Gestión de documentos: Guía de primeros pasos

Requisitos previos para esta guía

• Su empresa forma parte de la versión limitada de gestión de documentos (Beta).
• La herramienta Gestión de documentos está habilitada para un proyecto.
• Los siguientes permisos están habilitados en Procore:
  • Permisos de Administrador la empresa:
    • 'Administrador' para la herramienta de nivel de empresa Directorio.
  • Permisos de la herramienta de gestión de documentos:
    • Permisos de nivel 'Administrador' para la herramienta Gestión de documentos.
    • Añadido a un grupo de permiso con los  permisos  'Subir nuevos archivos' y 'Enviar nuevos archivos' habilitados .
      Nota:  Procore proporciona un grupo de permiso "Controlador de documentos" predeterminado al que puede añadirse.  
  • Opcional: Flujos de trabajo y permisos de la herramienta Correspondencia:
    • Para configurar e iniciar flujos de trabajo para documentos, permisos 'Administrador' en la herramienta Flujos de trabajo empresa.
    • Adjuntar documentos a elementos de correspondencia en la herramienta Correspondencia de un proyecto:
      • Permisos de nivel "Estándar" o 'Administrador' en el tipo de correspondencia tipo de correspondencia.
        O
        bien, los permisos de nivel de "Solo lectura" en el tipo de correspondencia del elemento con el  permiso pormenorizado "Crear elemento"  habilitado en la plantilla de permisos.

Siguiente lección:  Introducción a la gestión de documentos

Acerca de la herramienta

Proceso general de la herramienta

Una vez configurados los ajustes (como se explica más adelante en esta guía), el proceso general para usar la herramienta de gestión de documentos es el siguiente:  

• Cargar, revisar y enviar documentos
  • Cargando documentos
  • Revisar y completar los atributos del documento
  • Enviar y aprobar documentos
  • Revisión de documentos con Flujos de trabajo
• Visualización, descarga y uso compartido de documentos
  • Visualización de documentos
  • Descargar documentos
  • Compartir documentos

Cargar, revisar y enviar documentos

Visualización, descarga y uso compartido de documentos

Después de enviar los documentos al proyecto, las personas con los permisos adecuados pueden ver, compartir y descargar los documentos que necesitan.  
Nota: Los permisos de documentos se configuran más adelante en esta guía.

Siguiente lección:  Campos del documento: descripción general

Contexto

En la construcción, los errores y el retrabajo a menudo son causados por archivos de proyecto obsoletos que se duplicaron en varias carpetas o herramientas. Para mitigar este riesgo, la herramienta de Gestión Documental de Procore organiza y controla automáticamente el acceso a los archivos en función de los atributos (campos del documento) de cada revisión del documento.  Es por eso que es especialmente importante configurar estos valores de campo antes de comenzar con la herramienta.  

Cómo funciona

  VER LISTA DE CAMPOS

Nota:  Configurará qué campos deben ser obligatorios para cada documento, por tipo de documento, en la sección Requisitos de carga de esta guía.

Prácticas recomendadas

Antes de configurar los campos del documento para la herramienta de gestión de documentos, tenga en cuenta lo siguiente:

• ¿Qué campos son importantes para sus necesidades de gestión de documentos?  
• ¿Los requisitos de campo deben variar según el proyecto o son coherentes en toda su empresa?
• Para los campos obligatorios (como "Estado" y "Tipo"), ¿qué valores  deberían estar disponibles para ellos?
• ¿Qué "códigos" deben asociarse con cada valor de campo (como 'DR' para Dibujo) para que sean reconocibles en su estándar de nomenclatura de documentos?

Siguiente lección:   Campos del documento - Configúralo

Vídeo

1. Crear conjuntos de campos configurables

En la herramienta Administrador de nivel de empresa, cree un nuevo conjunto de conjunto de campos configurable para la herramienta Gestión de documentos que aplicará a su proyecto.  Esto le permite establecer qué campos deben ser obligatorios en los documentos de todos sus proyectos.  

Nota:  En el futuro, podrá añadir nuevos campos personalizados a los conjuntos de campos, así como ocultar los campos que no planea usar.

  VER LOS PASOS

2. Editar campos predeterminados

En la herramienta Administrador de nivel de empresa, decida qué valores desea que estén disponibles para campos de documento como el estado, el tipo de documento y la disciplina del documento. Estas opciones de campo se aplicarán a todos los archivos de la herramienta Gestión de documentos en los proyectos de su empresa.

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3. Opcional: Revisar las opciones de campo para un proyecto  

Herramienta de gestión de documentos Los administradores tienen la opción de ocultar ciertos valores de campo dentro de proyectos individuales. Para ello, vaya a los Ajustes de configuración de la herramienta Gestión de documentos en un proyecto, revise las opciones de los campos y oculte las que no desee que estén disponibles para su selección.

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4. Configurar campos de Procore adicionales

Dependiendo de los requisitos de sus proyectos, puede haber algunos campos adicionales que desee configurar antes de comenzar. Si planea utilizar un estándar de nomenclatura de documentos, el código del proyecto y el código del originador son especialmente importantes.

• Código de proyecto
• Código de origen (campo "Nombre abreviado")
• Código de ubicación
• Código de etapa

Siguiente lección:   Estándar de nomenclatura - Descripción general

Contexto

Su equipo conocerá fácilmente el autor y el propósito de cada documento debido a los estándares de nomenclatura de documentos consistentes en todos sus proyectos.  La herramienta de gestión documental de Procore utiliza los atributos de cada revisión para aplicar automáticamente los estándares de nomenclatura y rellenar automáticamente los metadatos (atributos), simplificando el proceso de carga. Determina si una carga debe asociarse con revisiones anteriores o convertirse en un documento completamente nuevo.  

Cómo funciona

La herramienta Gestión de documentos puede utilizar códigos de atributo de documento para hacer cumplir un estándar de nomenclatura de documentos. Cuando se cargan nuevas revisiones con un nombre y formato idénticos a los que ya existen, el sistema apila esas revisiones en un único contenedor de documentos con un nombre único. Esto reduce el riesgo de duplicación de archivos y mantiene a todos trabajando con la información más reciente.

En la página Ajustes de configuración de la herramienta Administración de documentos, puede agregar o eliminar campos y reorganizarlos para crear un estándar de nomenclatura personalizado que se pueda usar para algunos o todos los documentos de su proyecto.  

   VER TUTORIAL  
 

Prácticas recomendadas

Es importante establecer la estructura de su estándar de nomenclatura de documentos lo antes posible en un nuevo proyecto. Esto evita inconsistencias y refactorización en el futuro.

Antes de configurar el estándar de nomenclatura para la herramienta de gestión de documentos, tenga en cuenta lo siguiente:

• ¿Qué tipos de documentos necesitan que se aplique un estándar de nomenclatura?  
• ¿Qué combinación y orden de la información en el nombre ayudaría a su equipo a comprender mejor el propósito de un documento, especialmente en escenarios cuando encuentran el documento sin contexto adicional?
• ¿Qué combinación de información en el nombre garantizaría que los documentos individuales se identifiquen de manera única y no se superpongan accidentalmente?
  • Por ejemplo, puede decidir que en un proyecto menos complejo solo sus dibujos y presentaciones técnicas deben nombrarse como Número de disciplina de tipo de proyecto (por ejemplo, ABC-DR-A-101 o ABC-TS-C-202), mientras que todos los demás documentos, como informes o rastreadores, pueden conservar su nombre de archivo original.

Siguiente lección:   Estándar de nomenclatura: configúrelo naming-standard#

Editar el estándar de nomenclatura

En la sección "Requisitos de carga" de la página Ajustes de configuración, revise el estándar de nomenclatura "Predeterminado de Procore" y realice los cambios que sean necesarios.

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Vídeo

Nota:  En la siguiente sección de esta guía, decidirás qué tipos de documentos asociar con esta norma de nomenclatura.

Siguiente lección:   Requisitos de carga: descripción general

Contexto

Como se explicó en lecciones anteriores, la herramienta Gestión de documentos utiliza atributos de documentos para controlar los permisos de usuario para revisiones individuales, generar un estándar de nomenclatura y organizar sus documentos para una fácil recuperación. Por lo tanto, si los documentos cargados no tienen suficientes atributos, existe un gran riesgo de que no los encuentre fácilmente más adelante.  Es por eso que es increíblemente importante establecer qué campos son obligatorios antes de cargar cualquier archivo. Además, estos requisitos de carga se pueden personalizar por tipo de documento y pueden especificar si se debe aplicar un estándar de nomenclatura.

Cómo funciona

En la sección "Requisitos de carga" de la página Ajustes de configuración de la herramienta, puede establecer una regla predeterminada que deben seguir todos los documentos. También puede crear reglas condicionales  que anulen las reglas predeterminadas y solo se apliquen a ciertos tipos de documentos.

Estas reglas determinan qué campos de metadatos deben completarse para los documentos cargados, así como si se aplica el estándar de nomenclatura del proyecto.  
    

   VER TUTORIAL

Prácticas recomendadas

Antes de configurar los requisitos de carga para la herramienta de gestión de documentos, tenga en cuenta lo siguiente:

• ¿Qué requisitos de atributo y denominación deben existir en cada revisión cargada al sistema, independientemente de su tipo?
• ¿Qué requisitos deben variar según el tipo de documento?
  Nota: Solo puede tener un estándar de nomenclatura para todo el proyecto, pero puede decidir si lo aplica o no para cada tipo de documento.
• ¿Permitirá su proyecto duplicar los identificadores de revisión? De forma predeterminada, el campo Revisión se establece como un campo editable, mientras que el campo Versión siempre es un identificador exclusivo no editable. Tener la opción de editar manualmente el campo Revisión para que coincida con el número de revisión de una carga anterior permite a los usuarios cargar un archivo que tiene ediciones menores sin considerarlo una revisión completamente nueva.    Sin embargo, los administradores pueden exigir que las revisiones sean únicas para ciertos tipos de documentos, si lo prefieren.    

Siguiente lección:   Requisitos de carga - Configúralo

Vídeo

1. Editar la regla predeterminada

En la sección "Requisitos de carga" de la página Ajustes de configuración, revise la regla predeterminada y realice los cambios que sean necesarios. Puede elegir si se debe aplicar el estándar de nomenclatura, seleccionar los campos que se requerirán para los documentos cargados y decidir si se permiten identificadores de revisión duplicados.  
Nota: Los campos Estado, Tipo, Revisión y Nombre siempre son obligatorios, así como cualquier otro campo que haya decidido solicitar dentro del conjunto de conjunto de campos de su empresa para la herramienta Gestión de documentos.

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2. Crear reglas condicionales

Si ciertos tipos de documentos necesitan requisitos diferentes a la regla predeterminada, cree una o más reglas condicionales en la sección "Requisitos de carga" de la página Ajustes de configuración. Por ejemplo, elija diferentes campos obligatorios o decida no aplicar el estándar de nomenclatura.  

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Siguiente lección:   Permisos de documentos: descripción general

Contexto

Un solo documento de construcción puede tener decenas de revisiones y cientos de actualizaciones de versiones menores a lo largo de su vida útil. Cada una de esas revisiones es adecuada para una etapa, propósito y audiencia diferentes en el trabajo.  En muchos proyectos, estas revisiones están dispersas en diferentes carpetas que requieren una gestión manual de permisos. Sin embargo, con la herramienta Gestión de documentos de Procore, puede controlar automáticamente los permisos en cada revisión de documento individual dentro de un "contenedor".  La herramienta puede usar los atributos de esa revisión, como el estado, la etapa, el tipo o la disciplina, para determinar automáticamente los permisos.  

Cómo funciona

  OBTENER MÁS INFORMACIÓN SOBRE LOS PERMISOS

Prácticas recomendadas

Antes de configurar los permisos de la herramienta de gestión de documentos, tenga en cuenta lo siguiente:

• ¿Cuáles son los distintos roles de usuario en sus proyectos que necesitan diferentes niveles de acceso a los documentos del proyecto?
• ¿A qué deberían poder acceder estos grupos y qué campos de documentos son necesarios para determinar este acceso?
  • Por ejemplo, puede considerar proporcionar a sus gerentes de proyectos y controladores de documentos acceso de 'Administrador' a todas las revisiones de documentos en el sistema, pero solo dar a su equipo de campo acceso "Visor" a los dibujos de proyectos aprobados.
• ¿Quién debería poder cambiar la configuración dentro de la propia herramienta de gestión de documentos?

Siguiente lección:   Permisos del documento: configúrelo

1. Asignar permisos generales de herramientas

Asigne permisos de nivel "Estándar" o 'Administrador' a la herramienta Gestión de documentos para las personas que necesitarán acceso a la herramienta. Puede asignar este permiso para usuarios y grupos en una plantilla de permiso del proyecto en la herramienta Permisos o editar manualmente el permiso para usuarios en la herramienta Directorio.

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2. Crear grupos de permisos

Cree grupos de permiso para los diferentes tipos de permiso que necesite y añada personas a ellos para controlar automáticamente su acceso a los documentos del proyecto.

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3. Gestionar los niveles de permisos de documentos

permiso de control adicional a los documentos especificando qué acciones deben estar disponibles en tres niveles diferentes: Visor, Propietario y Administrador.  
Nota: Esta lista se limita actualmente a controlar qué niveles deberían poder editar los atributos del documento, pero se introducirá una personalización adicional en el futuro.  

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Siguiente lección:   Aprobaciones de documentos con Flujos de trabajo - Descripción general

Contexto

A menudo, las empresas constructoras tienen que mover manualmente los documentos de construcción entre carpetas y sistemas en silos a medida que su estado pasa del trabajo en curso a la revisión y a la aprobación. Esto crea una gran cantidad de gastos generales y conduce a la posibilidad de errores y retrabajos. Con Gestión de documentos de Procore, no es necesario mover documentos a medida que cambia su estado, y el acceso a las revisiones se cambia automáticamente una vez que ha concluido un flujo de trabajo de trabajo de aprobación. Además, el motor de flujo de trabajo de trabajo integrado en la herramienta de gestión de documentos es increíblemente personalizable y puede adaptarse a escenarios de aprobación simples y complejos para cualquier tipo de documento.

Cómo funciona

Puede crear plantillas de flujo de trabajo personalizadas que luego se asignan a los documentos que se cargan en la herramienta Gestión de documentos. Una vez que se ha iniciado un flujo de trabajo de flujo de trabajo, se notifica a los participantes del flujo de trabajo para que revisen los documentos, opcionalmente los comenten con marcado y proporcionen un resultado de aprobación.

A medida que se revisa una revisión de documento y se aprueba o rechaza, el estado de la revisión se actualiza automáticamente en Procore. Esto significa que no es necesario cambiar manualmente la configuración de permiso o mover revisiones entre carpetas o herramientas después de que se apruebe un documento. Cuando se crea un flujo de trabajo de trabajo para un documento PDF, los responsables del flujo de trabajo de trabajo pueden añadir anotaciones directamente al PDF durante su paso en el flujo de trabajo. Una vez finalizado el flujo de trabajo de trabajo, todas las decisiones del flujo de trabajo de trabajo, las marcas de revisión y los archivos adjuntos adicionales se conservan para poder hacer referencia a ellos más adelante.

Prácticas recomendadas

Antes de configurar plantillas de flujo de trabajo para la herramienta de gestión de documentos, tenga en cuenta lo siguiente:

• ¿Qué procesos de revisión y aprobación de documentos desea aplicar y para qué tipo de documentos?
• ¿Cómo varía el flujo de aprobación según el propósito, el tipo o la fuente del documento?
• ¿Qué opciones de respuesta necesita en cada paso (por ejemplo, aprobado, aprobado con comentario, rechazado)?
• ¿A quién se le debe permitir crear y configurar flujos de trabajo de documentos?
• ¿A quién se le debe permitir gestionar los flujos de trabajo de documentos activos (por ejemplo, reiniciarlos o cambiar a los asignados a mitad del flujo)?

Siguiente lección:   Aprobaciones de documentos con Flujos de trabajo: configúrelo

1. Asignar permisos de flujo de trabajo

Si aún no lo ha hecho, configure permisos para los Flujos de trabajo.

2. Crear una plantilla de flujo de trabajo de gestión de documentos

A continuación, querrás crear plantillas de flujo de trabajo de trabajo en la herramienta Flujos de trabajo empresa.

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3. Asignar el flujo de trabajo a un proyecto

Una vez creada la plantilla de flujo de trabajo de trabajo, deberá asignarla a los proyectos en los que desee utilizarla.  

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4. Configurar un flujo de trabajo para el proyecto

Para poder usar los flujos de trabajo en la herramienta Gestión de documentos, deberá configurar el flujo de trabajo para el proyecto, lo que implica asignar revisores a pasos individuales. También puede establecer si desea o no utilizar una de estas plantillas como valor predeterminado para los documentos recién cargados.

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5. Iniciar un flujo de trabajo en documentos

Cuando se cargan documentos en el proyecto, se puede asignar un flujo de trabajo de trabajo a los documentos en la columna "Flujo de trabajo asignado". Después de enviar un documento, el flujo de trabajo asignado comenzará en el primer paso y se notificará a los revisores.

Nota: Si envía documentos de forma masiva, los revisores recibirán un solo correo electrónico con todos los documentos que requieran su atención, en lugar de correos electrónicos separados para los documentos enviados individualmente.

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Siguiente lección:   Organización de documentos con vistas guardadas - Descripción general

Contexto

La mayoría de las herramientas de gestión de documentos utilizan carpetas para mantener los documentos organizados y accesibles. Las carpetas pueden ser problemáticas porque cada revisión de documento en realidad tiene que existir dentro de la carpeta y no puede existir dentro de dos o más carpetas a la vez. Si bien esto puede funcionar para documentos en curso con acceso limitado, se convierte en un problema una vez que los documentos se envían para su revisión y luego se rechazan o se publican para un público más amplio. En la construcción, es esencial mantener un historial único y rastreable de las revisiones de un documento de construcción y sus cambios de estado a lo largo del tiempo. Si tiene que copiar o mover manualmente las revisiones entre carpetas destinadas a diferentes propósitos o audiencias, pierde esa trazabilidad y los equipos de riesgo que operan con información obsoleta.    

Con la herramienta de gestión de documentos de Procore, las revisiones de documentos se etiquetan con atributos que las describen y se pueden usar filtros de búsqueda para encontrarlas rápidamente. Por ejemplo, puede usar filtros para encontrar los últimos planos arquitectónicos aprobados o ver los documentos rechazados que se originaron en su empresa. Puede guardar estos filtros de búsqueda como "vistas guardadas" para que los documentos sean más fáciles de encontrar para usted y su equipo, lo que proporciona el beneficio de una estructura de carpetas de proyecto estándar sin los riesgos e inconvenientes de la duplicación de archivos.  

Cómo funciona

Siguiente lección:   Organización de documentos con vistas guardadas: configúrela

Crear vistas guardadas

Para las categorías a las que un administrador desea que las personas tengan acceso rápido, pueden establecer el acceso de la vista guardada en "Todos en el proyecto".   Además, cualquier usuario puede crear sus propias vistas personalizadas.

Nota: Actualmente, las vistas guardadas del proyecto deben crearse dentro de cada proyecto individualmente, pero en el futuro podrá estandarizar las vistas guardadas en varios proyectos dentro de su empresa.  

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Siguiente lección:   Distribución de documentos con correspondencia - Descripción general

Contexto

Con tantas formas de compartir documentos y comunicaciones digitalmente, puede ser difícil mantener un registro claro de las comunicaciones para un proyecto. Adjuntar y enviar manualmente documentos por correo electrónico fuera de Procore aumenta el riesgo de hacer referencia a revisiones obsoletas y dificulta encontrar y consultar las comunicaciones cuando sea necesario.

La herramienta Correspondencia de Procore sirve como un lugar central para compartir documentos del proyecto y mantener un registro formal de la comunicación. Los archivos de gestión de documentos se pueden adjuntar directamente y vincular en un elemento de correspondencia desde la web o el móvil, lo que proporciona un fácil acceso a los documentos junto con un historial claro de comunicación.  

Cómo funciona

Cuando necesite distribuir o discutir cualquier cosa relacionada con sus documentos, puede usar la herramienta Correspondencia de Procore para adjuntar y compartir documentos desde la herramienta Gestión de documentos. Por ejemplo, puede crear un tipo de correspondencia para que las transmisiones compartan paquetes de dibujos aprobados.  

Compartir documentos a través de un elemento de correspondencia ayuda a garantizar que se mantenga un sistema formal de registro a través de Procore. Los archivos adjuntos (no las copias) se vinculan directamente desde la herramienta Gestión de documentos, lo que significa que se conserva el historial completo, el contexto y los permisos para los documentos.  

     VER TUTORIAL

Prácticas recomendadas

Antes de configurar las plantillas de correspondencia para el proyecto, tenga en cuenta lo siguiente:

• ¿Qué tipos de comunicaciones formales sobre los documentos de construcción requiere su equipo de proyecto de y cuándo podrían necesitar emitirlos?
• ¿Está familiarizado con la herramienta Correspondencia? Si es así, ¿cómo lo está utilizando hoy y cómo podría cambiar una vez que comience a utilizar la herramienta de gestión de documentos?
• ¿Quién debe enviar y gestionar las comunicaciones?
• Considere los permisos necesarios para la herramienta Correspondencia: permisos de nivel "Estándar" o superior en el tipo de correspondencia del elemento . O permisos de nivel de "Solo lectura" en el tipo de correspondencia elemento con el permiso pormenorizado "Crear elemento" habilitado en su plantilla de permisos.

Siguiente lección:   Distribución de documentos con correspondencia: configúrelo

1. Crear un tipo de correspondencia

En la página Correspondencia de la herramienta Administrador empresa (en Configuración de herramientas), cree un tipo de correspondencia.  

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2. Crear y aplicar un conjunto de conjunto de campos de correspondencia a un proyecto

En la pestaña "Conjuntos de campos" de la página Correspondencia en la herramienta Administrador de nivel de empresa, cree un nuevo conjunto de campos o edite uno existente. En el enlace "Proyectos asignados" para el conjunto de campos, elija los proyectos a los que desea aplicar el conjunto de conjunto de campos Correspondencia.  

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3. Crear un elemento de correspondencia

En la herramienta Correspondencia del proyecto, cree uno o más elementos de correspondencia que utilizará para compartir archivos desde la herramienta Gestión de documentos.  

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Siguiente lección:   Conclusión

  ¡Ha completado la guía!  

Esperamos que esta guía le haya ayudado a comprender mejor cómo funciona la herramienta de gestión de documentos y cómo podrá utilizarla en sus proyectos.

Para obtener una lista completa de tutoriales de gestión de documentos, preguntas frecuentes, vídeos y más, visite la página de inicio de gestión de documentos.