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Procore

Enviar una "Invitación a facturar" a un contacto de la factura

Objetivo

Enviar una invitación a facturar a un contacto de factura para el período de facturación actual.

Contexto

Para que usted o un contacto de la factura puedan crear una nueva factura de subcontratista, debe crear un período de facturación utilizando la herramienta Facturación del proyecto. Después de eso, puede elegir entre estos métodos para crear la factura:

  • Solicitar al contacto de factura cree una nueva factura para el período de facturación
    Si elige este método, siga los pasos a continuación para enviar al contacto de factura una "Invitación a facturar" por correo electrónico. Enviar una "Invitación a facturar" es una notificación de cortesía que recuerda al contacto de factura que debe crear y enviar la nueva factura antes de la "Fecha límite" especificada por el período de facturación.
  • Crear una nueva factura para el período de facturación en nombre del contacto de la factura
    Si elige este método, siga los pasos indicados en Crear una factura en nombre de un contacto de la factura.
Ejemplo

La siguiente ilustración muestra un ejemplo de una "Invitación a facturar" que puede enviar a un contacto de factura.

invoicing-invite-to-bill.png

Temas a considerar

  • Permisos de usuario necesarios:
    • Para enviar una "invitación a facturar" a un contacto de factura, permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Pedidos del proyecto.
       Notas
      • Los permisos de usuario NO se gestionan en la herramienta Facturación del proyecto. La herramienta Facturación está diseñada para usuarios con permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Contratos principales o Pedidos. 
      • Si es un colaborador (por ejemplo, un contacto de factura para una empresa subcontratista que está realizando trabajo para un contratista principal que gestiona el contrato en Procore), la opción de realizar tareas relacionadas con la factura le viene determinada por el equipo de proyecto que controla esta configuración para su cuenta de usuario de Procore: 
        • Los permisos de su cuenta de usuario en la herramienta Pedidos o Contratos principales del proyecto.
        • Su inclusión en la lista "Privado" de un contrato principal, orden de compra o contrato de subcontratista específico.
        • Su designación como "Contacto de factura" en un contrato principal, orden de compra o pedido.
      • Para obtener más información sobre los permisos para tareas específicas que se pueden realizar con la herramienta Facturación, consulte Permisos: facturación.
  • Información adicional:

Pasos

  1. Vaya a la herramienta Facturación del proyecto. 
  2. Haga clic en la pestaña Subcontractor.
  3. Busque las órdenes de compra o contratos de subcontratista para los que desea enviar una "Invitación a facturar" en la lista.
     Notas
  4. Marque las casillas que correspondan a los contratos para el período de facturación actual.
  5. Haga clic en Enviar invitaciones.
    send-invites-button.png
    Después de enviar las invitaciones, ocurre lo siguiente:
    success-invited-banner.png
    • Aparece un banner para confirmar que la invitación se ha enviado correctamente.
    • El contrato se elimina del número de "No invitado" y pasa a "Invitado".
       Sugerencia

      Una vez que el contacto de la factura finaliza el siguiente paso, el estado de la factura se actualiza de la siguiente manera:

      • Si el contacto de factura acepta la "Invitación a facturar", el estado cambia a "Aceptado".
      • Si el contacto de factura rechaza la "Invitación a facturar", el estado cambia a "Rechazado".

      Para obtener más información sobre los estados, consulte ¿Cuáles son los estados predeterminados de las facturas de Procore?

 

 Notas
  • Los permisos de usuario NO se gestionan en la herramienta Facturación del proyecto. La herramienta Facturación está diseñada para usuarios con permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Contratos principales o Pedidos. 
  • Si es un colaborador (por ejemplo, un contacto de factura para una empresa subcontratista que está realizando trabajo para un contratista principal que gestiona el contrato en Procore), la opción de realizar tareas relacionadas con la factura le viene determinada por el equipo de proyecto que controla esta configuración para su cuenta de usuario de Procore: 
    • Los permisos de su cuenta de usuario en la herramienta Pedidos o Contratos principales del proyecto.
    • Su inclusión en la lista "Privado" de un contrato principal, orden de compra o contrato de subcontratista específico.
    • Su designación como "Contacto de factura" en un contrato principal, orden de compra o pedido.
  • Para obtener más información sobre los permisos para tareas específicas que se pueden realizar con la herramienta Facturación, consulte Permisos: facturación.
 Notas
  • Los permisos de usuario NO se gestionan en la herramienta Facturación del proyecto. La herramienta Facturación está diseñada para usuarios con permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Contratos principales o Pedidos. 
  • Si es un colaborador (por ejemplo, un contacto de factura para una empresa subcontratista que está realizando trabajo para un contratista principal que gestiona el contrato en Procore), la opción de realizar tareas relacionadas con la factura le viene determinada por el equipo de proyecto que controla esta configuración para su cuenta de usuario de Procore: 
    • Los permisos de su cuenta de usuario en la herramienta Pedidos o Contratos principales del proyecto.
    • Su inclusión en la lista "Privado" de un contrato principal, orden de compra o contrato de subcontratista específico.
    • Su designación como "Contacto de factura" en un contrato principal, orden de compra o pedido.
  • Para obtener más información sobre los permisos para tareas específicas que se pueden realizar con la herramienta Facturación, consulte Permisos: facturación.