Introducción a la gestión de documentos: campos de documentos
Resumen
Contexto
En la construcción, los errores y el retrabajo a menudo son causados por archivos de proyecto obsoletos que se duplicaron en varias carpetas o herramientas. Para mitigar este riesgo, la herramienta de Gestión Documental de Procore organiza y controla automáticamente el acceso a los archivos en función de los atributos (campos del documento) de cada revisión del documento. Es por eso que es especialmente importante configurar estos valores de campo antes de comenzar con la herramienta.
Cómo funciona
La herramienta de gestión de documentos de Procore utiliza metadatos y campos de documentos para otorgar acceso y organizar automáticamente las revisiones de documentos, lo que facilita su búsqueda. Los campos de documento de un proyecto se configuran en la herramienta Administrador de nivel de empresa a través de conjuntos de campos configurables. Las opciones de campo se pueden mostrar u ocultar en la página Ajustes de configuración de la herramienta de gestión de documentos.
Nota: Campos obligatorios para cada documento: Nombre, Tipo, Estado y Revisión.
Importante
Es importante tener configurados los requisitos de nomenclatura y carga para la herramienta Gestión de documentos antes de cargar documentos. Esto garantiza la estandarización y cumplimiento y ayuda a rellenar los campos automáticamente. Consulte ¿Qué datos puede rellenar automáticamente Procore al cargar archivos en la herramienta de gestión de documentos?Nota: Configurará qué campos deben ser obligatorios para cada documento, por tipo de documento, en la sección Requisitos de carga de esta guía.
Conjuntos de campos y opciones de campo para documentos
Los administradores de la empresa pueden gestionar conjuntos de campos configurables y opciones de campos predeterminados en la página Herramienta de gestión de documentos de la herramienta Administrador de nivel de empresa.
Gestionar conjuntos de campos configurables
Cree nuevos conjuntos de campos o edite los existentes y, a continuación, asígnelos a los proyectos. Esto le permite establecer qué campos deben ser obligatorios en los documentos de todos sus proyectos.
Próximamente
La herramienta Gestión de documentos añadirá campos personalizados para que pueda crear sus propios campos u ocultar los que no necesite.
Gestionar opciones de campo predeterminadas
Puede configurar las opciones de campo predeterminadas para los siguientes campos de gestión de documentos:
- Clasificación
- Disciplina
- Estado
- Tipo
- Volumen / sistema
Nota
La mayoría de los campos tienen un código que se puede rellenar automáticamente al principio del campo. El código se basa en el estándar de nomenclatura. Por ejemplo, un documento de tipo de dibujo se rellenaría con 'DR' en el campo Tipo. A medida que se introduce la información, los códigos se secuencian automáticamente para crear un nuevo campo Nombre para el documento.
Configurará su norma de nomenclatura de documentos en la sección "Norma de nomenclatura" de esta guía.
Mostrar u ocultar opciones de campo dentro de un proyecto
Puede optar por mostrar u ocultar las opciones de campo para los campos desplegables de selección única (como Estado, Tipo y Disciplina) a nivel de proyecto en la página Ajustes de configuración de la herramienta de gestión de documentos.
Campos adicionales en Procore
Los siguientes campos se utilizan para la herramienta de gestión de documentos, pero están configurados en otras áreas de Procore (que se muestran en la página "Configurarlo" para los campos de documentos):
- Proyecto : el código del proyecto debe ser una abreviatura del nombre del proyecto, como "VTX" para Vortex Business Center. El campo "Código" en la herramienta Administrador proyecto rellena el campo "Proyecto" para los documentos.
- Originador: campo que indica de quién se originó un documento. Por ejemplo, una persona asociada con 'ABC Company' en el Directorio carga un documento, por lo que se debe seleccionar 'ABC Company' para el campo Originador. El campo "Nombre abreviado" para empresas en la herramienta Directorio de nivel de proyecto o empresa se muestra como opciones para el campo "Originador".
- Ubicación: este campo representa la ubicación asociada con un documento. Las ubicaciones añadidas en la herramienta Administrador nivel de proyecto se muestran como opciones para el campo "Ubicación" de los documentos.
- Etapa: Este campo representa la fase de construcción para la que se creó un documento. Las "Etapas del proyecto" en la página "Predeterminados" de la herramienta Administrador de nivel de empresa se muestran como opciones para el campo "Etapa" de los documentos.
Prácticas recomendadas
Antes de configurar los campos del documento para la herramienta de gestión de documentos, tenga en cuenta lo siguiente:
- ¿Qué campos son importantes para sus necesidades de gestión de documentos?
- ¿Los requisitos de campo deben variar según el proyecto o son coherentes en toda su empresa?
- Para los campos obligatorios (como "Estado" y "Tipo"), ¿qué valores deberían estar disponibles para ellos?
- ¿Qué "códigos" deben asociarse con cada valor de campo (como 'DR' para Dibujo) para que sean reconocibles en su estándar de nomenclatura de documentos?
Siguiente lección: Campos del documento - Configúralo
Configurar
Ahora que ha aprendido sobre los campos de documento en la herramienta Gestión de documentos, está listo para completar las siguientes acciones en Procore:
Vídeo
1. Crear conjuntos de campos configurables
En la herramienta Administrador de nivel de empresa, cree un nuevo conjunto de conjunto de campos configurable para la herramienta Gestión de documentos que aplicará a su proyecto. Esto le permite establecer qué campos deben ser obligatorios en los documentos de todos sus proyectos.
Nota: En el futuro, podrá añadir nuevos campos personalizados a los conjuntos de campos, así como ocultar los campos que no planea usar.
2. Editar campos predeterminados
En la herramienta Administrador de nivel de empresa, decida qué valores desea que estén disponibles para campos de documento como el estado, el tipo de documento y la disciplina del documento. Estas opciones de campo se aplicarán a todos los archivos de la herramienta Gestión de documentos en los proyectos de su empresa.
3. Opcional: Revisar las opciones de campo para un proyecto
Herramienta de gestión de documentos Los administradores tienen la opción de ocultar ciertos valores de campo dentro de proyectos individuales. Para ello, vaya a los Ajustes de configuración de la herramienta Gestión de documentos en un proyecto, revise las opciones de los campos y oculte las que no desee que estén disponibles para su selección.
4. Configurar campos de Procore adicionales
Dependiendo de los requisitos de sus proyectos, puede haber algunos campos adicionales que desee configurar antes de comenzar. Si planea utilizar un estándar de nomenclatura de documentos, el código del proyecto y el código del originador son especialmente importantes.
Código de proyecto
Introduzca un código para el proyecto en el campo "Código" de la herramienta Administrador proyecto. Esto se utilizará en el campo 'Proyecto' para documentos.
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Código de origen (campo "Nombre abreviado")
En la herramienta Directorio de nivel de proyecto o de empresa, añada códigos de 'Nombre abreviado' para cualquier empresa de la que puedan originarse los documentos del proyecto. Estos nombres de empresa abreviados estarán disponibles para seleccionar en el campo "Originador". 
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Código de ubicación
En la página Ubicaciones de la herramienta Administrador de nivel de proyecto, añada o gestione ubicaciones y códigos para el proyecto según sea necesario. Estos se mostrarán como opciones para el campo "Ubicación".
Asegúrese de:
- Seleccione la opción "Incluir código opcional".
- Añade un código para cada ubicación.
Código de etapa
En la página "Predeterminados" de la herramienta Administrador de nivel de empresa, revise la sección "Etapas del proyecto" y añada o elimine etapas según sea necesario. Estas etapas se mostrarán como opciones para el campo 'Etapa '.
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