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Procore

Crear un elemento de correspondencia

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Objetivo

Crear una correspondencia general utilizando la herramienta Correspondencia.

Contexto

Puede utilizar la herramienta Correspondencia para crear un elemento de correspondencia que se base en un tipo de correspondencia específico, como "Correspondencia general". Este elemento utilizará "Correspondencia general" como tipo de correspondencia para el tutorial de creación de elementos de correspondencia; sin embargo, puede reemplazar el nombre "Correspondencia general" a lo largo de este tutorial por cualquier otro tipo de correspondencia que cree para aprender a crear un elemento de correspondencia para ese tipo de correspondencia. Además, se puede establecer una correspondencia en privado para limitar la cantidad de colaboradores que tienen acceso a una correspondencia.

Temas a considerar

  • Permisos de usuario necesarios:
    • Permisos de nivel "Estándar" o superior en el tipo de correspondencia del elemento.
      O BIEN
    • Permisos de nivel "solo lectura" en el tipo de correspondencia del elemento con el permiso pormenorizado "Crear elemento" activado en su plantilla de permisos.

Requisitos

Pasos

  1. Vaya a la herramienta Correspondencia del proyecto.
  2. Haga clic en + Crear y, en la lista desplegable, seleccione  Correspondencia general.
  3. En la página Nueva correspondencia general , complete el formulario con la información deseada.
    Nota: Un asterisco (*) denota un campo obligatorio.  
    • Número: Es el número único para identificar esta partida de correspondencia. El prefijo y el número se mostrarán en la correspondencia en la vista de lista, cuando se vincule a otras herramientas, así como en cualquier otro lugar en el que aparezca el elemento de correspondencia.
    • Estado: Seleccione una de las siguientes opciones:
      • Cerrado: La correspondencia ha sido cerrada.
      • Abierto: la correspondencia está abierta.
      • Estado personalizado: Puede seleccionar un estado personalizado. Consulte Configurar los ajustes avanzados: Correspondencia.
        Nota: No puede seleccionar elementos en estado Borrador.
    • Asunto: El asunto es un título del elemento de correspondencia que se mostrará en la correspondencia en la vista de lista, cuando esté vinculada a otras herramientas, así como en cualquier otro lugar en el que aparezca el elemento de correspondencia. 
    • Privado: Seleccione Privado para que la correspondencia sea privada. Las correspondencias privadas solo son visibles para el creador de la correspondencia, el usuario listado en Recibido de, los usuarios listados en Asignados, los usuarios listados en Distribución, y los usuarios con permisos de "Administrador" de nivel de empresa o proyecto.
       Nota
      • Los usuarios que pertenecen a las mismas empresas que los usuarios que figuran en el elemento también pueden ver los elementos privados si el tipo de correspondencia general tiene habilitados los permisos pormenorizados "Ver elementos privados accesibles a usuarios en la misma empresa".
      • Comuníquese con su punto de contacto de Procore si desea que los elementos de correspondencia privada se oculten a los usuarios con permisos de nivel "Administrador" en el nivel de empresa o del proyecto, lo que garantiza que no puedan ver ni responder a elementos privados a menos que estén específicamente incluidos en el elemento de correspondencia. (Si su empresa tiene su sede en Australia o Nueva Zelanda, este nivel adicional de privacidad estará habilitado de forma predeterminada).
      • Siempre puede ver quién tiene permisos para los elementos privados a través de la pestaña "Permisos" al ver un elemento de correspondencia.
    • Asignados: Asigna la responsabilidad de responder a una correspondencia general a uno o varios miembros del equipo del proyecto de entre los usuarios del directorio. Añade a la lista de distribución usuarios con permisos de nivel "solo lectura" o superior. Dependiendo del nivel de permiso del usuario, éste podrá responder a la correspondencia.
    • Fecha límite: Introduzca o seleccione una fecha del calendario para que la respuesta esté lista.
    • Recibido de: Añada a la persona de la que se originó el elemento de correspondencia en este campo.
    • Miembro de distribución: añada usuarios con permisos de nivel "Solo lectura" o superior a la lista de distribución. Según el nivel de permisos del usuario, este podrá responder a la correspondencia, de forma similar al campo "CC" de un correo electrónico.
    • * Impacto en la planificación: seleccione si el asunto de este elemento de correspondencia afecta o afectará a la planificación.
      • 'Sí': La programación se ve afectada de una manera conocida. 
      • 'Sí (desconocido)': Sí, el cronograma se ve afectado, pero aún no se conocen los detalles o el alcance del impacto. 
      • 'No': la programación no se ve afectada.
      • 'Por determinar': Por determinar. No está seguro de si la planificación se verá afectada o no. 
      • 'N/A': La programación no es relevante para este elemento de correspondencia. 
    • Subproyecto: seleccione un subproyecto para conectarse al elemento de correspondencia.  
    • Código de coste. Seleccione un código de coste para asignar al elemento de correspondencia.  
    • Especialidades: seleccione una o más especialidades para asociar con el elemento de correspondencia.
    • Ubicación:  seleccione la ubicación respectiva para la correspondencia de la lista desplegable.  
      Nota:  Si Procore está configurado para permitir que los usuarios creen ubicaciones (consulte Permitir o no permitir que los usuarios creen ubicaciones dentro de una herramienta), puede hacer clic en Agregar  nueva ubicación  en la parte inferior de la lista.  
    • Correspondencia de origen: Seleccione una partida de correspondencia existente para enlazarla con esta nueva partida de correspondencia. Las secciones Enlaces de ambas partidas de correspondencia incluirán enlaces entre sí una vez creada esta partida de correspondencia.
    • RFI de origen: Seleccione una RFI existente para vincularla a este nuevo elemento de correspondencia. La sección Vínculos de este elemento de correspondencia incluirá un vínculo a la solicitud de información después de crear este elemento de correspondencia.
    • Descripción: Proporcione detalles sobre la correspondencia general que desea comunicar.
    • Adjuntos. Adjunte los archivos aplicables que desee incluir en su comunicación de esta Correspondencia general. El adjunto máximo para cada elemento de correspondencia es de 2500 archivos. Los archivos adjuntos incluidos en las respuestas al elemento de correspondencia no cuentan para este máximo. 
  4. Haga clic en uno de estos botones:
    • Guardar como borrador: Si desea guardar su trabajo en una versión Borrador que pueda ser emitida a los usuarios listados en la Correspondencia General en una fecha posterior, haga clic en este botón.
      O
    • Crear y emitir:  si desea publicar esta correspondencia para los usuarios que figuran en la correspondencia general, que recibirán una notificación por correo electrónico, haga clic en este botón.