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Procore

Ajustes de configuración avanzados: Pedidos

Objetivo

Configurar los ajustes de la herramienta Pedidos del proyecto.

Contexto

Los usuarios a los que se les ha otorgado el permiso de administrador pueden personalizar la configuración avanzada de la herramienta Pedido al inicio del proyecto. Esta configuración define cómo funciona la herramienta Pedidos para los usuarios finales. Por ejemplo, puede seleccionar qué usuarios están en la lista de distribución predeterminada de la herramienta, si una orden de compra o contrato de subcontratista está configurado como privado de manera predeterminada, etc. A menos que se indique lo contrario, la configuración se puede ajustar en cualquier momento en el transcurso de un proyecto. 

 Importante
  • Antes de que los usuarios del proyecto comiencen a crear pedidos, es importante configurar el ajuste Número de niveles de orden de cambio de pedido como se describe a continuación. Para obtener más información, consulte ¿Cuáles son los diferentes niveles de una orden de cambio? 
  • Una vez que un usuario crea una orden de cambio de pedido (OCP) en el proyecto, NO se permite modificar la configuración predeterminada de niveles de las órdenes de cambio. 

Temas a considerar

  • Permisos de usuario necesarios:
    • Permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Pedidos del proyecto.

Requisitos

Pasos

Configuración del contrato

  1. Vaya a la herramienta Pedidos del proyecto.
  2. Haga clic en el icono Ajustes de configuración icons-settings-gear.png.
  3. En Configuración de contrato, haga lo siguiente:
    commitments-contract-configuration.png
    1. Contratos privados de forma predeterminada
      Marque esta casilla de verificación para establecer nuevos contratos de subcontratista en Privado de forma predeterminada. Esta es la configuración predeterminada.
      Notas:
      • Un pedido "Privado" solo es visible para los usuarios con permisos de "Administrador" en la herramienta Pedidos y para los usuarios añadidos a la lista "Privado" en la pestaña "General" del pedido.
      • Desmarque esta casilla para que los pedidos sean visibles para los usuarios con permisos de "Solo lectura" o superior. 
    2. Habilitar órdenes de compra
      Marque esta casilla de verificación para proporcionar a los usuarios la capacidad de crear órdenes de compra. Esta configuración es la predeterminada.
      Desmarque la casilla para evitar que los usuarios creen órdenes de compra.
    3. Habilitar contratos
      Marque esta casilla de verificación para proporcionar a los usuarios la posibilidad de crear contratos de subcontratista. Esta es la configuración predeterminada. Desmarque la casilla de verificación para evitar que los usuarios creen contratos de subcontratista. 
    4. Límite para las RFQ
      Especifique la cantidad de días laborables para identificar la fecha límite de una respuesta a una RFQ. Para obtener más información, consulte Responder a una RFQ como destinatario de una RFQ.
      Notas:
      • El valor predeterminado para la fecha límite de la RFQ es de siete (7) días hábiles. Puede cambiar esta configuración según sea necesario en cada pedido individual.
      • El administrador de Procore de su empresa también puede establecer qué días de la semana el sistema considera días laborables. Para obtener más información, consulte Establecer días laborables del proyecto.
    5. Número de niveles de orden de cambio de pedido
      Seleccione una de estas opciones:
      • 1 nivel (orden de cambio de pedido). Consulte ¿Cuáles son los diferentes niveles de una orden de cambio?
      • 2 niveles (Posible orden de cambio > Orden de cambio de pedido).
      • 3 niveles (Posible orden de cambio > Solicitud de orden de cambio > Orden de cambio de pedido).
         Importante

        Prácticas recomendadas para el proceso de gestión de cambios:

        • Seleccione siempre una configuración de nivel de orden de cambio antes de comenzar a crear pedidos.
        • Una vez que un usuario crea una orden de cambio de pedido (OCP) en el proyecto, NO se permite modificar la configuración predeterminada de niveles de las órdenes de cambio. 
    6. Permitir a usuarios de nivel estándar crear POC
      Nota: Esta opción solo está visible y disponible si está utilizando la configuración de órdenes de cambio de 2 o 3 niveles. Consulte ¿Cuáles son los diferentes niveles de orden de cambio?
      Marque esta casilla de verificación para permitir que los usuarios con permisos "Estándar" creen posibles órdenes de cambio. Si se desmarca, solo los usuarios con permisos de "Administrador" podrán crear POC
  4. Continúe con el siguiente paso.

Fechas del contrato

  1. Desplácese hasta la sección "Fechas del contrato".
  2. Marque cualquiera de las casillas de verificación a continuación. Esta configuración determina cuándo iniciar el período de garantía del proyecto o la fecha en que el promotor asume la responsabilidad del proyecto.
    Ejemplos
    • Las fechas de los contratos están diseñadas para ayudar a determinar cuándo el promotor del proyecto asume la responsabilidad financiera por el pago de los servicios públicos, el seguro o la seguridad de la propiedad del contratista.
    • Las fechas del contrato también se pueden utilizar para determinar cuándo un contratista principal y un subcontratista tienen derecho al pago del saldo del contrato de subcontratista.
    commitment-contract-dates.png
    • Habilitar fecha de carta de aprobación
      Habilite esta configuración si su empresa envía una carta para aprobar y aceptar los detalles del trabajo de construcción. 
    • Habilitar fecha de contrato
      Habilite esta configuración si desea que los usuarios registren la fecha de vigencia del contrato. 
    • Habilitar Emitido en fecha
      Habilite esta configuración si desea que los usuarios registren la fecha en que se emitió el contrato. 
    • Habilitar fecha de ejecución
      Habilite esta configuración si desea que los usuarios registren la fecha en que todas las partes necesarias firmaron el contrato. 
    • Habilitar fecha de carta de intención
      Habilite esta configuración si desea que los usuarios registren la fecha en que su empresa envió una carta de intención (LOI) para describir los detalles de un contrato entre las partes necesarias antes de que se finalice el contrato. 
    • Habilitar fecha de devolución
      Habilite esta configuración si desea que los usuarios registren la fecha en que se devolvió un contrato. 
  3. Continúe con el siguiente paso. 

Distribuciones predeterminadas

  1. Desplácese hasta la sección "Distribuciones predeterminadas".
  2. Configure los ajustes de la manera siguiente:
    commitment-default-distributions.png
    • Incluir contacto principal en la distribución predeterminada
      Marque esta casilla de verificación para incluir automáticamente a la persona que figura como contacto principal de la empresa en la herramienta Directorio en la lista de distribución predeterminada. Nota: Para ser incluido en la lista de distribución, el registro de proveedor debe tener un contacto principal designado en el directorio de empresa. Consulte Añadir una persona al directorio de empresa.
    • Distribución de pedidos
      Seleccione los nombres de usuario del directorio del proyecto. Procore añade automáticamente las personas a la lista de distribución para la orden de compra o el contrato de subcontratista.
    • Distribución de órdenes de cambio de pedido
      Seleccione cualquier usuario de Procore que siempre se deba añadir a la lista de distribución de una orden de cambio de pedido de forma predeterminada cuando se envía una orden de cambio por correo electrónico.
    • Distribución de solicitud de oferta (RFQ)
      Seleccione los usuarios que recibirán una notificación cuando se envíen respuestas de RFQ
      Nota: También tiene la posibilidad de modificar la distribución de la solicitud de cotización dentro de la RFQ.
    • Distribución de facturas
      Cuando se envía una factura o el desglose de partidas de subcontratista para un pedido, los usuarios y los contactos que figuran en la lista de distribución de facturas recibirán un correo electrónico cuando el estado de la factura o del desglose de partidas del subcontratista sea En revisión.

Configuración de contrato predeterminada

  1. Desplácese hasta la sección "Configuración de contrato predeterminada".
  2. Configure los ajustes de la manera siguiente:
    commitments-default-contract-settings.png
    • Método de contabilidad predeterminado para órdenes de compra
      Seleccione entre el método de contabilidad Basado en unidad/cantidad o Basado en importe. La configuración predeterminada para las órdenes de compra es Basado en unidad/cantidad.
      Método de contabilidad predeterminado para los contratos
      Seleccione entre el método de contabilidad Basado en unidad/cantidad o Basado en importe. La configuración predeterminada para las órdenes de compra es Basado en importe.
      Porcentaje de retención predeterminado
      Especifique un porcentaje de retención predeterminado (por ejemplo, 10%) que se ajustará automáticamente de forma predeterminada.
       Importante
      Si su empresa ha habilitado la configuración de retención de escala móvil para usar en sus facturas, tenga en cuenta que la configuración del "Porcentaje de retención predeterminado" se sobrescribe al realizar la facturación. Consulte Habilitar reglas de retención de escala móvil en las facturas de pedido
    • Habilitar comentarios de manera predeterminada
      Marque esta casilla de verificación para habilitar una pestaña "Comentarios" donde los usuarios pueden añadir comentarios y adjuntar archivos. Esta casilla de verificación está desmarcada de manera predeterminada.
      Habilitar margen de forma predeterminada
      Si está habilitada, verá la pestaña "Margen", para que pueda configurar y aplicar el margen para cada pedido. Las órdenes de cambio se asociarán automáticamente con el código de coste correcto para que los cambios se reflejen con precisión en la herramienta Presupuesto.
    • Habilitar pagos de forma predeterminada
      Para evitar que los usuarios puedan crear pagos, deje esta casilla sin marcar. Está marcada de forma predeterminada.
    • Habilitar facturas de forma predeterminada
      Si está habilitada, podrá ver la subpestaña "Facturas", de manera tal que podrán crearse facturas. Para evitar que los usuarios puedan crear facturas, deje esta casilla sin marcar. Está marcada de forma predeterminada.
    • Mostrar códigos de coste en PDF de factura de forma predeterminada
      Marque esta casilla para mostrar los códigos de coste en los PDF de factura de forma predeterminada. 
    • Habilitar retención de trabajo completado de forma predeterminada
      Marque esta casilla para habilitar la retención de trabajo completado de forma predeterminada.
    • Habilitar retención de materiales almacenados de forma predeterminada
      Marque esta casilla para habilitar la retención de materiales almacenados de forma predeterminada.
    • Habilitar desglose de partidas de subcontratista de manera predeterminada
      Marque esta casilla para habilitar un desglose de partidas de subcontratista de forma predeterminada para los pedidos. 
  3. Haga clic en Actualizar para guardar los cambios.

 

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