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Procore

Actualizar desglose de partidas en un contrato principal

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Objetivo

Describir las diferentes formas de actualizar las partidas del desglose de partidas de un contrato.

Contexto

Después de crear un contrato, puede elegir entre tres (3) métodos para actualizar las partidas del desglose de partidas de su contrato: 

  • Añadir partidas al desglose de partidas
    Si el desglose de partidas de su contrato solo tiene unas pocas partidas o si quiere añadir manualmente nuevas partidas al desglose de partidas, utilice el botón «Añadir línea» para introducir manualmente cada partida del desglose de partidas. 
  • Crear el desglose de partidas a partir del presupuesto del proyecto
    Si desea estructurar el desglose de partidas de su contrato para que coincida con sus partidas presupuestarias, Procore le ofrece una opción para importar sus partidas del desglose de partidas directamente desde la herramienta Presupuesto de Procore. Este método crea automáticamente el desglose de partidas del contrato utilizando las partidas presupuestarias del proyecto como fuente de datos. 
  • Importar el desglose de partidas a partir de un archivo CSV
    Si prefiere confeccionar el desglose de partidas de su contrato utilizando un programa de hojas de cálculo, como Microsoft Excel, puede descargar una plantilla en blanco que coincida con la estructura de tablas del contrato, añadir las partidas del desglose de partidas a la hoja de cálculo, guardar el archivo en el formato de archivo de valores separados por comas (CSV) y, a continuación, importar sus partidas. También puede utilizar el proceso de importación para sustituir todas las partidas existentes en el desglose de partidas del contrato o puede conservar las partidas existentes y añadir otras. 

Temas a considerar

Requisitos

Pasos

Hay varias formas de añadir y actualizar partidas en el desglose de partidas de un contrato:

Añadir partidas al desglose de partidas

  1. Vaya a la herramienta Contratos principales del proyecto.
  2. Busque el contrato que se debe actualizar y haga clic en el vínculo con su número. 
  3. Haga clic en la pestaña Desglose de partidas.
  4. Haga clic en Añadir línea.
  5. Complete la introducción de datos de la siguiente manera:
    1. Código de presupuesto
      Seleccione un código de presupuesto o haga clic en Crear código presupuestario. Consulte ¿Qué es un código de presupuesto en la WBS de Procore? 
    2. Descripción
      Introduzca una descripción para la partida. Por ejemplo, escriba: Tarifa de servicio mensual
    3. Cant.
      Introduzca el número de unidades.
    4. UM
      Seleccione una unidad de medida (UM) de la lista desplegable. Para conocer las selecciones predeterminadas de esta lista, consulte ¿Qué unidades de medida están incluidas en la lista maestra de Procore? y Añadir una unidad de medida a la lista maestra de unidades de medida.
    5. Coste unitario
      Introduzca el coste por unidad en esta casilla. Verá que el valor de esta columna contiene cuatro (4) puntos decimales (por ejemplo, 0.0000 $) para permitirle introducir el valor específico requerido para calcular el precio exacto. 
      Ejemplo
      Si va a comprar 50.000 unidades por 1.006.625,00 $, introduciría un precio unitario de 20,1325 $. 
    6. Importe
      El sistema calcula automáticamente el subtotal, según las entradas de Cant., UM y Coste unitario.
  6. Repita los pasos anteriores para todas las partidas.
     Sugerencia
    ¿Desea organizar las partidas de su lista de valores en grupos? Haga clic en el menú Añadir grupo y seleccione las opciones de agrupación deseadas. Las opciones predeterminadas incluyen Código de coste, Tipo de coste, Subtarea (si está habilitado), así como cualquier segmento personalizado que se haya añadido para su empresa o proyecto. Consulte Qué son los segmentos y los elementos de segmento.  
  7. Elija una de estas opciones:
    • Haga clic en Guardar.
      O BIEN
    • Haga clic en Guardar y enviar por correo electrónico.  

Crear el desglose de partidas a partir del presupuesto del proyecto

 Nota

Si va a crear el desglose de partidas del contrato a partir del presupuesto del proyecto como se describe a continuación, asegúrese de que el desglose de partidas del contrato esté en blanco. Solo puede seguir los pasos que se indican a continuación cuando el desglose de partidas tenga cero (0) partidas. También debe:

  1. Vaya a la herramienta Contratos principales del proyecto. 
  2. Localice el contrato que desea actualizar. A continuación, haga clic en su vínculo Número.
  3. Haga clic en la pestaña Desglose de partidas.
  4. ​Debajo de la tabla «Desglose de partidas», haga clic en Importar. A continuación, seleccione Desglose de partidas a partir del presupuesto en el menú desplegable.

    import-sov-from-budget.png
     
  5. En la ventana «¿Importar desglose de partidas a partir del presupuesto?», haga clic en Importar. 
    • Si el desglose de partidas está en blanco, aparece el siguiente mensaje. 

      import-sov-blank.png
    • Si el desglose de partidas tiene partidas existentes, todas estas serán reemplazadas por las partidas del presupuesto.
      import-sov-from-budget-window.png

      Procore sustituye cualquier partida existente en el Desglose de partidas por las partidas actuales en el presupuesto del proyecto. Esto puede llevar varios minutos. Una vez completada la importación, aparecerá un banner VERDE para indicar que la acción se ha realizado con éxito y las partidas aparecerán en la tabla del «Desglose de partidas». 

Importar el desglose de partidas a partir de un archivo CSV

Personalizar el delimitador & Descargar una plantilla en blanco

  1. Vaya a la herramienta Contratos principales del proyecto. 
  2. En la tabla, haga clic en el vínculo del número para que se abra el contrato.  
  3. Haga clic en la pestaña Desglose de partidas. 
  4. En la parte inferior de la página Programación de valores, haga clic en Importar SOV desde CSV.  
  5. En la ventana Importar desglose de valores desde CSV, elija estas opciones:
    • Haga clic en Personalizar delimitador CSV para revelar las opciones.  
    • En Elija CSV Delimiter, elija una de estas opciones:
      customize-delimiter.png
       Sugerencia
      ¿Qué es un delimitador? Un delimitador es un carácter utilizado para separar valores o cadenas de texto. Marca tanto el principio como el final de una unidad de datos.
      • Coma. Separa los datos usando una  coma (,). Es la opción predeterminada de Procore. 
      • Punto y coma. Separa los datos usando un punto y coma (;). 
  6. Haga clic en el botón Descargar plantilla CSV en blanco.
    Procore descarga un archivo de plantilla en blanco llamado 'Subcontrate SOV Template', la ubicación de descarga especificada para su navegador web.  

Añadir partidas a la plantilla en blanco

  1. En el ordenador, abra la plantilla que acaba de descargar. 
  2. Siga uno (1) de estos pasos para añadir partidas a su plantilla en blanco:
     Sugerencia
    ¿Qué método de contabilidad está configurado para el compromiso? Mira los encabezados de la plantilla en blanco. Si ve una columna "Importe", el compromiso se configura para el método basado en importe. Si ve "Unidad", el compromiso está configurado para el método basado en unidades. Para obtener información sobre cómo configurar el método de contabilidad que se utilizará, consulte ¿Cómo configuro el método de contabilidad de un contrato o financiamiento?

Método de contabilidad basado en importe

  1. Si un contrato utiliza el método de contabilidad basado en el importe (consulte ¿Cómo configuro el método de contabilidad de un contrato o financiación?), introduzca las partidas en el archivo de plantilla descargado de la manera siguiente:
    • n.º. Introduzca el número de línea de pedido.  
    • Código de presupuesto. Introduzca el código de presupuesto para la partida. 
    • Código de impuestos. Introduzca un código de impuestos para la partida. 
    • Importe. Introduzca el importe de la partida. 
    • Facturado a la fecha. Introduzca la cantidad facturada hasta la fecha para la partida, si corresponde. 
    • Importe restante. Introduzca el importe restante para la partida, si corresponde. 
  2. Guarde la introducción de datos en la plantilla completada. 

Método de contabilidad basado en unidades/cantidades

  1. Si un contrato utiliza el método de contabilidad basado en unidades/cantidades (consulte ¿Cómo configuro el método de contabilidad de un contrato o financiación?), introduzca las partidas en el archivo de plantilla descargado de la manera siguiente:
    • n.º. Introduzca el número de línea de pedido.  
    • Código de presupuesto. Introduzca el código de presupuesto para la partida. 
    • Descripción. Introduzca una descripción para la partida. 
    • Código de impuestos. Introduzca un código de impuestos para la partida. 
    • Cant. Introduzca la cantidad unitaria para la partida.  
    • UM. Introduzca una unidad de medida (UM) para la partida.  
    • Coste unitario. Introduzca el coste unitario de la partida. 
    • Importe. Introduzca el importe total de la partida. 
    • Facturado a la fecha. Introduzca la cantidad facturada hasta la fecha para la partida, si corresponde. 
    • Importe restante. Introduzca el importe restante para la partida, si corresponde. 
  2. Guarde la introducción de datos en la plantilla completada.

Importar la plantilla CSV completada en Procore

  1. Vuelva a la ventana Importar desglose de partidas desde CSV.  
  2. Haga clic en el botón Cargar archivo.  
    import-sov-from-csv-window.png
  3. Vaya a la plantilla completada en el ordenador y cárguela. 
  4. Elija entre estas opciones:
    • Si la lista de valores del compromiso tiene cero (0) partidas, simplemente haga clic en el botón Importar.  
      O
    • Si el cronograma de valores del compromiso tiene elementos de línea existentes, elija una (1) de estas opciones:
      • Añadir partidas adicionales. Esta opción añade las partidas de la plantilla a las partidas existentes en la Lista de valores. A continuación, haga clic en el botón Importar.
        O bien
      • Reemplazar partidas existentes. Esta opción elimina todas las partidas existentes de la Lista de valores y las reemplaza por las partidas de la plantilla.  A continuación, haga clic en el botón Importar.  Nota: Si la opción "Habilitar programación de valores siempre editable" está activada en la herramienta Compromisos del proyecto, esta opción aparecerá en gris y no estará disponible para su uso una vez que se cree una factura y se facturen las partidas. Para obtener más información, consulte ¿Qué es la configuración "Habilitar programación de valores siempre editable"? 
 Sugerencias
  • ¿Cómo sé si la importación se ha realizado correctamente? Aparece un banner VERDE de éxito cuando el proceso de importación se realiza correctamente. 
  • ¿Cómo obtengo detalles sobre un error de archivo? Aparece un banner de error ROJO donde hay un error de archivo. Haga clic en el botón Mostrar errores que se muestra a continuación para revelar información más específica sobre el error que se debe corregir.  
    show-errors-button.png