Gestionar conjuntos de campos configurables y campos predeterminados para la herramienta de gestión de documentos
Objetivo
Gestionar los campos predeterminados y las opciones de campo para documentos en la herramienta Gestión de documentos.
Temas a considerar
- Permisos de usuario necesarios:
- Permisos de nivel "Administrador" para la herramienta Administrador de nivel de empresa.
Nota: Los usuarios con permisos de nivel "Administrador" para la herramienta Gestión de documentos pueden mostrar u ocultar las opciones de campo predeterminadas para un proyecto específico en la página Configurar ajustes. Consulte Ajustes de configuración: gestión de documentos.
- Permisos de nivel "Administrador" para la herramienta Administrador de nivel de empresa.
- Información adicional:
- Los campos predeterminados requeridos por Procore no se pueden desactivar ni eliminar. Consulte ¿Por qué no puedo desactivar ciertos 'Tipos' de documentos para la herramienta Gestión de documentos?
Pasos
Los campos de la herramienta de gestión de documentos se pueden gestionar a nivel de empresa y de proyecto. Vea las siguientes opciones:
- Configurar conjuntos de campos y campos predeterminados para proyectos
- Mostrar u ocultar opción para un campo
Configurar conjuntos de campos y campos predeterminados para proyectos
Crear nuevos conjuntos de campos configurables
- Vaya a la herramienta Administrador de nivel de empresa.
- En la barra lateral, desplácese hacia abajo hasta "Configuración de herramientas" y haga clic en Gestión de documentos.
- La pestaña Conjuntos de campos se abre automáticamente.
- Haga clic en Crear nuevo.
- Introduzca un nombre para el conjunto de campos y haga clic en Crear.
- On the 'Edit Fieldset' page, mark the Required checkbox next to any additional fields that you want to make required.
Nota: Los campos proporcionados por Procore no se pueden desactivar y los campos obligatorios (Nombre, Revisión, Estado y Tipo) no se pueden marcar como opcionales. Para obtener más información sobre los campos, consulte ¿Cuáles son los diferentes campos en la herramienta Gestión de documentos? - Haga clic en Guardar.
- En la ventana "¿Aplicar cambios a los proyectos?", haga clic en Asignar proyectos para añadir el conjunto de campos a los proyectos.
- En la ventana "Asignar proyectos", marque la casilla de verificación junto a cada proyecto al que desee aplicar el conjunto de campos y haga clic en Actualizar.
- En la ventana "¿Aplicar cambios a los proyectos?", haga clic en Confirmar.
- Opcional: Para establecer un conjunto de campos como predeterminado para los nuevos proyectos, haga clic en Establecer como predeterminado.
Editar campos predeterminados
- Vaya a la herramienta Administrador de nivel de empresa.
- En la barra lateral, desplácese hacia abajo hasta "Configuración de herramientas" y haga clic en Gestión de documentos.
- Haga clic en la pestaña Campos predeterminados.
Puede gestionar opciones para los campos siguientes:- Clasificación: Un subtipo específico de un tipo de documento.
- Disciplina: La disciplina asociada con este documento.
- Estado: el estado de un documento a medida que pasa por un proceso.
- Tipo: Las diferentes categorías de documentos, como planos, especificaciones o modelos.
- Volumen / Sistema: Un conjunto completo de equipos que trabajan juntos para un rol o propósito.
- Haga clic en la flecha
icono junto a un nombre de campo para mostrar las opciones para ese campo. - Haga clic en Editar.
- Modifique las opciones del campo según sea necesario:
- Para cambiar el nombre del código de una opción o actualizar su descripción, haga clic en el campo e introduzca el texto actualizado.
- Para ocultar una opción, desmarque la casilla.
- Para mostrar una opción, marque la casilla de verificación.
- Para añadir una opción, haga clic en Añadir opción.
- Para eliminar una opción, haga clic en el icono Eliminar.
- Cuando esté listo para guardar los cambios, haga clic en Guardar.
Nota
Procore también permite a los administradores de proyectos editar las descripciones de las opciones de campo para un solo proyecto desde los ajustes de configuración de la herramienta de gestión de documentos.
página Véase Ajustes de configuración: gestión de documentos. Mostrar u ocultar opciones de un campo
Dentro de la herramienta Gestión de documentos de un proyecto, puede personalizar las opciones que se muestran para los campos que tienen varias opciones. Por ejemplo, puede seleccionar qué opciones se muestran para el campo "Disciplina", ya que es un menú desplegable de selección única.
- Vaya a la herramienta Gestión de documentos del proyecto.
- Haga clic en el icono Ajustes de configuración .
- Haga clic en la pestaña Documentos.
- Haga clic en el icono de flecha junto a "Campos de documento" para expandir la sección.
Cada campo se enumera con su nombre, tipo de campo y descripción. - Haga clic en el campo que desea gestionar.
Nota: Actualmente, solo puede administrar las opciones de campo para los campos desplegables de selección única (como Estado, Tipo y Disciplina). Si hace clic en otro tipo de campo, verá información sobre el campo, sin botón "Editar" disponible. - Haga clic en Editar campo.
- Seleccione las opciones de campo que desea que las personas puedan seleccionar en la herramienta:
- Para ocultar una opción, desmarque la casilla.
- Para mostrar una opción, marque la casilla de verificación.
- Haga clic en Guardar.