Gestión de documentos: permisos de usuario
Gestión de documentos
Importante
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Los usuarios pueden realizar la acción con este nivel de permisos.
Los usuarios pueden realizar la acción con este nivel de permiso Y los permisos granulares apropiados o la configuración del grupo de permisos de Gestión de documentos.
Nota
- El nivel de permiso "Solo lectura" no existe para la herramienta de gestión de documentos.
- La herramienta de gestión de documentos utiliza grupos de permiso y otras configuraciones, además de los niveles de permiso y permisos pormenorizados de la herramienta normal. Para obtener más información, consulte ¿Cómo funcionan los permisos en la herramienta de gestión de documentos?
- Los usuarios solo pueden ver y realizar acciones en los documentos a los que tienen acceso a través de un grupo de permiso.
| Acción | Ninguno | Solo lectura | Estándar | Administrador | Notas |
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Añadir anotaciones |
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De forma predeterminada, los usuarios solo pueden agregar anotaciones mientras sean el "Responsable del paso actual" para un flujo de trabajo. Nota: El permiso "Crear marcado" se puede habilitar para roles adicionales ("Asignados de flujo de trabajo" y "Administrador de flujo de trabajo") o deshabilitar para todos los usuarios. Consulte Ver y gestionar permisos de flujo de trabajo. |
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Completar información para documentos |
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Los usuarios deben formar parte de un grupo de permiso de la herramienta de gestión de documentos con el permiso habilitado. | ||
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Ajustes de configuración: Gestión de documentos |
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Configurar la vista |
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Crear un grupo de permisos |
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Crear una vista guardada |
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Los usuarios con permisos de nivel "Estándar" pueden crear sus propias vistas guardadas que solo son visibles para ellos. Los usuarios con 'Administrador' permiso pueden crear sus propias vistas Y vistas de proyecto que sean visibles para todos en el proyecto. |
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Eliminar un grupo de permisos |
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Eliminar una vista guardada |
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Los usuarios con permisos de nivel "Estándar" solo pueden eliminar sus propias vistas guardadas. Los usuarios con 'Administrador' permiso pueden eliminar sus propias vistas Y las vistas del proyecto que son visibles para todos en el proyecto. |
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Descargar documentos |
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Los usuarios solo pueden descargar documentos a los que tienen acceso a través de un grupo de permiso. | ||
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Duplicar un grupo de permisos |
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Editar un grupo de permisos |
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Editar una vista guardada |
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Los usuarios con permisos de nivel "Estándar" solo pueden editar sus propias vistas guardadas. Los usuarios con 'Administrador' permiso pueden editar sus propias vistas Y las vistas del proyecto que son visibles para todos en el proyecto. |
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Editar información para documentos |
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Los usuarios deben formar parte de un grupo de permiso con el documento 'Editar atributos' permiso habilitados. | ||
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Editar revisiones |
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Los usuarios deben formar parte de un grupo de permiso con el documento 'Editar atributos' permiso habilitados. | ||
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Editar el estándar de nomenclatura |
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Editar requisitos de carga |
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Exportar información |
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Los usuarios solo pueden exportar información de los documentos a los que tienen acceso a través de un grupo de permiso. | ||
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Opciones de campo de importación |
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Los usuarios también deben tener 'Administrador' permiso para la herramienta de nivel de empresa Administrador. | |||
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Gestionar conjuntos de campos configurables y campos predeterminados |
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Los usuarios también deben tener 'Administrador' level permiso to the Company level Administrador tool. Nota: Los usuarios con permisos 'Administrador' para la herramienta Gestión de documentos pueden mostrar u ocultar las opciones de campo predeterminadas dentro de la página Ajustes de configuración de la herramienta. |
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Gestionar usuarios en un grupo de permisos |
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Revisión de un documento en un flujo de trabajo |
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Los usuarios también deben añadirse como persona asignada para un flujo de trabajo. | ||
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Buscar y filtrar documentos |
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Los usuarios solo pueden encontrar documentos a los que tienen acceso a través de un grupo de permiso. | ||
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Establecer un grupo de permisos de gestión de documentos para un nuevo usuario |
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Los usuarios deben tener permisos de nivel 'Administrador' para la herramienta de nivel de proyecto Directorio. | |||
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Compartir documentos en un elemento de correspondencia |
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Los usuarios deben tener permisos de nivel "Estándar" o 'Administrador' en el tipo de correspondencia tipo de correspondencia. O permisos de nivel "Solo lectura" en el tipo de correspondencia del elemento con el permiso granular "Crear elemento" habilitado en la plantilla de permisos. |
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Iniciar un flujo de trabajo para documentos |
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Los usuarios también deben tener uno de los siguientes permisos:
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Enviar documentos |
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Los usuarios deben formar parte de un grupo de permiso de la herramienta de gestión de documentos con el permiso «Enviar nuevos archivos» habilitado. | ||
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Cargar documentos |
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Los usuarios deben formar parte de un grupo de permiso de la herramienta de gestión de documentos con el permiso habilitado. | ||
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Ver y gestionar permisos de documentos |
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Ver archivos de gestión de documentos en un elemento de correspondencia |
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Los usuarios deben tener permisos de nivel "Solo lectura" o superior en el tipo de correspondencia. Nota: Dependiendo del estado del elemento de correspondencia y la configuración de privacidad, es posible que también sea necesario asignar roles específicos o permisos pormenorizados a los usuarios para poder ver el elemento. |
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Ver documentos |
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Los usuarios solo pueden ver los documentos a los que tienen acceso a través de un grupo de permiso. Nota: Los usuarios con permisos de nivel de 'Administrador' para la herramienta de gestión de documentos pueden ver todos los archivos que se han añadido a la pestaña "Cargas". Los usuarios con permisos "Estándar" solo pueden ver los archivos que han subido. |
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Ver el historial de cambios de los documentos |
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Ver grupos de permisos |
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