Enviar una nueva factura como contacto de la factura

Paso 1: Responder a una invitación a facturar

Hay dos formas de responder a una "Invitación a facturar" como contacto de la factura: (1) desde la herramienta "Invitar a facturar" correo electrónico o (2) desde la herramienta colaborador cliente del colaborador principal Pedidos. Utilice la segunda opción cuando sepa que tiene permisos de contacto de la factura, pero falta o se ha perdido la "Invitación a facturar".

Al responder a una invitación, puedes aceptarla o rechazarla de la siguiente manera:

• Para responder a un correo electrónico de "Invitación a facturar":  Mostrar/Ocultar              
  • 1. Abra la bandeja de entrada de su correo electrónico. 
    2. Busque el mensaje de correo electrónico con el asunto "Nombre del proyecto: el nombre de usuario le ha invitado a facturar". 
    3. Abre la invitación a facturar.
       
    4. Revise los detalles de factura:
       • Período de facturación. Indica el rango de fechas del ciclo de facturación actual para el que puede enviar una factura. 
       • Invitado por. El nombre del usuario de Procore que le envió la "Invitación a facturar". Suele ser el administrador de facturas. 
       • Fecha límite. La fecha límite de su factura. No puede enviar una factura en Procore después de que pase esta fecha.  
    5. Responda a la pregunta ¿Desea facturar este período?:
       • Haga clic en Sí para enviar una factura para este período de facturación. El estado de la factura cambia a Aceptado.  
       • Haga clic en No si no desea enviar una factura este período. El estado de la factura cambia a Rechazado.    

• Para responder a una "Invitación a facturar" en la herramienta Pedidos:  Mostrar/Ocultar              
  • Vaya a la herramienta Pedidos Pedidos  proyecto.  
  • Localice el pedido al que fue añadido como contacto de la factura. 
  • En ¿Desea facturar este período?, indique su intención de enviar una factura haciendo clic en el botón Sí.  
    
  • Haga clic en el botón Publicar respuesta.  

Paso 2: Introducir un número de factura

1. Introduzca un número de factura en el cuadro Número de factura.  

    Nota

   Aspectos importantes a tener en cuenta sobre el obra Factura #:

   • NO se requiere un número de factura para guardar una factura. Puede dejar este campo en blanco.
   • Un número de factura es un obra de entrada de formato libre que permite a los contactos de facturas introducir un número de referencia que se corresponde con su propio sistema de numeración de facturas.
   • NO se permite un número de factura duplicado en un pedido. En un pedido, cada factura debe tener un número de factura único. 
   • Un número de factura  NO se rellena automáticamente en las facturas de promotor. Consulte  ¿Cómo completa de manera automática Procore los importes en una factura de cliente?
2. Verifique las fechas del período de facturación establecidas por el administrador de facturas:
   • Fecha de facturación
     Indica la fecha límite del periodo de facturación. 
   • Inicio del periodo
     Indica la fecha de inicio del periodo de facturación. 
   • Fin del periodo
     Indica la fecha de finalización del periodo de facturación. 
3. Continúe con el siguiente paso. 

Paso 3: Actualizar el desglose de partidas

1. Desplácese hasta la sección Desglose completo.
   El formato de introducción de datos depende del método de contabilidad establecido por el administrador de facturas. Consulte ¿Cómo configuro el método de contabilidad de un contrato o financiación?
2. Elija el método a continuación que corresponda a lo que ve en la pantalla:
   • Método de contabilidad basado en importe
     1. Elija una de estas opciones de introducción de datos:
        • Porcentaje (%). Introduzca el porcentaje de trabajo completado para la facturación de esta factura. Una entrada aquí actualiza automáticamente el valor en la columna "Desde este período" para usted. 
          OR
        • De este periodo.  Introduzca el importe del trabajo completado para el período de facturación de esta factura.
          Y
     2. Introduzca un importe en el campo Materiales actualmente almacenados.  Este valor permanece en esta columna en facturas futuras. En una factura futura, puede actualizar la columna "De este período" para reflejar cualquier trabajo nuevo completado para el período de facturación de esa factura.  
     3. Actualice las órdenes de cambio de pedido aprobadas y añada los archivos adjuntos a la factura ahora.
   • Método de contabilidad basado en unidades/cantidades
     1. Elija una de estas opciones de introducción de datos:
        • Introduzca el porcentaje completo en el cuadro %. Procore actualiza automáticamente las columnas "Cantidad" y "Valor". 
          O BIEN
        • Introduzca un importe en el cuadro Cantidad. Procore actualiza automáticamente las columnas "%" y "Valor". 
     2. Opcional. Si necesita liberar la retención, introduzca el importe de la retención que está solicitando que se libere en esta factura en el campo Liberado en este período.  
3. Continúe con el siguiente paso.

Paso 4: actualizar el pedido aprobado Órdenes de cambio

1. Desplácese hasta la sección Órdenes de cambio de pedido aprobadas.
2. Introduzca el importe o el porcentaje completado para cada partida. 
   Aquí solo aparecen las órdenes de cambio con el estado Aprobado. Consulte Aprobar o rechazar órdenes de cambio de pedido.
3. Continúe con el siguiente paso.

Paso 5: añadir adjuntos

Si tiene algún archivo para añadir como adjunto a la factura, puede añadirlo ahora. Por ejemplo, puede añadir una exención de gravamen o una copia en PDF firmada de la factura. 

1. Desplácese hasta la sección Adjuntos.
2. Haga clic en Adjuntar archivos.
3. Cargue cualquier archivo adjunto que deba incluir en su factura.

    Sugerencia

   ¿Necesita proporcionar una copia firmada en PDF de la factura? Si es así, siga estos pasos en Exportar una factura de subcontratista. Después de firmar el PDF, puede utilizar los pasos anteriores para adjuntarlo a su factura.
4. Continúe con el siguiente paso.

Paso 6: Guardar o enviar una factura

Si está listo para enviar la factura para su revisión, puede hacerlo ahora. Si desea enviar la factura en otro momento, tiene la opción de guardar la factura. Elija una (1) de estas opciones:

• Si NO está listo para enviar la factura, haga clic en Guardar. El estado de la factura se establece en Borrador.
  O BIEN
• Si está listo para enviar la factura al pagador para su revisión, haga clic en Enviar. Esto establece automáticamente el estado de la factura a En revisión. A menos que un administrador de facturas cambie el estado a Revisar y volver a enviar, NO se le permitirá editar la factura después de enviarla.