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Procore

Crear contratos de cliente

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Objetivo

Crear uno (1) o más contratos de cliente para un proyecto Procore. 

Contexto

Un contrato de cliente es un acuerdo formal y legal entre un contratista especializado y un contratista principal o cliente. En esta relación, el contratista especializado tiene un acuerdo legal con un contratista principal o un cliente.

Ejemplos

Cuándo crear un único contrato

La mayoría de los clientes de Procore que gestionan sus proyectos de construcción en Procore crean un contrato para un solo proyecto de construcción. Por ejemplo, si usted es un contratista especializado cuya área de especialización es el trabajo eléctrico, podría crear un único contrato con un contratista principal para el trabajo que realiza para ese contratista. 

Cuándo crear contratos múltiples

Si un proyecto tiene varias fuentes de financiación y varios métodos de entrega del proyecto, también puede optar por crear varios contratos de cliente para un solo proyecto. Si opta por crear varios contratos en un solo proyecto de Procore, existen algunas limitaciones. Para obtener más información, consulte ¿Existen limitaciones del sistema cuando los proyectos tienen múltiples contratos de cliente? Los motivos para optar por crear varios contratos de cliente pueden ser: 

  • Fuentes de financiación múltiples. Un proyecto puede tener múltiples promotores, cada uno de los cuales aporta una cantidad de la financiación del proyecto. Por ejemplo, una persona, una empresa, una autoridad pública o una combinación de todos estos ejemplos. Consulte Configurar ajustes: Financiación. 
  • Varias etapas. Un proyecto se puede dividir en etapas. Por ejemplo, es posible que necesite contratos por separado para la elaboración del ante proyecto, el transcurso de la construcción y el seguimiento/mantenimiento posterior.
  • Fases múltiples: un proyecto puede dividirse en fases. Por ejemplo, puede requerir contratos separados para los cimientos, la fontanería, la calefacción, ventilación y aire acondicionado, etc.

Temas a considerar

  • Permisos de usuario necesarios:
    • Permisos de nivel «Administrador» en la herramienta de Contratos de clientes del proyecto.
      O
    • Permisos de nivel de "Solo lectura" o "Estándar" en la herramienta Contratos de cliente del proyecto con el permiso pormenorizado "Crear contrato de cliente" habilitado en la plantilla de permisos.
  • Limitaciones:
  • Antes de crear varios contratos de cliente en un proyecto, consulte ¿Existen limitaciones en el sistema cuando los proyectos tienen múltiples contratos de cliente?
  • Dado que los datos de los contratos son confidenciales, Procore NO envía notificaciones automatizadas por correo electrónico a los usuarios o a las listas de distribución. Si necesita enviar un contrato a otro usuario por correo electrónico, consulte Enviar un contrato de cliente por correo electrónico.
  • Información adicional:
    • La mayoría de los contratistas principales utilizan la herramienta Presupuesto del proyecto para gestionar los costes y los contratos con los subcontratistas. El acceso a la herramienta Presupuesto suele limitarse para restringir al cliente o al CP que financia el proyecto la posibilidad de ver el presupuesto. 
    • Puede añadir varias partidas con las mismas asignaciones de código de coste y tipo de coste. Para distinguir entre partidas, introduzca un resumen descriptivo en el campo Descripción.
    • Si no desea introducir un código de coste para una partida, puede introducir "Ninguno".

Requisitos

Pasos

Con los permisos de usuario necesarios, puede crear uno (1) o varios contratos en un proyecto de Procore.

 Importante
Antes de crear varios contratos, consulte ¿Existen limitaciones del sistema cuando los proyectos tienen múltiples contratos de cliente?
  1. Vaya a la herramienta Contratos de cliente del proyecto.
  2. Haga clic en Crear.

    create-a-single-prime-contract.png
     
  3. En la pestaña General, en Información general, haga lo siguiente:
     Notas
    • No hay campos obligatorios al crear un nuevo contrato principal.
    • Si hace clic en el botón Crear sin completar ninguna introducción de datos, Procore guarda el contrato, lo lista a usted como su creador y lo dispone en estado Borrador.
    • Firmar con DocuSign©
      Si ha habilitado la integración de Procore + DocuSign® (consulte Habilitar o deshabilitar la integración de DocuSign® en un proyecto de Procore), aparecerá una marca de verificación en este cuadro de forma predeterminada. Si NO desea firmar el contrato de cliente con DocuSign®, desmárquelo.
    • N.º contrato
      Acepte el número de contrato predeterminado, introduzca un nuevo número para ese contrato o cree un esquema de numeración personalizado para ese contrato y los contratos futuros.
       Notas
      • Si tiene previsto crear varios contratos, Procore asigna los nuevos números de contrato en orden secuencial. Por ejemplo, 1, 2, 3, etc. 
      • Para utilizar un esquema de numeración personalizado, introduzca cualquier juego de caracteres alfanuméricos. Procore asigna los números en orden secuencial utilizando su esquema. Por ejemplo, introduzca PC-1, PC-01 o PC-001. 
    • Título
      Introduzca un nombre descriptivo para el contrato.
    • CP/cliente
      Seleccione el contratista principal o el cliente de la lista desplegable.
    • Arquitecto/Ingeniero
      Seleccione el arquitecto principal del proyecto de la lista desplegable.
    • Contratista
      Introduzca el nombre de la empresa del contratista principal que gestiona el proyecto de construcción. Si usted está configurando el contrato, este será normalmente el nombre de su empresa. 
    • Estado
      Seleccione el estado actual del contrato. Las opciones son: Borrador, En licitación, Enviado para firma, Aprobado, Completo o Terminado.
      Nota:       Para crear órdenes de cambio y facturas, el estado de un contrato debe ser Aprobado o Completado.
    • Ejecutado
      Marque esta casilla si el contrato se ha ejecutado en su totalidad.
    • Mostrar solo a los administradores y a los siguientes usuarios:
      Marque esta casilla para limitar la visibilidad a los usuarios con permisos de "Administrador" y cualquier usuario designado en "Permitir a estos usuarios ver partidas del desglose de partidas".
    • Permitir a estos usuarios ver las partidas del desglose de partidas
      Marque esta casilla de verificación y seleccione uno (1) o varios usuarios que tengan permisos de nivel «Solo lectura» o «Estándar» en la herramienta Contratos de cliente en la lista desplegable.
    • Retención predeterminada
      Introduzca un importe porcentual que represente el importe de la retención glossary-of-terms#Retainagepara las partidas del desglose de partidas en su contrato. Por ejemplo, introduzca: 10 %
    • Descripción
      Introduzca una descripción más detallada de su contrato.
    • Archivos adjuntos
      Adjunte cualquier archivo relevante a su contrato. Por ejemplo, puede adjuntar una copia digital de su contrato firmado.
  4. En Fechas de contrato, haga lo siguiente:
     Nota
    Un asterisco (*) a continuación,significa que un administrador puede configurar el campo para que se muestre u oculte en el entorno de su proyecto en la página Ajustes de configuración.
    • Fecha de creación
      Muestra la fecha en la que se ha creado el contrato. No puede cambiar esta fecha.
    • Fecha de inicio
      Seleccione la fecha de inicio oficial del proyecto de construcción.
    • Fecha estimada de finalización
      Seleccione la fecha estimada de finalización del proyecto de construcción en el control de calendario. 
    • Fecha de finalización sustancia
      Seleccione la fecha de finalización sustancial del proyecto de construcción en el control de calendario. 
       Sugerencia
      Si el campo «Fecha de finalización sustancial» está configurado en su proyecto, Procore actualiza automáticamente el valor de la columna «Fecha de finalización sustancial» para que coincida con la «Fecha de finalización sustancial revisada» de cada Orden de cambio de contrato de cliente (OCCC), después de que se apruebe cada orden de cambio.
    • Fecha de finalización real
      Seleccione la fecha de finalización real del proyecto de construcción.
    • Fecha del contrato*
      Seleccione la fecha en el control del calendario. Esto representa la fecha de vigencia del contrato, que es la fecha en que el contrato entra en vigor. 
    • Fecha de recepción de contrato firmado
      Seleccione la fecha en el control de calendario. Esto representa la fecha en que se recibió el contrato ejecutado.
    • Fecha de ejecución*
      Seleccione la fecha en el control de calendario. Esto representa la fecha en que el contrato fue firmado por todas las partes. 
    • Fecha de emisión*
      Seleccione la fecha en el control de calendario. Esta fecha representa la fecha de emisión del contrato para ambas partes.
    • Fecha de devolución
      Seleccione la fecha en el control de calendario. 
    • Fecha de carta de intención
      Seleccione la fecha de la carta de intención en el control de calendario. 
    • Fecha de carta de aprobación*
      Seleccione la fecha de la carta de aprobación (CDA) en el control de calendario.
    • Fecha de finalización del contrato
      Seleccione la fecha en el control de calendario. Una fecha de finalización del contrato es una fecha en la que todas las partes han cumplido con las obligaciones y los términos del contrato.
  5. En Información adicional, haga lo siguiente:
    • Inclusiones. Especifique las inclusiones acordadas en el contrato.
    • Exclusiones. Especifique las exclusiones acordadas en el contrato. 
  6. Haga clic en Crear o Crear y enviar por correo electrónico.
     Nota
    Si ha hecho clic en Crear anteriormente en este proceso, las etiquetas de los botones Crear y Crear y enviar por correo electrónico son Guardar y Guardar y enviar por correo electrónico.

Repita los pasos descritos con anterioridad para crear contratos adicionales.