio, puede crear una solicitud de oferta (RFQ) que se envía a los subcontratistas correspondientes para la tarificación. Cuando los subcontratistas asignados responden a las RFQ, se pueden crear órdenes de cambio en función de la oferta enviada.

Para saber qué más puede hacer con la herramienta Eventos de cambio, consulte Eventos de cambio.

Órdenes de cambio sin eventos de cambio

Si su equipo decide no habilitar la herramienta Eventos de cambio, aún puede usar la herramienta Órdenes de cambio para contabilizar los costes adicionales. Para la mayoría de los clientes de Procore, este flujo de trabajo de gestión de cambios comienza con la creación de una posible orden de cambio (POC).

  • Crear una posible orden de cambio (POC). Utilice una posible orden de cambio para gestionar los costes adicionales que afecten al contrato principal. Al crear una POC, solo puede introducir un importe. Más tarde, cuando actualice el desglose de partidas para la POC, tendrá la opción de seleccionar un código de coste. Idealmente, la POC afectará a un código de coste que ya está en el presupuesto del proyecto. Esto le permite ver el aumento de presupuesto en la herramienta Presupuesto del proyecto. Consulte Crear una posible orden de cambio (POC)
  • Crear una orden de cambio de pedido (OCP). Una vez creada la POC, se debe crear una OCP. Esta actúa como una solicitud de tarificación del subcontratista que será responsable de completar el alcance del trabajo que describió en la POC. Puede comparar la OCP con la POC correspondiente y ver la desviación entre las dos. Para obtener más información, consulte Crear una OCP a partir de una POC.
  • Crear una solicitud de orden de cambio (SOC). Una vez que haya creado las POC, puede empaquetar una o varias POC en solicitudes de orden de cambio (SOC). Las SOC suelen ser los documentos que se envían para su aprobación y se pueden utilizar para enviar POC específicas o para agrupar POC con el fin de agilizar el proceso de revisión y aprobación. Consulte Crear una solicitud de orden de cambio (SOC).
  • Crear orden de cambio de contrato principal (OCCP). A continuación, puede comenzar a crear órdenes de cambio. Tenga en cuenta que cuando establece el estado de una orden de cambio en Pendiente, aparece en la columna "Cambios de presupuesto pendientes" de la herramienta Presupuesto. Una vez que la OCCP se establece en Aprobado, el cambio de importe total se refleja en la columna "OC aprobadas" de la herramienta Presupuesto. Las OCCP aprobadas se pueden añadir a las facturas de promotor. Para obtener más información, consulte Crear una orden de cambio de contrato principal (OCCP).
  • Crear una orden de cambio de pedido (OCP). Una orden de cambio de pedido describe las desviaciones en los costes que afectan al contrato entre la empresa contratista principal y un proveedor o subcontratista. Una vez que haya marcado la OCP como aprobada, el cambio en euros se reflejará en la columna "Costes con pedido" en la herramienta Presupuesto. Los pedidos y las posibles OCP con el estado "Pendiente" aparecerán en la columna "Cambios de coste pendientes" en la herramienta Presupuesto. Consulte Crear una orden de cambio de pedido (OCP).

Para saber qué más puede hacer con la herramienta Órdenes de cambio, consulte Órdenes de cambio.

Herramienta Facturación

La herramienta Facturación de Procore utiliza los permisos de usuario otorgados en la herramienta Pedidos y Contratos principales. A medida que el proyecto avanza y se han creado y aprobado los contratos, los subcontratistas pueden facturarle el trabajo completado a través de facturas de subcontratista. También puede crear facturas de promotor, que luego se pueden enviar por correo electrónico al promotor o la parte a la que se solicita el pago.

Para saber qué más puede hacer con la herramienta Facturación, consulte Facturación.

Herramienta Costes directos

En Procore, el término coste directo se usa para referirse a un coste en un proyecto de construcción que NO está asociado con un pedido. Con la herramienta Costes directos, puede crear estos elementos:

  • Facturas. Cree un coste directo para una factura en papel de un proveedor no contratado para elementos como tinta de impresora, papel o portes. 
  • Gastos. Cree un coste directo para los gastos, que pueden incluir equipos informáticos, teléfonos o alquiler de equipos internos.
  • Nómina. Cree un coste directo para los costes de nómina mensuales clasificados por código de coste, de modo que los importes de nómina se reflejen cada mes en el presupuesto.

Para saber cómo crear un coste directo, consulte Crear un coste directo.

Para saber qué más puede hacer con la herramienta Costes directos, consulte Costes directos