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Procore

Añadir contactos de la factura a una orden de compra o contrato de subcontratista desde la herramienta Facturación progresiva

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 Lanzamiento limitado
flag-us.png   flag-canada.png  La herramienta Progress Billings solo está disponible para los clientes de Procore en los Estados Unidos y Canadá que han implementado el diccionario de puntos de vista Procore for Specialty Contractors. Para obtener más información, consulte (Liberación limitada) Propietarios y contratistas especializados Opciones de diccionario de punto de vista.  

Objetivo

Añadir un contacto de la factura a una orden de compra o contrato de subcontratista en un proyecto de Procore.

Contexto

Al crear una orden de compra o un contrato de subcontratista, puede añadir uno o varios contactos de factura siguiendo los pasos a continuación.

Temas a considerar

  • Permisos de usuario necesarios:
    • Permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Pedidos del proyecto.
       Notas
      • Los permisos de acceso a las herramientas Facturación y Facturación de progreso se rigen por los permisos establecidos en la herramienta Pedidos y/o Contratos de clientes, Financiación o Contratos principales. Los nombres de las herramientas de Procore varían según el idioma o el diccionario de punto de vista configurado en Procore. Consulte ¿Qué diccionarios e idiomas están disponibles en la aplicación web de Procore?
      • Si usted es un colaborador (por ejemplo, un contacto de la factura empleado por una empresa que realiza trabajos en un proyecto gestionado en Procore, su capacidad para realizar tareas relacionadas con la factura está determinada por el titular de la cuenta de la empresa Procore. Los ajustes que el titular de la cuenta puede elegir para proporcionarle incluyen:
        • Una cuenta de usuario de Procore.
        • Permisos de acceso a la herramienta Pedidos y/o Contratos de clientes, Financiación o Contratos principales del proyecto.
        • Pertenencia a la lista de «Privados» de un contrato o financiación específicos.
        • Asignarlo como «Contacto de la factura» en el contrato o la financiación.
  • Información adicional:

Requisitos

  • Añada la cuenta de usuario del contacto de factura al directorio del proyecto. Consulte Añadir cuenta de usuario al directorio del proyecto.
     Notas
    • Al añadir o actualizar la cuenta de usuario del contacto de la factura en el directorio de empresa, asegúrese de que:
      • La cuenta de usuario en la herramienta Directorio de nivel de empresa esté configurada como Activa.
      • La dirección de correo electrónico introducida para la cuenta de usuario sea válida.
      • La opción "Enviar mensajes a este usuario" de la cuenta de usuario debe estar activada. Para ello, seleccione la opción Por correo electrónico en la lista desplegable.  
    • Al añadir o actualizar la "Información de contacto" en la pestaña "General" del registro de empresa en el directorio de empresa, el usuario debe aparecer en la pestaña "Usuarios" para que aparezca como una selección en la lista desplegable "Contactos de factura" de la herramienta Directorio de empresa.
    • Los usuarios que designe como "contactos de la factura" en el directorio de empresa estarán disponibles en la lista desplegable "Contactos de la factura" en una orden de compra o contrato de subcontratista.
  • Habilitar la opción «Notificar a los subcontratistas cuando se aprueban las facturas» en la herramienta Pedidos. Consulte Ajustes de configuración: Pedidos.
  • Completar los pasos descritos en Crear una orden de compra o Crear un contrato de subcontratista.

Pasos

  1. Acceda a la herramienta Facturación progresiva del proyecto.
  2. Haga clic en la pestaña Subcontratista.
  3. Busque la factura con la que trabajar en la lista. A continuación, haga clic en su vínculo Contrato para abrir el contacto del pedido. 
    inv-subcontractor-contract-link.png
  4. Haga clic en Editar.
  5. En «Información general», haga lo siguiente:
    inv-sc-gen-info-invoice-contacts.png
    • Asegúrese de que la empresa correcta esté seleccionada en la lista desplegable Empresa contratista. 
    • Seleccione una o más personas en la lista desplegable Contactos de factura. Los usuarios que seleccione aquí se añaden automáticamente a la lista desplegable "Privado".
       Notas

      Para seleccionar un contacto de factura de la lista "Contactos de factura", debe cumplirse lo siguiente:

  6. Haga clic en Guardar.
     Sugerencias

    ¿Cuándo envía Procore notificaciones por correo electrónico a los contactos de factura? Un contacto de factura recibe una notificación por correo electrónico de Procore cuando:

    • El estado de una factura se actualiza a Revisar & Reenviar.
    • El estado de la Lista de Valores del Subcontratista en una factura descendente se actualiza a Revisar & Reenviar.
    • Un usuario con permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Pedidos del proyecto hace lo siguiente:
      • Haga clic en el botón Crear & Correo electrónico o Guardar & Correo electrónico en la pestaña General de un pedido o subcontrato.
      • Envía una 'Invitación a facturar' al contacto de factura.
        Nota: Procore NO envía notificaciones por correo electrónico a los contactos de factura cuando:
        • Un administrador de facturas crea o actualiza una Lista de Valores de Subcontratistas en una factura posterior en nombre de un contacto de factura.
        • Un administrador de facturas cambia el estado de una Lista de Valores del Subcontratista en una factura posterior Aprobado, Borrador, o En revisión.

    ¿Cuándo envía Procore notificaciones por correo electrónico a los miembros de la lista de distribución de una factura? Los miembros añadidos a la lista de distribución de una factura reciben una notificación por correo electrónico sobre una factura descendente cuando:

    • Un contacto de factura presenta una lista de valores del subcontratista.
    • Un contacto de factura edita y reenvía una Lista de valores del subcontratista.
    • Un administrador de facturas cambia el estado de la Lista de valores del subcontratista de cualquier estado a 'En revisión.'