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Procore

Actualizar desglose de partidas en un contrato principal

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Objetivo

Describir las diferentes formas de actualizar las partidas del desglose de partidas de un contrato.

Contexto

Después de crear un contrato, puede elegir entre tres (3) métodos para actualizar las partidas del desglose de partidas de su contrato: 

  • Añadir partidas al desglose de partidas
    Si el desglose de partidas de su contrato solo tiene unas pocas partidas o si quiere añadir manualmente nuevas partidas al desglose de partidas, utilice el botón «Añadir línea» para introducir manualmente cada partida del desglose de partidas. 
  • Crear el SOV a partir del presupuesto del proyecto
    Si desea estructurar el SOV de su contrato para que coincida con sus partidas presupuestarias, Procore le ofrece una opción para importar sus partidas del SOV directamente desde la herramienta Presupuesto de Procore. Este método crea automáticamente el SOV del contrato para usted utilizando las partidas presupuestarias de su proyecto como fuente de datos. 
  • Importar el desglose de partidas a partir de un archivo CSV
    Si prefiere confeccionar el desglose de partidas de su contrato utilizando un programa de hojas de cálculo, como Microsoft Excel, puede descargar una plantilla en blanco que coincida con la estructura de tablas del contrato, añadir las partidas del desglose de partidas a la hoja de cálculo, guardar el archivo en el formato de archivo de valores separados por comas (CSV) y, a continuación, importar sus partidas. También puede utilizar el proceso de importación para sustituir todas las partidas existentes en el desglose de partidas del contrato o puede conservar las partidas existentes y añadir otras. 

Temas a considerar

 Importante
Nota del autor: El contenido de "Temas a considerar" de (1) Actualizar el desglose de partidas en un contrato principal a continuación también debe copiarse y pegarse en la sección Temas a considerar de (2) Crear un desglose de partidas de contrato principal a partir del presupuesto del proyecto. No se puede añadir un bloque de reutilización de contenido a (2) debido al problema de recursividad de Mindtouch. 

Requisitos

Pasos

Hay varias formas de añadir y actualizar partidas en el desglose de partidas de un contrato:

Establecer el método de contabilidad en un nuevo contrato principal

De forma predeterminada, los nuevos contratos principales están configurados para utilizar el método de contabilidad"Basado en importe". Los usuarios pueden cambiar esto a "Basado en unidades/cantidades" haciendo clic en el botón Cambiar a unidad/cantidad . En Procore, el método de contabilidad de un contrato o financiación determina cómo se gestionan las partidas en las facturas. La contabilidad basada en importes utiliza sumas globales para las partidas, mientras que la contabilidad basada en unidades/cantidades utiliza cantidades y precios unitarios para calcular los totales. Una vez que se establece el método de contabilidad de un contrato y se crean las partidas, no se puede cambiar

prime-contract-default-accounting-method.png

Añadir partidas al desglose de partidas

  1. Navigate to the project's Prime Contracts tool.
  2. Locate the contract to update and click its Number link. 
  3. Click the Schedule of Values tab.
  4. Click Add Line.
  5. Complete the data entry as follows:
    1. Budget Code
      Select a budget code or click Create Budget Code. See What is a budget code in Procore's WBS? 
    2. Description
      Enter a description for the line item. For example, type: Monthly Service Fee
    3. Qty
      Enter the number of units.
    4. UOM
      Select a Unit of Measure (UOM) from the drop-down list. To learn about the default selections in this list, see Which units of measure are included in Procore's master list? and Add a Unit of Measure to the Unit of Measure Master List.
    5. Unit Cost
      Enter the cost per unit in this box. You'll notice that the value in this column contains four (4) decimal points (for example, $0.0000) to allow you to enter the specific value required to calculate accurate pricing. 
      Example
      If you are buying 50,000 units for $1,006,625.00, you would enter a unit price of $20.1325. 
    6. Amount
      The system automatically calculates the subtotal for you, based on the Qty, UOM, and Unit Cost entries. 
  6. Repeat the above steps for all line items.
     Tip
    Want to arrange the line items on your schedule of values into groups? Click the Add Group menu and select the desired grouping options. The default options include Cost Code, Cost Type, Sub Job (if enabled), as well as any custom segments that have been added for your company or project. See What are Segments and Segment Items. 
  7. Choose one of these options:
    • Click Save
      OR
    • Click Save & Email.  

Crear el desglose de partidas a partir del presupuesto del proyecto

 Nota

Si va a crear el desglose de partidas del contrato a partir del presupuesto del proyecto como se describe a continuación, asegúrese de que el desglose de partidas del contrato esté en blanco. Solo puede seguir los pasos que se indican a continuación cuando el desglose de partidas tenga cero (0) partidas. También debe:

  1. Navigate to the project's Prime Contracts tool. 
  2. Locate the contract to update. Then click its Number link.
  3. Click the Schedule of Values tab.
  4. ​Below the 'Schedule of Values' table, click Import. Then choose SOV from Budget from the drop-down menu.

    import-sov-from-budget.png
     
  5. In the 'Import Schedule of Values from Budget?' window, click Import. 
    • If the SOV is blank, the following message appears. 

      import-sov-blank.png
    • If the SOV has existing line items, all existing line items will be replaced with the line items in the budget.
      import-sov-from-budget-window.png

      Procore replaces any existing line items on the Schedule of Values with the line items current in the project's budget. This can take several minutes. Once the import is complete, a GREEN banner appears to indicate the action was successful and the line items appear in the 'Schedule of Values' table. 

Importar el desglose de partidas a partir de un archivo CSV

  • Download a CSV Template
  • Add Line Items to a CSV Template
  • Import the Completed CSV Template to Procore

Download a CSV Template

  1. Navigate to the Prime Contracts tool. 
  2. In the table, click a Number link to open the contract.
  3. Under the General tab, click Schedule of Values.
  4. In the Schedule of Values card, click Edit. 
    This places the SOV into edit mode
  5. Below the table, click Import and choose SOV from CSV.
    This opens the Import Schedule of Values from CSV window. 

    prime-import-sov-from-csv.png
     
  6. Expand Customize CSV Delimiter.
  7. Choose a delimiter for the template file: Comma or Semicolon.
    The system's default option is Comma. 
  8. Click Download CSV Template and choose: Blank Template or Template with Existing Line Items. 
    The downloads the selected template to your web browser's configured location. 

Add Line Items to a CSV Template

  1. Open the downloaded template in a spreadsheet editor.
  2. Enter the line item data using the appropriate accounting method for the prime contract. See How do I set the accounting method for a contract or funding?

Import the Completed CSV Template to Procore

  1. Navigate to the Prime Contracts tool. 
  2. In the table, click a Number link to open the contract.
  3. Under the General tab, click Schedule of Values.
  4. In the Schedule of Values card, click Edit. 
    This places the SOV into edit mode.
  5. Below the table, click Import and choose SOV from CSV.
    This opens the Import Schedule of Values from CSV window. 

    prime-import-sov-from-csv.png
  6. Upload the file as follows:
    • Click Upload File and select the completed template to upload.
      OR
    • Drag-and-drop the completed template to the CSV File area.
  7. Depending on the state of your prime contract, choose the appropriate option:
    • To add more line items to the prime contract, select Add Additional Line Items, then click Import. 
    • To replace all existing line items on the prime contract with the template, select Replace Existing Line Items, then click Import.

Procore imports the template and displays a success banner. If you see an error message, click Show Error to learn why the import failed. 

 

If you would like to learn more about Procore's prime contract software and how it can help your business, please visit our construction contract management software product page icon-external-link.png.