Introducción a la gestión de documentos: distribución de documentos con la herramienta de correspondencia
Resumen
Contexto
Con tantas formas de compartir documentos y comunicaciones digitalmente, puede ser difícil mantener un registro claro de las comunicaciones para un proyecto. Adjuntar y enviar manualmente documentos por correo electrónico fuera de Procore aumenta el riesgo de hacer referencia a revisiones obsoletas y dificulta encontrar y consultar las comunicaciones cuando sea necesario.
La herramienta Correspondencia de Procore sirve como un lugar central para compartir documentos del proyecto y mantener un registro formal de la comunicación. Los archivos de gestión de documentos se pueden adjuntar directamente y vincular en un elemento de correspondencia desde la web o el móvil, lo que proporciona un fácil acceso a los documentos junto con un historial claro de comunicación.
Cómo funciona
Cuando necesite distribuir o discutir cualquier cosa relacionada con sus documentos, puede usar la herramienta Correspondencia de Procore para adjuntar y compartir documentos desde la herramienta Gestión de documentos. Por ejemplo, puede crear un tipo de correspondencia para que las transmisiones compartan paquetes de dibujos aprobados.
Compartir documentos a través de un elemento de correspondencia ayuda a garantizar que se mantenga un sistema formal de registro a través de Procore. Los archivos adjuntos (no las copias) se vinculan directamente desde la herramienta Gestión de documentos, lo que significa que se conserva el historial completo, el contexto y los permisos para los documentos.
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Prácticas recomendadas
Antes de configurar las plantillas de correspondencia para el proyecto, tenga en cuenta lo siguiente:
- ¿Qué tipos de comunicaciones formales sobre los documentos de construcción requiere su equipo de proyecto de y cuándo podrían necesitar emitirlos?
- ¿Está familiarizado con la herramienta Correspondencia? Si es así, ¿cómo lo está utilizando hoy y cómo podría cambiar una vez que comience a utilizar la herramienta de gestión de documentos?
- ¿Quién debe enviar y gestionar las comunicaciones?
- Considere los permisos necesarios para la herramienta Correspondencia: permisos de nivel "Estándar" o superior en el tipo de correspondencia del elemento . O permisos de nivel de "Solo lectura" en el tipo de correspondencia elemento con el permiso pormenorizado "Crear elemento" habilitado en su plantilla de permisos.
Ejemplo
Consideremos a M 's Mechanical, un subcontratista mecánico que ha obtenido con éxito la aprobación de un paquete de planos de taller mecánico. Es crucial que distribuyan esta información a su equipo de campo. Esto garantiza que todos los miembros del proyecto estén bien informados sobre el último plano emitido y puedan trabajar con el conjunto de planos más actualizado.
Para lograr esto, Mechanical de M creará un nuevo tipo de correspondencia en la herramienta Administrador empresa para transmisiones. Después de introducir los datos, asignarán este tipo de correspondencia al proyecto.
En la herramienta Correspondencia, crearán un nuevo elemento de correspondencia y seleccionarán el tipo Transmittal. Completarán la información necesaria y adjuntarán los planos de taller mecánico aprobados.
Después de que se haya creado y emitido la correspondencia, estos planos recién aprobados se distribuirán de inmediato, por correo electrónico, a todos los miembros equipo de proyecto que tengan los permisos apropiados de gestión de documentos. Por ejemplo, los cesionarios de correspondencia deben tener acceso a planos de taller mecánicos aprobados para poder acceder a los documentos adjuntos.
Siguiente lección: Distribución de documentos con correspondencia: configúrelo
Configurar
Ahora que ha aprendido a distribuir documentos a través de la herramienta Correspondencia, está listo para completar las siguientes acciones en Procore:
Nota:
- Si ya ha configurado la herramienta Correspondencia para su proyecto en Procore, puede omitir los dos primeros elementos de acción.
- La herramienta Correspondencia no se mostrará en un proyecto hasta que se haya creado al menos un tipo de correspondencia y se haya aplicado un conjunto de campos para al menos un tipo de correspondencia al proyecto.
1. Crear un tipo de correspondencia
En la página Correspondencia de la herramienta Administrador empresa (en Configuración de herramientas), cree un tipo de correspondencia.
2. Crear y aplicar un conjunto de conjunto de campos de correspondencia a un proyecto
En la pestaña "Conjuntos de campos" de la página Correspondencia en la herramienta Administrador de nivel de empresa, cree un nuevo conjunto de campos o edite uno existente. En el enlace "Proyectos asignados" para el conjunto de campos, elija los proyectos a los que desea aplicar el conjunto de conjunto de campos Correspondencia.
3. Crear un elemento de correspondencia
En la herramienta Correspondencia del proyecto, cree uno o más elementos de correspondencia que utilizará para compartir archivos desde la herramienta Gestión de documentos.
