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Procore

Crear un elemento de correspondencia

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Objetivo

Crear una correspondencia general utilizando la herramienta Correspondencia.

Contexto

Puede utilizar la herramienta Correspondencia para crear un elemento de correspondencia que se base en un tipo de correspondencia específico, como "Correspondencia general". Este elemento utilizará "Correspondencia general" como tipo de correspondencia para el tutorial de creación de elementos de correspondencia; sin embargo, puede reemplazar el nombre "Correspondencia general" a lo largo de este tutorial por cualquier otro tipo de correspondencia que cree para aprender a crear un elemento de correspondencia para ese tipo de correspondencia. Además, se puede establecer una correspondencia en privado para limitar la cantidad de colaboradores que tienen acceso a una correspondencia.

Temas a considerar

  • Permisos de usuario necesarios:
    • Permisos de nivel "Estándar" o superior en el tipo de correspondencia del elemento.
      O BIEN
    • Permisos de nivel "solo lectura" en el tipo de correspondencia del elemento con el permiso pormenorizado "Crear elemento" activado en su plantilla de permisos.
  • Diferencias para elementos con un flujo de trabajo aplicado, una vez creados y emitidos:
    • "Estado": campo de solo lectura que se rellena automáticamente con información del flujo de trabajo.
    • "Fecha límite": campo de solo lectura que se rellena automáticamente con las fechas determinadas por el flujo de trabajo y que ahora se llama "Fecha límite del paso actual".
    • "Asignados": campo de solo lectura que se rellena automáticamente con el usuario asignado al paso actual según lo determinado por el flujo de trabajo. El nombre del campo cambia a "Persona asignada del paso actual", pero el campo "Personas asignadas" sigue siendo un campo único notificable que enumera todas las personas asignadas en todo el flujo de trabajo. 
    • "Miembro de la distribución": todos los miembros de la distribución de la plantilla de flujo de trabajo se rellenan automáticamente aquí y no se pueden eliminar una vez que se inicia el flujo de trabajo. Se permite la selección manual de miembros de distribución adicionales en el elemento de correspondencia, y estos pueden eliminarse si se desea. Las notificaciones solo se envían a los miembros de la lista de distribución del flujo de trabajo, no la lista de distribución de elemento de correspondencia.

Requisitos

Pasos

  1. Vaya a la herramienta Correspondencia del proyecto.
  2. Haga clic en + Crear y, en la lista desplegable, seleccione  Correspondencia general.
  3. En la página Nueva correspondencia general , complete el formulario con la información deseada.
    Nota: Un asterisco (*) denota un campo obligatorio.  
    • Número: Es el número único para identificar esta partida de correspondencia. El prefijo y el número se mostrarán en la correspondencia en la vista de lista, cuando se vincule a otras herramientas, así como en cualquier otro lugar en el que aparezca el elemento de correspondencia.
    • *Estado: seleccione una de las siguientes opciones:
      Nota: Si se aplica un flujo de trabajo al elemento de correspondencia, la plantilla de flujo de trabajo controla el estado una vez que se crea y emite el elemento. 
      • Abierto:  La correspondencia está abierta.
      • Cerrado correctamente:  la correspondencia está cerrada y se ha realizado correctamente.  
      • Cerrado sin éxito:  La correspondencia está cerrada y no tuvo éxito o no fue aprobada.  
      • Estado personalizado:  puede seleccionar un estado personalizado si se creó alguno. Consulte Gestionar estados personalizados para tipos de correspondencia.
    • Asunto: El asunto es un título del elemento de correspondencia que se mostrará en la correspondencia en la vista de lista, cuando esté vinculada a otras herramientas, así como en cualquier otro lugar en el que aparezca el elemento de correspondencia. 
    • Privado: Seleccione Privado para que la correspondencia sea privada. Las correspondencias privadas solo son visibles para el creador de la correspondencia, el usuario listado en Recibido de, los usuarios listados en Asignados, los usuarios listados en Distribución, y los usuarios con permisos de "Administrador" de nivel de empresa o proyecto.
       Nota
      • Los usuarios que pertenecen a las mismas empresas que los usuarios que figuran en el elemento también pueden ver los elementos privados si el tipo de correspondencia general tiene habilitados los permisos pormenorizados "Ver elementos privados accesibles a usuarios en la misma empresa".
      • Comuníquese con su punto de contacto de Procore si desea que los elementos de correspondencia privada se oculten a los usuarios con permisos de nivel "Administrador" en el nivel de empresa o del proyecto, lo que garantiza que no puedan ver ni responder a elementos privados a menos que estén específicamente incluidos en el elemento de correspondencia. (Si su empresa tiene su sede en Australia o Nueva Zelanda, este nivel adicional de privacidad estará habilitado de forma predeterminada).
      • Siempre puede ver quién tiene permisos para los elementos privados a través de la pestaña "Permisos" al ver un elemento de correspondencia.
    • Personas asignadas: asigne la responsabilidad de responder a una correspondencia general a uno o más miembros del equipo de proyecto de los usuarios del directorio. Añada usuarios con permisos de nivel "Solo lectura" o superior a la lista de distribución. Según el nivel de permiso del usuario, este puede responder a la correspondencia.
      Nota: Si se aplica un flujo de trabajo al elemento de correspondencia, este campo se reemplaza por "Persona asignada al paso actual" y es de solo lectura. 
    • Fecha límite:  introduzca o seleccione una fecha del calendario para la fecha límite de respuesta.
      Nota: Si se aplica un flujo de trabajo a la elemento de correspondencia, este campo cambia a "Fecha límite del paso actual" y es de solo lectura.
    • Recibido de. Añada la persona de la que se originó el elemento de correspondencia.    
    • Miembro de distribución. Añada usuarios con permiso de nivel "Solo lectura" o superior a la lista de distribución. Dependiendo del nivel de permiso del usuario, este puede responder a la correspondencia, de manera similar al campo "CC" de un correo electrónico.
      Nota: Si se aplica un flujo de trabajo , una vez que se Emite el elemento de correspondencia , los miembros de distribución de la plantilla de flujo de trabajo se rellenan automáticamente aquí y no se pueden eliminar. Añada (o elimine) manualmente miembros de distribución adicionales en el elemento de correspondencia para darles acceso al elemento. Sin embargo, las notificaciones solo se envían a los miembros de la lista de distribución del flujo de trabajo, no a la lista de distribución de elemento de correspondencia.
    • * Impacto en la planificación: seleccione si el asunto de este elemento de correspondencia afecta o afectará a la planificación.
      • 'Sí': La programación se ve afectada de una manera conocida. 
      • 'Sí (desconocido)': Sí, el cronograma se ve afectado, pero aún no se conocen los detalles o el alcance del impacto. 
      • 'No': la programación no se ve afectada.
      • 'Por determinar': Por determinar. No está seguro de si la planificación se verá afectada o no. 
      • 'N/A': La programación no es relevante para este elemento de correspondencia. 
    • Subproyecto: seleccione un subproyecto para conectarse al elemento de correspondencia.  
    • Código de coste. Seleccione un código de coste para asignar al elemento de correspondencia.  
    • Especialidades: seleccione una o más especialidades para asociar con el elemento de correspondencia.
    • Ubicación: seleccione la ubicación correspondiente a la correspondencia en la lista desplegable. 
      Nota: Si Procore está configurado para permitir que los usuarios creen ubicaciones (consulte Permitir o no permitir que los usuarios creen ubicaciones dentro de una herramienta), puede hacer clic en Añadir Nueva ubicación al final de la lista. 
    • Descripción: Proporcione detalles sobre la correspondencia general que desea comunicar.
    • Adjuntos. Adjunte los archivos aplicables que desee incluir en su comunicación de esta correspondencia general. El máximo de archivos adjuntos para cada elemento de correspondencia es de 2500 archivos. Los archivos adjuntos incluidos en las respuestas al elemento de correspondencia no cuentan para este máximo. Consulte ¿Qué tipos y formatos de archivo se admiten en el Visor de archivos adjuntos unificados?
  4. Haga clic en uno de estos botones:
    • Guardar como borrador: Si desea guardar su trabajo en una versión Borrador que pueda ser emitida a los usuarios listados en la Correspondencia General en una fecha posterior, haga clic en este botón.
      O
    • Crear y emitir: si desea emitir esta correspondencia a los usuarios que figuran en la correspondencia general que recibirán una notificación por correo electrónico, haga clic en este botón.
      Nota: Si se aplica un flujo de trabajo al elemento de correspondencia, se le pedirá que confirme que comprende que la creación del elemento desencadena automáticamente el inicio del flujo de trabajo asignado.