Gestión de documentos - Glosario
Colección
Una colección es un grupo de filtros guardados en el panel Vistas guardadas de la herramienta Gestión de documentos. Las colecciones mantienen organizadas las búsquedas guardadas para que los usuarios puedan encontrar rápidamente la revisión de documentos necesaria en su contexto específico. Por ejemplo, los administradores pueden configurar una colección para los usuarios de campo que extraiga automáticamente solo la última versión publicada de cada dibujo para una ubicación específica. Es posible que existan revisiones más recientes de estos planos, pero los usuarios de campo solo deben trabajar a partir de versiones aprobadas (publicadas).
Procore proporciona automáticamente dos colecciones de documentos llamadas "En revisión" y "Publicadas", y los administradores del proyecto pueden crear colecciones adicionales utilizando filtros. Dentro de una Colección, cualquier usuario puede crear una vista guardada que reduzca aún más los resultados de la búsqueda. Por ejemplo, un ingeniero eléctrico puede querer una vista guardada que muestre solo dibujos eléctricos. Al colocar esta vista guardada en la colección "Publicada", el ingeniero facilita el acceso a una lista dinámica de todos los planos eléctricos publicados del proyecto.
Regla condicional
En la herramienta Gestión de documentos de Procore, se crea una regla condicional para establecer diferentes requisitos para tipos de documentos específicos que no cumplen los criterios de la regla predeterminada.
Regla predeterminada
En la herramienta Gestión de documentos de Procore, una regla predeterminada es un conjunto de requisitos que deben cumplir los documentos cargados en el proyecto, a menos que se aplique una regla condicional.
Contenedor de documentos
En la herramienta de gestión de documentos de Procore, un contenedor de documentos representa un conjunto único de revisiones de documentos relacionadas descritas con metadatos en común. Por ejemplo, un contenedor de documentos tendrá el mismo tipo de documento, disciplina y código de proyecto para todas las revisiones dentro de ese contenedor.
Metadatos
En la herramienta de gestión de documentos de Procore, los metadatos son datos que proporcionan información sobre un documento, como el nombre de archivo, el tamaño, la fecha de creación y carga, el nombre del autor, etc La herramienta Gestión de documentos utiliza una combinación de aprendizaje automático y el estándar de nomenclatura del proyecto para rellenar automáticamente los metadatos de un documento cargado.
Estándar de nomenclatura
Un estándar de nomenclatura es un formato estándar o específico de la empresa para crear un ID único para un elemento. En la herramienta de gestión de documentos de Procore, el estándar de nomenclatura se utiliza para crear y aplicar estándares para nombrar nombres de archivos de documentos. Según el estándar de nomenclatura establecido para el proyecto, Procore rellenará automáticamente los metadatos del nombre de archivo que coincida con los segmentos del estándar de nomenclatura.
Por ejemplo, la convención de nomenclatura estándar ISO 19650 utiliza 7 piezas de metadatos encadenadas. El estándar de nomenclatura típico para los planos en los Estados Unidos es Discipline-Doc Number, como A-101 para un primer plano arquitectónico planta.
Grupo de permisos
En la herramienta de gestión de documentos de Procore, se crea un grupo de permiso para otorgar permisos de documentos a los usuarios en función de un tipo de permiso (Administrador, propietario, visor) y los atributos del documento.
Tipo de permiso
En la herramienta Gestión de documentos de Procore, se otorga un tipo de permiso (Administrador, Owner, Viewer) a los usuarios para permitir el acceso a los documentos. Cada tipo de permiso se puede configurar para permitir una serie de acciones en un documento.
Vista guardada
Una vista guardada es un conjunto guardado de filtros de búsqueda para acceder rápidamente a los documentos en la herramienta Gestión de documentos. Las vistas guardadas organizan visualmente sus documentos al tiempo que satisfacen las necesidades de un contexto particular, como la vista guardada "Planos eléctricos publicados" para electricistas que solo desean ver las últimas versiones aprobadas de un tipo de documento específico. A diferencia de las carpetas tradicionales, las vistas guardadas no requieren que los usuarios especifiquen una ubicación de carga; absorben automáticamente las revisiones pasadas, presentes y futuras del mismo documento.
Los administradores pueden crear vistas guardadas para todos en el proyecto, y los usuarios individuales pueden crear vistas guardadas que solo sean visibles para ellos. Cada vista guardada se mantiene dentro de una colección, que es una categoría principal con su propio conjunto de filtros determinados por los administradores del proyecto.