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Procore

Enviar una nueva factura como contacto de la factura

 Nota

El viernes 18 de diciembre de 2020, Procore inició la primera fase de un despliegue gradual de la nueva vista de colaborador para la herramienta Facturación de nivel de proyecto. En esa fecha, esta función se lanzó a un número limitado de cuentas de clientes de Procore. Luego, en el transcurso de las siguientes semanas, la función siguió implementándose para otros clientes de Procore hasta que se completó el proceso de implementación. Para obtener más información, consulte Gestión financiera: (Próximamente) Nueva vista de colaborador para la herramienta Facturación.

Si es un contacto de factura que necesita instrucciones para la versión de acceso anticipado, en lugar de las instrucciones de esta página, consulte Enviar una nueva factura como contacto de la factura y ¿Cómo facturo los materiales almacenados en una factura de subcontratista?.

Importante  Si es un cliente de Procore que ha comprado un flujo de trabajo personalizado (consulte Soluciones personalizadas de Procore), la cuenta de su empresa NO recibirá esta actualización. Esto se debe a que la herramienta Facturación de su proyecto requiere una ruta de aprobación personalizada para procesar las facturas de subcontratista. Si tiene alguna pregunta sobre la facturación y su flujo de trabajo personalizado, póngase en contacto con el punto de contacto de Procore de su empresa.  

Objetivo

Enviar una nueva factura de subcontratista como contacto de la factura tras aceptar una "Invitación a facturar". 

Contexto

Si usted es el contacto de la factura designado para una orden de compra o contrato de subcontratista, la empresa para la que está realizando el trabajo crea un período de facturación para definir la "Fecha límite" para enviar su factura. Una vez creado el período de facturación, el gestor de facturas tiene la opción de enviarle un mensaje de correo electrónico con el asunto "Nombre de proyecto: Nombre de usuario le ha invitado a facturar". La invitación es un recordatorio de cortesía para ayudar a garantizar que se crea y envía una factura antes de la fecha límite. 

Temas a considerar

  • Permisos de usuario necesarios:
    • Para crear una nueva factura de subcontratista en respuesta a una "Invitación a facturar" antes de la fecha límite del período de facturación,permisos de nivel "Solo lectura" en la herramienta Pedidos del proyecto. Además, usted debe ser el "Contacto de la factura" designado en la orden de compra o contrato de subcontratista.
       Notas
      • Añadir un contacto de factura a una orden de compra o contrato de subcontratista también añade la persona a la lista "Privada".
      • Si usted es el contacto de factura designado y desea enviar una factura después de la "Fecha límite", debe ponerse en contacto con la empresa para la que haya realizado el trabajo para solicitar que creen la factura en su nombre. Consulte Crear una factura en nombre de un contacto de la factura. Los contactos de factura no pueden enviar facturas en Procore después de la fecha límite. 
      • Si usted es el contacto designado para la factura y no puede encontrar la "Invitación a facturar" que le enviaron, NO necesita el mensaje de correo electrónico para crear una nueva factura. Siempre que sea antes de la "Fecha límite", puede iniciar sesión en Procore e ir a la herramienta Pedidos para crear la nueva factura para la orden de compra o contrato de subcontratista.

Requisitos

Pasos

Paso 1: Introducir un número de factura

  1. En la página "Crear nueva factura" de Procore, los siguientes campos se completan automáticamente:
     Nota
    Si la información de esta página no es correcta, póngase en contacto con el administrador de facturas para obtener una resolución. 
    • Inicio de factura. Indica la fecha de inicio del período de facturación. 
    • Fin de factura. Indica la fecha de finalización del período de facturación. 
    • Fecha de facturación. Indica la fecha límite del período de facturación. 
  2. Introduzca un número en el cuadro Factura n.º. Por lo general, introducirá un número de referencia que corresponde al número de factura de su organización. Si NO está seguro de qué introducir aquí, póngase en contacto con el administrador de facturas para obtener una resolución. 
  3. Continúe con el siguiente paso. 

Paso 2: Actualizar el desglose de partidas

  1. Desplácese hasta la sección Desglose de partidas completo.
    El formato de introducción de datos depende del método de contabilidad establecido. Consulte ¿Cómo configuro el método de contabilidad de un pedido o un contrato principal?
  2. Elija el método a continuación que corresponda a lo que ve en la pantalla:
    • Método de contabilidad basado en importe
      1. Elija una de estas opciones de introducción de datos:
        • Porcentaje (%). Introduzca el porcentaje de trabajo completado. El valor en la columna "Desde este período" se actualiza automáticamente. 
          O BIEN
        • De este período. Introduzca el importe del trabajo completado para el período de facturación.
          Y
      2. Introduzca un importe en el campo Materiales actualmente almacenados. Este valor permanecerá en esta columna en facturas futuras; posteriormente puede actualizar la columna "De este período" para reflejar cualquier trabajo nuevo completado. 
      3. Opcional. Si necesita liberar la retención, elija una de estas opciones:
        • Para liberar la retención total en todas las partidas:
          • Actualice las órdenes de cambio de pedido aprobadas y añada los archivos adjuntos a la factura ahora.
          • Haga clic en Guardar como borrador.
          • En "Liberar retención de todas las partidas", introduzca 100% en el cuadro Trabajo completado.
          • Haga clic en Liberar.
          • Haga clic en Enviar para revisión (encima de la tabla junto al botón Editar).
            O BIEN
        • Para liberar un porcentaje de retención diferente:
          • Actualice las órdenes de cambio de pedido aprobadas y añada los archivos adjuntos a la factura ahora.
          • Haga clic en Guardar como borrador.
          • Haga clic en Editar.
          • En "Liberar retención de todas las partidas", introduzca el porcentaje en el cuadro Trabajo completado.
          • Haga clic en Guardar.
          • Haga clic en Enviar para revisión (encima de la tabla junto al botón Editar).
    • Método de contabilidad basado en unidades/cantidades
      1. Elija una de estas opciones de introducción de datos:
        • Introduzca el porcentaje completo en el cuadro %. Procore actualiza automáticamente las columnas "Cantidad" y "Valor". 
          O BIEN
        • Introduzca un importe en el cuadro Cantidad. Procore actualiza automáticamente las columnas "%" y "Valor". 
      2. Opcional. Si necesita liberar la retención, introduzca el importe de la retención que está solicitando que se libere en el campo Liberado en este período
  3. Continúe con el siguiente paso.

Paso 3: Actualizar las órdenes de cambio de pedido aprobadas

  1. Desplácese hasta la sección Órdenes de cambio de pedido aprobadas.
  2. Introduzca el importe o el porcentaje completado para cada partida. 
    Aquí solo aparecen las órdenes de cambio con el estado Aprobado. Consulte Aprobar o rechazar órdenes de cambio de pedido (OCP).
  3. Continúe con el siguiente paso.

Paso 4: Añadir archivos adjuntos

Si tiene algún archivo para añadir como adjunto a la factura, puede añadirlo ahora. Por ejemplo, puede añadir una exención de gravamen o una copia en PDF firmada de la factura. 

  1. Desplácese hasta la sección Adjuntos.
  2. Haga clic en Adjuntar archivos.
  3. Cargue cualquier archivo que pueda ser necesario desde el ordenador.
     Sugerencia
    ¿Necesita proporcionar una copia en PDF firmada de la factura? En caso afirmativo, siga los pasos que figuran en Exportar una factura de subcontratista. Después de firmar el PDF, puede seguir los pasos anteriores para adjuntarlo a su factura.
  4. Continúe con el siguiente paso.

Paso 5: Guardar o enviar una factura

Si está listo para enviar la factura para su revisión, puede hacerlo ahora. Si desea enviar la factura en otro momento, tiene la opción de guardar la factura. Elija una (1) de estas opciones:

  • Si NO está listo para enviar la factura, haga clic en Guardar. El estado de la factura se establece en Borrador.
    O BIEN
  • Si está listo para enviar la factura al contratista, haga clic en Enviar para revisión. Esto establece automáticamente el estado de la factura en En revisión. A menos que el contratista cambie el estado a Revisar y reenviar, NO podrá editar la factura después de enviarla.