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Procore

Crear un elemento de correspondencia

Objetivo

Crear una correspondencia general utilizando la herramienta Correspondencia.

Contexto

Puede utilizar la herramienta Correspondencia para crear un elemento de correspondencia que se base en un tipo de correspondencia específico, como "Correspondencia general". Este elemento utilizará "Correspondencia general" como tipo de correspondencia para el tutorial de creación de elementos de correspondencia; sin embargo, puede reemplazar el nombre "Correspondencia general" a lo largo de este tutorial por cualquier otro tipo de correspondencia que cree para aprender a crear un elemento de correspondencia para ese tipo de correspondencia. Además, se puede establecer una correspondencia en privado para limitar la cantidad de colaboradores que tienen acceso a una correspondencia.

Temas a considerar

  • Permisos de usuario necesarios:
    • Permisos de nivel "Estándar" o de "Administrador" en la herramienta Correspondencia del proyecto.

Requisitos

Pasos

  1. Vaya a la herramienta Correspondencia del proyecto.
  2. Haga clic en +Crear y, en la lista desplegable, seleccione Correspondencia general.
    correspondence-create-general-correspondence.png
  3. En la página Nueva correspondencia general, complete el formulario con la información deseada.
    Nota: Un asterisco (*) indica un campo obligatorio. 
    • Número. Este es el número único para identificar este elemento de correspondencia. El prefijo y el número se mostrarán en la correspondencia en la vista de lista, cuando estén vinculados a otras herramientas, así como en cualquier otra ubicación donde se muestre el elemento de correspondencia.

    • *Estado. Seleccione una de las siguientes opciones:

      • Cerrado. La correspondencia ha sido cerrada.

      • Abierto. La correspondencia está abierta.

      • Estado personalizado: puede seleccionar un estado personalizado. Consulte Ajustes de configuración avanzados: correspondencia.
        Nota: No puede seleccionar elementos con el estado Borrador.

  • Asunto. El asunto es un título del elemento de correspondencia que se mostrará en la correspondencia en la vista de lista, cuando se vincule a otras herramientas, así como en cualquier otra ubicación donde se muestre el elemento de correspondencia.

  • Personas asignadas. Asigne la responsabilidad de responder a una correspondencia general a uno o más miembros del equipo de proyecto entre los usuarios del directorio. Añada usuarios con permisos de nivel "Solo lectura" o superior a la lista de distribución. Según el nivel de permisos del usuario, este podrá responder a la correspondencia.

  • Fecha límite. Introduzca o seleccione una fecha del calendario como fecha límite para la respuesta. Este campo solo es visible y está disponible para usuarios con permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Correspondencia del proyecto.

  • Ubicación. Seleccione la ubicación relativa a la correspondencia en la lista desplegable.
    Nota: Si Procore está configurado para permitir que los usuarios creen ubicaciones (consulte Permitir o no permitir que los usuarios creen ubicaciones dentro de una herramienta), puede hacer clic en el botón Crear una nueva ubicación en la parte inferior de la lista. 

  • Privado. Seleccione Privado para que la correspondencia sea privada. La correspondencia privada solo es visible para el creador de la correspondencia, el usuario que aparece en Recibido de, los usuarios que figuran en Personas asignadas, los usuarios que figuran en Distribución y los usuarios con permisos de "Administrador" de nivel de empresa o de proyecto.

     Nota
    • Los usuarios que pertenecen a las mismas empresas que los usuarios que figuran en el elemento también pueden ver los elementos privados si el tipo de correspondencia general tiene habilitados los permisos pormenorizados "Ver elementos privados accesibles a usuarios en la misma empresa".
    • Comuníquese con su punto de contacto de Procore si desea que los elementos de correspondencia privada se oculten a los usuarios con permisos de nivel "Administrador" en el nivel de empresa o del proyecto, lo que garantiza que no puedan ver ni responder a elementos privados a menos que estén específicamente incluidos en el elemento de correspondencia. (Si su empresa tiene su sede en Australia o Nueva Zelanda, este nivel adicional de privacidad estará habilitado de forma predeterminada).
    • Siempre puede ver quién tiene permisos para los elementos privados a través de la pestaña "Permisos" al ver un elemento de correspondencia.
  • Recibido de. Añada la persona de la que se originó el elemento de correspondencia en este campo.

  • Distribución: añada usuarios con permisos de nivel de solo lectura o superior a la lista de distribución. En función del nivel de permiso del usuario, este podrá responder a la correspondencia, al igual que sucede con el campo "CC" de un correo electrónico.

  • Descripción. Proporcione detalles sobre la correspondencia general que desee comunicar.

  • Adjuntos. Adjunte los archivos aplicables que desee incluir en su comunicación de esta correspondencia general.

    Haga clic en uno (1) de estos botones:

    • Guardar como borrador. Si desea guardar su trabajo en una versión de borrador que se pueda publicar para los usuarios que figuran en la correspondencia general en una fecha posterior, haga clic en este botón.

      O BIEN

    • Crear y emitir. Si desea publicar esta correspondencia para los usuarios que figuran en la correspondencia general, que recibirán una notificación por correo electrónico, haga clic en este botón.

 

Consulte también