Gestión de documentos - Guía de configuración
Importante
Ya está disponible una nueva guía de introducción completa para la herramienta Gestión de documentos: Gestión de documentos - Guía de introducción.
La nueva guía pronto reemplazará esta página.
Contexto
Antes de usar la herramienta de gestión de documentos en Procore por primera vez, deberá configurar algunos ajustes e información para aprovechar las funciones. Consulte Acerca de la herramienta de gestión de documentos para obtener una descripción general de las características de la herramienta de gestión de documentos.
Temas a considerar
- Permisos de usuario necesarios:
- Para configurar los ajustes en la herramienta Administrador nivel de empresa, administre la herramienta Directorio empresa.
- Para configurar los ajustes en la herramienta Administrador nivel de proyecto, administre la herramienta Directorio proyecto.
- Para configurar los ajustes en la herramienta Gestión de documentos, administre la herramienta Gestión de documentos.
- Para obtener consideraciones sobre permisos adicionales para la herramienta Gestión de documentos, consulte ¿Cómo funcionan los permisos en la herramienta Gestión de documentos?
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Pasos
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- Configuración de nivel de empresa
- Configuración de nivel de proyecto
Configuración de nivel de empresa
Herramienta Administrador
Gestionar conjuntos de campos configurables y campos predeterminados
Los administradores de la empresa pueden administrar conjuntos de campos y opciones de campos de documento (como Disciplina, Estado y Tipo) en la página de la herramienta Gestión de documentos de la herramienta Nivel de empresa Administrador. Consulte Manage Configurable Fieldsets and Default Fields para la herramienta de gestión de documentos y ¿Cuáles son los diferentes campos de la herramienta de gestión de documentos?
Nota: Puede optar por mostrar u ocultar las opciones de campo a nivel de proyecto en la página Ajustes de configuración de la herramienta Gestión de documentos. Consulte el Mostrar u ocultar la sección Opciones de campo a continuación.
Añadir o gestionar etapas de proyecto personalizadas
Los administradores de la empresa pueden añadir y gestionar etapas de proyecto personalizadas para utilizarlas en los proyectos. Consulte Añadir una etapa de proyecto personalizada y Cambiar la etapa de construcción de un proyecto . Las etapas establecidas en la herramienta Administrador se completarán en el campo "Etapa" para documentos en la herramienta de gestión de documentos. "Etapa" también se puede configurar como un campo obligatorio para los documentos. Consulte Editar requisitos de carga.
Flujos de trabajo
Configurar plantilla de flujo de trabajo para documentos
Si desea utilizar flujos de trabajo de aprobación para documentos, deberá configurar una plantilla de flujo de trabajo y configurarla para el proyecto. Consulte Acerca de los Flujos de trabajo en la herramienta de gestión de documentos.
Configuración de nivel de proyecto
Herramienta Administrador
Añadir o actualizar ubicaciones de proyectos
Si está utilizando el estándar de nomenclatura para automatizar la introducción de datos en función de los nombres de archivo (consulte ¿Qué puede rellenar automáticamente Procore al cargar archivos en la herramienta Gestión de documentos?), deberá asegurarse de que tiene códigos de ubicación en el proyecto que coincidan con los códigos que se utilizan en los nombres de archivo. Consulte Añadir ubicaciones de varios niveles a un proyecto.
Ejemplo
Si un nombre de archivoes VTX-PRO-XX-L01-DR-A-100.pdf, con L01 indicando la ubicación, se deberá introducir 'L01' como código para la ubicación en el proyecto.Para añadir códigos para ubicaciones:
- Vaya a la página Ubicaciones en la herramienta Administrador proyecto.
- En "Configuración de ubicación", marque la casilla junto a "Incluir código opcional ".
- Introduzca un código en el campo "Código" para cada ubicación que añada al proyecto.
Después de cargar un archivo con el segmento de código de ubicación en su nombre de archivo en la herramienta Gestión de documentos, el campo Ubicación se rellenará automáticamente con el código coincidente.
Añadir código de proyecto
El campo "Código" en la herramienta Administrador de nivel de proyecto se utiliza para rellenar el campo de proyecto para la carga de archivos. Consulte ¿Qué es el campo 'Código' en la página de creación del proyecto? Asegúrese de introducir un código (generalmente un prefijo o abreviatura, como "VTX" para "Vortex") en el campo "Código" para el proyecto antes de cargar documentos.
Directorio
Añadir usuarios al nivel de proyecto Directorio
Antes de crear grupos de permiso para la herramienta Gestión de documentos, deberá tener personas y empresas en el Directorio. Consulte Bulk Add Users and Companies to a Project Directorio o Añadir una cuenta de usuario al Directorio del proyecto.
Nota: Si desea utilizar el campo 'Originador' en un Estándar de nomenclatura, deberá completar el campo 'Nombre abreviado' para empresas en el Directorio.
Herramienta de gestión de documentos
Configurar permisos
La herramienta Gestión de documentos utiliza dos niveles de permiso: permisos generales de la herramienta Procore para otorgar acceso a la herramienta en sí y grupos de permiso flexibles para otorgar acceso a revisiones de documentos individuales en función de sus atributos.
Se pueden crear grupos de permisos para diferentes roles de usuario o empresas en el proyecto, y puede establecer reglas específicas para controlar automáticamente a qué revisiones de documentos tienen acceso estos grupos y a qué nivel deberían tener acceso (por ejemplo, Visor, Propietario o Administrador). Los permisos se pueden personalizar aún más en la pestaña Permisos de la página Ajustes de configuración y dentro de las plantillas de permiso para la herramienta Flujos de trabajo.
Consulte ¿Cómo funcionan los permisos en la herramienta Gestión de documentos? para obtener más detalles sobre los permisos y los siguientes tutoriales para conocer los pasos detallados:
- Crear un grupo de permisos
- Ver y gestionar permisos de documentos
- Ver y gestionar permisos de flujo de trabajo
Sugerencia
Después de que se hayan creado los grupos de permiso, tiene la opción de asignar un grupo de permiso de gestión de documentos a un nuevo usuario en la herramienta Directorio. Consulte Establecer un grupo de permisos de gestión de documentos para un nuevo usuario.Ajustes de configuración para documentos
En la pestaña Documentos, podrá configurar reglas para sus documentos. Consulte Ajustes de configuración: Gestión de documentos.
Mostrar u ocultar opciones de campo
Después de configurar previamente campos de documento en la herramienta Administrador de nivel de empresa (consulte el Configurable Fieldsets and Default Fields section above), puede administrar las opciones de campo disponibles para seleccionar campos desplegables de selección única en el proyecto. Para saber cómo mostrar u ocultar opciones de campo, consulte Mostrar u ocultar opciones para un campo .
Configurar un estándar de nomenclatura
Para evitar la duplicación de archivos que puede llevar a una repetición del trabajo, es imperativo tener nombres únicos para los documentos. En la herramienta Gestión de documentos se utiliza un estándar de nomenclatura de documentos para crear y aplicar estándares para la nomenclatura de documentos, lo que ayuda a garantizar la calificación de cualquier requisito de documentos que pueda existir para su empresa, país o proyecto.
Con el estándar de nomenclatura, Procore crea un contenedor de documentos único correspondiente a cada nombre de documento. Esto ayuda a garantizar que las revisiones del mismo documento permanezcan juntas, lo que reduce el riesgo de duplicación de archivos y mantiene a todos los que trabajan fuera de la información más reciente. Además, cuando los archivos se nombran de acuerdo con el estándar de nomenclatura antes de cargarlos, Procore puede rellenar automáticamente los atributos del documento. Consulte ¿Qué datos puede rellenar automáticamente Procore al cargar archivos en la herramienta de gestión de documentos?
Para saber cómo establecer el estándar de nomenclatura, consulte Edit the Naming Standard.
Establecer requisitos de carga
Para garantizar que los documentos se carguen de manera coherente con los metadatos necesarios, configurará los requisitos de carga para el proyecto utilizando reglas condicionales específicas para diferentes tipos de documentos.
Estos requisitos determinan qué campos de metadatos son obligatorios al cargar ciertos tipos de documentos y si se permiten identificadores de revisión duplicados (números) en dos documentos más. Puede establecer diferentes requisitos de carga para diferentes tipos de documentos.
Para saber cómo establecer los requisitos de carga, consulte Edit Upload Requirements.
Crear vistas guardadas para el proyecto
En lugar de tener que organizar los archivos en carpetas, puede crear vistas guardadas que permitan a los usuarios encontrar y acceder fácilmente a los documentos.
Para saber cómo crear vistas guardadas para documentos de proyecto, consulte Create a Saved View in the Document Management Tool.