Enviar una "Invitación a facturar" a un contacto de la factura

Objetivo

Enviar una invitación a facturar a un contacto de factura para el período de facturación actual.

Contexto

Para que usted o un contacto de la factura puedan crear una nueva factura de subcontratista, debe crear un período de facturación utilizando la herramienta Facturación del proyecto. Después de eso, puede elegir entre estos métodos para crear la factura:

• Para invitar a un contacto de la factura a crear una nueva factura para el periodo de facturación actual
  Si elige este método, utilice los pasos siguientes para enviar al contacto de la factura una «Invitación a facturar» por correo electrónico. El envío de una «Invitación a facturar» es una notificación de cortesía que recuerda al contacto de la factura que debe crear y enviar la nueva factura antes de la «Fecha límite» especificada por el periodo de facturación. Para crear la factura como un contacto de la factura, consulte Enviar una nueva factura como contacto de la factura.
• Para crear una nueva factura para el periodo de facturación en nombre del contacto de la factura
  Si elige este método, siga los pasos en Crear una factura de subcontratista en nombre de un contacto de la factura.

Temas a considerar

• Permisos de usuario necesarios:
  • Para enviar una "invitación a facturar" a un contacto de factura, permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Pedidos del proyecto.

     Notas

    • Los permisos de acceso a las herramientas Facturación y Facturación de progreso se rigen por los permisos establecidos en la herramienta Pedidos y/o Contratos de clientes, Financiación o Contratos principales. Los nombres de las herramientas de Procore varían según el idioma o el diccionario de punto de vista configurado en Procore. Consulte ¿Qué diccionarios e idiomas están disponibles en la aplicación web de Procore?
    • Si usted es un colaborador (por ejemplo, un contacto de la factura empleado por una empresa que realiza trabajos en un proyecto gestionado en Procore, su capacidad para realizar tareas relacionadas con la factura está determinada por el titular de la cuenta de la empresa Procore. Los ajustes que el titular de la cuenta puede elegir para proporcionarle incluyen:
      • Una cuenta de usuario de Procore.
      • Permisos de acceso a la herramienta Pedidos y/o Contratos de clientes, Financiación o Contratos principales del proyecto.
      • Pertenencia a la lista de «Privados» de un contrato o financiación específicos.
      • Asignarlo como «Contacto de la factura» en el contrato o la financiación.
• Información adicional:
  • Si no desea que el contrato de factura cree facturas en Procore, puede Crear una factura de subcontratista en nombre de un contacto de la factura
  • Si desea crear una factura para liberar retenciones. Consulte Crear una factura de subcontratista para la liberación de retenciones.

Requisitos

• Añada un contacto de la factura usando una de estas herramientas de Procore:
  • Pedidos. Consulte Añadir contactos de la factura a una orden de compra o contrato de subcontratista. 
    O
  • Facturación. Consulte Añadir contactos de factura a una orden de compra o contrato de subcontratista.
• Crear períodos de facturación manual o Crear períodos de facturación automática

Pasos

1. Vaya a la herramienta Facturación del proyecto. 
2. Haga clic en la pestaña Subcontratista.
3. Busque las órdenes de compra o contratos de subcontratista para los que desea enviar una "Invitación a facturar" en la lista.

    Notas

   • Para ver solo aquellas facturas a las que no se ha enviado una "Invitación a facturar", haga clic en Añadir filtro. A continuación, elija "Estado de factura" y marque la casilla No invitado.
   • Si está creando una factura de subcontratista para liberar retenciones, no necesita enviar una «Invitación a facturar». Consulte Crear una factura de subcontratista para la liberación de retenciones.
4. Marque las casillas que correspondan a los contratos para el período de facturación actual.
   • Para seleccionar todas las facturas, marque la casilla en la parte superior de la tabla.
   • Si el botón "Enviar invitaciones" está atenuado y NO le permite enviar invitaciones cuando uno o más de los pedidos seleccionados tienen el siguiente estado:
     • No hay contactos de factura. Primero debe asignar un contacto de la factura al pedido. Consulte Añadir contactos de factura a una orden de compra o contrato de subcontratista.
     • Desglose de partidas de subcontratista NO aprobadas. El Desglose de partidas de subcontratista debe tener  el estado «Aprobado». Consulte Activar o desactivar la pestaña Desglose de partidas de subcontratista en la herramienta Pedidos.
     • Si el porcentaje completado del contrato de pedido es 100%, no puede enviar una invitación a facturar.

        Nota

       Si la fecha de hoy es posterior a la "Fecha límite" del período de facturación, NO se le permitirá enviar una invitación por correo electrónico. 
5. Haga clic en Enviar invitaciones.
   
   Después de enviar las invitaciones, ocurre lo siguiente:
   
   • Aparece un banner para confirmar que la invitación se ha enviado correctamente.
   • El contrato se elimina del número de "No invitado" y pasa a "Invitado".

      Sugerencia

     Una vez que el contacto de la factura finaliza el siguiente paso, el estado de la factura se actualiza de la siguiente manera:

     • Si el contacto de factura acepta la "Invitación a facturar", el estado cambia a "Aceptado".
     • Si el contacto de factura rechaza la "Invitación a facturar", el estado cambia a "Rechazado".

     Para obtener más información sobre los estados, consulte ¿Cuáles son los estados predeterminados de las facturas de Procore?

Siguiente paso

• Aceptar o rechazar una "Invitación a facturar" como contacto de la factura

Consulte también

• Añadir contactos de la factura a una orden de compra o a un contrato de subcontratista
• Crear una factura de subcontratista en nombre de un contacto de la factura