Introducción a la gestión de documentos - Naming Standard
Resumen
Contexto
Su equipo conocerá fácilmente el autor y el propósito de cada documento debido a los estándares de nomenclatura de documentos consistentes en todos sus proyectos. La herramienta de gestión documental de Procore utiliza los atributos de cada revisión para aplicar automáticamente los estándares de nomenclatura y rellenar automáticamente los metadatos (atributos), simplificando el proceso de carga. Determina si una carga debe asociarse con revisiones anteriores o convertirse en un documento completamente nuevo.
Cómo funciona
La herramienta Gestión de documentos puede utilizar códigos de atributo de documento para hacer cumplir un estándar de nomenclatura de documentos. Cuando se cargan nuevas revisiones con un nombre y formato idénticos a los que ya existen, el sistema apila esas revisiones en un único contenedor de documentos con un nombre único. Esto reduce el riesgo de duplicación de archivos y mantiene a todos trabajando con la información más reciente.
En la página Ajustes de configuración de la herramienta Administración de documentos, puede agregar o eliminar campos y reorganizarlos para crear un estándar de nomenclatura personalizado que se pueda usar para algunos o todos los documentos de su proyecto.
Importante
Dado que la herramienta de gestión de documentos utiliza el nombre y el formato del documento (por ejemplo, PDF) para identificar automáticamente las revisiones posteriores, es importante que sus estándares de nomenclatura contengan el conjunto completo de campos que identifican de forma única un contenedor de documentos, pero no cada revisión independiente dentro de él.
Si desea que las revisiones del mismo documento se rastreen dentro de un único contenedor de documentos, su norma de nomenclatura NO debe incluir campos específicos de la revisión, como el estado, el código de revisión, el autor o las fechas de ningún tipo.
Prácticas recomendadas
Es importante establecer la estructura de su estándar de nomenclatura de documentos lo antes posible en un nuevo proyecto. Esto evita inconsistencias y refactorización en el futuro.
Antes de configurar el estándar de nomenclatura para la herramienta de gestión de documentos, tenga en cuenta lo siguiente:
- ¿Qué tipos de documentos necesitan que se aplique un estándar de nomenclatura?
- ¿Qué combinación y orden de la información en el nombre ayudaría a su equipo a comprender mejor el propósito de un documento, especialmente en escenarios cuando encuentran el documento sin contexto adicional?
- ¿Qué combinación de información en el nombre garantizaría que los documentos individuales se identifiquen de manera única y no se superpongan accidentalmente?
- Por ejemplo, puede decidir que en un proyecto menos complejo solo sus dibujos y presentaciones técnicas deben nombrarse como Número de disciplina de tipo de proyecto (por ejemplo, ABC-DR-A-101 o ABC-TS-C-202), mientras que todos los demás documentos, como informes o rastreadores, pueden conservar su nombre de archivo original.
Ejemplo
Imagine que está gestionando un proyecto llamado "Duke Hospital (DH)" ubicado en Londres, Reino Unido, y su proyecto se adhiere a las normas ISO 19650. Ha establecido esta convención de nomenclatura estructurada para sus dibujos:
Proyecto - Originador - Volumen/Sistema - Ubicación - Tipo - Disciplina - Número.
Consideremos un dibujo arquitectónico para el cuarto planta con la designación de volumen/sistema "ZZ" y numerado como "401." Este plano ha sido emitido por John Moore & Associates (JMA), el arquitecto del proyecto.
De acuerdo con su convención de nomenclatura, el archivo de este plano se etiquetaría de la siguiente manera: DH-JMA-ZZ-04-DR-A-401
Si tuviera este estándar de nomenclatura configurado en la herramienta de gestión de documentos, el sistema requeriría cada uno de estos campos en la carga y luego generaría el nombre del documento por usted. Además, si este documento se cargara en el sistema con ese nombre ya intacto, todos estos campos del documento se etiquetarían para la revisión automáticamente, sin ningún esfuerzo manual.
Este enfoque de nomenclatura sistemática garantiza claridad y coherencia, lo que facilita la identificación y organización de documentos de proyectos, incluso en proyectos complejos como Duke Hospital.
Siguiente lección: Estándar de nomenclatura: configúrelo naming-standard#
Configurar
Ahora que ha aprendido sobre los estándares de nomenclatura dentro de la herramienta de gestión de documentos, está listo para completar la siguiente acción en Procore:
ELEMENTOS DE ACCIÓN
Editar el estándar de nomenclatura
En la sección "Requisitos de carga" de la página Ajustes de configuración, revise el estándar de nomenclatura "Predeterminado de Procore" y realice los cambios que sean necesarios.
Vídeo
Nota: En la siguiente sección de esta guía, decidirás qué tipos de documentos asociar con esta norma de nomenclatura.