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Procore

Crear una factura de subcontratista en nombre de un contacto de la factura (beta)

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 Lanzamiento por fases: Nuevo Administrador y Vistas de los colaboradores para las facturas de los subcontratistas
El 23 de marzo de 2022, la experiencia de factura de subcontratista modernizada se activó en todos los proyectos de Procore que utilizan las herramientas de gestión de facturas de Procore. Para darle tiempo a previsualizar los cambios de diseño, Procore ofrece a los usuarios la opción de cambiar entre la experiencia modernizada y la heredada hasta septiembre de 2023. Después de septiembre de 2023, se eliminará la posibilidad de salir de la nueva experiencia y la experiencia heredada ya no estará disponible en Procore. Para obtener más información, consulte Administración financiera: nuevas vistas de administrador y colaborador para la facturación de subcontratista.
 Nota
Si tiene la versión heredada de las facturas de subcontratista, siga los pasos de Crear una factura en nombre de un contacto de la factura en lugar de los que se indican a continuación.
 Lanzamiento limitado
flag-us.png   flag-canada.png  La herramienta Progress Billings solo está disponible para los clientes de Procore en los Estados Unidos y Canadá que han implementado el diccionario de puntos de vista Procore for Specialty Contractors. Para obtener más información, consulte (Liberación limitada) Propietarios y contratistas especializados Opciones de diccionario de punto de vista.  

Objetivo

Contexto

En Procore, hay dos (2) maneras para que un administrador de facturas cree una factura de proveedor para un contrato de pedido.

  • Crear una factura en nombre de un contacto de la factura
    Cuando NO desee conceder a los contactos de la factura de sus colaboradores permisos de acceso para crear sus propias facturas en Procore, utilice los pasos siguientes. Con este método, introducirá los datos de la factura en Procore en nombre de sus colaboradores. En este contexto, un colaborador es la persona o empresa a quien contrató para realizar un trabajo en su proyecto. 
  • Enviar una «Invitación a facturar» a un contacto de factura
    Cuando quiera invitar a los contactos de factura de su colaborador a presentar su propia factura en Procore, siga los pasos de Enviar una «Invitación a facturar» a un contacto de factura en lugar de los pasos siguientes. Si usted es el destinatario de una «Invitación a facturar», puede seguir los pasos de Enviar una nueva factura como contacto de facturación.
Ejemplos

En Procore, facturas de proveedor que facturan contra los contratos de pedido de su proyecto. A continuación, se muestran algunos ejemplos de relaciones de facturas de proveedor:

  • Si su proyecto utiliza el diccionario predeterminado de Procore para los contratistas principales, debería crear una factura de proveedor en Procore en nombre del subcontratista que realizó el trabajo para su proyecto. En Procore, esto se denomina factura de subcontratista. 
  • Si su proyecto utiliza el diccionario de promotor de Procore, debería crear una factura de proveedor en Procore en nombre del contratista principal que realizó el trabajo para su proyecto. En Procore, esto se denomina factura de contratista. 
  • Si su proyecto utiliza el diccionario de contratista especializado de Procore, debería crear una factura de proveedor en Procore en nombre de un subcontratista que realizó el trabajo para su proyecto. En Procore, esto se denomina factura de subcontratista. 

Para saber más sobre los diccionarios disponibles en Procore, consulte ¿Qué diccionarios e idiomas están disponibles en la aplicación web de Procore?

Temas a considerar

  • Permisos de usuario necesarios:
    • Permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Pedidos del proyecto. 
       Notas
      • Los permisos de acceso a las herramientas Facturación y Facturación de progreso se rigen por los permisos establecidos en la herramienta Pedidos y/o Contratos de clientes, Financiación o Contratos principales. Los nombres de las herramientas de Procore varían según el idioma o el diccionario de punto de vista configurado en Procore. Consulte ¿Qué diccionarios e idiomas están disponibles en la aplicación web de Procore?
      • Si usted es un colaborador (por ejemplo, un contacto de la factura empleado por una empresa que realiza trabajos en un proyecto gestionado en Procore, su capacidad para realizar tareas relacionadas con la factura está determinada por el titular de la cuenta de la empresa Procore. Los ajustes que el titular de la cuenta puede elegir para proporcionarle incluyen:
        • Una cuenta de usuario de Procore.
        • Permisos de acceso a la herramienta Pedidos y/o Contratos de clientes, Financiación o Contratos principales del proyecto.
        • Pertenencia a la lista de «Privados» de un contrato o financiación específicos.
        • Asignarlo como «Contacto de la factura» en el contrato o la financiación.
  • Información adicional:
    • Puede crear facturas para todos los contratos de pedido.  
    • Si usted es el contacto para la facturación de la «empresa contratada» en un contrato de pedido, tiene estas opciones para presentar una factura:
    • Si hay varias facturas para un solo período de facturación, solo puede editar los importes facturados en la factura creada más recientemente.
    • Si usted es un administrador de facturas y desea editar más tarde la ficha «Desglose de partidas», la factura debe estar en el estado «Borrador» o «Revisar y reenviar». Consulte ¿Cuáles son los estados predeterminados de las facturas de Procore? 
       Nota
      flag-australia.png Esta función está diseñada para clientes de Procore en Australia y Nueva Zelanda que tienen el requisito legal de proporcionar a los reclamantes un cronograma de pago. Sin embargo, esta función está disponible para su uso por todos los clientes de Procore utilizando las herramientas Compromisos de nivel de proyecto, Facturación y Facturación de progreso.

Requisitos

Pasos

  1. Abrir la página Nueva factura
  2. Actualizar la tarjeta Información general
  3. Actualizar la tarjeta Desglose de partidas
  4. Establecer y liberar las retenciones en las partidas del desglose de partidas
  5. Añadir adjuntos
  6. Guardar la factura

Abrir la página Nueva factura

Las facturas nuevas siempre se crean en la herramienta Pedidos del proyecto. El primer paso es abrir la página "Nueva factura" de la siguiente manera:

  1. Vaya a la herramienta Pedidos del proyecto.
  2. En la tabla Contratos, busque el pedido para el que desea crear la factura.  
  3. Haga clic en el vínculo del número para abrir el compromiso.
    subcontract-number-link-status.png
     Sugerencia

    ¿Desea recopilar firmas utilizando la integración Procore + DocuSign©?  Para hacerlo, haga clic en el botón Editar contrato. A continuación, marque la casilla de verificación Firmar con DocuSign© en la tarjeta de 'Información general' del contrato de compromiso. Si añade una marca, haga clic en Guardar ahora.  De lo contrario, haga clic en Cancelar. Aspectos importantes a tener en cuenta:

  4. En el contrato, haga clic en el botón Crear. A continuación, seleccione la opción Crear factura en el menú desplegable.  
     Notas

    subcontract-create-button-create-invoice.png
  5. Continúe con el siguiente paso. 

Actualizar la tarjeta Información general

Establecer y liberar las retenciones en las partidas del desglose de partidas

Si desea establecer y liberar retenciones en las partidas individuales del desglose de partidas, siga estos pasos:

  1. Elija entre estas opciones para seleccionar las partidas:
    • Para seleccionar todas las partidas del SOV, haga clic en la casilla en el encabezado "Número de posición" de la tabla de datos. 
      O
    • Para seleccionar partidas individuales, marque las casillasde verificación en la columna "Número de partida" para las partidas deseadas. 
  2. En la lista de valores, haga clic en el botón Editar.  
  3. Opcional: Si es un administrador de facturas que desea establecer la retención de la factura, haga lo siguiente: 
    • Marque una o más casillas de verificación Número de artículo.  A continuación, haga clic en el icono de lápiz sobre la tabla de datos en el Programa de valores. 
      Se abrirá el panel Editar en el lado derecho de la página. 
    • Introduzca los valores de retención que se aplicarán a las partidas seleccionadas:
      • Retención de trabajo en este período (%). Introduzca un porcentaje para indicar el porcentaje de retención de trabajo que se liberará este período de facturación. 
      • Retención liberada. Introduzca un porcentaje para indicar el porcentaje de retención liberado.
      • Retención de materiales (%). Introduzca un porcentaje para indicar el porcentaje de retención de trabajo que se liberará este período de facturación. 
    • Haga clic en Aplicar. 
  4. Elija entre estas opciones para ingresar a la retención de trabajo:
    • Retención de trabajo en este período ($). Muestra el importe de la divisa de la retención de trabajo durante este período. El valor que aparece aquí se basa en su entrada en la columna "Trabajo completado este período". Una entrada en esta celda permite a Procore calcular automáticamente el valor porcentual en la columna "Retención de trabajo en este período (%)". 
      O
    • Retención de trabajo en este período (%). Introduzca un porcentaje de la retención de trabajo que solicita que se libere en este período. Una entrada en esta celda permite a Procore calcular automáticamente el valor de la moneda en la columna "Retención de trabajo en este período ($)". 
  5. En la columna Retención total liberada, introduzca la cantidad total de retención de trabajo que se solicita para la liberación en la partida.  
  6. Elija entre estas opciones para ingresar la retención de materiales: 
    • Retención de materiales (€). Introduzca una cantidad de moneda para la retención de material que está solicitando que se libere en este período. El valor que aparece aquí se basa en sus entradas en las columnas Nuevos materiales almacenados y Materiales almacenados anteriores. Una entrada en esta celda permite a Procore calcular automáticamente el valor porcentual en la columna "Retención de materiales en este período (%)". 
      O
    • Retención de materiales (%). Introduzca un porcentaje de la retención de material que solicita que se libere en este período. El valor que aparece aquí se basa en sus entradas en las columnas Nuevos materiales almacenados y Materiales almacenados anteriores. Una entrada en esta celda permite a Procore calcular automáticamente el valor porcentual en la columna "Retención de materiales en este período (%)". 
  7. En la columna Retención total, Procore calcula la suma de la cantidad de "Retención de trabajo en este período ($)" más la cantidad de "Retención de materiales ($)" para representar la cantidad de retención total en la factura.  

Añadir adjuntos

  1. Desplácese hasta la sección «Adjuntos». 
  2. Elija entre estas opciones:

    admin-view-attachments-section.png
    • Haga clic en el botón Adjuntar archivos. Se abre el cuadro de diálogo Adjuntar archivos, en el que puede cargar archivos desde su ordenador. Haga clic en el botón Adjuntar cuando haya terminado.
      O
    • Utilice una operación de arrastrar y soltar para mover los archivos desde su ordenador o red al «área de adjuntos». 

Guardar la factura

Haga clic en el botón Guardar en la parte inferior de la página «Nueva factura». 

save-button-admin-invoice.png

Enviar una factura con DocuSign©  

Opcional: Si su equipo de proyecto quiere recoger firmas en sus facturas utilizando la integración Procore + DocuSign©, haga clic en el botón Enviar con DocuSign© en la parte superior de la página. Para utilizar este botón, la integración de DocuSign© debe estar habilitada en el proyecto (consulte ¿Cómo habilito la integración de DocuSign®?) y la factura debe estar en el estado Aprobado, Aprobado con anotaciones o Pendiente de aprobación. Para obtener más información sobre la integración de DocuSign© y la preparación de sobres para la firma, consulte DocuSign®.

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