Introducción a la gestión de documentos: requisitos de carga
Resumen
Contexto
Como se explicó en lecciones anteriores, la herramienta Gestión de documentos utiliza atributos de documentos para controlar los permisos de usuario para revisiones individuales, generar un estándar de nomenclatura y organizar sus documentos para una fácil recuperación. Por lo tanto, si los documentos cargados no tienen suficientes atributos, existe un gran riesgo de que no los encuentre fácilmente más adelante. Es por eso que es increíblemente importante establecer qué campos son obligatorios antes de cargar cualquier archivo. Además, estos requisitos de carga se pueden personalizar por tipo de documento y pueden especificar si se debe aplicar un estándar de nomenclatura.
Importante
Los campos Nombre, Tipo, Estado y Revisión siempre son obligatorios para cada documento.Cómo funciona
En la sección "Requisitos de carga" de la página Ajustes de configuración de la herramienta, puede establecer una regla predeterminada que deben seguir todos los documentos. También puede crear reglas condicionales que anulen las reglas predeterminadas y solo se apliquen a ciertos tipos de documentos.
Estas reglas determinan qué campos de metadatos deben completarse para los documentos cargados, así como si se aplica el estándar de nomenclatura del proyecto.
Prácticas recomendadas
Antes de configurar los requisitos de carga para la herramienta de gestión de documentos, tenga en cuenta lo siguiente:
- ¿Qué requisitos de atributo y denominación deben existir en cada revisión cargada al sistema, independientemente de su tipo?
- ¿Qué requisitos deben variar según el tipo de documento?
Nota: Solo puede tener un estándar de nomenclatura para todo el proyecto, pero puede decidir si lo aplica o no para cada tipo de documento. - ¿Permitirá su proyecto duplicar los identificadores de revisión? De forma predeterminada, el campo Revisión se establece como un campo editable, mientras que el campo Versión siempre es un identificador exclusivo no editable. Tener la opción de editar manualmente el campo Revisión para que coincida con el número de revisión de una carga anterior permite a los usuarios cargar un archivo que tiene ediciones menores sin considerarlo una revisión completamente nueva. Sin embargo, los administradores pueden exigir que las revisiones sean únicas para ciertos tipos de documentos, si lo prefieren.
Siguiente lección: Requisitos de carga - Configúralo
Configurar
Ahora que ha aprendido sobre los requisitos de carga para la herramienta de gestión de documentos, está listo para completar las siguientes acciones en Procore:
ELEMENTOS DE ACCIÓN
Vídeo
1. Editar la regla predeterminada
En la sección "Requisitos de carga" de la página Ajustes de configuración, revise la regla predeterminada y realice los cambios que sean necesarios. Puede elegir si se debe aplicar el estándar de nomenclatura, seleccionar los campos que se requerirán para los documentos cargados y decidir si se permiten identificadores de revisión duplicados.
Nota: Los campos Estado, Tipo, Revisión y Nombre siempre son obligatorios, así como cualquier otro campo que haya decidido solicitar dentro del conjunto de conjunto de campos de su empresa para la herramienta Gestión de documentos.
2. Crear reglas condicionales
Si ciertos tipos de documentos necesitan requisitos diferentes a la regla predeterminada, cree una o más reglas condicionales en la sección "Requisitos de carga" de la página Ajustes de configuración. Por ejemplo, elija diferentes campos obligatorios o decida no aplicar el estándar de nomenclatura.
