Introducción a la gestión documental: revisión y aprobación de documentos con la herramienta Flujos de trabajo
Resumen
Contexto
A menudo, las empresas constructoras tienen que mover manualmente los documentos de construcción entre carpetas y sistemas en silos a medida que su estado pasa del trabajo en curso a la revisión y a la aprobación. Esto crea una gran cantidad de gastos generales y conduce a la posibilidad de errores y retrabajos. Con Gestión de documentos de Procore, no es necesario mover documentos a medida que cambia su estado, y el acceso a las revisiones se cambia automáticamente una vez que ha concluido un flujo de trabajo de trabajo de aprobación. Además, el motor de flujo de trabajo de trabajo integrado en la herramienta de gestión de documentos es increíblemente personalizable y puede adaptarse a escenarios de aprobación simples y complejos para cualquier tipo de documento.
Cómo funciona
Puede crear plantillas de flujo de trabajo personalizadas que luego se asignan a los documentos que se cargan en la herramienta Gestión de documentos. Una vez que se ha iniciado un flujo de trabajo de flujo de trabajo, se notifica a los participantes del flujo de trabajo para que revisen los documentos, opcionalmente los comenten con marcado y proporcionen un resultado de aprobación.
A medida que se revisa una revisión de documento y se aprueba o rechaza, el estado de la revisión se actualiza automáticamente en Procore. Esto significa que no es necesario cambiar manualmente la configuración de permiso o mover revisiones entre carpetas o herramientas después de que se apruebe un documento. Cuando se crea un flujo de trabajo de trabajo para un documento PDF, los responsables del flujo de trabajo de trabajo pueden añadir anotaciones directamente al PDF durante su paso en el flujo de trabajo. Una vez finalizado el flujo de trabajo de trabajo, todas las decisiones del flujo de trabajo de trabajo, las marcas de revisión y los archivos adjuntos adicionales se conservan para poder hacer referencia a ellos más adelante.
Vídeo
Crear plantillas WOrkflow de gestión de documentos
Para usar flujos de trabajo para documentos, creará una o varias plantillas de flujo de trabajo de trabajo en la herramienta Flujos de trabajo de Procore y luego las aplicará a sus proyectos.
VER TUTORIAL Después de aplicar una plantilla de flujo de trabajo de trabajo a un proyecto, deberá configurarla con los responsables correctos en la pestaña Flujos de trabajo de trabajo de la página Ajustes de configuración de la herramienta Gestión de documentos antes de poder usarla.
Flujos de trabajo STart en documentos
Después de configurar las plantillas de flujo de trabajo de trabajo para el proyecto, se pueden seleccionar flujos de trabajo para documentos en la columna "Flujo de trabajo asignado". También puede asignar un flujo de trabajo a varios documentos a la vez con la opción Editar masivamente.
Nota: Si desea solicitar una selección de flujo de trabajo de trabajo para ciertos documentos, como los dibujos, puede establecer este campo como un requisito en sus requisitos de carga.
Revisar y responder en un flujo de trabajo
Después de que se inicie un flujo de trabajo para un documento, un responsable del flujo de trabajo puede revisar el documento y responder en el flujo de trabajo.
AÑADIR ANOTACIONES
Los responsables del flujo de trabajo pueden marcar documentos según sea necesario como parte de la respuesta.
Prácticas recomendadas
Antes de configurar plantillas de flujo de trabajo para la herramienta de gestión de documentos, tenga en cuenta lo siguiente:
- ¿Qué procesos de revisión y aprobación de documentos desea aplicar y para qué tipo de documentos?
- ¿Cómo varía el flujo de aprobación según el propósito, el tipo o la fuente del documento?
- ¿Qué opciones de respuesta necesita en cada paso (por ejemplo, aprobado, aprobado con comentario, rechazado)?
- ¿A quién se le debe permitir crear y configurar flujos de trabajo de documentos?
- ¿A quién se le debe permitir gestionar los flujos de trabajo de documentos activos (por ejemplo, reiniciarlos o cambiar a los asignados a mitad del flujo)?
Ejemplo
A continuación, encontrará una representación ilustrativa de un flujo de trabajo para el proceso de aprobación del dibujo mecánico . Cada casilla corresponde a un paso específico, mientras que las flechas significan las decisiones tomadas en cada coyuntura.
Consideremos un proyecto en el que un subcontratista mecánico, M 's Mechanical, presenta planos para el Nivel 1. El destino inicial de estos planos es el Controlador de Documentos, quien realiza una verificación de Aseguramiento de la Calidad (AC).
- Si el documento recibe un estado "Rechazado" durante la verificación de control de calidad, se etiqueta como "RJ-Rechazado" y pasa al paso siguiente titulado "Verificación de control de calidad Rechazada - Volver a enviar". En este escenario, el mecánico de M es notificado de inmediato del rechazo y se le indica que vuelva a enviar el documento.
- Si el documento recibe un estado "Aprobado" en la verificación de control de calidad, avanza a la siguiente fase, denominada "Revisión técnica de contenido".
- Si el documento recibe un rechazo, pasa a la siguiente etapa conocida como "Contenido técnico rechazado" y se etiqueta como "RJ-Rechazado".
- En el caso de una aprobación dentro de la etapa de "Revisión Técnica de Contenido", el documento avanza a la "Revisión del Consultor".
- El resultado puede ser uno de los siguientes: "Aprobado", "Aprobado con comentarios" o "Rechazado". Dependiendo de esta decisión, al documento se le asigna un estado final de "Estado A - Aprobado", "Estado B - Aprobado con comentarios" o "Estado C - Rechazado".
Nota: Los grupos de permisos establecidos en la herramienta Gestión de documentos determinan quién puede ver el documento después de su aprobación.
- El resultado puede ser uno de los siguientes: "Aprobado", "Aprobado con comentarios" o "Rechazado". Dependiendo de esta decisión, al documento se le asigna un estado final de "Estado A - Aprobado", "Estado B - Aprobado con comentarios" o "Estado C - Rechazado".
Siguiente lección: Aprobaciones de documentos con Flujos de trabajo: configúrelo
Configurar
Ahora que ha aprendido sobre los flujos de trabajo de aprobación para la herramienta Gestión de documentos, está listo para completar las siguientes acciones en Procore:
1. Asignar permisos de flujo de trabajo
Si aún no lo ha hecho, configure permisos para los Flujos de trabajo.
Para cualquier usuario que forme parte de un flujo de trabajo de trabajo de aprobación, deberá asignar <a class="F1" title=" " href.path="//faq/what-granular-permissions-are-available-for-document-management-workflows" href.anchor="Answer" href.nombre de archivo filename =""> para la herramienta Flujos de trabajo de trabajo en sus plantillas de permiso.
También puede personalizar las acciones que los revisores pueden realizar en los documentos dentro de un flujo de trabajo activo, como quién debería poder marcar los documentos.
2. Crear una plantilla de flujo de trabajo de gestión de documentos
A continuación, querrás crear plantillas de flujo de trabajo de trabajo en la herramienta Flujos de trabajo empresa.
3. Asignar el flujo de trabajo a un proyecto
Una vez creada la plantilla de flujo de trabajo de trabajo, deberá asignarla a los proyectos en los que desee utilizarla.
4. Configurar un flujo de trabajo para el proyecto
Para poder usar los flujos de trabajo en la herramienta Gestión de documentos, deberá configurar el flujo de trabajo para el proyecto, lo que implica asignar revisores a pasos individuales. También puede establecer si desea o no utilizar una de estas plantillas como valor predeterminado para los documentos recién cargados.
5. Iniciar un flujo de trabajo en documentos
Cuando se cargan documentos en el proyecto, se puede asignar un flujo de trabajo de trabajo a los documentos en la columna "Flujo de trabajo asignado". Después de enviar un documento, el flujo de trabajo asignado comenzará en el primer paso y se notificará a los revisores.
Nota: Si envía documentos de forma masiva, los revisores recibirán un solo correo electrónico con todos los documentos que requieran su atención, en lugar de correos electrónicos separados para los documentos enviados individualmente.