Crear una factura de subcontratista en nombre de un contacto de la factura (beta)
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Lanzamiento por fases: Nuevo Administrador y Vistas de los colaboradores para las facturas de los subcontratistas
El 23 de marzo de 2022, la experiencia de factura de subcontratista modernizada se activó en todos los proyectos de Procore que utilizan las herramientas de gestión de facturas de Procore. Para darle tiempo a previsualizar los cambios de diseño, Procore ofrece a los usuarios la opción de cambiar entre la experiencia modernizada y la heredada hasta septiembre de 2023. Después de septiembre de 2023, se eliminará la posibilidad de salir de la nueva experiencia y la experiencia heredada ya no estará disponible en Procore. Para obtener más información, consulte Administración financiera: nuevas vistas de administrador y colaborador para la facturación de subcontratista.Nota
Si tiene la versión heredada de las facturas de subcontratista, siga los pasos de Crear una factura en nombre de un contacto de la factura en lugar de los que se indican a continuación.Lanzamiento limitado


Objetivo
Para crear una factura de proveedor como administrador de facturas en nombre de un contacto de la factura.
Contexto
En Procore, hay dos (2) maneras para que un administrador de facturas cree una factura de proveedor para un contrato de pedido.
- Crear una factura en nombre de un contacto de la factura
Cuando NO desee conceder a los contactos de la factura de sus colaboradores permisos de acceso para crear sus propias facturas en Procore, utilice los pasos siguientes. Con este método, introducirá los datos de la factura en Procore en nombre de sus colaboradores. En este contexto, un colaborador es la persona o empresa a quien contrató para realizar un trabajo en su proyecto. - Enviar una «Invitación a facturar» a un contacto de factura
Cuando quiera invitar a los contactos de factura de su colaborador a presentar su propia factura en Procore, siga los pasos de Enviar una «Invitación a facturar» a un contacto de factura en lugar de los pasos siguientes. Si usted es el destinatario de una «Invitación a facturar», puede seguir los pasos de Enviar una nueva factura como contacto de facturación.
Ejemplos
En Procore, facturas de proveedor que facturan contra los contratos de pedido de su proyecto. A continuación, se muestran algunos ejemplos de relaciones de facturas de proveedor:
- Si su proyecto utiliza el diccionario predeterminado de Procore para los contratistas principales, debería crear una factura de proveedor en Procore en nombre del subcontratista que realizó el trabajo para su proyecto. En Procore, esto se denomina factura de subcontratista.
- Si su proyecto utiliza el diccionario de promotor de Procore, debería crear una factura de proveedor en Procore en nombre del contratista principal que realizó el trabajo para su proyecto. En Procore, esto se denomina factura de contratista.
- Si su proyecto utiliza el diccionario de contratista especializado de Procore, debería crear una factura de proveedor en Procore en nombre de un subcontratista que realizó el trabajo para su proyecto. En Procore, esto se denomina factura de subcontratista.
Para saber más sobre los diccionarios disponibles en Procore, consulte ¿Qué diccionarios e idiomas están disponibles en la aplicación web de Procore?
Temas a considerar
- Permisos de usuario necesarios:
- Permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Pedidos del proyecto.
Notas
- Los permisos de acceso a las herramientas Facturación y Facturación de progreso se rigen por los permisos establecidos en la herramienta Pedidos y/o Contratos de clientes, Financiación o Contratos principales. Los nombres de las herramientas de Procore varían según el idioma o el diccionario de punto de vista configurado en Procore. Consulte ¿Qué diccionarios e idiomas están disponibles en la aplicación web de Procore?
- Si usted es un colaborador (por ejemplo, un contacto de la factura empleado por una empresa que realiza trabajos en un proyecto gestionado en Procore, su capacidad para realizar tareas relacionadas con la factura está determinada por el titular de la cuenta de la empresa Procore. Los ajustes que el titular de la cuenta puede elegir para proporcionarle incluyen:
- Una cuenta de usuario de Procore.
- Permisos de acceso a la herramienta Pedidos y/o Contratos de clientes, Financiación o Contratos principales del proyecto.
- Pertenencia a la lista de «Privados» de un contrato o financiación específicos.
- Asignarlo como «Contacto de la factura» en el contrato o la financiación.
- Permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Pedidos del proyecto.
- Información adicional:
- Puede crear facturas para todos los contratos de pedido.
- Si usted es el contacto para la facturación de la «empresa contratada» en un contrato de pedido, tiene estas opciones para presentar una factura:
- Pídale a alguien con suficientes permisos de acceso a Procore que cree la factura en su nombre.
O BIEN - Siga los pasos indicados en Presentar una nueva factura como contacto de factura.
- Pídale a alguien con suficientes permisos de acceso a Procore que cree la factura en su nombre.
- Si hay varias facturas para un solo período de facturación, solo puede editar los importes facturados en la factura creada más recientemente.
- Si usted es un administrador de facturas y desea editar más tarde la ficha «Desglose de partidas», la factura debe estar en el estado «Borrador» o «Revisar y reenviar». Consulte ¿Cuáles son los estados predeterminados de las facturas de Procore?
Nota
Esta función está diseñada para clientes de Procore en Australia y Nueva Zelanda que tienen el requisito legal de proporcionar a los reclamantes un cronograma de pago. Sin embargo, esta función está disponible para su uso por todos los clientes de Procore utilizando las herramientas Compromisos de nivel de proyecto, Facturación y Facturación de progreso.
- Si planea crear una planificación de pagos después de que se apruebe la factura, introduzca los importes del trabajo solicitado durante este período en la columna "Importe propuesto" de la pestaña Detalles de la factura. Para que esta columna aparezca en la herramienta, la casilla de verificación "Mostrar importes reclamados por subcontratistas". Consulte Ajustes de configuración: Facturación o Ajustes de configuración: Facturas de progreso.
- Para obtener más información sobre la planificación de pagos para los usuarios con la herramienta Facturación, consulte Crear una planificación de pagos.
- Para obtener más información sobre los calendarios de pago de los usuarios con la herramienta Facturación progresiva, consulte Crear un calendario de pagos desde la herramienta Facturación progresiva.
- Si planea crear una planificación de pagos después de que se apruebe la factura, introduzca los importes del trabajo solicitado durante este período en la columna "Importe propuesto" de la pestaña Detalles de la factura. Para que esta columna aparezca en la herramienta, la casilla de verificación "Mostrar importes reclamados por subcontratistas". Consulte Ajustes de configuración: Facturación o Ajustes de configuración: Facturas de progreso.
Requisitos
- Cree un Compromiso y colóquelo en el estado Aprobado o Completado. Consulte ¿Cuáles son los estados de pedido predeterminados en Procore?
Pasos
- Abrir la página Nueva factura
- Actualizar la tarjeta Información general
- Actualizar la tarjeta Desglose de partidas
- Establecer y liberar las retenciones en las partidas del desglose de partidas
- Añadir adjuntos
- Guardar la factura
Abrir la página Nueva factura
Las facturas nuevas siempre se crean en la herramienta Pedidos del proyecto. El primer paso es abrir la página "Nueva factura" de la siguiente manera:
- Vaya a la herramienta Pedidos del proyecto.
- En la tabla Contratos, busque el pedido para el que desea crear la factura.
- Haga clic en el vínculo del número para abrir el compromiso.
Sugerencia
¿Desea recopilar firmas utilizando la integración Procore + DocuSign©? Para hacerlo, haga clic en el botón Editar contrato. A continuación, marque la casilla de verificación Firmar con DocuSign© en la tarjeta de 'Información general' del contrato de compromiso. Si añade una marca, haga clic en Guardar ahora. De lo contrario, haga clic en Cancelar. Aspectos importantes a tener en cuenta:
- La integración de DocuSign© debe estar habilitada. Consulte Habilitar o deshabilitar la integración de DocuSign® en un proyecto de Procore.
- Su cuenta de DocuSign© debe estar vinculada a Procore. Consulte Vincular la cuenta de DocuSign® a un proyecto de Procore.
- En el contrato, haga clic en el botón Crear. A continuación, seleccione la opción Crear factura en el menú desplegable.
Notas
- Para utilizar la opción del menú Crear factura, el contrato de compromiso debe estar en estado Aprobado o Completo. Consulte ¿Cuáles son los estados de pedido predeterminados en Procore?
- Para acelerar el proceso de creación de facturas, también es útil asegurarse de que se complete lo siguiente antes de continuar con la creación de una factura:
- Se asigna una empresa contratada al contrato de compromiso. Consulte Crear un compromiso.
- Se asigna un contacto de factura de la empresa contratada al contrato de compromiso. Consulte Añadir contactos de factura a una orden de compra o contrato de subcontratista.
- Se aprueban las partidas del Plan de Subcontratos de Valores del contrato de compromiso. Consulte ¿Qué es un desglose de partidas de subcontratista?
- El período de facturación de la nueva factura se ha creado en la herramienta Facturación del proyecto. Consulte Crear períodos de facturación automática o Crear períodos de facturación manual.
- Continúe con el siguiente paso.
Actualizar la tarjeta Información general
Establecer y liberar las retenciones en las partidas del desglose de partidas
Si desea establecer y liberar retenciones en las partidas individuales del desglose de partidas, siga estos pasos:
- Elija entre estas opciones para seleccionar las partidas:
- Para seleccionar todas las partidas del SOV, haga clic en la casilla en el encabezado "Número de posición" de la tabla de datos.
O - Para seleccionar partidas individuales, marque las casillasde verificación en la columna "Número de partida" para las partidas deseadas.
- Para seleccionar todas las partidas del SOV, haga clic en la casilla en el encabezado "Número de posición" de la tabla de datos.
- En la lista de valores, haga clic en el botón Editar.
- Opcional: Si es un administrador de facturas que desea establecer la retención de la factura, haga lo siguiente:
- Marque una o más casillas de verificación Número de artículo. A continuación, haga clic en el icono de lápiz sobre la tabla de datos en el Programa de valores.
Se abrirá el panel Editar en el lado derecho de la página. - Introduzca los valores de retención que se aplicarán a las partidas seleccionadas:
- Retención de trabajo en este período (%). Introduzca un porcentaje para indicar el porcentaje de retención de trabajo que se liberará este período de facturación.
- Retención liberada. Introduzca un porcentaje para indicar el porcentaje de retención liberado.
- Retención de materiales (%). Introduzca un porcentaje para indicar el porcentaje de retención de trabajo que se liberará este período de facturación.
- Haga clic en Aplicar.
- Marque una o más casillas de verificación Número de artículo. A continuación, haga clic en el icono de lápiz sobre la tabla de datos en el Programa de valores.
- Elija entre estas opciones para ingresar a la retención de trabajo:
- Retención de trabajo en este período ($). Muestra el importe de la divisa de la retención de trabajo durante este período. El valor que aparece aquí se basa en su entrada en la columna "Trabajo completado este período". Una entrada en esta celda permite a Procore calcular automáticamente el valor porcentual en la columna "Retención de trabajo en este período (%)".
O - Retención de trabajo en este período (%). Introduzca un porcentaje de la retención de trabajo que solicita que se libere en este período. Una entrada en esta celda permite a Procore calcular automáticamente el valor de la moneda en la columna "Retención de trabajo en este período ($)".
- Retención de trabajo en este período ($). Muestra el importe de la divisa de la retención de trabajo durante este período. El valor que aparece aquí se basa en su entrada en la columna "Trabajo completado este período". Una entrada en esta celda permite a Procore calcular automáticamente el valor porcentual en la columna "Retención de trabajo en este período (%)".
- En la columna Retención total liberada, introduzca la cantidad total de retención de trabajo que se solicita para la liberación en la partida.
- Elija entre estas opciones para ingresar la retención de materiales:
- Retención de materiales (€). Introduzca una cantidad de moneda para la retención de material que está solicitando que se libere en este período. El valor que aparece aquí se basa en sus entradas en las columnas Nuevos materiales almacenados y Materiales almacenados anteriores. Una entrada en esta celda permite a Procore calcular automáticamente el valor porcentual en la columna "Retención de materiales en este período (%)".
O - Retención de materiales (%). Introduzca un porcentaje de la retención de material que solicita que se libere en este período. El valor que aparece aquí se basa en sus entradas en las columnas Nuevos materiales almacenados y Materiales almacenados anteriores. Una entrada en esta celda permite a Procore calcular automáticamente el valor porcentual en la columna "Retención de materiales en este período (%)".
- Retención de materiales (€). Introduzca una cantidad de moneda para la retención de material que está solicitando que se libere en este período. El valor que aparece aquí se basa en sus entradas en las columnas Nuevos materiales almacenados y Materiales almacenados anteriores. Una entrada en esta celda permite a Procore calcular automáticamente el valor porcentual en la columna "Retención de materiales en este período (%)".
- En la columna Retención total, Procore calcula la suma de la cantidad de "Retención de trabajo en este período ($)" más la cantidad de "Retención de materiales ($)" para representar la cantidad de retención total en la factura.
Añadir adjuntos
- Desplácese hasta la sección «Adjuntos».
- Elija entre estas opciones:
- Haga clic en el botón Adjuntar archivos. Se abre el cuadro de diálogo Adjuntar archivos, en el que puede cargar archivos desde su ordenador. Haga clic en el botón Adjuntar cuando haya terminado.
O - Utilice una operación de arrastrar y soltar para mover los archivos desde su ordenador o red al «área de adjuntos».
- Haga clic en el botón Adjuntar archivos. Se abre el cuadro de diálogo Adjuntar archivos, en el que puede cargar archivos desde su ordenador. Haga clic en el botón Adjuntar cuando haya terminado.
Guardar la factura
Haga clic en el botón Guardar en la parte inferior de la página «Nueva factura».
Enviar una factura con DocuSign©
Opcional: Si su equipo de proyecto quiere recoger firmas en sus facturas utilizando la integración Procore + DocuSign©, haga clic en el botón Enviar con DocuSign© en la parte superior de la página. Para utilizar este botón, la integración de DocuSign© debe estar habilitada en el proyecto (consulte ¿Cómo habilito la integración de DocuSign®?) y la factura debe estar en el estado Aprobado, Aprobado con anotaciones o Pendiente de aprobación. Para obtener más información sobre la integración de DocuSign© y la preparación de sobres para la firma, consulte DocuSign®.