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Procore

Crear una posible orden de cambio para un contrato principal

Objetivo

Crear una posible orden de cambio (POC) para un contrato principal y completar su desglose de partidas.

Contexto

Cuando se produce un cambio en el alcance del trabajo o en el importe original del contrato principal durante un proyecto de construcción, se inicia el proceso de gestión de cambios. Puede crear una POC si el administrador de Procore de la empresa configura la herramienta Contrato principal con el ajuste de configuración de orden de cambio de dos (2) o tres (3) niveles. Consulte ¿Cuáles son las diferentes configuraciones del nivel de órdenes de cambio en las finanzas del proyecto?

Temas a considerar

Requisitos

Pasos

Crear una posible orden de cambio

  1. Vaya a la herramienta Contratos principales del proyecto.
  2. Busque el contrato principal con el que desee trabajar. A continuación, haga clic en el vínculo con su número.
  3. Haga clic en la pestaña Órdenes de cambio.
  4. Haga clic en Crear posible orden de cambio.
    create-potential-change-order-from-prime-contract.png
  5. Complete los siguientes campos:
    • Número
      Procore asigna automáticamente un número secuencial a la nueva POC. Puede cambiar este número si lo desea. 
    • Fecha de creación
      Muestra la fecha y hora de creación. Este valor no puede modificarse.
    • Revisión
      Muestra el número de revisión. La primera versión es cero (0) y las revisiones posteriores se asignan en orden secuencial. Una POC puede tener varias revisiones, dependiendo de los comentarios de su revisor/aprobador.
    • Creado por
      Muestra el usuario de Procore que creó la POC. Este valor no puede modificarse.
    • Empresa contratista
      Muestra el nombre de la empresa responsable de la realización de los trabajos del contrato.
    • Contrato
      Si se le han asignado permisos de acceso a la herramienta Contrato principal, haga clic en este vínculo para abrir el contrato. 
    • Título
      Introduzca un título para la POC en esta casilla. 
    • Orden de cambio de contrato principal
      Seleccione una orden de cambio de contrato principal (OCCP) de la lista para vincularla a la POC. 
    • Estado
      Seleccione el estado actual de la POC. Para obtener más información, consulte ¿Cuáles son los estados predeterminados de las órdenes de cambio en Procore?
    • Motivo del cambio
      Seleccione el motivo de la POC, ya sea Solicitud del cliente, Desarrollo de diseño, Asignación, Condición existente, Cargo compensatorio o cualquier opción adicional creada para su entorno específico por el administrador de Procore de la empresa. Consulte Establecer las configuraciones predeterminadas de gestión de cambios.
    • Solicitud de orden de cambio
       Nota
      El ajuste Solicitud de orden de cambio (SOC) solo es necesario cuando la herramienta Contrato principal utiliza el ajuste de configuración de orden de cambio de 3 niveles. Consulte ¿Cuáles son las diferentes configuraciones del nivel de órdenes de cambio en las finanzas del proyecto?
      • Ninguno. Una POC puede vincularse a una SOC en un momento posterior.
      • Añadir a una existente. Vincule la POC a una SOC existente.
      • Crear nuevo. Cree una nueva SOC. También tiene la opción de crear una nueva OCCP al mismo tiempo.
    • Privado
      Marque esta casilla si desea que la posible orden de cambio solo sea visible para los usuarios con permisos de «Administrador» en la herramienta Contrato principal. 
    • Método de contabilidad
      Este campo hereda el método de contabilidad que se especificó en el contrato principal. Consulte ¿Cómo configurar el método de contabilidad para un contrato o financiación?
    • Descripción
      Introduzca una descripción más detallada del motivo de la POC.
    • Solicitud recibida de
      Seleccione el usuario de Procore al que envía la POC. 
    • Impacto en la planificación
      Si lo sabe, proporcione una estimación del número adicional de días necesarios para completar el trabajo cuando se apruebe la POC.
    • Ubicación
      Utilice esta lista desplegable para seleccionar una ubicación relacionada con la POC. Puede seleccionar una ubicación existente o añadir una ubicación de varios niveles a un elemento.
    • Referencia
      Añada cualquier otra herramienta, material, plano o documento importante para utilizarlo como referencia para la POC. 
    • Cambio en obra
      Marque esta casilla si la POC requiere un cambio en obra.
    • Pagado
      Marque esta casilla para indicar que ha recibido el pago por este cambio.
    • Adjuntos
      Seleccione y añada cualquier documento pertinente.
  6. Haga clic en Crear.

Añadir un desglose de partidas a una posible orden de cambio

Cuando hay costes asociados a una POC, hay que añadir partidas al desglose de partidas.

  1. En la POC, haga clic en la pestaña Desglose de partidas.
     Notas
  2. Seleccione el código de coste correcto en la lista desplegable.
  3. Introduzca una descripción para la partida.
  4. Seleccione el tipo de coste apropiado. Si está utilizando la herramienta Presupuesto, el valor de Tipo se rellenará previamente con el primer tipo asociado a ese código de coste en el presupuesto. Solo debe seleccionar un tipo de partida «no presupuestada» si desea añadir una nueva línea en el presupuesto.
  5. Haga clic en el botón +. Si la combinación del subproyecto, el código de coste y el tipo de coste no está presupuestada, aparecerá una ventana emergente pidiéndole que confirme que desea añadir esta partida al presupuesto. Si se selecciona Aceptar, esta partida se añadirá directamente al presupuesto con un «?» junto a la partida. Consulte Añadir una partida presupuestaria parcial.
     Notas
    • La lista desplegable «Partida asociada» solo aparece si la cuenta de Procore de su empresa está integrada con Sage 300 CRE® y la herramienta Contrato principal está activa en el proyecto. 
    • Al añadir partidas al desglose de partidas de la orden de cambio, debe seleccionar una partida asociada para cada nueva partida. Puede designar una (1) partida asociada o utilizar la misma para varias partidas.  
  6. Repita los pasos anteriores para añadir nuevas partidas.
  7. Haga clic en Guardar.
     Sugerencia

    Si la POC también afecta a una orden de compra o contrato de subcontratista, continúe de la siguiente manera:

    Para saber cómo asociar un margen a las partidas, consulte Añadir margen a las órdenes de cambio de contrato principal.