Contratista principal
Tabla de contenido
Guía de usuario de gestión financiera
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Para contratistas principalesEsta guía de usuario proporciona a los contratistas generales información sobre cómo utilizar las herramientas Finanzas del proyecto de Procore para agilizar sus procesos financieros a lo largo de los ciclos de vida del proyecto. Algunos de los conceptos incluidos en esta guía son: |
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Configuración de la estructura de desglose de trabajo
El primer paso al configurar las herramientas Finanzas del proyecto de Procore en un proyecto de Procore es crear la estructura de desglose del trabajo de su empresa. También tiene la opción de crear una EDT de nivel de proyecto única.
Contexto
La estructura de desglose de trabajo predeterminada de Procore incluye dos (2) segmentos predeterminados: el código de coste y el tipo de coste. También incluye un segmento opcional de subtrabajo que le permite añadir subtrabajos a un proyecto. Los segmentos son los bloques de construcción que definen la estructura del código de presupuestode la empresa. Para obtener más información sobre los segmentos, consulte ¿Qué son los segmentos y los elementos de segmento?
- Predeterminado: Segmento de código de coste. El segmento predeterminado de "Código de coste" de Procore es un segmento por niveles que se alinea con la estructura de código de coste de 17 Division del
CSI MasterFormat®. ¿Cuáles son los códigos de coste predeterminados de Procore? Puede utilizar los códigos de coste predeterminados o puede personalizar el segmento de código de coste añadiendo códigos de coste manualmente como elementos de segmento. También puede importar sus códigos de coste con la aplicación Procore Imports. El proceso de importación le permite añadir o editar elementos de segmento, pero no se puede utilizar para eliminar ningún elemento de segmento existente. - Predeterminado: segmento de tipo de coste. En Procore, los tipos de coste proporcionan una manera de identificar y clasificar los costes del proyecto. También se pueden utilizar para generar informes. Para obtener más información, consulte ¿Cuáles son los tipos de coste predeterminados de Procore?
- Opcional: Subsegmento de trabajo. En Procore, un subproyecto le permite compartimentar los costes de trabajo dentro de un proyecto. Una vez que se agregan a Procore (o se importan a través de un sistema ERP integrado), puede monitorear los presupuestos y costos de su proyecto para ayudarlo a determinar mejor si está ganando dinero en su proyecto.
- Opcional: Segmentos personalizados. Su empresa puede nombrar segmentos personalizados como desee. También puede definir el número de caracteres alfanuméricos que desea representar el esquema de codificación de cada segmento. Los segmentos personalizados también se pueden combinar con los segmentos predeterminados de Procore al configurar la estructura de código de presupuesto de la empresa.
Muchas empresas diseñan su estructura de código de presupuesto para alinearse con el CSI MasterFormat. Otras empresas deciden implementar una estructura de código de presupuesto que sea única para su industria, organización o entorno de proyecto. Independientemente de la estructura, puede realizar sus propias importaciones utilizando la aplicación Procore Imports . También puede solicitar la importación de elementos de segmento para WBS.
Para obtener más información sobre la EDT, consulte la página de destino Estructura de desglose del trabajo . Recomendamos leer Acerca de la estructura de desglose de trabajo y revisar los pasos en Crear la estructura de desglose de trabajo predeterminada de la empresa y Crear la estructura de desglose de trabajo del proyecto con el equipo.
Configuración de presupuesto
La herramienta Presupuesto de Procore ayuda a su equipo de proyecto a gestionar de manera eficiente el presupuesto del proyecto. Está diseñada para ayudar a tomar decisiones financieras informadas, realizar un seguimiento de los gastos con respecto al presupuesto en tiempo real, analizar instantáneas históricas, introducir previsiones detalladas y ofrecer una visibilidad más profunda del estado financiero del proyecto.
- Añadir los datos de presupuesto del proyecto. Al comenzar un proyecto, el primer paso es configurar un presupuesto en un nuevo proyecto de Procore. Puede elegir entre dos métodos: (1) Añadir una partida presupuestaria directamente a la herramienta de presupuesto o (2) Descargar y completar una plantilla de presupuesto y completar los pasos para importar un presupuesto.
- Configurar las vistas de presupuesto del proyecto. Después de añadir los datos presupuestarios de su proyecto, es posible que su administrador de Procore desee explorar nuestras vistas de presupuesto dinámicas y personalizables. Para obtener más información, consulte Configurar una nueva vista de presupuesto. Puede configurar una o varias vistas de presupuesto, junto con una amplia variedad de columnas de datos, como la cantidad de presupuesto original, los cambios de presupuesto, el presupuesto revisado, los cambios de presupuesto pendientesy más. También puede administrar y monitorear activamente el presupuesto de su proyecto utilizando la función "Previsión hasta finalización". Para obtener más detalles, consulte Usar el pronóstico para completar la función.
- Identifique y realice un seguimiento de las tendencias con la vista de previsión de Procore. Diseñado para propietarios (y contratistas) que desean evitar sobrecostes, el administrador de Procore también puede solicitar la habilitación de la vista de previsión en Procore. Esto le permite ver cómo fluye el efectivo de su proyecto de construcción a lo largo del tiempo al distribuir el valor de la columna "Coste hasta finalización" (o cualquier columna que defina) a lo largo de un período de tiempo. A continuación, puede realizar un análisis línea por línea para realizar ajustes informados a su asignación presupuestaria. Para obtener más información, consulte Configurar una nueva vista de previsión.
- Utilice los datos recopilados en el campo para realizar un seguimiento de los costos de mano de obra y las cantidades de producción. Para los clientes que han adquirido las herramientas de gestión de la fuerza de trabajo y de productividad de campo de Procore, se puede configurar su presupuesto para que añada automáticamente una vista de presupuesto para el cálculo de costes de mano de obra en tiempo real y configure la vista de presupuesto de costes de productividad de mano de obra de Procore.
- Reasignar fondos de una partida a otra utilizando los cambios presupuestarios. Una vez que haya bloqueado su presupuesto original y configurado las otras herramientas enumeradas en esta guía, puede usar la función de cambios de presupuesto para transferir dinero entre códigos de presupuesto. Por ejemplo, si tiene ahorros de costos relacionados con un código de presupuesto porque entró por debajo del presupuesto, pero espera que otro código de presupuesto entre por encima del presupuesto, puede reasignar fondos del primer código de presupuesto y agregarlo al último código de presupuesto como contingencia. Los cambios en el presupuesto solo aparecen en la herramienta Presupuesto, por lo que sus proveedores no verán sus ajustes internos. Para obtener más información, consulte Crear cambios presupuestarios
Para saber qué más puede hacer con la herramienta Presupuesto, consulte Presupuesto.
Herramienta Contratos principales
Después de configurar la herramienta Presupuesto, puede comenzar a crear uno o varios contratos principales para su proyecto. Con la herramienta Contratos principales, su equipo puede reemplazar las pilas de papel y los elevados costes de impresión por una ubicación central para la gestión de contratos digitales.
- Configurar sus contratos principales. Si bien la mayoría de los clientes de Procore crean un único contrato principal para un único proyecto de construcción, los equipos de proyecto tienen la opción de crear múltiples contratos principales en la herramienta Contratos principales. Para obtener más información, consulte Crear contactos principales. Similar al presupuesto, también puede elegir entre dos métodos para configurar su contrato principal: (1) Puede actualizar manualmente el Programa de valores en un contrato principal o (2) puede importar un SOV de contrato principal desde un archivo CSV. Cuando haya terminado con la configuración inicial, simplemente apruébela. Consulte Aprobación de un contrato principal.
Sugerencia
¿Su proyecto de construcción tiene múltiples fuentes de financiación o métodos de entrega? Descubra por qué algunos clientes de Procore deciden crear varios contratos principales en su proyecto de Procore. Esto es útil cuando necesita dividir el alcance del trabajo de un proyecto en múltiples fases o etapas; sin embargo, hay que tener en cuenta algunas consideraciones antes de hacerlo. Para obtener más información, consulte ¿Existen limitaciones del sistema cuando los proyectos tienen múltiples contratos principales? - Crear y gestionar facturas de propietario. Después de configurar su contrato principal y de configurar la herramienta Pedidos como se describe a continuación, también puede crear y gestionar sus facturas de propietario. Una factura de promotor es un registro desglosado de una transacción financiera entre un promotor de un proyecto y una empresa responsable de completar el trabajo. Por lo general, lo emite un contratista principal y se presenta al encargado del proyecto para indicar que se debe pagar por los trabajos realizados. Consulte Crear facturas de propietario.
- Crear un registro de pagos recibidos. Después de recibir el pago, también puede crear un registro para realizar el seguimiento de los pagos que ha recibido. Su presupuesto e informes presupuestarios se actualizan automáticamente para reflejar sus entradas. Para obtener más detalles, consulte Crear un pago recibido para un contrato principal.
Para saber qué más puede hacer con la herramienta Contratos principales, consulte Contratos principales.
Herramienta Pedidos
Una vez aprobados y completados los contratos en la herramienta Contratos principales, puede comenzar a configurar los pedidos financieros del proyecto. En Procore, puede crear dos tipos de "pedidos": contratos de subcontratista y órdenes de compra.
- Configurar la configuración del contrato, las fechas, las listas de distribución y los ajustes. El administrador de Procore de su empresa puede trabajar con usted para definir la configuración de contrato predeterminada de su proyecto. Este es un paso importante antes de comenzar a crear compromisos en un proyecto. Puede elegir el número de niveles de orden de cambio para sus compromisos. También puede habilitar una variedad de fechas para usar en sus contratos de forma predeterminada. La configuración también incluye la configuración de la lista de distribución predeterminada, los métodos de contabilidad predeterminados, el establecimiento de un porcentaje de retención (si corresponde) y la decisión de habilitar el marcado financiero o los pagos de forma predeterminada. Para obtener más información, consulte Ajustes de configuración: Pedidos.
- Crear las órdenes de compra del proyecto. En Procore, una Orden de Compra (PO) es un compromiso financiero documentado que detalla los tipos, cantidades y precios acordados para productos o servicios. Como parte del proceso de adquisición, las órdenes de compra son creadas por un "comprador" (por ejemplo, un contratista general) y emitidas a un "vendedor" (por ejemplo, un subcontratista) para cubrir el costo de un contrato. Una vez aceptada por el "vendedor", una orden de compra representa un acuerdo entre las dos partes. Consulte Crear una orden de compra.
- Crear los subcontratos del proyecto. Un subcontrato es un acuerdo contractual entre una empresa de contratación general y los subcontratistas que realizan el alcance del trabajo. En Procore, hay dos formas de crear un contrato de subcontratista: (1) puede adjudicar una oferta ganadora y convertirla en un contrato de subcontratista, o (2) puede crear un contrato de subcontratista directamente en la herramienta Compromisos.
- Crear facturas de subcontratista y gestionar los contactos de la factura. Utilizando la herramienta Pedidos o Facturación, también puede Crear una factura en nombre de un contacto de la factura o puede proporcionar a los contactos de la factura de su subcontratista los permisos adecuados para acceder a sus órdenes de compra y subcontratos. Consulte Añadir contactos de factura a una orden de compra o contrato de subcontratista. Los usuarios con permiso de 'Administrador' en la herramienta Pedidos también pueden usar esos permisos para administrar facturas con el Herramienta de facturación .
- Crear un registro de pagos emitidos. Después de comenzar a emitir pagos en su proyecto, puede crear un registro para realizar un seguimiento de los pagos que ha realizado. Su presupuesto e informes presupuestarios se actualizan automáticamente para reflejar sus entradas. Consulte Añadir pagos emitidos.
Para saber qué más puede hacer con la herramienta Pedidos, consulte PedidosPedidos.
Herramienta Gestión de cambios
A continuación, comience a familiarizarse con las herramientas de gestión de cambios de Procore. Hay dos opciones para configurar estas herramientas: (1) Habilitar las herramientas Órdenes de cambio y Eventos de cambio, o (2) Habilitar solo la herramienta Órdenes de cambio.
Órdenes de cambio con eventos de cambio
Los eventos de cambio están diseñados para todo aquello que pueda generar un coste adicional en un proyecto. La creación de un evento de cambio le permite prepararse para el coste de un cambio antes de que se convierta en un coste real. Después de crear un evento de cambio, puede crear una solicitud de oferta (RFQ) que se envía a los subcontratistas correspondientes para la tarificación. Cuando los subcontratistas asignados responden a las RFQ, se pueden crear órdenes de cambio en función de la oferta enviada.
- Configurar la configuración de nivel de orden de cambio. Puede elegir entre una configuración de orden de cambio de uno (1)-, dos (2) - y tres (3)niveles. Cada nivel añade una capa al flujo de trabajo general de gestión de cambios de su equipo. Un número menor de niveles ofrece el flujo de trabajo más sencillo. Un mayor número de niveles proporciona a su equipo un flujo de trabajo más complejo, pero le da a su equipo más control sobre los cambios. La configuración más común entre los usuarios de Procore es usar la configuración de uno (1) o dos (2) niveles. Para obtener más información, consulte ¿Cuáles son las diferentes configuraciones de nivel de orden de cambio en Project Financials? Una vez que haya decidido, puede Configurar el número de niveles de orden de cambio de contrato principal y Configurar el número de niveles de orden de cambio de pedido.
- Crear eventos de cambio. En un proyecto de construcción, un evento de cambio es cualquier cambio que afecte al alcance original de un proyecto de construcción. Existen numerosas formas de crear eventos de cambio en Procore. Además de utilizar la herramienta Eventos de cambio (consulte Crear un evento de cambio), también puede utilizar cualquiera de las opciones disponibles en la herramienta Procore compatible o utilizar la plataforma móvil de Procore. Para obtener más información sobre estas opciones, consulte ¿Qué herramientas de Procore puedo usar para crear un evento de cambio?
- Crear RFQ a partir de eventos de cambio y revisar las respuestas de RFQ. Si necesita crear una RFQ para que sus subcontratistas presenten precios, consulte Crear RFQ a partir de un evento de cambio. A continuación, puede revisar las ofertas de su subcontratista para determinar si desea seguir adelante con la creación de una orden de cambio. Consulte Revisar respuestas a RFQ.
- Crear órdenes de cambio. Puede crear dos tipos de órdenes de cambio en Procore:
- Se puede crear una orden de cambio de pedido antes o después de enviar una respuesta a la RFQ. Consulte Crear una orden de cambio de pedido a partir de un evento de cambio.
- Se puede crear una posible orden de cambio principal antes o después de enviar una respuesta a la RFQ. Consulte Crear una posible orden de cambio principal a partir de un evento de cambio.
Para saber qué más puede hacer con la herramienta Eventos de cambio, consulte Eventos de cambio.
Órdenes de cambio sin eventos de cambio
Si su equipo decide no habilitar la herramienta Eventos de cambio, aún puede usar la herramienta Órdenes de cambio para contabilizar los costes adicionales. Para la mayoría de los clientes, este flujo de trabajo de gestión de cambios comienza con la creación de una orden de cambio potencial.
- Crear una posible orden de cambio. Utilice una posible orden de cambio para gestionar cualquier coste adicional que afecte al contrato principal. Al crear una posible orden de cambio, solo puede introducir una cantidad en dólares. Más adelante, cuando actualice el desglose de partidas para la orden de cambio potencial, tendrá la opción de seleccionar un código de presupuesto. Idealmente, la posible orden de cambio afectará un código de presupuesto que ya está en el presupuesto del proyecto. Esto le permite ver el aumento de presupuesto en la herramienta Presupuesto del proyecto. Consulte Crear una posible orden de cambio para un contrato principal.
- Crear una orden de cambio de pedido. Después de crear la posible orden de cambio, se pasa a crear una orden de cambio de compromiso. La orden de cambio de compromiso actúa como una solicitud de precios del subcontratista que será responsable de completar el alcance del trabajo que usted describió en la posible orden de cambio. Puede comparar la orden de cambio de compromiso con la orden de cambio potencial correspondiente y ver su varianza entre las dos. Para obtener más información, consulte Crear una orden de cambio de contrato a partir de una orden de cambio de contrato principal.
- Crear una solicitud de orden de cambio. Una vez que haya creado órdenes de cambio potenciales, puede empaquetar una o varias órdenes de cambio potenciales en solicitudes de órdenes de cambio. Las solicitudes de orden de cambio suelen ser los documentos que se envían para su aprobación y se pueden utilizar para enviar posibles órdenes de cambio individuales o para agrupar posibles órdenes de cambio con el fin de agilizar el proceso de revisión y aprobación. Consulte Crear una solicitud de orden de cambio (SOC).
- Crear una orden de cambio de contrato principal. A continuación, puede empezar a crear órdenes de cambio. Tenga en cuenta que cuando establece el estado de una orden de cambio como Pendiente, aparece en la columna "Cambios de presupuesto pendientes" de la herramienta Presupuesto. Después de que la orden de cambio del contrato principal se establezca en Aprobado, el cambio total en el monto en dólares se refleja en la columna "CO aprobadas" de la herramienta Presupuesto. Las órdenes de cambio aprobadas se pueden añadir a las facturas de los propietarios. Para obtener más información, consulte Crear una orden de cambio de contrato principal.
- Crear una orden de cambio de pedido. Una orden de cambio de compromiso describe las variaciones en los costos que afectan el contrato entre la empresa contratante general y un proveedor o subcontratista. Una vez que haya marcado la orden de cambio de compromiso como aprobada, el cambio en euros se reflejará en la columna "Costes con pedido" en la herramienta Presupuesto. Los compromisos y las posibles órdenes de cambio de compromiso con el estado "Pendiente" aparecerán en la columna "Cambios de coste pendientes" en la herramienta Presupuesto. Consulte Crear una orden de cambio de pedido.
Para saber qué más puede hacer con la herramienta Órdenes de cambio, consulte Órdenes de cambio
Herramienta Facturación
La herramienta Facturación de Procore utiliza los permisos de usuario otorgados en la herramienta Pedidos y Contratos principales. A medida que el proyecto avanza y se han creado y aprobado los contratos, los subcontratistas pueden facturarle el trabajo completado a través de facturas de subcontratista. También puede crear facturas de promotor, que luego se pueden enviar por correo electrónico al promotor o la parte a la que se solicita el pago.
- Gestionar períodos de facturación. En Procore, un período de facturación define el ciclo de facturación que se utiliza para facturar a los subcontratistas de su proyecto. Además de definir la frecuencia del período de facturación (por ejemplo, mensual o semanal), también define la fecha de inicio del período de facturación y la fecha de finalización del período de facturación . Para saber cómo crear un período de facturación con la herramienta Facturación, consulte Gestionar períodos de facturación .
- Crear y gestionar facturas de subcontratista. Con la herramienta Facturación, puede mantener los permisos de usuario restringidos a su equipo de proyecto y Crear una factura en nombre de un contacto de la factura o puede proporcionar a los contactos de la factura de su subcontratista los permisos adecuados para acceder a sus órdenes de compra y subcontratos. Consulte Añadir contactos de factura a una orden de compra o contrato de subcontratista. Luego, cuando esté listo para que sus subcontratistas le facturen por su trabajo, puede Enviar una 'Invitación a facturar' a un contacto de la factura y sus subcontratistas pueden entonces Enviar una nueva factura como contacto de la factura. A continuación, puede revisar y aprobar estas facturas.
Para saber qué más puede hacer con la herramienta Facturación, consulte Facturación
Herramienta Costes directos
En Procore, el término coste directo se usa para referirse a un coste en un proyecto de construcción que NO está asociado con un pedido. Con la herramienta Costes directos, puede crear estos elementos:
- Facturas. Cree un coste directo para una factura en papel de un proveedor no contratado para elementos como tinta de impresora, papel o portes.
- Gastos. Cree un coste directo para los gastos, que pueden incluir equipos informáticos, teléfonos o alquiler de equipos internos.
- Nómina. Cree un coste directo para los costes de nómina mensuales clasificados por código de coste, de modo que los importes de nómina se reflejen cada mes en el presupuesto.
Para saber cómo crear un coste directo, consulte Crear un coste directo.
Para saber qué más puede hacer con la herramienta Costes directos, consulte Costes directos